Viel Arbeit, wenig Zeit? Effektives Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

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Zeit kostet Geld. Und Nerven. Um ein besseres Zeitmanagement zu erreichen, gibt es zahllose Methoden. Doch kaum eine ist so simpel und gleichzeitig so effektiv wie die ALPEN-Methode. Mit dem Hochgebirge hat sie nichts zu tun. Das übersichtliche Tool für Zeitmanagement hilft vielmehr im Berufsalltag und darüber hinaus bei der Bewältigung aller Aufgaben, um Stresssituationen zu vermeiden.

 

Von A bis N: Im Begriff ALPEN-Methode steckt schon die Anleitung

Die ALPEN-Methode geht zurück auf den deutschen Wirtschaftsautor und Ökonom Lothar J. Seiwert. Beim Wort ALPEN handelt es sich um ein leicht zu merkendes Akronym, das bereits die Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein besseres Zeit- und Selbstmanagement darstellt. Dabei steht jeder Buchstabe für eine leicht durchzuführende Maßnahme:

A: Aufgaben, Aktivitäten und aktuelle Termine notieren und sich einen Überblick verschaffen.

L: Länge der gesamten Aufgaben abschätzen.

P: Pufferzeiten festsetzen.

E: Entscheidungen treffen und den Zeitplan fix machen.

N: Nachkontrolle, ob der erstellte Plan so umsetzbar und praktikabel ist.

Diese fünf Stufen machen komplexe Aufgaben im beruflichen Alltag greifbar und helfen bei der schnellen Erledigung.

 

Mit der ALPEN-Methode die Arbeit planen und Pausen nutzen

Wichtiger Bestandteil der ALPEN-Methode ist die Erstellung einer To-Do-Liste im ersten Schritt: Sie enthält einen ersten groben Überblick über alles, was am Tag ansteht – und soll wirklich alles auflisten. Selbst ganz nichtig wirkende Aufgaben.

Steht die grobe To-Do-Liste, wird im zweiten Schritt eingeplant, wie viel Zeit die aufgelisteten Aufgaben jeweils in Anspruch nehmen.

Die To-Do-Liste mit festen Zeiten soll auch dabei helfen, das Zeitinvestment festzulegen. Die Zeitmaßgabe hilft dabei, sich selbst zu begrenzen: Wie viel Mühe und Zeit soll in einen bestimmten Punkt investiert werden?

Steht der grobe Zeitplan, werden Pufferzeiten eingeplant. Der arbeitende Mensch benötigt nicht nur Pausenzeiten, um sich zu erholen und anschließend möglichst effizient weiterzuarbeiten: Auch andere, oft unerwartete Soft Breaks unterbrechen unseren Arbeitstag: Soziale Interaktionen, kurze Kaffeepausen und das Mittagessen sind genauso wichtig wie spontane Planänderungen und dringliche Termine.

Wer einen Plan aufstellt, der nicht geändert werden kann, wird ziemlich sicher daran scheitern!

Im nächsten Schritt fällt dann die endgültige Entscheidung über die Tagesplanung. Welche Punkte sind essenziell und dringlich? Was lässt sich noch verschieben? Wofür wird mehr oder weniger Zeit in Anspruch genommen? Und wo liegen die Prioritäten?

 

Aufgaben effizienter erledigen

Steht dieser finale Plan erst einmal, wird nur noch nachkontrolliert. Hierbei helfen auch Erfahrungswerte. Schließlich weiß jeder Freiberufler, wie viel Regeneration er wirklich braucht, so wie Angestellte am besten die Wartezeiten in ihrem Betrieb abschätzen können.

Letztlich funktioniert die ALPEN-Methode nach einem simplen Muster: Sie liefert einen Überblick über die wichtigen Aufgaben, ermöglicht eine präzise Planung inklusive der nötigen Auszeiten und das konsequente Entschlacken des Zeitplans.

Aufgrund dieser Planung hilft die ALPEN-Methode einerseits dabei, in einem begrenzten Zeitraum einen Arbeitsschritt nach dem anderen deutlich effizienter abzuarbeiten. Andererseits zeigt sie auf, ob einzelne Unteraufgaben an andere delegiert werden müssen, um das erhoffte Ergebnis zu erreichen.

 

Bildquelle: © Salome – Fotolia.com


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