Das richtige Besuchermanagement

besuchermanagement

Um einen guten ersten Eindruck bei Besuchern zu machen, spielen mehrere Faktoren eine Rolle. In unserem Artikel „Der richtige Empfangsbereich – so machen Sie einen guten ersten Eindruck“ haben wir bereits verdeutlicht, dass der Empfangsbereich eines Unternehmens für den ersten Eindruck eines Besuchers von großer Bedeutung ist. Aber auch ein funktionierendes Besuchermanagement ist entscheidend.

 

Was ist mit Besuchermanagement gemeint?

Das Besuchermanagement umfasst die Vorbereitung auf den Besuch, den Empfang und ggf. die Nachbereitung.

Art und Umfang des Besuchermanagements sind dabei abhängig von der Größe des Unternehmens und der Außenwirkung, die man erzielen möchte.

Grundsätzlich gilt: Freundlichkeit und ein organisierter Ablauf sind das A und O eines professionellen Besuchermanagements.

 

Die Vorbereitung

Sie wissen, dass Gäste von außerhalb ins Haus kommen? Schicken Sie bereits vorab eine Wegbeschreibung. Stehen dem Unternehmen Parkplätze zur Verfügung, sollten immer einige der besten Plätze (nahe dem Eingang) für Besucher reserviert und gekennzeichnet sein. Ärgerlich ist es doch, wenn ein Termin verspätet stattfindet, weil der Besucher keinen Parkplatz gefunden hat.

Informieren Sie den Empfang über den anstehenden Besuch. Diesem sollten folgende Informationen vorliegen:

  • Name des Besuchers und der Firma
  • Zeitpunkt des Termins
  • Zuständiger Mitarbeiter im Haus

 

Der Empfang

Nun liegt es bei den Mitarbeitern am Empfang, den Besucher bei Ankunft freundlich und kompetent zu begrüßen. Machen Sie keine Unterschiede zwischen verschiedenen Arten von Besuchern. Ob Kunde, Bewerber oder Lieferant – jeder Besucher sollte ernst genommen und freundlich behandelt werden. Eine unfreundliche Begrüßung kann in der darauffolgenden Besprechung zur Abwehrhaltung gegenüber dem Unternehmen führen.

Bei großen Unternehmen gibt das Führen einer Gästeliste Übersicht über die im Hause befindlichen Personen.

Auffällige Namensschilder für Gäste können ebenfalls hilfreich sein, da sie den Mitarbeitern sofort klar machen „Dies ist ein Gast, bitte höflich und hilfsbereit verhalten“. Dies sollte jedoch auch so selbstverständlich sein.

Einen besonders guten Eindruck macht es, wenn der Besucher beim Empfang abgeholt wird und sich nicht selbst auf die Suche nach dem Besprechungsraum machen muss. Der Empfang sollte Sie daher telefonisch informieren oder den Gast zum vereinbarten Raum begleiten.

Auch hier gilt: Kennt man sich nicht, erfolgt zunächst eine freundliche Vorstellung der eigenen Person. In engen Räumlichkeiten, beispielsweise beim Treppensteigen, hat immer der Gast den Vortritt, sodass Sie ihm nicht den Rücken zuwenden.

Sorgen Sie dafür, dass im Besprechungsraum Getränke und ggf. ein paar Kekse zur Verfügung stehen und bieten Sie dem Gast etwas an – dies schafft gleich zu Beginn eine angenehme und lockere Atmosphäre.


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