Büromaterial: Der virtuelle Einkaufszettel macht die Bestellung einfach

Büromaterial: Der virtuelle Einkaufszettel macht die Bestellung einfach

Kennen Sie das auch? Irgendein Kollege hat den letzten Schwung Kopierpapier verbraucht und vergessen, neues zu bestellen. Das scheint in fast allen Unternehmen zum Alltag zu gehören, wie ich der aktuellen OTTO Office-Kundenbefragung entnehme, die gerade auf meinem Schreibtisch liegt. Die Ergebnisse zeigen, dass fehlendes Büromaterial zu den größten Ärgernissen am Arbeitsplatz gehört. Wir wollten von unseren Kunden wissen, wie die Materialbestellung gehandhabt wird, und ob es dabei Probleme gibt. Die Antworten fielen unterschiedlich aus: In manchen Unternehmen werden Kataloge über alle Schreibtische gereicht, jeder Mitarbeiter kreuzt an, was er benötigt und am Ende muss jemand alles zusammenfassen um zu bestellen. Eine andere Variante ist das Sammeln von handschriftlichen Bedarfsmeldungen der Kollegen an den Besteller. Aber eine solche Zettelwirtschaft ist nicht unbedingt effektiv. Die Rundmail mit dem Aufruf „Ich bestelle morgen, wer braucht etwas?“ ist zeitaufwendig, außerdem sind nicht alle Kollegen immer erreichbar. Da stellt sich die Frage: Wie organisiere ich meine Bestellung für Büromaterial mit möglichst geringem Aufwand?

Und daher kann ich es mir heute nicht verkneifen, Ihnen ein Tool von OTTO Office vorzustellen: Mit Mein Shop können Sie Ihre Materialbeschaffung einfach und effizient organisieren. Alle Mitarbeiter können – sofern gewünscht – auf einen Account zugreifen, sich einloggen, Artikel, Sortimente und Suchanfragen speichern und bei einer späteren Abfrage sofort wiederfinden.

Wiederholungstäter

Sortiment merkenWenn Sie Büromaterial für mehrere Abteilungen bestellen, können sie eine Artikelliste (Merkzettel) anlegen, in die alle Kollegen ihren aktuellen Bedarf eintragen. So ersparen Sie sich Doppelerfassungen und Rückfragen.

Bei Routinebestellungen ist „Mein Shop“ ebenso effektiv wie bei selten benötigten Artikeln: Da Sie diverse Listen anlegen können, stellen Sie einfach eine Artikelliste für regelmäßig benötigte Materialien und eine für „Raritäten“ zusammen. Auch die Bestellung günstiger Artikel ist ganz einfach: Wenn Sie etwa häufig Papier bestellen, nicht an eine Marke gebunden sind, sondern immer das günstigste Produkt kaufen möchten, können Sie sich die Suche erheblich erleichtern. Speichern Sie einfach Ihre Suchanfrage und starten sie bei Bedarf immer wieder neu. Alle Merkfunktionen innerhalb des OTTO Office-Shops sind leicht an der Pinnwandnadel zu erkennen.

Immer gut abgestimmt

Mein Shop hilft außerdem Abstimmungsprobleme zu minimieren: Sie haben nach einem bestimmten Artikel gesucht, sind sich aber nicht sicher, welcher aus dem Suchergebnis der Richtige ist? Vielleicht weiß ja ein Kollege Rat. Statt jeden einzelnen Artikel aus der Suchliste abspeichern zu müssen, merken Sie sich einfach die Suchanfrage und schauen sich die Artikel gemeinsam mit dem Kollegen an. Oder Sie bitten ihn, sich das gespeicherte Suchergebnis bei Gelegenheit anzuschauen und Ihnen ein Feedback zu geben. Die virtuelle Abstimmung ist besonders vorteilhaft, wenn man zu unterschiedlichen Zeiten oder an unterschiedlichen Standorten arbeitet.

Wünsch dir was

Geschmäcker und Bedürfnisse sind bekanntlich verschieden. Ein Mitarbeiter schwört auf Zebra Büroklammern, der nächste hat einen hohen Verbrauch an Flipchartblättern, der dritte kann nur mit besonders dicken Kugelschreiberminen schreiben. Jeder kann sich individuelle Wunschlisten unter dem eigenen Namen oder bestimmten Schlagworten abspeichern. Wenn Sie die Bestellung durchführen, brauchen Sie nur noch die einzelnen Artikellisten

Wie ist die Bestellung für Büromaterial in Ihrer Firma organisiert? Stehen Sie oft vor leeren Schränken, oder melden sich alle Mitarbeiter rechtzeitig, wenn etwas zuneige geht?


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