Jederzeit alles im Griff – die perfekte Sekretärin

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Neudeutsch werden sie mittlerweile Front Office Manager, Team- und Projektassistenz, Executive oder Managing Assistant genannt: Sekretäre/innen. Die Office-Manager(innen) bringen in der Regel eine kaufmännische Ausbildung mit diversen Zusatzqualifikationen oder ein Studium mit, sprechen oft mehrere Fremdsprachen und benötigen Nervenstärke, Geduld, Organisationstalent, Diplomatie und eine hohe Auffassungsgabe. In diesem Jahr unterstützt OTTO Office zum ersten Mal als Partner den Wettbewerb „Deutschlands beste/n Sekretär/in“. Die Büroartikelmarke LEITZ belohnt motivierte Bürofachkräfte, die sich in Sachen Multitasking, Improvisationstalent und Auffassungsgabe beweisen möchten. Grund genug für ein kurzes Interview mit Vorjahressiegerin Rubina Chand, die sich im Finale gegen neun Konkurrentinnen durchsetzen konnte und in diesem Jahr mit in der Jury des Wettbewerbs sitzen wird. Die 36-Jährige Kölnerin ist als Managing-Assistentin bei einer Unternehmensberatung tätig und verrät uns ihr Verständnis vom Berufsbild Sekretärin.

Wie sind Sie zu Ihrem Beruf gekommen? Haben Sie eine klassische Ausbildung gemacht oder ursprünglich etwas ganz anderes?

Nach dem Abitur habe ich eine Ausbildung zur Hotelfachfrau abgeschlossen und danach etwa zwei Jahre im kaufmännischen Bereich im Phantasialand gearbeitet. Nach einem kleinen Exkurs zurück an die Hotelrezeption eines Design Hotels in Köln, habe ich mich spontan auf die Zeitungsanzeige meines jetzigen Arbeitgebers beworben und Erfolg gehabt. Hier arbeite ich mittlerweile schon seit fast zehn Jahren.

 

Wie würden Sie das Berufsbild der Sekretärin kurz zusammenfassen? Hat es sich in den letzten Jahren sehr gewandelt?
Ganz verknappt: Wir sind Allrounder und doch Spezialisten. Auch wenn dieser Satz auf viele Berufe zutrifft, sagt er für mich das Wesentliche aus. In den letzten zehn Jahren hat sich aus meiner Sicht nicht viel geändert. Der Beruf war schon immer mit verantwortungsvollen Aufgaben und Herausforderungen verbunden. Der Joballtag hat sich vielleicht im Laufe der Jahre stetig intensiviert. Man wächst in neue Prozesse hinein, kann mehr mitgestalten und entwickeln.

 

Die Berufsbezeichnung hat sich geändert, die Klischees sind aber oft noch die alten. Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Beruf oft unterschätzt wird? Werden Sie mit Vorurteilen wie „Sekretärinnen kochen doch nur Kaffee konfrontiert, und wenn ja, ärgert Sie das?
Ach, das sehe ich ganz locker. Wer noch die veralteten Klischees im Kopf hat, hat wahrscheinlich entweder keine Assistentin oder eine schlechte Arbeitsbeziehung zu ihr. (lacht)

 

Wie gehen Sie mit Zeitdruck um?

Im Grunde gar nicht. In der Unternehmensberatung, in der ich arbeite, gehört Stress zum permanenten Arbeitsalltag, das ist also mein “Normalzustand”. Ich versuche, möglichst geschickt zu priorisieren und notfalls Kolleginnen und Kollegen einzubinden.

Rubina Chand_Platz 1 beim Leitz Sekretärinnen-Wettbewerbs 2

Rubina Chand gewann 2013 den Wettbewerb (Foto: Esselte Leitz)

 

Halten Sie sich für stressresistent? Gibt es Situationen, in denen Sie sich extrem unter Druck gesetzt fühlen?
Stressresistenz ist eine zwingend notwendige Eigenschaft bei uns. Mich belastet es besonders, wenn Dinge scheitern oder nicht wie gewünscht ablaufen, obwohl ich alles dafür Mögliche getan habe. Das ärgert mich dann auch etwas.

 

Was sind die für Sie wichtigsten oder sogar unverzichtbare Büroartikel?
Ich arbeite sehr gerne mit Haftnotizen: Da kann ich schnell kleinere Dinge notieren, und wenn ich diese erledigt habe, werfe ich die Notiz einfach in den Papierkorb. Das verstärkt mein inneres Gefühl, etwas erfolgreich weggearbeitet zu haben.

 

Was macht für Sie den optimalen Chef aus?

In erster Linie muss der zu einem selbst passen. Idealerweise ist man immer freundlich zueinander und hört sich gegenseitig gut zu. Wenn man dann auch noch versteht, was der andere wirklich meint, sollte es rund laufen. Mit meinem Vorgesetzten klappt das ziemlich gut.

 

Zum Abschluss habe ich noch ein paar Fragen zum Wettbewerb. Wie haben Sie sich darauf vorbereitet?

Ich habe mir angesehen, wer in der Jury sitzt und was im Vorjahr über den Wettbewerb zu lesen war. Viel mehr konnte ich mich da auch nicht vorbereiten, denn alles, was für meinen Job notwendig ist, beherrsche ich.

 

Wie haben Sie reagiert, als Sie gewonnen haben? Hat Ihnen der Titel beruflich weitergeholfen?
Als der dritte und der zweite Platz vergeben waren, hatte ich schon mit nichts mehr gerechnet. Daher war ich sehr überrascht und habe mich riesig gefreut. Bis auf den Bekanntheitsgrad und die Anerkennung in meinem beruflichen und privaten Umfeld hat sich für mich nichts verändert. Das war aber auch nicht mein Ziel.

 

Was würden Sie Sekretärinnen mit auf den Weg geben, die sich beim Wettbewerb bewerben möchten?
Bleiben Sie einfach locker und natürlich, Sie haben nichts zu verlieren.

Vielen Dank für das nette Gespräch, Frau Chand.


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  2. […] des Leitz Wettbewerbs „Deutschlands beste Sekretärin“ statt, den OTTO Office zum ersten Mal als Premium Partner unterstützt. Nur wenige Berufsfelder haben sich in den vergangenen Jahren so stark verändert wie […]



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