E-Mail oder Telefon – welches Kommunikationsmittel wofür?

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Die Auswahl des idealen Kommunikationsmittels ist im Berufsleben von zentraler Bedeutung. Um die Gesprächskultur zu optimieren, sollte man sich folgende Fragen stellen: E-Mail oder Telefon – was ist von Vorteil? Wann genügt eine kurze schriftliche Nachricht, wann ist ein Anruf die bessere Lösung? Oder das Vieraugengespräch?

 

E-Mail oder Telefon – die Vorteile von Mails

Im digitalen Zeitalter lassen sich E-Mails (oder andere digitale Nachrichten, etwa via Messenger) von verschiedensten Geräten aus verschicken und empfangen. Auf diesem Weg können zum Beispiel Informationen zu einzelnen Arbeitsprojekten oder Ankündigen anstehender Firmenveranstaltungen kommuniziert werden.

Für die Übermittlung von Dokumenten und Zusammenfassungen von Meetings ist die E-Mail perfekt geeignet. Im Gegensatz zu einem Anruf oder einer Besprechung vor Ort werden die Inhalte bei der E-Mail schriftlich fixiert, was zur Kenntnisnahme von Terminen und anderen wichtigen Informationen von Vorteil ist.

 

E-Mail oder Telefon – wann man besser zum Hörer greifen sollte

Das Telefon wird verschwinden, sagten Experten schon vor Jahren voraus. Nun, zwar wird die Konkurrenz immer stärker – doch tot ist das gute alte Ferngespräch 2017 noch lange nicht. Die Gründe: Im direkten Vergleich mit einer E-Mail ist ein Telefongespräch persönlicher und garantiert eine sofortige Rückmeldung. Speziell für die Besprechung komplexer Themen und umfangreicher Fragen zu einzelnen Arbeitsabläufen ist ein Telefonat optimal geeignet.

Für Besprechungen mit mehreren Teilnehmern bietet sich eine Telefonkonferenz an: Im Rahmen eines solchen Gruppengesprächs können wichtige Sachverhalte ortsunabhängig und in Echtzeit kommuniziert werden. Im Idealfall wird eine Telefonkonferenz in Form einer kurzen Agenda geplant, die während des Gesprächs als Orientierung dient. Falls ein Treffen vor Ort nicht möglich ist, kann ein Telefongespräch zudem für den Austausch von Ideen und kurze Brainstormings genutzt werden.

 

Die Besonderheiten des Vieraugengesprächs

Ob E-Mail oder Telefon – den direkten Kontakt während eines Vieraugengesprächs können sie nicht ersetzen. Das Risiko für Missverständnisse und Unklarheiten ist bei einem solchen Gespräch zweifellos am geringsten. Streng vertrauliche Verhandlungen und Informationen sollten ausschließlich auf diesem Weg kommuniziert werden: Dazu gehören zum Beispiel Themen wie die Zusammenstellung von Arbeitsgruppen und die grundlegende Planung neuer Projekte.

Aus Sicht des Arbeitgebers sollten zudem Beförderungen, Kündigungen und ähnlich wichtige Mitteilungen stets in einem persönlichen Vieraugengespräch besprochen werden.

 

 

Bildquelle: © Rawpixel.com – Fotolia.com


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