Effektivere Meetings: Gegen Zeitverschwendung am runden Tisch

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Und wenn sie nicht gestorben sind, dann meeten sie noch heute. So könnte ein modernes Büromärchen enden. Kein schönes Ende. Dass Meetings wichtig sind, um gemeinsam Projekte voranzubringen oder neue Ideen zu entwickeln, steht außer Frage. Doch die Realität in Unternehmen sieht häufig anders aus. Da folgt ein Meeting dem anderen, ohne dass wichtige Fragen geklärt werden. Nicht selten ist die Zahl der Fragezeichen am Ende des Meetings sogar größer als zuvor. Und was passiert danach? – Nicht viel. Vorhaben verlaufen im Sand, eben noch klare Ideen verschwimmen wieder. Hinzu kommt, dass Meetings den Arbeitsalltag fragmentieren. Eine konzentrierte Tätigkeit über den Tag ist kaum möglich, wenn Meetings zu unterschiedlichsten Themen auf dem Terminkalender stehen. Studien zeigen, was Büroarbeiter ohnehin aus leidvoller Erfahrung wissen: Meetings sind oft eine kolossale Zeitverschwendung, die gleichzeitig jede Produktivität für sonstige Aufgaben im Keim erstickt. Dass dies in der Tendenz noch zunimmt, zeigt eine Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company. Die gesamte Belegschaft eines Unternehmens verbringt danach aktuell im Durchschnitt rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings – das Topmanagement weit mehr. Dort kommen Arbeitskräfte zum Teil auf 7.000 Meeting-Stunden im Jahr. Werte, die seit 2008 kontinuierlich ansteigen.

Doch zurück zur positiven Perspektive. Befolgt man einige Grundsätze, werden Meetings wieder zu dem, was sie eigentlich sein sollten: Arbeitstreffen mit mess- und brauchbarem Output. Fangen wir an mit der zentralen Frage: Ist das Meeting wirklich nötig? In vielen Unternehmen sind Meetings zur Routine geworden. Doch bekanntlich ist nicht alles nur deshalb schon richtig, weil es doch immer schon so war. Lautet die Antwort jedoch „Ja“, dann geht es an die kritische Frage, wer denn tatsächlich dabei sein muss. Hilfreich kann hier die berühmte „Two Pizza Rule“ des Amazon-Gründers Jeff Bezos sein. Er bringt immer nur so viele Personen zusammen, wie er mit zwei Pizzas satt bekommen kann – also fünf bis sieben. Dass diese Personen auch gleichzeitig etwas Wesentliches zur Problemstellung beitragen können sollten, versteht sich.

 

Der Moderator lenkt die Diskussion    

Ist dies geklärt, geht es an den Inhalt. Was die Ziele und wie der Ablauf des Meetings ist, gehört in eine Agenda, die alle Teilnehmer rechtzeitig vor Beginn des Meetings erhalten. Zusätzliches Material zur Vorbereitung wird mitgeschickt. Nur strukturierte Meetings, in denen vorbereitete Teilnehmer sitzen, haben das Zeug dazu, sinnvolle Meetings zu werden. Jedes Meeting sollte zudem einen Moderator haben, der die Diskussion im Sinne einer Lösungsfindung lenkt. Er ist auch derjenige, der auf formale Bedingungen achtet: Meetings sollten absolut pünktlich begonnen und beendet werden. Ablenkende Smartphones oder Tablets gehören weder auf noch unter den Tisch. Außerdem sollte Wert darauf gelegt werden, dass Diskussionen sachlich und respektvoll bleiben.

Mittlerweile gibt es eine Reihe hilfreicher Software-Tools, die Ablauf und Ergebnisse von Meetings verbessern können. Das Spektrum umfasst hier Komplett-Angebote wie etwa Meetin.gs, das sämtliche Prozesse von der Terminplanung über das gemeinsame Erarbeiten einer Agenda bis hin zum flexiblen Protokoll vereint, genauso wie ganz einfache Anwendungen, die sich auf bestimmte Aspekte konzentrieren. Das beginnt bereits mit der Terminfindung, bei der ein Gratis-Instrument wie doodle dabei unterstützt, einen für alle Teilnehmer passenden Zeitpunkt zu finden. Weiter geht es mit Notizen: Die handschriftliche Kladde lässt sich schlecht digitalisieren und teilen. Entsprechend sinnvoll sind Apps wie Bamboo Paper oder der Mobile Noter – digitale Multifunktions-Notizbücher, deren Inhalte sich drucken, verschicken oder auch direkt an die Leinwand übertragen lassen, um sie gemeinsam zu diskutieren. Ähnliches bittet twiddla. Mit diesem Tool kommen gemeinsame Brainstorming-Ideen auf ein Whiteboard, gleichzeitig können Bilder oder geöffnete Websites markiert und beschriftet werden. Twiddla benötigt keinen vorherigen Download und kann deshalb sofort von allen Teilnehmern genutzt werden. Eine Möglichkeit, um die gemeinsamen Gedanken in Form zu bringen, ist das Mindmapping. Auch hierfür bieten sich mit Bubbl.us oder mindmeister digitale Alternativen, die sich am Ende eines Meetings speichern und exportieren lassen.

 

Erfolgsfaktor Protokoll

Zum Schluss soll es noch einmal um einen zentralen Faktor für ein erfolgreiches Meeting gehen: das Protokoll. Dort steht für alle nachvollziehbar, was besprochen, entschieden und an nächsten Schritten oder Aufgaben definiert worden ist. Es sichert somit die Ergebnisse des Meetings und macht sie konkret. Auch hier gibt es Hilfe: minutes.io etwa ist dazu da, bereits während des Meetings alle wichtigen Punkte zu notieren und am Ende direkt an die Teilnehmer zu versenden. So wird der Job des Protokollschreibens deutlich attraktiver.


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