Enterprise 2.0 – soziale Software für Projektkoordination und Co.

Enterprise 2.0 – soziale Software für Projektkoordination

Bereits im August 2011 habe ich Ihnen einen Überblick über verschiedene Tools gegeben, mit denen Freelancer oder Projektteams schnell und einfach kommunizieren können, etwa Twitter, Yammer oder Communote. Heute möchte ich etwas theoretischer werden und darauf eingehen, wie Enterprise 2.0 – der Einsatz von sozialer Software zur Projektkoordination, zum Wissensmanagement sowie zur internen Kommunikation – das Arbeitsleben in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) vereinfachen, den Administrationsaufwand minimieren und die Kommunikation der Mitarbeiter besser strukturieren kann. Dabei geht es darum, Social Media erfolgreich und systematisch innerhalb des Unternehmens einzusetzen.

Vor allem Konzerne und große Unternehmen nutzen bereits soziale Netzwerke, Blogs, Micro-Blogs oder Wikis. Kleineren Unternehmen fehlt allerdings oft noch eine Struktur für den innerbetrieblichen Austausch auf digitalen Wegen, denn Rund-E-Mails oder Flurfunk haben doch meistens gut funktioniert. Die Schwierigkeit besteht vor allem darin, die neuen Techniken in die bisherigen Organisationsroutinen zu integrieren. Die Unternehmenskultur verändert sich weg von eher hierarchischen Formen der Kommunikation, hin zu mehr Austausch, Vernetzung und Transparenz. Im Blog von Michael L. Höfer bin ich auf einen interessanten Beitrag zum Thema gestoßen, der unter anderem anhand eines Schaubilds eine „Misstrauenskultur” und eine „Vertrauenskultur” sehr anschaulich gegenüberstellt.

Vorteile von Social Media in der internen Kommunikation

Unternehmen, die sich für Social Media in der internen Kommunikation entscheiden, können von einer ganzen Reihe von Vorteilen profitieren: So ist der Kostenaufwand gering, da oftmals Gratis-Software verfügbar ist, die noch dazu einfach zu implementieren ist. Der Wissensaustausch untereinander wird erleichtert und kann auch neuen Mitarbeitern leicht zugänglich gemacht werden, um sie schnell ins Unternehmen zu integrieren. Die Kommunikation wird schneller, transparenter und nachvollziehbarer. Außerdem lässt sich ein projekt- oder teamübergreifendes Arbeiten effizienter gestalten.

Zielorientierte Auswahl von Social Media-Tools

Um die richtigen Tools auszuwählen, sollten sich Unternehmen darüber klar sein, welche konkreten Ziele sie mit dem Einsatz verfolgen. Wenn etwa die schnelle und direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander im Mittelpunkt stehen soll, kann ein Instant Messenger implementiert werden. Für den Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank eignet sich ein Wiki. Geht es um die ausführliche Information aller Mitarbeiter über Unternehmensinterna empfiehlt sich ein nicht-öffentlicher Blog. Gerade zu Beginn gilt allerdings, dass weniger mehr ist: Konzentrieren Sie sich lieber auf nur wenige Tools, die konsequent genutzt werden und nicht brach liegen.

Neue Tools erfolgreich einführen

Allen Mitarbeitern werden Sie es nie Recht machen können. Wenn Sie aber alle Extrawünsche und Anforderungen berücksichtigen oder jedem Bedenkenträger Gehör verschaffen, wird die Einführung von Social Media entweder Jahre dauern oder garantiert ein Misserfolg. Testen Sie die implementierte Lösung vorab mit einer Pilotgruppe, um eventuelle Fehler rechtzeitig korrigieren und das Konzept noch ergänzen zu können. Wie bei allen technischen Neuerungen ergeben sich spezifische Anforderungen meistens erst in einem Praxistest.

Geben Sie den Nutzern eine übersichtliche Einführung in die Funktionsweise des neuen Tools, denn die Mitarbeiter müssen nicht nur die Vorteile für die eigenen Arbeitsplätz erkennen, sondern die Werkzeuge auch effizient benutzen können. So können Sie in der Testphase konkrete Aufgaben stellen, die eine gute Einarbeitung in die Praxis bewirken. Beobachten Sie die Anwendung nicht nur kurzfristig sondern auf Dauer und „pflegen“ Sie das System. Benennen Sie Verantwortliche innerhalb der einzelnen Teams, die erste Inhalte einstellen, Kollegen zur Mitarbeit anregen und entstehende Diskussionen moderieren.

Binden Sie alle Unternehmensebenen ein, auch das Management, um sämtliche Mitarbeiter einzubeziehen und zu erreichen. Die erfolgreiche Einführung von Social Media-Tools erfordert Planung, Fachwissen und ein gutes Projektmanagement sowie ausreichend Ressourcen innerhalb des Unternehmens.

Wer sich für den praktischen Einsatz von Social Media- und Kommunikationstools interessiert, findet hier diverse Fallstudien zu unterschiedlichen Zielsetzungen, Einsatzebenen und Anwendungsformen.

Wie sieht es mit der Nutzung von Social Media-Instrumente in Ihrem Unternehmen aus? Hat sich die interne Kommunikation verbessert? Teilen die Mitarbeiter ihr Wissen effektiver? Ich bin gespannt auf Ihre Praxisberichte.


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Kommentare
3 Responses to “Enterprise 2.0 – soziale Software für Projektkoordination und Co.”
  1. Danke für die freundliche Erwähnung und Verlinkung meines Blogs. Dieser Artikel zur “Vertrauenskultur” im Zusammenhang mit Enterprise 2.0 ist mir einer der wichtigsten Gedanken bislang im Blog gewesen.

    Viele Grüße aus Ansbach
    Michael Ludwig Höfer

  2. Oft ist es der Anfang eine Facebook Unternehmensseite erstellen zu lassen.

  3. Vielen Dank für diesen anschaulichen Beitrag und die freundliche Erwähnung. Wir nutzen für die Kommunikation in Projekten auf Projektblogs auf Basis von Communote. Die Intensität der Nutzung hat kontinuierlich zugenommen, was ich in meinem Blogbeitrag untersucht und ausgewertet habe. Anhand der Grafiken ist gut zu erkennen, wie sich die Nutzung entwickelt hat.

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