Erfolgreicher Arbeiten: Effizient statt effektiv

Kaum ein Arbeitnehmer, bei dem keine Überstunden anfallen. Wie sollen die vielen Aufgaben und Projekte auch sonst gestemmt werden? Mit Effizienz! Denn es ist bewiesen, dass nicht diejenigen Mitarbeiter viel schaffen, die lange im Büro sitzen. Sondern jene mit effizienter Arbeitsweise. Doch was heißt effizientes Arbeiten überhaupt?

 

Richtige Dinge tun und Dinge richtig tun

Erfolg haben – kaum einer, der nicht danach strebt. Erfolg im Job oder im Sport bedeutet aber für jeden etwas anderes. Stellen Sie sich die Teilnehmer eines Marathonlaufs vor: Einige sind froh, wenn Sie das Ziel überhaupt erreichen. Andere freuen sich, wenn sie die Ziellinie mit einer neuen Bestzeit überqueren. Beide Gruppen haben das Ziel erreicht, ihr Lauf war also effektiv. Doch nur die zweite Gruppe ist auch effizient in den Wettkampf gestartet und konnte somit schneller sein.

Effektiv zu sein bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz bedeutet, die Dinge richtig tun. Angenommen, Sie möchten einen Baum in ihrem Garten fällen. Wenn Sie dazu die Säge aus dem Schuppen holen, machen Sie keinen Fehler. Mit Kraftanstrengung erreichen Sie nach einiger Zeit Ihr Ziel, den Baum zum Fallen zu bringen. Würden Sie jedoch die Motorsäge Ihres Nachbarn leihen, fällen Sie den Baum in kürzester Zeit und ohne ins Schwitzen zu kommen. Das ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz.

Die Verbindung von Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit

In der Arbeitswelt wird immer häufiger Wert auf Effizienz gelegt. Eine Maßnahme soll nicht nur einen bestimmten Effekt erzielen. Sie soll gleichzeitig möglichst wenig Zeit, Geld und Arbeitskraft in Anspruch nehmen, also effizient sein. Es geht um die Verbindung von Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit.

 

5 Tipps für effizienteres Arbeiten

Damit auch Sie bei der Arbeit Ihre Ziele mit möglichst geringem Aufwand erreichen, haben wir fünf Tipps für effizientes Arbeiten zusammengestellt:

Lassen Sie sich nicht ablenken!

Das Telefon klingelt ständig, die Kollegen quasseln und eine E-Mail nach der anderen flattert ins Postfach? Solche Ablenkungen fressen Zeit – und damit Effizienz. Stellen Sie Ihr Telefon auf stumm, bitten Sie die Kollegen rauszugehen und schließen Sie das Mailprogramm, wenn Sie eine wichtige Aufgabe erledigen müssen.

 

Priorisieren Sie Ihre To-do-Liste!

Sie haben zahllose Aufgaben auf dem Zettel und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Ordnen Sie Ihre To-do-Liste nach Wichtigkeit und arbeiten Sie nacheinander alles ab. Welche Angelegenheiten sind wichtig und dringend, welche können etwas warten? Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist, fangen Sie mit einer neuen an.

 

Machen Sie Pausen!

Es klingt paradox, aber wenn Sie zwischendurch Pausen einlegen, schaffen Sie mehr. Kein Mensch kann seine Konzentration über acht oder mehr Stunden aufrechterhalten. Spätestens nach 100 Minuten muss eine kleine Pause eingelegt werden. Nach vier Stunden ist eine längere Erholung sinnvoll, um den Kopf frei zu bekommen.

 

Sagen Sie auch mal Nein!

Sie helfen den Kollegen, füllen das Papier im Kopierer auf, räumen die Spülmaschine aus und organisieren auch noch das Firmenfest. Und wer dankt Ihnen das? Wenn Sie nur wenig Zeit haben und wichtige Dinge auf dem Schreibtisch liegen, lohnt es sich, auch mal Nein zu sagen.

 

Halten Sie Ordnung!

Nichts ist nerviger, als im Aktenchaos nach einem Formular zu suchen oder den Posteingang nach einer bestimmten Mail zu durchforsten. Wer direkt alles abheftet und ablegt, hält Ordnung, ohne dafür extra aufräumen zu müssen. Wer erst suchen muss, um eine Aufgabe zu erledigen, arbeitet nicht effizient.

 

 

Bildquelle: olivier26 / 123RF Standard-Bild


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