„Hallo, sind Sie der Neue?“ – Mitarbeiterintegration und Wissensmanagement leicht gemacht

Fast jeder kennt diese Situation: Plötzlich steht „der Neue“ im Büro. Im Idealfall nimmt ein Kollege ihn für einige Tage an die Hand, um ihn ins Team zu integrieren, denn der neue Mitarbeiter soll sich schließlich im Kollegenkreis wohl fühlen. Dazu habe ich vor einigen Tagen einen sehr interessanten Artikel entdeckt, der sehr praktische Tipps zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter gibt. Der Autor listet unter anderem nützliche Checklisten für die ersten Arbeitstage auf, stellt ein „Patensystem“ vor und geht auf typische Einarbeitungsfehler ein.

Neben dem „Wohlfühlaspekt“ ist ebenfalls wichtig, dass der neue Kollege Hintergrundwissen über Firmeninterna, Büroorganisation und Prozesse erhält, damit er möglichst reibungslos mit der Arbeit loslegen kann. Im Zuge der fachlichen Einarbeitung und der sauberen Übergabe von Projekten habe ich mich mit dem Thema Wissensmanagement beschäftigt und möchte Ihnen vier Wikis vorstellen, mit denen vorhandenes Wissen innerhalb von Unternehmen optimal geteilt werden kann. Ein Wiki ist eine Sammlung von Webseiten, die von Usern online gelesen, erstellt und gemeinsam bearbeitet werden. Dabei werden alle Änderungen festgehalten, die Benutzer eingeben, so dass Vorgänge jederzeit korrigiert oder wieder rückgängig gemacht werden können. Alle Informationen und Seiten können untereinander durch Verlinkung vernetzt werden.

Grundlage eines optimalen Wissensmanagements ist ein zentraler Ort, über den die wichtigsten produkt- und projektbezogenen Informationsquellen verfügbar sind. Dazu gehören unternehmensinterne Unterlagen wie Dokumentationen und Protokolle sowie externe Quellen, etwa Online-Nachschlagewerke oder Wirtschaftsdatenbanken. Außerdem sollten die Kontaktadressen von Mitarbeitern, Kunden und Partnern sowie News über das Unternehmen zentral eingepflegt werden können. Eine zentrale Wissensdatenbank hat – neben der optimalen Einarbeitungsmöglichkeit für neue Kollegen – einen weiteren großen Vorteil: Know-how geht auch dann nicht verloren, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet.

Wikispaces

Mit der webbasierten Lösung Wikispaces können Anwender ein Wiki zu einem beliebigen Thema oder Zweck starten. Zur Orientierung bietet Wikispaces eine Navigation und Tags; für die Bearbeitung der Beiträge steht ein einfacher WYSIWYG-Editor bereit. WYSIWYG ist das Akronym für das Prinzip „What You See Is What You Get“. Inhalte können per Knopfdruck exportiert und damit lokal gesichert werden. Die kostenlose Version hat leider zwei entscheidende Nachteile: Die Seiten sind weder werbefrei noch privat, sie eignen sich also nicht für Firmeninterna. Alternativ gibt es kostenpflichtige Varianten, bei denen die Privatsphäre einzelner Projekte gesteuert werden kann: ganz privat, für eine definierte Arbeitsgruppe oder öffentlich. Wer bereit ist, für die Nutzung von Wikispaces zu zahlen, kann auf einen größeren Speicher als bei der kostenfreien Version und auf weitere Funktionen zugreifen, etwa eine SSL-Verschlüsselung der Daten.

Die Pädagogische Hochschule Bern hat eine Kurzeinführung für die ersten Schritte mit Wikispaces publiziert. Bei Youtube gibt es außerdem diverse Tutorials zur Arbeit mit Wikispaces.

Bluwiki

Bluwiki ist ein kostenloses, werbefreies und sehr schlankes System, das alle Grundfunktionen eines Wikis enthält. Für meinen Geschmack ist das Tool allerdings etwas unübersichtlich, da weder eine Navigation noch Tagging vorgesehen sind. Bluwikis sind generell öffentlich, eignen sich also nicht für Firmeninterna. Inhalte können außerdem nicht exportiert werden.

Wikidot

Bei Wikidot werden dem Nutzer diverse Funktionen geboten, um eine zentrale Wissensbasis für sein Projekt oder seine Firma zu erstellen. Neben einem Wiki kann er seine Inhalte auch in Form eines Diskussionsforums oder eines Blogs veröffentlichen. Beim kostenfreien Account können maximal fünf Seiten mit jeweils 300 Megabyte Online-Storage angelegt werden. Die kostenpflichtigen Angebote umfassen mehr Seiten und einen größeren Online-Speicher.

Zoho Wiki

Mit meinem persönlichen Favoriten Zoho lassen sich nicht nur Wikis einrichten, das Programm bietet sogar eine komplette, webbasierte Alternative zu Office. Es gibt neben dem Wiki den Writer zur Textverarbeitung, Applikationen für Tabellenkalkulationen und Präsentationen, ein virtuelles Notizbuch, ToDo-Listen, Chat- und Meetingmöglichkeiten sowie eine Datenbank.

Zoho Wiki hat alle Funktionen, die auch Wikispaces bietet, außerdem eine Sitemap, für jede Wiki-Seite einen RSS-Feed, einen Feed mit einer Übersicht aller Änderungen und eine Kommentarfunktion für jede Seite. Auch Zoho funktioniert per WYSIWYG-Editor. Unter einem Account können mehrere Wikis mit jeweils unterschiedlichen Zugangsregeln angelegt werden. Noch ist Zoho kostenlos, bestimmte Funktionen wie ein Backup gibt es jedoch nur in einem kostenpflichtigen Businesspaket. Einen informativen Artikel über Zoho Wiki finden Sie im Blog „Enterprise 2.0 für Produktmanager“.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit diesen Wikis gemacht, oder können Sie noch weitere Alternativen empfehlen? Ich freue mich auf Ihr Feedback.


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