Outlook-Tricks (Teil 1): So archivieren Sie E-Mails

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Mit Microsofts Mail-Programm Outlook lassen sich E-Mails komfortabel sortieren, archivieren und verwalten. Die folgenden Anleitungen erläutern Ihnen, wie die Archivierung mit wenigen Mausklicks klappt.

 

Sortierung nach Themen meist empfehlenswert

Wer seine alten E-Mails in Outlook-Archiven langfristig speichern möchte, um sie in dem Microsoft-Programm bei Bedarf jederzeit und komfortabel wieder abrufen zu können, muss sich zunächst für ein Sortiersystem entscheiden.

Zu Auswahl stehen zum Beispiel:

1. Die Sortierung nach Datum – dafür erstellen Sie Archivordner für Jahre, Monate oder Wochen.
2. Die Sortierung nach Absendern und Empfängern – dafür erstellen Sie Ordner für verschiedene Kontakte.
3. Die Sortierung nach Themen – dafür erstellen Sie beispielsweise Ordner für Rechnungen, Bewerbungen, Verträge, Newsletter, Kunden, Privates und so weiter.

In den meisten Fällen dürfte eine Sortierung nach Themen am übersichtlichsten sein. Denn: Nach Datum und Absendern lassen sich die archivierten Mails innerhalb der einzelnen Themenordner schließlich jederzeit problemlos per Mausklick auflisten.

Erstellen Sie in Ihrem Postfach also nun die benötigten Archivordner – und legen Sie die gewünschten E-Mails dort ab.

Hinweis: Ob Sie dafür Outlook 2010 oder 2013 nutzen, spielt keine Rolle, da die Archivierungsfunktion in beiden Versionen nahezu identisch ist.

 

So archivieren Sie E-Mails mit Outlook 2010 und 2013

Jetzt wählen Sie die zu archivierenden E-Mails aus:

1. Rufen Sie den Menübereich „Archivieren“ auf – um ihn zu erreichen, klicken Sie nacheinander auf „Datei“, „Informationen“, „Tools zum Aufräumen“.
2. Im nun geöffneten „Archivieren“-Fenster legen Sie nach Postfachordnern und Datum fest, welche Mails wo archiviert werden sollen.
3. Klicken Sie auf „OK“, um die Archivierung in einer PST-Datei zu sichern.

 

So öffnen Sie PST-Mailarchive mit Outlook

Sie wollen gespeicherte Archive in Outlook einbinden – und die E-Mails aus den zuvor erstellten Postfachordnern wieder öffnen? Dann gehen Sie so vor:

1. Klicken Sie im Menü nacheinander auf „Datei“, „Öffnen“ und „Outlook Dateien öffnen“. Dann wählen Sie die gewünschte PST-Datei aus.
2. Jetzt taucht das jeweilige Archiv in der Menüleiste unter den weiteren E-Mail-Konten auf.

 


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