Outlook-Tricks (Teil 3): So sortieren Sie E-Mails automatisch

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Endlich ein übersichtliches Postfach: Wer sich in Outlook ein durchdachtes Ordnersystem anlegt, kann sich seine Mails automatisiert sortieren lassen. Davon profitieren vor allem jene Nutzer, über die sich nach dem allmorgendlichen Programmstart eine Mail-Flut ergießt. Eine Kurzanleitung.

Zu einer übersichtlichen Outlook-Struktur gehören Ordner: Empfangen Sie etwa viele Newsletter, sollten Sie einen Newsletter-Ordner anlegen. Je nach Abo-Anzahl sind auch Unterordner für die einzelnen Newsletter empfehlenswert.

Denn Ordner bilden die Voraussetzung für einige praktische Sortierregeln in Microsofts Mailprogramm.

Das Anlegen von Ordnern funktioniert per Rechtsklick auf die gewünschte Stelle in der Postfach-Ordnerliste – dann einfach „Neuer Ordner“ auswählen und einen Namen eingeben.

 

Erstellen Sie Regeln für die Sortierung

Outlook braucht Regeln, nach denen es Mails sortieren kann. Dabei orientiert sich das Programm an Informationen wie Absender, Empfänger oder an bestimmten, vordefinierten Wörtern im Mail-Betreff oder -Text.

So gehen Sie unter Outlook 2013 vor (in vorherigen Versionen unterscheidet sich das Prozedere minimal):

  1. Klicken Sie per Rechtsklick auf die E-Mail, für die Sie eine Sortierregel erstellen wollen, und wählen Sie unter „Regeln“ den Punkt „Regel erstellen“ aus.
  2. Im nun geöffneten Regel-Assistenten wählen Sie im oberen Fensterbereich zunächst die Bedingung und die dazugehörigen Werte aus (etwa die Absenderadresse oder bestimmte Begriffe, die im Betreff stehen).
  3. Im unteren Bereich entscheiden Sie nun, was mit den Mails, die die Bedingung erfüllen, passieren soll – beispielsweise können Sie jetzt den Ordner auswählen, in den sie automatisch verschoben werden sollen. Dann setzen Sie vor „Element in Ordner verschieben:“ ein Häkchen.
  4. Klicken Sie auf „OK“, um die neue Regel zu aktivieren und anzuwenden.

Noch mehr Konfigurationsmöglichkeiten finden Sie im Regel-Assistenten von Outlook unter „Erweiterte Optionen“. Dort lassen sich zum Beispiel auch Ausnahmen festlegen. Etwa, dass nur Mails von einer Verteilerliste in den jeweiligen Ordner verschoben werden sollen, nicht aber von Einzelabsendern.


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