Kleiner Einsatz, große Wirkung: das Pareto Prinzip im Zeitmanagement

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Mit dem Thema „effektives Zeitmanagement“ habe ich mich im Blog schon des Öfteren beschäftigt, zuletzt drehte es sich darum, Dinge einfach nicht zu tun. Heute geht es um das Pareto Prinzip, auch 80-zu-20-Regel genannt. Kurz gefasst besagt es, dass sich mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angestrebten Ergebnisses erreichen lassen, so dass in kurzer Zeit ein großer Teil der Arbeit erledigt werden kann.

Das Prinzip beruht auf Berechnungen des italienischen Nationalökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto. Er untersuchte zu Beginn des 20. Jahrhunderts das Vermögen der Bevölkerung in Italien und fand heraus, dass rund 80 Prozent des gesamten Volksvermögens bei nur etwa 20 Prozent der italienischen Familien konzentriert war. In der Ökonomie lässt sich das Prinzip auf viele Fälle übertragen: In einem Unternehmen werden zum Beispiel 80 Prozent des Umsatzes mit 20 Prozent der Produkte gemacht, oder 20 Prozent der Vertriebler sind für 80 Prozent der Verkäufe verantwortlich. Mathematische Hintergründe zur Wahrscheinlichkeitsberechnung des Pareto Prinzips finden Sie hier.

 

Effektiver arbeiten und die Zeit-/Leistungsrelation verbessern

Im Zeitmanagement gilt in etwa die Faustregel, dass 80 Prozent der Arbeit in 20 Prozent der Zeit erledigt wird, und dass für die restlichen 20 Prozent der Arbeit ungefähr 80 Prozent der Zeit benötigt wird. Mit dem Pareto Prinzip soll die Zeit-/Leistungsrelation verbessert werden. Dabei ist es unwichtig, ob die Zahlen exakt stimmen; wichtig ist, Prioritäten zu setzen, um in kurzer Zeit einen großen Teil der Arbeit zu erledigen. Es gilt abzuwägen, ob die Zeitfresser wichtig genug sind, um sie tatsächlich zu bearbeiten, oder ob man lieber vom Perfektionismus absieht, um Energie zu sparen und sich auf die entscheidenden Arbeitsbereiche zu konzentrieren.

 

Prioritäten setzen, Perfektionismus abbauen

Fast niemand hat im Joballtag unendlich Zeit. Deshalb ist es sinnvoll, sich zuerst um grundlegende Aufgaben zu kümmern, statt sich an Details festzubeißen. Zwei Beispiele: Bei einer Konzepterstellung können Sie entweder stundenlang an den Formulierungen feilen oder die Aussagen kurz und knapp auf den Punkt bringen. Müssen Sie eine Präsentation halten, können Sie erhebliche Zeit verschwenden, indem Sie sich von Anfang an nicht nur um den Inhalt, sondern auch um eine perfekte Formatierung mit Animationen kümmern. Oder Sie konzentrieren sich zunächst nur auf die Inhalte der Folien und erstellen das Layout ganz am Ende. Denn falls die Zeit knapp wird, sind fehlende Inhalte schlimmer als eine unperfekte Formatierung. Nehmen Sie sich also immer ausreichend Zeit für das Wichtigste und erledigen Sie die Details später. So sind Sie gegen unvorhergesehene Überraschungen gewappnet. Wartet bereits das nächste Projekt, ist es sinnvoller, sich diesem zu widmen, auch wenn bei der vorigen Aufgabe noch Kleinigkeiten fehlen.

Mit Hilfe des Pareto Prinzips können Sie also lernen, weniger perfektionistisch zu sein und unwichtigere Aufgaben entweder zu verschieben oder zu delegieren. So können Sie beispielsweise das Layout einer inhaltlich fertigen Präsentation delegieren und jemand anderem überlassen.

 

Konkret arbeiten mit dem Pareto Prinzip

Nur wer seine Stärken und Schwächen kennt, kann auch die Indikatoren bestimmen, mit denen sich bei einem 20-prozentigen Einsatz 80 Prozent des Erfolgs erzielen lässt. Dabei ist besonders wichtig zu wissen, welche Aufgaben welchen Stellenwert einnehmen. Sinn des Pareto Prinzips ist es nicht, von zehn Aufgaben die acht unwichtigeren zu lösen, sondern herauszufinden, welche beiden Aufgaben Sie am ehesten weglassen können. Erstellen Sie dazu am besten eine To-Do-Liste und geben Sie den einzelnen Unterpunkten Dringlichkeitsstufen. Bearbeiten Sie die Punkte nach Dringlichkeit, notieren Sie die jeweils aufgewendete Zeit und schätzen Sie ungefähr ab, wie hoch der prozentuale Anteil an der Gesamtaufgabe ist. Arbeiten Sie einige Male nach diesem Verfahren, können Sie in der Regel schon im Voraus einschätzen, was Sie mit welchem Aufwand bearbeiten.

 

Mein Fazit: Das Pareto Prinzip ist eine effektive Zeitmanagementmethode, um Aufgaben zu priorisieren, Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen und konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen. Es sollte aber keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit sein. Denn um aus 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent Leistung zu machen, muss man konzentriert und planvoll an die einzelnen Projekte und Aufgaben herangehen.

 

Arbeiten Sie gern mit dem Pareto Prinzip, oder haben Sie damit schlechte Erfahrungen gemacht? Wie immer freue mich auf Ihr Feedback und auch auf Anregungen zu und Erfahrungen mit anderen Zeitmanagementmethoden.


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