Weniger Chaos mehr System im Büro

Im hektischen Büroalltag kann man schnell den Überblick verlieren. Unter hoher Arbeitsbelastung bleibt oft zu wenig Zeit, den Arbeitstag so zu strukturieren, dass Termine, Projekte & Aufgaben übersichtlich bleiben. Dabei ist mangelnde Organisation Sand im Arbeitsgetriebe – besonders für Freiberufler oder kleine und mittelständische Unternehmen ohne großes Backoffice.

Wir können unsere Kunden natürlich kompetent beraten, wenn es um die optimalen Büroartikel im Tagesgeschäft geht. Aber heute möchte ich einen Schritt weitergehen und wichtige Tipps für die optimale Büroorganisation geben. Dafür habe ich mich mit zwei Experten unterhalten.

Beide sind Spezialisten für Büromanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen, aber sie verfolgen unterschiedliche Ansätze: Tanja Zimmermann, Office Coach bei SYSBO, empfiehlt den klaren Schnitt, um reinen Tisch zu machen. André Maschmann, Geschäftsführer von Global Office, plädiert für die Auslagerung von Aufgaben an externe Spezialisten. Aber lesen Sie selbst:

Reinen Tisch machen

Auf übervollen Schreibtischen gehen Unterlagen gerne „verloren“. Je mehr Personen auf dieselben Dokumente zugreifen müssen, desto wichtiger wird die übersichtliche Strukturierung. „Doch auch für den Einzelkämpfer im Büroalltag darf die geordnete Ablage und Archivierung nicht in den Hintergrund geraten“, sagt Office Coach Tanja Zimmermann. Sie empfiehlt: „Fangen Sie mit dem Aufräumen genau dann an, wenn das Chaos am größten und die Zeit am knappsten ist.“ Denn bei einem vollen Schreibtisch fällt es schwer, den Kopf für wichtige Tätigkeiten frei zu bekommen.

Vier Tipps für eine effiziente Büroorganisation:

  1. Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer, so dass nur die notwendigen Arbeitsgeräte stehenbleiben.
  2. Entmüllen Sie Ihre Unterlagen und fragen Sie sich bei jedem Dokument: Brauche ich das noch? Wenn ja: Wofür und wann? Wann habe ich es zuletzt benutzt? Welcher Aufwand wäre es, das Dokument neu zu beschaffen?
  3. Richten Sie Ablagefächer ein: In die Fächer “Eingang”, “Ausgang”, “Lesen” und “Zwischenablage” sortieren Sie die eingehenden Unterlagen sofort ein.
  4. Verwenden Sie für die Archivierung Ordner in unterschiedlichen Farben. Jede Farbe steht für ein übergeordnetes Thema wie Vertrieb oder Verwaltung. Mit Registern und Trennstreifen können Sie den Inhalt der Ordner nach Unterthemen unterteilen.

„Diese Tipps sind Klassiker für einen optimalen Einstieg“, merkt Tanja Zimmermann an.

Wichtige Unterlagen sollten daher nach einem einheitlichen System und einer vorgegebenen gemeinsamen Struktur stets griffbereit sein – insbesondere wenn mehrere Personen darauf zugreifen.

Dadurch bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche, die Effizienz und die Lebensqualität am Arbeitsplatz werden gesteigert, und die Einarbeitung neuer Kollegen oder Vertretungen wird deutlich vereinfacht. „Indem solche Strukturen im Unternehmen definiert und eingehalten werden, kann ein aufgeräumtes Büro tatsächlich zur Realität werden und bleiben“, sagt Tanja Zimmermann.

Konzentration auf das Wesentliche

„Mehr Freiraum für das Kerngeschäft“ ist der Wunsch vieler Unternehmer. Und hier ist es mit Aufräumen und einer besseren Ablage oft nicht getan. Eine Möglichkeit, mit der sich auch kleine und mittelständische Unternehmen Kapazitäten freiräumen können, ist die Nutzung externer Spezialisten für bestimmte Aufgaben. „Bereiche, die einen echten Wertschöpfungseffekt bringen – etwa ein Erreichbarkeitsservice zur Optimierung der Kundenbeziehungen oder das Inkassomanagement – können von Externen schnell und günstig erledigt werden“ sagt André Maschmann, Geschäftsführer von global office. Dadurch kann sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren, womit eigene Ressourcen frei werden. Außerdem werden Prozessabläufe, Qualität und Kundenbindung verbessert. Dadurch kommt es langfristig zu einer Kostenreduktion.

Der Experte gibt drei Hinweise, worauf Unternehmen achten sollten:

1. Lagern Sie wirklich nur Nebentätigkeiten aus und nutzen Sie das externe Know-how.

2. Achten Sie auf hohe Qualität Ihrer Partner. Etablierte Dienstleister bieten alle Services aus einer Hand, mit einer zentralen Koordination und immer verfügbaren Ansprechpartnern für Ihre persönlichen Anliegen.

3. Nutzen Sie die Möglichkeit einer praktischen Kennenlernphase. Faire Vertragskonditionen und ein monatliches Kündigungsrecht sind die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Für diejenigen, die eigenständig gegen das Chaos im Büro ankämpfen wollen, habe ich einen Buchtipp:

„Für immer aufgeräumt. Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro“ [Gebundene Ausgabe, 160 Seiten] von Jürgen Kurz, erschienen im GABAL-Verlag GmbH; Auflage: 1 (September 2007), ISBN-10: 3897497352, 19,90 Euro

Wie organisieren Sie Ihren Büroalltag? Ich freue mich wie immer über Ihre Tipps, Erfahrungsberichte und Kommentare.


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Kommentare
One Response to “Weniger Chaos mehr System im Büro”
  1. IM24 sagt:

    Ich bin eigentlich über den Blog hier erst auf Otto Office gestossen und da ich meistens größere Mengen Büromaterial bestellt, lohnt sich das hier schon.

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