Checkliste für das perfekte Tagungshotel

Lesezeit: ca. 3 Minuten
Checkliste für das perfekte Tagungshotel / auf dem Foto: Geschäftsfrau hält einen Vortrag auf einer Konferenz mit vielen Teilnehmern.

Wenn ein Unternehmen ein Seminar, eine Konferenz oder eine Schulung veranstaltet, hängt ein wesentlicher Teil des Erfolgs von der Wahl des passenden Tagungshotels ab. Doch worauf sollte man besonders achten? Wir haben eine Checkliste für Sie erstellt, die die sieben wichtigsten Kriterien enthält.

Nr. 1 – Standort und Anbindung

Die ideale Lage hängt sehr stark von der Art der Veranstaltung ab. Ein eintägiges Meeting mit Geschäftspartnern hält man vielleicht besser in der Nähe von Flughäfen oder in Reichweite öffentlicher Verkehrsmittel ab. Eine mehrtägige Schulung der eigenen Mitarbeiter, die Konzentration verlangt, könnte in einem ländlich gelegenen Hotel sinnvoller sein – insbesondere, wenn die Anreise mit Bussen geschieht.

Nr. 2 – Tagungsräume

Sind die Teilnehmer gut und sicher angereist, stellt sich die Frage, ob die Räume optimal für den Verwendungszweck sind. Man muss es eigentlich nicht erwähnen, aber es sollten UNBEDINGT genügend Sitzplätze zur Verfügung stehen. Niemand möchte über einen längeren Zeitraum stehen. Zudem sollten die Sitzmöglichkeiten ergonomisch gestaltet sein. Oder zumindest so, dass die Teilnehmer bequem sitzen können.

Nr. 3 – Technische Ausstattung

Auch die technische Ausstattung ist ein wichtiges Thema. Wenn ein Tagungshotel heutzutage gebucht werden möchte, reichen Tafel und Flipchart bei Weitem nicht mehr aus.

Folgende Dinge müssen verfügbar sein:

  • Hochwertige Beamer mit hoher Auflösung, die für den Anschluss von Notebooks vorbereitet sind
  • Eine große Leinwand bzw. Medientafel
  • Alle technischen Vorrichtungen, um Videokonferenzen abzuhalten
  • Soundsystem bzw. Lautsprecher mit klarem Klang
  • Mikrofone
  • Rednerpult

Selbstverständlich sollte das Tagungshotel über ein performantes WLAN-Netzwerk verfügen und nicht mit Stromanschlüssen sparen. Für die Stimmung der Teilnehmer wäre es auch vorteilhaft, wenn sich die Location nicht in einem Funkloch befindet.

Nr. 4 – Kompetente Ansprechpartner vor Ort

Wenn man als Unternehmen ein großes Event plant, ist man auf die Hilfe von Mitarbeitern des Seminarhotels angewiesen. Schon beim ersten Kontakt sollten wesentliche Fragen geklärt werden. Gibt es während der Veranstaltung immer einen Mitarbeiter, den man ansprechen kann? Wer hilft, wenn die Technik Probleme macht? Gibt es auch veganes Catering?

Hat der Ansprechpartner darauf fundierte Antworten parat, ist das schon sehr positiv. Wenn das Hotel zusätzlich langjährige Erfahrungen und ggf. Zertifikate vorweisen kann, sollte eigentlich nichts schief gehen.

Nr. 5 – Das leibliche Wohl

Wer schon an einer Konferenz teilnehmen “muss”, soll wenigstens gut essen und trinken. Hier ist es wichtig, dass das Tagungshotel eine breite Palette anbieten kann – von kleinen Häppchen zwischendurch bis zum großen Buffet mit Speisen aller Art. Heutzutage sollte das Hotel aufgrund von Allergien und besonderer Ernährungskonzepte auch in der Lage sein, auf spezielle Wünsche einzugehen.

Nr. 6 – Schöne Zimmer

Sofern es sich um eine mehrtägige Veranstaltung handelt, müssen die Teilnehmer gut untergebracht werden. Ein sauberes Zimmer, in dem man gut schlafen und arbeiten kann, sind Pflicht. WLAN, ein Fernseher und eine Mini-Bar können den Wohlfühlfaktor steigern.

Nr. 7 – Attraktives Rahmenprogramm

Wenn sich die Teilnehmer länger im Hotel aufhalten, sollte ein entsprechendes Freizeitangebot vorhanden sein. Wellness, Sauna, Schwimmbad oder Fitness sind sehr beliebt. Und wer vor die Tür geht, sollte bei einem Spaziergang frische Luft in der Natur einatmen oder die vielen Möglichkeiten in einer Großstadt entdecken können.

Erfüllt das Tagungshotel alle wichtigen Anforderungen? Dann kann die Veranstaltung ja losgehen … Aber bitte achten Sie auch auf ein angemessenes Preis-Leistungsverhältnis!

Urheber des Titelbildes: Jozef Polc – Slovakia / 123RF Standard-Bild


1 Sternchen2 Sternchen3 Sternchen4 Sternchen5 Sternchen (Für den Artikel "Checkliste für das perfekte Tagungshotel" wurden im Durchschnitt 5,00 von 5 Sternchen von 3 Personen vergeben.)

Comments are closed.