Die Ablage: Gut organisiert ist schnell gefunden

Bild einer Ablage im Büro

Trotz hoch entwickelter Informations- und Kommunikationstechnologien bleiben gedruckte Unterlagen nicht aus, nicht alles lässt sich digital archivieren. Häufig passiert es jedoch, dass wichtige Schriftstücke durch ein unzureichendes Ablagesystem in vage beschrifteten Ordnern verschwinden – und nur nach langwierigem Suchen auffindbar sind. Wie Sie Ihre Unterlagen in Zukunft besser organisieren können, erfahren Sie hier.

Eindeutige und klare Beschriftung

Die Basis einer gut organisierten Ablage ist eine verständliche Beschriftung. Um zu vermeiden, dass Sie unzählige Ordner durchforsten müssen, um ein wichtiges Dokument wiederzufinden, setzen Sie besser auf präzise Formuliergen. Werden Ordner nur mit „Diverses“ oder „Verschiedenes“ beschriftet, rächt sich das spätestens bei der Suche nach dem benötigten Dokument.

80-Prozent-Regel

Halten Sie sich beim Ablegen Ihrer Dokumente an die 80-Prozent-Regel. Ein Ablagebehälter wie zum Beispiel ein Ordner sollte immer nur maximal zu 80 Prozent befüllt sen. Überquellende Ablagebehälter, in denen ein Dokument ewig lange gesucht werden muss, gehören so der Vergangenheit an.

Trennblätter verwenden

Eine weitere hilfreiche Methode, um eine bessere Übersicht in Ordnern zu schaffen, ist die Verwendung von Trennblättern. In Ordnern helfen Trennblätter, Register und Ähnliches, in Nullkommanichts fündig zu werden.

Wegwerfdatum vermerken

Gewöhnen Sie sich an, Ordner und andere Aufbewahrungsmittel mit einem Wegwerfdatum zu beschriften. Das Datum richtet sich nach der erforderlichen Aufbewahrungsfrist. Die Methode bewirkt, dass Sie mit einem Blick erkennen, ob der gesamte Inhalt entsorgt werden kann oder weiter aufbewahrt bleiben muss.

Platzierung der Ablage

Merken Sie sich: Je häufiger eine Ablage benutzt wird, desto näher sollte sie sich zu Ihrem Arbeitsplatz befinden. Wenn Sie auf einen Projektordner täglich zugreifen, platzieren Sie diesen möglichst in Griffnähe. Ist das Projekt beendet, kann der Ordner an einem anderen Ort untergebracht werden.

Ablage schlank halten

Hinterfragen Sie bei jedem Dokument, ob Sie es wirklich ablegen müssen. Das verhindert ein Überladen der Ablage. Beachten Sie dabei unbedingt gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Und überlegen Sie auch, ob und wie sich bestimmte Dokumente gegebenenfalls wiederbeschaffen lassen.

 

Bildquelle: casanowe / 123RF Standard-Bild

 


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