Tipps für die perfekte Ansage auf dem Anrufbeantworter

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Man sieht ein analoges Telefon mit einer Sprechblase

Der Anrufbeantworter springt an und Sie verspüren sofort den Impuls, aufzulegen? Ihren Anrufern geht es offenbar ähnlich? Das muss nicht sein! Mit den richtigen Tipps gestalten Sie die Ansage auf dem Gerät so, dass Ihre Anrufer auch tatsächlich Lust haben, Ihnen aufs Band zu sprechen. Und noch besser: Sie vermitteln einen kompetenten Eindruck, sogar dann, wenn Sie gerade nicht selbst ans Telefon gehen können.

So gelingt die perfekte Ansage auf dem Anrufbeantworter

Grundsätzlich gilt: (Fast) alles ist besser als die Standard-Computeransage auf Ihrem Anrufbeantworter. Einige Eckpunkte sollten Sie dennoch im Hinterkopf behalten, bevor Sie beginnen, eine Ansage auf Band zu sprechen.

Schreiben Sie auf, was Sie sagen wollen

Damit alle wichtigen Informationen in Ihrer Ansage enthalten sind, sollten Sie den Text vorab notieren. Das senkt gleichzeitig Ihre Nervosität beim Einsprechen. Üben Sie ruhig etwas.

Neben einer kurzen Grußformel gehören Ihr Name, Ihre Position, der Firmennamen und wann Sie wieder zu erreichen sind in den Anrufbeantwortertext. Einen zeitnahen Rückruf anzubieten, sofern der Anrufer seine Nummer hinterlässt, macht einen guten Eindruck. Das sollten Sie dann allerdings auch wirklich tun.

Vermeiden Sie Floskeln und fassen Sie sich kurz

Floskeln wie “Sie haben den Anrufbeantworter von … erreicht”, sollten Sie in Ihrer Ansage vermeiden – denn das ist Ihrem Anrufer längst bewusst. Fassen Sie sich lieber kurz und beschränken Sie sich auf die wichtigsten Informationen. Länger als 20 Sekunden sollte eine Ansage auf dem Anrufbeantworter nicht dauern.

Sprechen Sie deutlich und achten Sie auf Ihre Artikulation

Sprechen Sie ruhig und langsam, damit Ihre Ansage gut verständlich bleibt. Achten Sie dabei auch auf Ihre Artikulation und Atmung. Und lesen Sie den Text nicht einfach vom Blatt herunter, sondern sprechen Sie möglichst frei. Das wirkt auf Anrufer gleich viel natürlicher. Am besten suchen Sie sich zusätzlich einen stillen Raum, um Ihre Ansage aufsprechen.

Achten Sie auf Mimik und Körperhaltung

Auch, wenn es bei einer Ansage für den Anrufbeantworter überflüssig erscheinen mag: Lächeln Sie beim Sprechen und halten Sie sich gerade. Das Lächeln überträgt sich erwiesenermaßen auf Ihre Stimme und lässt sie sympathisch klingen. Eine aufrechte Körperhaltung – idealerweise im Stehen – verleiht Ihrer Stimme mehr Volumen. Sie klingen sofort professioneller.

Urheber des Titelbildes: laymul/ 123RF Standard-Bild


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