Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er seine Erfahrungen und wichtiges Know-how mit sich. Hier kommt das sogenannte Debriefing ins Spiel: Es hilft dem Nachfolger, den Aufgabenbereich des ausscheidenden Mitarbeiters möglichst reibungslos zu übernehmen. Dabei gilt es, einige Punkte zu beachten.
Was ist ein Debriefing?
Der Begriff “Debriefing” stammt ursprünglich aus dem militärischen Bereich. Dort bezeichnet er die Schlussbesprechung, in der Soldaten ihren Einsatzleitern vom Ablauf einer Operation berichten.
Im normalen Berufsalltag gehört das Debriefing zu den besonders zentralen Werkzeugen des Wissensmanagements: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder wechselt in ein anderes Team, gibt er sein Wissen im Rahmen des Debriefings an seinen Nachfolger weiter. Diesem wird der Einstieg auf diese Weise möglichst leicht gemacht. Außerdem stellen Vorgesetzte damit sicher, dass die Qualität der angebotenen Leistungen während der Übergangszeit nicht leidet. Nicht zuletzt präsentiert sich der scheidende Mitarbeiter durch ein gutes Debriefing selbst im besten Licht, denn er vermittelt, dass er bis zuletzt engagiert bei der Sache ist.
Wie umfangreich das Debriefing ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Wie lange war der ausscheidende Mitarbeiter im Unternehmen/Team tätig? Je länger, desto mehr Erfahrung gilt es potenziell an den Nachfolger weiterzugeben.
- Wie umfangreich oder komplex waren die verschiedenen Aufgaben?
- Hatte der Mitarbeiter mit vielen Kunden zu tun und waren diese eher anspruchsvoll?
Je nach Voraussetzungen kann das Debriefing in wenigen Stunden erledigt sein – es kann aber auch mehrere Tage oder gar Wochen in Anspruch nehmen.
Tipps für ein gutes Debriefing
Damit die Einarbeitung des Nachfolgers möglichst reibungslos verläuft, gilt es, beim Debriefing einige Punkte zu beachten:
Frühzeitig beginnen:
Sobald die Kündigung oder der Teamwechsel offiziell und der Rest der Belegschaft informiert ist, sollten ausscheidende Mitarbeiter mit den Vorbereitungen für das Debriefing beginnen. So bleibt ausreichend Zeit für den Schulterblick mit den Kollegen und mögliche Rückfragen aus dem Team oder vom gegebenenfalls bereits vorhandenen Nachfolger.
Bestandsaufnahme des Ist-Zustands machen:
Vor dem letzten Tag im alten Job sollten ausscheidende Mitarbeiter den aktuellen Zustand der eigenen Projekte und Aufgaben genau protokollieren. Was wurde bereits erledigt? Was ist als Nächstes zu tun? Welche Ziele müssen noch erreicht werden? Dieses Wissen ist nicht nur für den Nachfolger, sondern auch für den Vorgesetzten wichtig.
Was ist wo und wann zu tun?
Jedes Projekt hat seine eigenen Anforderungen und Arbeitsabläufe. Damit der Nachfolger seine neuen Aufgaben nahtlos übernehmen kann, müssen alle Abläufe im Detail festgehalten werden. Was ist wann zu tun? Welche Absprachen gibt es mit dem Kunden? Wer sind die Ansprechpartner? Welche Unterlagen sollten in jedem Fall zur Hand sein? Gibt es besondere Herausforderungen, deren Kenntnis für den Nachfolger von Nutzen ist?
Theorie vs. Praxis:
Alle relevanten Informationen schriftlich festzuhalten, ist für die Wissensweitergabe wichtig. Fast noch wichtiger ist es allerdings, dem Nachfolger – so weit möglich – seine neuen Aufgaben in der Praxis zu erklären. Aus dem Unternehmen ausscheidende Mitarbeiter lassen ihren Nachfolger während der Einarbeitungsphase idealerweise aktiv ihre Aufgaben übernehmen und leiten ihn dabei an. Denn: Oft fördert erst die Praxis weitere Fragen und Unklarheiten zutage.
Kollegen mit einbeziehen:
Wenn der Nachfolger noch nicht feststeht, holen ausscheidende Mitarbeiter ihre Noch-Kollegen für das Debriefing mit ins Boot. Mit ihnen sprechen sie wichtige Unterlagen durch, erläutern anstehende Aufgaben zu laufenden Projekten und klären mögliche Fragen. Das erspart den zurückbleibenden Kollegen unnötigen Stress bei der Einarbeitung des neuen Teammitglieds.
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