Ein Richter in schwarzer Robe mit weißem Kragen sitzt an einem Holztisch und hebt eine hölzerne Richterglocke. Im Vordergrund liegen Dokumente und ein Tablet, während im Hintergrund eine Justitia-Statue zu sehen ist. Die Szene wirkt förmlich und konzentriert.

Schöffen: Wenn die Kollegen über Recht und Ordnung entscheiden

Schöffen treffen gemeinsam mit dem Richter eine rechtsgültige Entscheidung über Schuld und Unschuld. Jahrelang studiert haben sie für diese verantwortungsvolle Aufgabe am Gericht dabei nicht, noch nicht einmal ein Praktikum ist nötig. Ihr Amt als Schöffe ist vielmehr ein Ehrenamt – und eines, das sie neben ihrem eigentlichen Job ausüben. Für berufstätige Schöffen gelten dabei besondere Regeln.

Was ist ein Schöffe und was genau macht er?

Vor Gericht kann kein Richter allein ein Urteil fällen. Er ist vielmehr immer auf die Meinung und das Urteil seiner zwei Schöffen in Funktion von ehrenamtlichen Richtern angewiesen. Gleichberechtigt fällen sie ein Urteil und entscheiden, ob Angeklagte schuldig oder nicht schuldig sind. Auch die Höhe des Strafmaßes wird immer zu dritt festgelegt.

Schöffen übernehmen die Aufgabe freiwillig. Ihre Amtszeit wird dabei auf fünf Jahre festgelegt. Natürlich handelt es sich dabei nicht um einen Fulltimejob. In der Regel haben Schöffen maximal drei bis vier Einsätze und zehn bis zwölf Sitzungstage pro Jahr. Bedeutet: Neben dem Ehrenamt gehen Schöffen häufig einem ganz regulären Job nach, der in keinem Zusammenhang mit der Schöffentätigkeit steht. Aber natürlich können auch Rentner, Studierende und arbeitslose Menschen sich für das Schöffenamt bewerben.

Wie werde ich Schöffe?

Wer sich für das Ehrenamt mit Einfluss und Verantwortung interessiert, sollte folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • ein Mindestalter von 25 Jahren haben
  • nicht älter als 70 Jahre zu Beginn der Amtszeit sein
  • sich für fünf Jahre für das Amt verpflichten
  • die deutsche Staatsbürgerschaft besitzen
  • keiner politischen Partei angehören
  • den eigenen Wohnsitz in der Stadt oder Gemeinde des Gerichts haben
  • nicht vorbestraft sein

Juristische Vorkenntnisse müssen die Laienrichter nicht mitbringen. Von großem Vorteil sind jedoch Fähigkeiten wie soziale Kompetenz, Einfühlungsvermögen, gute Menschenkenntnis, Intuition und Urteilsvermögen.

Schöffen bewerben sich proaktiv und werden nicht etwa ausgewählt. Nach einer öffentlichen Auslegung wählt der Schöffenwahlausschuss dann die Schöffen für die Dauer einer Amtsperiode von fünf Jahren.

Während der Arbeitszeit am Richtertisch sitzen: Diese Regelungen gelten

Mit dem Schöffenamt übernehmen die Ehrenamtlichen auch eine Verpflichtung. So haben sie an den vorgesehenen Sitzungstagen auch zu erscheinen, sofern keine triftigen Gründe wie beispielsweise eine Erkrankung dagegensprechen. Die Ausübung des eigentlichen Jobs ist dabei definitiv kein Hinderungsgrund. Der Arbeitgeber ist sogar verpflichtet, den jeweiligen Mitarbeiter während der Sitzungstermine im Gericht freizustellen – Urlaubstage gehen dafür nicht drauf. Lediglich besondere Situationen, in denen der Angestellte am Arbeitsplatz unabdingbar wäre, würden ein Veto rechtfertigen.

Auch wenn Schöffen einige Tage bei der Arbeit fehlen, müssen sie um ihren Job keine Angst haben. So darf der Arbeitgeber ihnen aufgrund der Ausübung des Ehrenamts weder eine Kündigung aussprechen noch sie nachteilig entlohnen und natürlich auch nicht dazu verpflichten, die versäumte Zeit nachzuarbeiten.

Ehrenamt für lau? Wie sieht es mit der Entlohnung aus?

Wer sich für ein Amt als Schöffe entscheidet, erhält zunächst einmal keine Entlohnung – es handelt sich schließlich um eine ehrenamtliche Tätigkeit. Mit finanziellen Einbußen müssen Schöffen dennoch nicht rechnen. Während der Sitzungszeit erhalten Sie daher

  • den möglichen Verdienstausfall (falls es keine Lohnfortzahlung vom Arbeitgeber gibt) in Höhe von höchstens 29 Euro pro Stunde für maximal zehn Stunden pro Sitzungstag
  • einen Zuschlag für die Zeitversäumnis in Höhe 7 Euro pro Stunde
  • eine Erstattung der Reisekosten (entweder nach tatsächlichem Aufwand oder pauschal 0,42 € pro Kilometer)

Bei der Leistung des Gerichts für den Verdienstausfall handelt es sich um ein steuerpflichtiges Einkommen. Dagegen ist der Zeitversäumnis-Zuschlag steuerfrei.

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Silver Worker

Silver Worker – wenn die Rente kein Grund zum Ausruhen ist

Was mit 30 Jahren noch so verlockend klingt, ist es mit Mitte 60 dann plötzlich gar nicht mehr: Wenn die Arbeit von jetzt auf gleich komplett wegfällt und mit ihr eine wichtige Beschäftigung, kann das ziemlich unbefriedigend sein. Um weiterhin eine sinnvolle Aufgabe zu haben und zusätzlich Geld zu verdienen, entscheiden sich immer mehr Menschen, im Rentenalter noch weiterzuarbeiten: Das müssen die sogenannten Silver Worker jetzt beachten.

Silver Worker: Was bedeutet das eigentlich?

Das Silber im Namen bezieht sich nicht etwa auf Schmuck und Reichtum und auch keineswegs auf das „alte Eisen“. Es ist vielmehr eine Anspielung auf die Haarfarbe, die mit zunehmenden Alter immer grauer wird. Und genauso wenig, wie es eine Altersgrenze für das Ergrauen der Haare gibt, bezieht sich der Begriff „Silver Worker“ (silberner Arbeiter) auf ein konkretes Alter. Fakt ist aber, dass mit der Bezeichnung die älteren Arbeitnehmer gemeint sind – und das sind häufig die Personen 60plus, die kurz vor der Rente stehen oder das Rentenalter sogar bereits erreicht haben.

Welche Regelungen gelten für die Arbeit im Ruhestand?

Für wen der Ruhestand trotz Erreichen des Rentenalters keine Option ist und wer lieber noch etwas weiterarbeiten möchte, kann dies natürlich tun. Wer sich körperlich fit fühlt und einen Arbeitgeber findet, der hat dazu alle Möglichkeiten. Der große Vorteil: Finanzielle Grenzen zur Höhe des Verdienstes gibt es nicht.

Im Hinblick auf die Auszahlung der Altersrente können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:

  • weiterarbeiten ohne Rente

Bei dieser Variante verzichten Sie zunächst auf die Auszahlung einer Rente. Wer diese erst später in Anspruch nimmt, erhält für jeden Monat, der über das 67. Lebensjahr hinaus freiwillig gearbeitet wird, einen Zuschlag auf die Rente in Höhe von 0,5 Prozent. Aufs Jahr gerechnet sind dies 6 Prozent. Die Rente erhöht sich natürlich zusätzlich, wenn man weiterhin in die Rentenkasse einzahlt. Die Beiträge für die Arbeitslosenversicherung entfallen jetzt.

  • weiterarbeiten mit Rente

Alternativ besteht die Möglichkeit, die Rentenzahlung ganz regulär in Anspruch zu nehmen. Ein großer Pluspunkt ist, dass jetzt keine Beiträge für die Rentenversicherung mehr gezahlt werden müssen und unter dem Strich mehr vom Lohn übrig bleibt. Der Arbeitgeber führt jedoch weiterhin Beiträge an die Rentenversicherung ab.

Gute Gründe, um im Rentenalter weiterzuarbeiten

Für Silver Worker ergeben sich gleich mehrere Vorteile, wenn sie sich dafür entscheiden, es im Ruhestand (noch) nicht ruhig angehen zu lassen:

  • Ihnen steht mehr Geld zur Verfügung.
  • Im Hinblick auf die Arbeitszeit sind Silver Worker deutlich flexibler als jüngere Personen, die mitten im Arbeitsleben stehen. Für die Freizeit bleibt dementsprechend noch viel Zeit übrig.
  • Man bleibt geistig und körperlich fit, wenn man durch den Job beansprucht wird.
  • Die Arbeit im Ruhestand wirkt sinnstiftend und vermittelt das gute Gefühl, auch im Alter noch gebraucht zu werden. Sie können die eigene Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen.
  • Silver Worker geben ihr wichtiges Fachwissen weiter.

Andersherum profitieren auch die Arbeitgeber von den Menschen, die bereit sind, ihre Arbeitskraft trotz ihres höheren Alters zur Verfügung zu stellen: Vor allem in Branchen mit einem Fachkräftemangel freut sich garantiert jedes Unternehmen, wenn der langjährig gediente Mitarbeitende noch ein paar Jahre drauflegt. Natürlich lässt sich auch neues Personal akquirieren – denn vielleicht hat man im Alter Lust, nochmal etwas komplett Anderes zu machen?

Aber auch in Bereichen, in denen nicht „Not am Mann“ ist, können die Silver Worker eine Bereicherung sein. Sie punkten mit ihrem Fachwissen und ihrer Erfahrung und stehen zum Beispiel gerne in beratender Funktion zur Verfügung.

Darüber hinaus kann sich jeder Arbeitgeber sicher sein, dass es den Silver Workern definitiv nicht an Motivation fehlt. Denn wer freiwillig weiterarbeitet, der hat in der Regel auch Lust dazu und zeigt sich dementsprechend engagiert. Wichtig ist es jetzt, den Einsatz der älteren Angestellten entsprechend anzuerkennen – und nicht zuletzt mögliche Vorurteile abzubauen. Denn Silver Worker gehören mit Sicherheit nicht zum alten Eisen.

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Canabislegalisierung

Cannabislegalisierung unter arbeitsrechtlichen Gesichtspunkten

Zum 1. April 2024 ist in Deutschland das neue Cannabisgesetz in Kraft getreten. Besitz und Anbau von Cannabis sind für Erwachsene seitdem unter gewissen Umständen legal. Mit der Teillegalisierung möchte die Ampelkoalition dem unkontrollierten Handel entgegentreten und den Jugendschutz stärken.

Doch was bedeutet die Gesetzesänderung unter arbeitsrechtlichen Gesichtspunkten? Hier erfahren Sie, was Arbeitnehmer und Arbeitgeber zum Cannabiskonsum am Arbeitsplatz wissen sollten.

Cannabislegalisierung: Die wichtigsten Gesetzesänderungen im Überblick

Nach langen Diskussionen hat die Bundesregierung Cannabis von der Liste der verbotenen Substanzen im Betäubungsmittelgesetz gestrichen. Erwachsene dürfen nun bis zu 25 Gramm Cannabis in der Öffentlichkeit bei sich haben. Zu Hause dürfen sie bis zu 50 Gramm sowie bis zu drei weibliche blühende Pflanzen pro Person besitzen.

Wer die erlaubte Menge unterwegs um bis zu fünf Gramm, zu Hause um bis zu zehn Gramm überschreitet, macht sich einer Ordnungswidrigkeit schuldig. Der Besitz größerer Mengen wird mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren geahndet.

Abgabe nur über Anbauvereinigungen oder Cannabis-Clubs

Cannabissamen für den privaten Anbau dürfen Erwachsene aus EU-Staaten einführen oder online bestellen. Die Abgabe von konsumierbarem Cannabis soll vorerst über nicht gewinnorientierte Anbauvereinigungen oder Cannabis-Clubs erfolgen.

Die Abgabemenge ist auf 50 Gramm pro Mitglied und Monat beschränkt. Mitglieder unter 21 Jahren sollen höchstens 30 Gramm erhalten. Das Cannabis darf dabei einen THC-Gehalt von zehn Prozent nicht überschreiten. Später sollen auch Apotheken oder staatlich lizenzierte Geschäfte Cannabis verkaufen dürfen.

Für Minderjährige bleiben Besitz, Erwerb und Anbau von Cannabis weiterhin verboten. Jugendliche unter 18 Jahren werden aber nicht strafrechtlich verfolgt. Anders dagegen Erwachsene, die Cannabis an Jugendliche weitergeben. Der Cannabiskonsum in Sichtweite von Schulen und Jugendeinrichtungen ist aus Jugendschutzgründen ebenfalls untersagt.

Info: Cannabis im Straßenverkehr

Im Straßenverkehr gilt bislang ein striktes Verbot für das Fahren unter Cannabis-Einfluss. Wer erwischt wird, muss mit mindestens 500 Euro Bußgeld, einem mehrere Monate dauerndem Fahrverbot und zwei Punkten in Flensburg rechnen. Gegebenenfalls kann auch der Führerschein entzogen werden. Geplant ist, dass die Bundesregierung zeitnah einen Grenzwert für THC im Straßenverkehr vorschlägt, ähnlich der 0,5-Promille-Grenze für Alkohol.

Cannabis am Arbeitsplatz – was ist nun erlaubt?

Was bedeutet die Gesetzesänderung aus arbeitsrechtlicher Sicht? Ist der Cannabiskonsum in der Mittagspause nun legal?

Kurz gesagt: nein.

Die Teillegalisierung wirkt sich kaum auf das Arbeitsrecht aus und bedeutet keineswegs einen Freibrief für den Konsum am Arbeitsplatz. Das Arbeitsrecht sieht vor, dass Arbeitgeber das Weisungsrecht am Arbeitsplatz sowie eine Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter innehaben.

Das Weisungsrecht erlaubt es, Arbeitsbedingungen festzulegen, die den Genuss von Rauschmitteln am Arbeitsplatz untersagen. Die Fürsorgepflicht verlangt von ihnen, sich um die Gesundheit und das Wohlergehen der Belegschaft zu kümmern. Auch daraus kann sich ein Verbot von Rauschmitteln wie Cannabis ableiten.

Missachten Arbeitnehmer bestehende Vorschriften zum Cannabiskonsum am Arbeitsplatz, kann das Abmahnungen oder sogar eine Kündigung zur Folge haben.

Cannabiskonsum: Was Arbeitgeber beachten sollten

Arbeitsrechtler empfehlen Arbeitgebern, klare Regeln für den Cannabisgebrauch einzuführen, ähnlich wie sie vielerorts für den Konsum von Alkohol bestehen. In Unternehmen mit Betriebsrat werden solche Regelungen über Betriebsvereinbarungen getroffen.

Regelmäßige Überwachungen helfen, Missbrauch frühzeitig zu erkennen. Gleichzeitig sollten Interventionsprogramme angeboten werden, um Mitarbeiter mit Suchtproblemen diskriminierungsfrei zu unterstützen.

Ausnahmeregelungen können für den medizinischen Gebrauch von Cannabis getroffen werden, der bereits seit 2017 legal ist. Wer Cannabis aus medizinischen Gründen konsumiert, kann dies über ein entsprechendes Rezept, eine ärztliche Bescheinigung, einen Cannabis-Patientenausweis sowie die Genehmigung der Krankenkasse zur Kostenübernahme nachweisen.

Cannabis am Arbeitsplatz: Das sollten Arbeitnehmer wissen

Ist der Cannabiskonsum am Arbeitsplatz nicht ausdrücklich verboten, bedeutet das noch lange nicht, dass Arbeitnehmer in der Mittagspause einen Joint rauchen dürfen. Arbeitnehmer schulden ihrem Arbeitgeber ihre ungetrübte Arbeitsleistung. Sie dürfen weder ihre Arbeit noch ihre Kollegen gefährden. Beeinflusst der Cannabiskonsum ihre Leistung negativ, kann das arbeitsrechtliche Maßnahmen nach sich ziehen.

Auch auf dem Weg zur Arbeit sollten Arbeitnehmer kein Cannabis konsumieren. Anders sieht es dagegen nach Dienstschluss aus. Rauchen Beschäftigte auf dem Weg nach Hause einen Joint, ist das ihre Privatsache, so lange sie am nächsten Tag wieder einsatzbereit zur Arbeit erscheinen.

Allerdings sollten Arbeitnehmer davon absehen, sich einen Joint anzuzünden, wenn sie Arbeitskleidung tragen. Das kann negativ auf die Firma zurückfallen.

Wann kann es zur Kündigung kommen?

Welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen folgen, wenn Mitarbeiter bekifft zur Arbeit erscheinen, hängt davon ab, wie stark der Betrieb und andere Beschäftigte durch ihr Verhalten gefährdet werden. Ob eine Kündigung ausgesprochen wird, richtet sich unter anderem nach der Art der Tätigkeit, der Schwere und Häufigkeit des Verstoßes und der Länge der Betriebszugehörigkeit.

Grundsätzlich lässt sich sagen: Je stärker der Cannabiskonsum die Sicherheit am Arbeitsplatz gefährdet, desto wahrscheinlicher ist eine Kündigung.

Insbesondere in Betriebsfeldern, in denen Beschäftigte schwere Maschinen bedienen, kann der Einfluss von Rauschmitteln ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Für Personen, die einen Bus, einen LKW oder ein Flugzeug steuern, gilt generell eine Null-Toleranz-Grenze für Rauschmittel.

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Geheimnisse

Geheimnisse am Arbeitsplatz: Was Mitarbeiter verschweigen dürfen und was nicht

Für den Erfolg spielt eine offene Kommunikation eine zunehmend wichtige Rolle in Unternehmen. Eine gute Gesprächskultur hat aber auch ihre Grenzen. Vor allem wenn es in den privaten Bereich geht, haben Mitarbeitende auch das Recht zu schweigen. Aber welche Geheimnisse sind eigentlich erlaubt und welche nicht?

Eine Erkrankung

Natürlich versteht es sich von selbst, dass der Arbeitgeber von einer Krankheit seines Angestellten erfährt. Den Grund für die Erkrankung geht das Unternehmen jedoch nichts an, sie ist auch nicht auf der ärztlichen digitalen Bescheinigung vermerkt. Selbst bei einer chronischen und schweren Krankheit besteht keine Pflicht, diese mitzuteilen.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Hat die Krankheit eine unmittelbare Auswirkung auf den Arbeitsplatz, unterliegen Angestellte der Meldepflicht beim Arbeitgeber. Der Fall ist das beispielsweise bei einer ansteckenden Infektionskrankheit (zum Beispiel Corona). Gleiches gilt für chronische Krankheiten: Ein Mitarbeiter, der Baufahrzeuge fährt oder Maschinen bedient und regelmäßig unter Schwindel und Migräne leidet, muss diese „Einschränkungen“ unbedingt mitteilen.

Eine Schwangerschaft

Wer ein Baby erwartet, kann dieses „süße Geheimnis“ für sich behalten – zumindest so lange, bis es offensichtlich wird. Grundsätzlich besteht keine Pflicht, eine Schwangerschaft dem Arbeitgeber bekanntzugeben. Schwangere sind jedoch gut beraten, diese Information möglichst schnell zu kommunizieren: Sie genießen nämlich (neben weiteren Vorzügen) einen Kündigungsschutz während der Schwangerschaft. Dieser gilt aber erst ab dem Zeitpunkt, wenn die „anderen Umstände“ offiziell beim Vorgesetzten verkündet wurde.

Ein Nebenjob

Wer sich nebenbei noch etwas Geld verdienen will und beispielsweise kellnert oder Taxi fährt, muss diese zusätzliche Beschäftigung genauso wenig beim Arbeitgeber melden, wie eine selbstständige Arbeit. Aber Achtung: Eine Anzeigepflicht kann vertraglich vereinbart sein. Teilweise bedarf es dann sogar (je nachdem, was im Arbeitsvertrag steht) einer Zustimmung des Arbeitgebers. Wichtig: Unbedingt zu beachten sind die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Dieses gibt vor, dass wöchentlich in der Summe mit allen Jobs nicht mehr als 48 Stunden gearbeitet werden darf.

Eine Affäre oder eine Beziehung

Ob man mit dem Kollegen aus dem Nachbarbüro oder der Sekretärin aus der Chefetage zwischendurch mal flirtet, eine kurze Affäre hat oder sogar eine Beziehung beginnt, ist einzig und allein Privatsache und geht einen Vorgesetzten nichts an. Wichtige Voraussetzung ist jedoch, dass die Arbeit nicht unter der Liebelei leidet. Ein Veto könnten Chefs zudem einlegen, wenn die Beziehung offen zur Schau gestellt wird, zum Beispiel mit wilden Knutschereien.

Eine Vorstrafe

Wer vielleicht aufgrund einer Jugendsünde, eines schlechten Einflusses oder sogar aus niederen Beweggründen eine Vorstrafe (zum Beispiel mit Betrug oder Diebstahl) auf dem Kerbholz hat, muss nicht befürchten, dass diese ihn den Job kostet. Der Angestellte hat erst einmal keine Auskunftspflicht. Es gibt jedoch klare Ausnahmen: Diese gelten dann, wenn eine bestimmte Vorstrafe eine Relevanz für den Job hat. Als Beispiele seien Vorstrafen aufgrund von Diebstahl bei Kassierern oder Wachleuten genannt. Bei Berufskraftfahrern besteht dagegen eine Auskunftspflicht, wenn es verkehrsrechtliche Vergehen gab. In sozialen Berufen, zum Beispiel Polizei und Lehrer, darf der Arbeitgeber ein polizeiliches Führungszeugnis verlangen.

Ein Geldproblem

Wer ständig ein dickes Minus auf dem Konto hat, am eigenen finanziellen Limit jongliert, dauerhaft größere Schulden hat und sich vielleicht sogar in einer Privatinsolvenz befindet, kann zumindest im Hinblick auf die Kommunikation am Arbeitsplatz aufatmen. Angestellte müssen über Geldprobleme nicht mit dem Chef sprechen. Bei einer Insolvenz ist jedoch das Risiko zu berücksichtigen, dass sich der Insolvenzverwalter beim Arbeitgeber meldet, um das pfändbare Gehalt einzufordern. Hier mag das offene Gespräch mit dem Vorgesetzten unter Umständen die bessere Option sein.

Eine Kündigung

Grundsätzlich sind sowohl Bewerber als auch neue Mitarbeitende nicht dazu verpflichtet, eine Kündigung des vorherigen Arbeitgebers offen zu kommunizieren. Anders sieht es aus, wenn Personaler oder die Führungskraft direkt nachfragen (diese Frage ist übrigens legitim): Hier empfiehlt es sich, den Personen keine Lüge aufzutischen. Denn sollte irgendwann herauskommen, dass es doch eine Kündigung gab, dann ist das Risiko groß, dass dies das Vertrauensverhältnis nachhaltig schädigt. Unter Umständen fechtet das Unternehmen jetzt sogar einen bereits unterschriebenen Arbeitsantrag an.

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5 einfache Ideen für wirklich erfolgreiches Recruiting

Der Fachkräftemangel stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Wer qualifiziertes Personal finden möchte, kann sich nicht mehr allein auf den althergebrachten Recruiting-Prozess per Stellenanzeigen verlassen. Neue Ideen sind gefragt. Erfolgversprechende Recruiting-Strategien müssen nicht immer kompliziert und teuer sein.

Hier stellen wir Ihnen fünf einfache Lösungen vor, die Sie mit geringem Aufwand umsetzen können.

Der Recruiting-Prozess

Recruiting bedeutet nichts anderes als Personalbeschaffung. Das Ziel ist es, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter für das Unternehmen zu finden. Der übliche Recruiting-Prozess besteht aus den folgenden Schritten:

  • Analyse des Anforderungsprofils
  • Stellenausschreibungen veröffentlichen
  • Vorauswahl der Bewerber
  • Bewerbungsgespräch und Tests zur finalen Bewerberauswahl
  • Vertragsunterzeichnung und Onboarding

Aktuelle Herausforderungen in der Personalbeschaffung

Klassische Stellenausschreibungen allein reichen nicht mehr aus, um geeignete Bewerber zu finden. Der Fachkräftemangel ist in zahlreichen Branchen spürbar. Insbesondere hoch qualifizierte Talente sind hart umkämpft. Junge Fachkräfte erwarten heute viel: nicht nur ein angemessenes Gehalt, sondern auch eine gute Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeitmodelle, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Aufstiegschancen.

Hinzu kommt, dass durch die digitale Transformation der Arbeitswelt neuartige Jobprofile und Rollen entstehen, für die vollkommen neue Qualifikationen gefragt sind. Entsprechend müssen Unternehmen ihre Anforderungsprofile anpassen.

Auch etablierte Rollen verändern sich. Starre Hierarchien brechen auf, althergebrachte Aufgaben fallen weg, neue kommen hinzu. Das erfordert hohe Flexibilität, sowohl von den Bewerbern als auch von den Unternehmen.

Mit einfachen Lösungen die idealen Kandidaten für offene Stellen finden

Wollen Unternehmen geeignete Kandidaten auf sich aufmerksam machen, müssen sie kreativ werden. Dabei führen aber nicht nur aufwendige und teure Strategien zum Erfolg. Oft reicht es schon, den Recruiting-Prozess durch kleine Veränderungen zu optimieren. Fünf solcher Möglichkeiten stellen wir Ihnen hier vor.

  1. Auf internes Recruiting setzen
    Das Gute liegt oft ganz nah – und die besten Bewerber für eine offene Stelle finden sich im eigenen Unternehmen. Das interne Recruiting wird in vielen Betrieben eher stiefmütterlich behandelt. Viele Arbeitgeber kennen ihre Beschäftigten einfach nicht gut genug, um ihr Talent richtig einschätzen zu können.
    Das sollte sich ändern, denn internes Recruiting bietet viele Vorteile. Die Mitarbeiter sind bereits mit den Strukturen und Arbeitsabläufen im Unternehmen vertraut, das Onboarding nimmt weniger Zeit in Anspruch, der Bewerbungsprozess verkürzt sich und ist dadurch weniger kostenintensiv. Zugleich stärkt das interne Recruiting die Mitarbeiterbindung.
  2. Stellenanzeigen überarbeiten
    Die große Konkurrenz im Kampf um die besten Mitarbeiter erfordert, dass auch Unternehmen sich bei ihren potenziellen neuen Beschäftigten bewerben. Von den typischen Stellenanzeigen fühlen sich junge Talente heute kaum noch angesprochen. Unternehmen sollten daher überlegen, wie sie ihre Stelleninserate modern aufbereiten können. Das gelingt zum Beispiel durch eine lockere Ansprache, die aber nicht zu anbiedernd wirken sollte, durch attraktive und auffällige Designs, Fotos und Videos.
    Die Inserate sollten auch klar herausstellen, welche Benefits die Stelle in Ihrem Unternehmen von der Konkurrenz abheben. Dabei kann es sich zum Beispiel um interne Fortbildungen handeln, spezielle Arbeitszeitmodelle, die unternehmenseigene Kinderbetreuung oder andere nicht monetäre Vorzüge.
  3. Mobile Recruiting
    Eine Karriere-Website gehört heute für die meisten Unternehmen zum Standard. Das Angebot ermöglicht es Bewerbern nicht nur, sich direkt online zu bewerben, sie können sich auch über den Arbeitgeber informieren. Im besten Fall stellen sich Führungskräfte und Mitarbeiter durch kurze Texte oder Videos vor. Das wirkt nahbar und erlaubt einen persönlicheren Einblick ins Unternehmen.
    Neben einer Karriere-Website lohnt sich auch der Einsatz mobiler Recruiting-Tools. Laut einer Studie der Online-Jobbörse Monster aus dem Jahr 2022 möchte sich gerne jeder Dritte Jobsuchende per Smartphone über Stellenausschreibungen informieren und bewerben. Betriebe sind daher gut beraten, ihre Karriere-Websites für mobile Geräte zu optimieren.
    Von Vorteil ist es, wenn Bewerber ihre Kontakt- und Lebenslaufdaten direkt aus sozialen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn auf die Karriere-Website überspielen können. Weiterhin können Unternehmen Bewerbern einen QR-Code anbieten, der sie zu einem automatisierten Interview über WhatsApp führt.
    Derartige standardisierte Interviews lassen sich mit Chat-Bots einfach umsetzen. Die Antworten der Bewerber können anschließend automatisch gerankt werden. Das erleichtert die Vorauswahl.
  4. Bewerbungsprozess vereinfachen
    Mobile Recruiting vereinfacht bereits den Bewerbungsprozess und baut Einstiegshürden ab. Auch der klassische Weg der Bewerbung per Post oder E-Mail sollte so einfach wie möglich gehalten werden. Überlegen Sie zum Beispiel, ob Sie wirklich noch ein Anschreiben von den Kandidaten benötigen. Die wichtigsten Informationen zu Qualifikationen und Ausbildung stehen im Lebenslauf.
    Ob die Chemie stimmt, findet man im Bewerbungsgespräch heraus. Genauso, ob die Bewerber die passenden sozialen Kompetenzen für die Stelle mitbringen. Warum also nicht auf das Anschreiben verzichten? Durch ein vereinfachtes Bewerbungsverfahren lassen sich meist mehr Kandidaten erreichen.
  5. Talentpool anlegen
    Ein Bewerber bringt hervorragende Qualifikationen mit, passt aber nicht genau zur aktuell ausgeschriebenen Position? Oder haben Sie interessierte Initiativbewerbungen erhalten, aber gerade keine Stelle frei?
    Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um einen Talentpool anzulegen. Große Unternehmen setzen schon lange auf diese Strategie. Müssen schnell neue Positionen besetzt werden, findet sich im Talent Pool vielleicht der geeignete Kandidat – und Sie können den Bewerbungsprozess enorm abkürzen.

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Handy am Arbeitsplatz

Handy aus der Hand – kleiner Smartphone-Knigge am Arbeitsplatz

Unser Smartphone gehört heute zu einem selbstverständlichen und fast schon ständigen Begleiter, von dem wir uns nur ungern trennen. Für viele ist es daher selbstverständlich, das mobile Gerät auch mit zur Arbeit zu nehmen, sofern der Arbeitgeber kein explizites Verbot ausgesprochen hat. Für die Handynutzung am Arbeitsplatz gibt es jedoch klare Regeln. Hier ein kleiner Smartphone-Knigge:

Handy ist Nebensache

Wer das Smartphone auf dem Schreibtisch ständig im Blickfeld hat, gerät schnell in Versuchung, nachzuschauen, ob es Nachrichten und Neuigkeiten gibt. Das lenkt nicht nur von der eigentlichen Arbeit ab und beeinträchtigt die Produktivität, sondern kann auch sehr unhöflich sein. Vor allem im persönlichen Gespräch mit Kollegen, Mitarbeitenden und Kunden sollte das Handy daher niemals Priorität haben – das gilt übrigens auch für das Privatleben.

Klingelton auf lautlos stellen

Am Arbeitsplatz ist der Klingelton unbedingt auf lautlos zu stellen. Auch Benachrichtigungen über eingehende Nachrichten sollten jetzt keine Geräusche machen. So vermeiden Sie nicht nur, dass sich die Kollegen gestört führen, sondern Sie werden durch mögliche eingehende Anrufe und Nachrichten auch nicht jedes Mal aus dem Arbeitsflow gebracht.

Nur absolut notwendige Gespräche annehmen

Privatgespräche sind bei der Arbeit natürlich nicht gern gesehen. Dementsprechend ist ein Anruf auch nur dann anzunehmen, wenn er wirklich wichtig ist (zum Beispiel, wenn die Schule anruft, da das eigene Kind krank ist). Duldet das Gespräch keinen Aufschub, dann entschuldigen Sie sich kurz aus Respekt und Höflichkeit bei den Anwesenden im Raum und liefern unter Umständen eine Erklärung, warum Sie kurz telefonieren müssen.

Bitte nicht zu auffällig – richtig telefonieren

Wer im Büro telefoniert, der dämpft seine Stimme oder verlässt bestenfalls sogar das Büro. Es sollte zudem selbstverständlich sein, nicht über die Lautsprecher zu telefonieren. Nicht jeder möchte schließlich das Telefonat mitanhören müssen. Da es sich um die Arbeitszeit handelt, ist das Gespräch zudem möglichst kurzzufassen. Und: Es ist absolut unangebracht, das Smartphone während eines Gesprächs mit auf die Toilette zu nehmen. Das ist nicht nur dem Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung gegenüber unhöflich, sondern auch den Personen, die die Sanitärräume zur gleichen Zeit nutzen.

Auch Tippen ist tabu

Die Annahme, dass Textnachrichten eine gute Alternative zu Telefongesprächen im Büro sind, ist natürlich falsch. Am Arbeitsplatz haben WhatsApp, SMS sowie Posts und Kommentare auf Twitter und Co. nichts verloren. Denn auch dabei liegt die Aufmerksamkeit definitiv nicht auf der eigentlichen Arbeit. Und selbst wenn das Meeting noch so langweilig sein mag, ist auch hier tippen tabu. Ausnahme: Das Handy wird für berufliche Zwecke genutzt, um sich beispielsweise Termine einzutragen und um sich Notizen zu machen.

Keine Fotos oder Videos im Büro

Die praktischen Foto- und Videofunktionen des Handys sollten im Büro auf keinen Fall ausprobiert und genutzt werden. Denn wer ohne vorherige Einverständnis des Unternehmens oder der Mitarbeiter einfach Fotos aufnimmt, der kann in Teufels Küche kommen und sich großen Ärger einhandeln, im schlimmsten Fall sogar den Job verlieren.

Auch das Diensthandy ist im Büro nicht privat

Wer ein Diensthandy hat, der nutzt es natürlich während der Arbeitszeit. Und auch wenn es etwas weniger auffällig sein mag, darf es jetzt nicht für Privatangelegenheiten verwendet werden. Sofern eine private Nutzung vertraglich mit dem Arbeitgeber geregelt ist, gilt diese dann nur für die Zeit nach Feierabend.

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Home Office Argumente

Auch nach Corona im Homeoffice – so kann es klappen

Nach ihren Erfahrungen während der Corona-Pandemie möchten viele Angestellte nur noch ungern auf die Homeoffice-Vorzüge verzichten, Chefs stehen diesem Arbeitsmodell jedoch häufig kritischer gegenüber. Mit guten Argumenten kann es dennoch gelingen, den Vorgesetzten davon zu überzeugen, künftig regelmäßig die Arbeit von zu Hause zu erledigen.

Homeoffice – diese Argumente überzeugen den Chef

Corona hat vielen Menschen das Homeoffice schmackhaft gemacht. Eine bessere Zeiteinteilung, die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie ein entspannteres Arbeiten sind dabei die wesentlichen Aspekte, von denen Arbeitnehmer profitieren. Einen gesetzlichen Anspruch, das heimische Esszimmer gegen das Büro im Betrieb einzutauschen, gibt es jedoch nicht mehr. Wer dennoch weiterhin im Homeoffice arbeiten möchte, der begegnet seinem Chef am besten mit guten Argumenten und widerlegt seine Bedenken. Diese beziehen sich meist auf fehlende Strukturen, eine geringere Effektivität und den eigenen Kontrollverlust über die Mitarbeiter.

Um eine Homeoffice-Regelung auszuhandeln, können Sie wie folgt argumentieren:

  • großes Sparpotential: Dieses Argument ist besonders schlagkräftig, wenn Sie dem Chef vor Augen führen, dass ihm jetzt weniger Kosten entstehen. Ein Vorschlag wäre beispielsweise, sich mit einem Kollegen einen Arbeitsplatz im Büro zu teilen.
  • höhere Produktivität: Wer seinen Chef davon überzeugen will, dass er zu Hause mehr schafft als im Büro, der führt am besten konkrete Beispiele an. Sie können zum Beispiel aufzeigen, wie viel besser und schneller Sie daheim ein bestimmtes Projekt ohne den lauten Geräuschpegel im Büro abschließen können.
  • positive Stimmung: Auch Vorgesetzte profitieren, wenn für die Angestellten lange Arbeitswege wegfallen und Familie und Beruf besser vereinbar sind. Denn wer gut gelaunt, motiviert und entspannt arbeitet, der erbringt meist auch eine deutlich bessere Leistung.
  • Mitarbeiterbindung: Es lohnt sich zudem, dem Chef vor Augen zu führen, dass Homeoffice ein gutes Instrument der Mitarbeiterbindung sein kann. Denn Menschen, die zufrieden in ihrem Job sind, halten dem Betrieb garantiert auch die Treue. Durch dieses flexible Arbeitszeitmodell kann sich das Unternehmen zudem als attraktiver und flexibler Arbeitgeber am Markt positionieren.

Weitere Tipps, um künftig im Homeoffice arbeiten zu können

Mit den richtigen Argumenten im Gepäck ist die Basis für die künftige Arbeit im Homeoffice geschaffen. Um zweifelnde und kritische Vorgesetzte komplett zu überzeugen, lohnt es sich, weitere Tipps zu beachten:

  • den passenden Zeitpunkt finden: Hat man im Homeoffice erst kürzlich eine Aufgabe zur vollsten Zufriedenheit des Chefs erledigt oder gibt es ein anderes Erfolgserlebnis, das noch nicht lange zurückliegt? Perfekt: Nutzen Sie diesen Anlass, um mit der Führungskraft ein persönliches Gespräch zu führen.
  • Kompromisse vorschlagen: Wer seine komplette Arbeitszeit im Homeoffice verbringen will, steht schnell vor verschlossene Türen. Vorgesetzte zeigen sich dagegen bestimmt viel aufgeschlossener für Kompromisse. Wie wäre es beispielsweise mit nur zwei Homeofficetagen? Ein Entgegenkommen könnte auch der Verzicht auf eine Gehaltserhöhung sein.
  • Konkrete Vorschläge machen: Um dem Arbeitgeber das Homeoffice schmackhaft zu machen, bringen Sie bestenfalls direkt ganz konkrete Vorschläge ein. So haben Sie bereits Antworten darauf, wie die Arbeit im Homeoffice aussehen soll, an welchen Tagen man abwesend ist und wie der Chef kontrollieren kann, dass man seine Arbeit auch daheim gewissenhaft erledigt.
  • Testphase anbieten: Wenn der Vorgesetzte merkt, dass das Homeoffice gut funktioniert und auch er davon einen Nutzen hat, ist er mit Sicherheit eher von einer dauerhaften Lösung zu überzeugen. Schlagen Sie ihm daher doch einfach eine Probephase vor. Während dieser Zeit gilt es dann natürlich alles zu geben, um den Chef endgültig auf seine Seite zu holen.

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Schwanger: Wie sage ich es dem Chef?

Schwanger: Wie sage ich es dem Chef?

Die zwei Striche auf dem Teststreifen sind für Frauen mit Kinderwunsch im wahrsten Wortsinn eine positive Nachricht. Während das freudige Ereignis im Freundes- und Bekanntenkreis meist mit großer Euphorie verkündet wird, fällt es ihnen nicht selten deutlich schwerer, den Arbeitgeber zu informieren. Die Angst vor einer wenig begeisterten Reaktion und womöglich einem Karriereknick ist groß, schließlich fällt die eigene Arbeitskraft erstmal für eine längere Zeit aus. Wie und wann man es dem Chef sagt, ist eine wichtige Frage, die sich viele schwangere Arbeitnehmerinnen jetzt stellen.

Den optimalen Zeitpunkt finden

Direkt nach dem Schwangerschaftstest? Oder erst dann, wenn man das Bäuchlein nicht mehr verstecken kann? Eine gesetzliche Vorschrift, wann werdende Mütter am Arbeitsplatz mitteilen müssen, dass sie ein Kind erwarten, gibt es nicht. Das Mutterschutzgesetz gibt lediglich vor, dass die Frau es dem Arbeitgeber mitteilen „soll“, sobald sie davon weiß. Die meisten Frauen warten jedoch zunächst die kritische Phase ab, in der das Risiko für einen Abbruch noch relativ hoch ist. Ab der zwölften Schwangerschaftswoche ist im Idealfall aber der Zeitpunkt für ein Gespräch gekommen. Entscheidend ist: Nur wenn der Arbeitgeber von der Schwangerschaft weiß, greifen die gesetzlichen Schutzvorschriften sowie der Kündigungsschutz.

Persönlich oder schriftlich? Die Frage nach dem „Wie“

Ob man dem Chef in die Augen blicken möchte, ihn lieber anrufen oder doch eine schriftliche Information bevorzugt, kann jede Frau selbst entscheiden – das Gesetz gibt hier keine Regelung vor. Auch wenn es vielleicht schwerfällt, kommt es mit großer Wahrscheinlichkeit am besten an, zunächst das persönliche Gespräch zu suchen. Natürlich spielen hier auch das Verhältnis zum Chef und das Klima am Arbeitsplatz eine Rolle.

Eine zusätzliche schriftliche Mitteilung ist vor allem aus Gründen der Nachweisbarkeit empfehlenswert. Der Arbeitgeber hat jetzt zudem das Recht, einen ärztlichen Nachweis über die Schwangerschaft einzufordern. Aber keine Sorge: Im Unternehmen wird Ihr Zustand nur die Runde unter den Kollegen machen, wenn die Sie es selbst erzählen oder der Babybauch sichtbar wird. Der Arbeitgeber muss zwar die zuständige Aufsichtsbehörde informieren, darf die Information jedoch nicht an die Mitarbeitenden weitergeben.

Souverän auftreten im Gespräch

In ein Gespräch über die „anderen Umstände“ geht man wahrscheinlich mit gemischten Gefühlen. Empfehlenswert ist jedoch, den Chef mögliche Unsicherheiten und Ängste nicht spüren zu lassen und sich nicht für die Schwangerschaft zu entschuldigen. Wer sich souverän, positiv und gut vorbereitet zeigt, der signalisiert, dass er alles im Griff hat. Bestenfalls haben Sie alle wichtigen Daten (zum Beispiel den Beginn des Mutterschutzes und möglichen Resturlaub) zur Hand, kennen die rechtlichen Rahmenbedingungen und haben sich bereits Gedanken über die nächste Zeit am Arbeitsplatz gemacht. Auf diese Weise vermittelt die schwangere Angestellte ihrem Gesprächspartner, dass auch der Job einen wichtigen Stellenwert für sie hat. In einem weiteren Gespräch soll es dann um die Übergabe, die Babypause und den Wiedereinstieg ins Berufsleben gehen.

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Welcher Kalender-Typ sind Sie? / auf dem Foto: Monatskalender aus Papier liegt neben Smartphone und Notebook auf dem Schreibtisch. Schreibtisch mit folgenden Utensilien: Laptop, Smartphone, rote Kaffeetasse mit schwarzem Kaffee gefüllt, Terminplaner und Kugelschreiber.

Termine immer im Griff: Welcher Kalender-Typ sind Sie?

Wenn von deutscher Leitkultur die Rede ist, geht die Diskussion oft an der eigentlichen Alltagskultur vorbei. Neben dem oft erwähnten Händeschütteln zählt hierzu sicherlich auch die Vorliebe der Deutschen für Pünktlichkeit.

Um Termine pünktlich wahrnehmen zu können, müssen Sie sie vor allem entweder gut erinnern oder groß und breit in den Kalender eintragen. Doch in welchen? Denn nicht zuletzt durch das Internet hat sich die Zahl der Möglichkeiten deutlich weiter ausgedehnt.

Die Klassiker

Das bedeutet jedoch nicht, dass es nicht immer noch Anhänger von Kalendern in Papierform gibt. Hierfür lassen sich durchaus Gründe anführen. Ein vollständiger Systemabsturz wie beim Smartphone kann beim Terminplaner nicht passieren. Auch die Übersicht über die Woche ist meist einfacher als bei einer digitalen Form des Terminkalenders.

Beim Durchklicken und Scrollen kann es sein, dass der entscheidende Termin am frühen Morgen übersehen wird. Umgekehrt sind bei der Ansicht der kompletten Woche auf einem Bildschirm die einzelnen Termine nicht mehr wirklich lesbar. Das gilt vor allem dann, wenn die Termine über das Smartphone gecheckt werden.

Für gemeinsame Termine oder auch die Urlaubsplanung in einem kleineren Betrieb werden weiterhin oft gerne Wandkalender verwendet. Auf diese Weise bleiben auch Änderungen in der Planung leichter nachvollziehbar, weil ein durchgestrichener Termin mit Verweis auf ein neues Datum im Gegensatz zur Löschung auf digitalem Wege mehr Informationen zurücklässt. in gleicher Weise gilt dies für Tischkalender.

Am Computer

Wenn Sie dagegen Ihre Termine lieber digital verwalten, benutzen Sie als Software vermutlich Outlook oder ein ähnliches Programm. Die Vorteile dieser Methode sind nicht von der Hand zu weisen.

Häufig genug werden Einladungen zu Terminen im beruflichen Rahmen per E-Mail versandt. Die Eintragung des Termins erfolgt dann automatisch ohne weiteres Zutun. Außerdem lassen sich automatische Erinnerungen einstellen, die auch in Form von E-Mails oder SMS versandt werden können. Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Kalender auf den verschiedenen technischen Plattformen miteinander zu synchronisieren. Dies gilt sowohl für das eigene Smartphone mit dem Rechner als auch innerhalb von Teams bei der Arbeit.

Inzwischen gehen aber auch immer mehr Familien dazu über, statt des Wandkalenders in der Küche einen gemeinsam genutzten Kalender im Internet anzulegen. Auf diese Weise ist ohne gegenseitige Rücksprache immer für alle Beteiligten klar, welche Termine bereits von wem blockiert sind. Außerdem hilft die Suchfunktion dabei, wenn Ihnen zwar noch der Titel bzw. der Inhalt des Termins bekannt war, Sie sich aber an das Datum nicht mehr erinnern können.

Eine Frage der eigenen Vorlieben

Wie sich zeigt, haben die verschiedenen Arten von Kalendern alle ihre Berechtigung, da sie jeweils spezifische Vor- wie auch Nachteile haben. Insofern ist es letztlich eine Frage Ihres persönlichen Geschmacks, welche Art von Erinnerung an Termine Sie persönlich bevorzugen. V

Vollkommen auf Nummer sicher gehen Sie nur, wenn Sie sowohl digital als auch analog arbeiten, um wirklich keinen Termin zu versäumen.

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Minimalismus am Arbeitsplatz / auf dem Foto: Ein sehr aufgeräumter Büro-Arbeitsplatz mit Desktop-PC und den wichtigsten Arbeitsutensilien (Tablet, Bildschirm, Tastatur, Maus, Notizblock, Stift, Brille, Smartphone, Pflanze und eine Tasse Kaffee)

Minimalismus am Arbeitsplatz – effektiver und entspannter arbeiten

Minimalismus ist ein konsumkritischer Lebensstil, der Ihr Leben durch Einfachheit erleichtert. Immer mehr Menschen finden Gefallen am Konsumverzicht und entrümpeln sämtliche Lebensbereiche.

Wie Sie Minimalismus auch am Arbeitsplatz leben können und welche Wirkung dies hat, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Ein erfüllteres Leben dank Verzicht

Konsumorientierte Menschen begeben sich meist unbemerkt in eine Abhängigkeit. Um einen ausgeprägten Konsum finanzieren zu können, arbeiten sie mehr, um viel Geld zu verdienen. Konsumzwang führt zu Neid, Missgunst und Stress. Dinge, die im Überfluss vorhanden sind, können zur Last werden. Sie stehen ungenutzt herum, nehmen Platz weg und die Entsorgung belastet die Umwelt.

Minimalismus wirkt den negativen Begleiterscheinungen des Konsums entgegen. Sie kaufen nur die Dinge, die Sie wirklich benötigen. Dabei achten Sie auf Qualität statt auf Quantität, kaufen gebrauchte Güter und reparieren kaputte Dinge. So schonen Sie die Umwelt und entlasten Ihr gesamtes Leben, indem Sie sich nur noch auf das Wesentliche konzentrieren.

Minimalismus ist keine Modeerscheinung

Der Grundgedanke des einfachen Lebens lässt sich bis in die Antike zurückverfolgen. In Deutschland war der Philologe Friedrich Nietzsche einer der bekanntesten Verfechter des Konsumverzichts.

Heute spüren immer mehr Menschen Druck und Belastung durch Konsumzwang, Schnelllebigkeit und Reizüberflutung, insbesondere in Großstädten. Aber auch für Menschen in ländlichen Gegenden nehmen die Möglichkeiten des Konsums durch den Online-Handel zu.

Stress und Burnout sind häufige Folgen eines Lebensstils, der auf übermäßigen Konsum ausgerichtet ist. Viele Menschen wünschen sich deshalb Entschleunigung, Einfachheit und Unabhängigkeit zur Steigerung der Lebensqualität.

Einfachheit in allen Lebensbereichen

Wenn Sie sich für den minimalistischen Lebensstil entschieden haben, können Sie die Einfachheit auf alle Lebensbereiche ausweiten. So können Sie im Urlaub auf Kreuzfahrten und Billigflüge in die Südsee verzichten. Stattdessen erkunden Sie wunderschöne Orte in Deutschland. Ebenso können Sie Ihren Arbeitsalltag im Büro minimalistisch organisieren.

Minimalismus am Arbeitsplatz umsetzen

Sie kenne das sicher: Zeitdruck, stapelweise Aktenordner, überfluteter Email-Account, voller Terminkalender. Die Übersicht haben sie längst verloren. Dann wird es Zeit für eine radikale Veränderung. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz mit folgenden Tipps neu:

1. Entrümpeln Sie den Schreibtisch

Stellen Sie nur die Dinge auf den Schreibtisch, die Sie wirklich gerade benötigen, wie PC, Telefon und Unterlagen zum aktuellen Arbeitsauftrag. Alle anderen Schreibtischutensilien verstauen Sie in der Schreibtischschublade. Werfen Sie Werbung, alte Entwürfe und Schmierblätter weg und heften Sie restliche Papiere in entsprechende Ordner.

2. Organisieren Sie Ihren PC

Löschen Sie alles, was Sie nicht mehr benötigen. Alle anderen Dateien sortieren Sie in übersichtlichen Ordnern nach Datum und Aufgabengebiet. Verzichten Sie auf unnötige Apps.

3. Räumen Sie Ihr Email-Postfach auf

Löschen oder archivieren Sie E-Mails, die Sie nicht benötigen. Ordnen Sie die restlichen E-Mails in Ordnern und bearbeiten Sie dringende, schnell zu erledigende E-Mails direkt.

4. Legen Sie eine To-Do-Liste an

In der To-Do-Liste sortieren Sie Notizen und Aufgaben nach Dringlichkeit und Aufgabengebiet. So behalten Sie stets den Durchblick.

Die neue Ordnung schafft Übersichtlichkeit und wirkt motivierend. Sie sparen Zeit, weil sie Dinge und Daten schneller finden. Außerdem können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, erleben weniger Zeitdruck und werden sich insgesamt wohler bei der Arbeit fühlen.

Können Sie dem Minimalismus etwas abgewinnen? Praktizieren Sie ihn vielleicht sogar am Arbeitsplatz? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen und freuen uns auf Ihren Kommentar!

 

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Bild einer Ablage im Büro

Die Ablage: Gut organisiert ist schnell gefunden

Trotz hoch entwickelter Informations- und Kommunikationstechnologien bleiben gedruckte Unterlagen nicht aus, nicht alles lässt sich digital archivieren. Häufig passiert es jedoch, dass wichtige Schriftstücke durch ein unzureichendes Ablagesystem in vage beschrifteten Ordnern verschwinden – und nur nach langwierigem Suchen auffindbar sind. Wie Sie Ihre Unterlagen in Zukunft besser organisieren können, erfahren Sie hier.

Eindeutige und klare Beschriftung

Die Basis einer gut organisierten Ablage ist eine verständliche Beschriftung. Um zu vermeiden, dass Sie unzählige Ordner durchforsten müssen, um ein wichtiges Dokument wiederzufinden, setzen Sie besser auf präzise Formuliergen. Werden Ordner nur mit „Diverses“ oder „Verschiedenes“ beschriftet, rächt sich das spätestens bei der Suche nach dem benötigten Dokument.

80-Prozent-Regel

Halten Sie sich beim Ablegen Ihrer Dokumente an die 80-Prozent-Regel. Ein Ablagebehälter wie zum Beispiel ein Ordner sollte immer nur maximal zu 80 Prozent befüllt sen. Überquellende Ablagebehälter, in denen ein Dokument ewig lange gesucht werden muss, gehören so der Vergangenheit an.

Trennblätter verwenden

Eine weitere hilfreiche Methode, um eine bessere Übersicht in Ordnern zu schaffen, ist die Verwendung von Trennblättern. In Ordnern helfen Trennblätter, Register und Ähnliches, in Nullkommanichts fündig zu werden.

Wegwerfdatum vermerken

Gewöhnen Sie sich an, Ordner und andere Aufbewahrungsmittel mit einem Wegwerfdatum zu beschriften. Das Datum richtet sich nach der erforderlichen Aufbewahrungsfrist. Die Methode bewirkt, dass Sie mit einem Blick erkennen, ob der gesamte Inhalt entsorgt werden kann oder weiter aufbewahrt bleiben muss.

Platzierung der Ablage

Merken Sie sich: Je häufiger eine Ablage benutzt wird, desto näher sollte sie sich zu Ihrem Arbeitsplatz befinden. Wenn Sie auf einen Projektordner täglich zugreifen, platzieren Sie diesen möglichst in Griffnähe. Ist das Projekt beendet, kann der Ordner an einem anderen Ort untergebracht werden.

Ablage schlank halten

Hinterfragen Sie bei jedem Dokument, ob Sie es wirklich ablegen müssen. Das verhindert ein Überladen der Ablage. Beachten Sie dabei unbedingt gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Und überlegen Sie auch, ob und wie sich bestimmte Dokumente gegebenenfalls wiederbeschaffen lassen.

 

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Büro aufräumen in 4 Schritten – so geht’s!

Ordner, Mappen, lose Notizen, benutzte Kaffeetassen oder alte Zeitschriften – im hektischen Büroalltag kann sich schnell so einiges auf dem Schreibtisch ansammeln. Das sieht nicht nur unordentlich aus, sondern kann dazu führen, dass man eine gefühlte Ewigkeit nach den richtigen Unterlagen suchen muss oder man kaum noch Platz auf dem Schreibtisch hat. Wo war nochmal das Post-It mit der Telefonnummer? Peinlich wird es auch, wenn plötzlich unerwartet der Chef im Büro auftaucht und das Chaos auf dem Schreibtisch kritisch beäugt.

Sie haben auch Ihre Schwierigkeiten, am Arbeitsplatz Ordnung zu halten? Mit den nachfolgenden Tipps sollte es Ihnen leichter fallen.

 

Sehen Sie der Wahrheit ins Auge

Versuchen Sie, einen objektiven Blick auf Ihren Arbeitsplatz zu werfen. Was würde Ihnen als Besucher sofort negativ auffallen? Wenn Sie dabei Schwierigkeiten haben, fragen Sie einen Kollegen Ihres Vertrauens nach seiner ehrlichen Meinung.

 

Das Einfachste zuerst

Teilen Sie das Aufräumen in kleine Schritte ein und versuchen Sie nicht, allem gleichzeitig Herr zu werden. Fangen Sie da an, wo mit wenigen Handgriffen sofort ein Erfolg sichtbar ist. Räumen Sie zum Beispiel erst die großen Gegenstände vom Schreibtisch (z.B. Ordner, Mappen und Geschirr). Das Chaos wird sich schon sichtbar lichten und wird Sie zum Weitermachen motivieren.

Nehmen Sie zum Beispiel bei jedem Gang aus oder im Büro etwas mit, dass dort nicht hingehört bzw. stellen Sie es zurück an seinen Platz.

 

Alles hat seinen Platz

Legen Sie fest, was wo seinen Platz haben soll, z.B. die Ordner stehen im Regal, der Notizblock rechts neben dem Telefon, der Stifteköcher links neben dem Bildschirm. Legen Sie die Gegenstände nach Benutzung immer wieder dorthin zurück. Überlegen Sie genau: Was brauchen Sie wirklich auf dem Schreibtisch? Was sollte jederzeit griffbereit sein und was benötigen Sie nur hin und wieder? Alles, was nicht mehrmals am Tag benutzt wird, kann beispielsweise ins Regal oder den Rollcontainer wandern. So haben Sie nur wenige Dinge sichtbar stehen und deutlich mehr Platz für Ihre Arbeit.

 

Platz schaffen

Schaffen Sie Platz für Neues, indem Sie regelmäßig aussortieren. Was wird nicht mehr benötigt oder ist veraltet? Wenn Sie ein neues Dokument ablegen, entsorgen Sie zum Beispiel direkt ein altes. Das Gleiche funktioniert übrigens auch für die digitale Ablage!

Beherzigen Sie diese vier Tipps regelmäßig, wird sich das Chaos in Ihrem Büro merkbar lichten und sich sicher auch positiv auf Ihre Arbeit auswirken.

 

 

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Archivierung

Ordnung ist das halbe Büroleben – Tipps für die Archivierung von Unterlagen

Es ist noch gar nicht so lange her, da redeten alle vom „papierlosen Büro“.  Passiert ist wenig – heute sind wir immer noch so weit davon entfernt wie vor Jahren. Rein digitale Datensätze erscheinen uns (noch) zu unbeständig. Darüber hinaus bringt eine rein digitale Verwaltung eine Reihe eigener Probleme mit sich. Aber auch über Jahrzehnte erlernte Arbeitsweisen und Gewohnheiten lassen uns im Zweifelsfall immer noch zum Papier greifen.

 

Was sind Dokumente?

Zu betrieblichen Dokumenten und Unterlagen zählen Verträge, Bestellungen, Korrespondenz, Berichte sowie andere interne und externe Dokumentationen. Eine Vielzahl dieser Akten wird immer noch in Papierform abgelegt und unterliegt der Schriftgutverwaltung, der „systematischen Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen“ (Wikipedia).  Jedes Dokument hat einen Lebenszyklus, der aus vier Phasen besteht: aktiv, halbaktiv, Archivierung und Entsorgung. Ein Dokument muss für die Dauer des gesamten Zyklus‘ verwaltet werden.

 

Welche Archivierungssysteme gibt es?

Wie Sie Ihre Akten archivieren, bleibt Ihnen überlassen – es gibt eine Vielzahl von Aktenordnern, Hängeschränken, Archivboxen und -schachteln sowie Systeme zur mobilen Ablage. Entscheidend ist hier, wie oft Sie die alten Unterlagen benötigen: Müssen Sie die Dokumente regelmäßig einsehen und schnell darauf zugreifen können, bietet sich natürlich ein griffbereiter Aktenordner eher an als eine Archivschachtel im Keller.

Dies sind die gebräuchlichsten Archivierungssysteme:

 

Aktenordner

Der Ordner ist das wichtigste Archivierungssystem im Büro. Im Ordner können die Schriftstücke nach unterschiedlichen Themen sortiert beziehungsweise die Themen auf verschiedene Ordner aufgeteilt werden. Das am meisten verbreitete Ordner-Format ist DIN A4. Aber auch kleinere und größere Formate sind erhältlich, die mit gleicher oder ähnlicher Mechanik arbeiten. Querformate in Übergröße erfüllen spezielle Aufgaben, etwa die Aufbewahrung großer Pläne und Karten.

 

Ordner
Ordner sind das meistgenutzte Archivierungsprodukt

 

Hängeregistratur

Das Archivsystem Hängeregistratur lässt sich noch in weitere Unterarten unterteilen: Gelochte Schriftstücke landen in einem Hängehefter, ungelochte Akten in einer Hängemappe oder Hängetasche. Die Hängeregistraturen werden inhaltlich mit Reitern gekennzeichnet und können dann in Ablageboxen oder Mappenwagen aufbewahrt werden.

 

Hängehefter
Hängehefter

 

Kartons

Alte Akten, die im alltäglichen Geschäft keine Rolle mehr spielen, aber trotzdem noch aufbewahrt werden sollen oder müssen, können in Kartons landen. Denken Sie aber daran, diese ausreichend zu kennzeichnen – für den Fall, dass die Schriftstücke doch noch einmal benötigt werden.

Auch die Frage des Platzes spielt beim Archivieren eine Rolle – in kleinen Büros sollten Sie beispielsweise auf stapelbare Ablageeinheiten zurückgreifen. Übrigens hält OTTO Office eine ganze Reihe von Archivierungs– und Ablagesystemen bereit.

 

Archivierungssystem für Ordner und lose Unterlagen

 

Sinnvolle Kategorien entwickeln

Das Herzstück eines Ablagesystems ist die Entwicklung von geeigneten Kategorien, unter die die Unterlagen einzuordnen sind. Auch hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten – wie z.B. chronologisch, nach Inhalten, nach Personen oder nach Projekten.

Halten Sie in Sachen Ordnerbenennung klare Standards ein. Dokumente werden immer mit eindeutiger Projektbezeichnung oder konkretem Dokumenteninhalt abgelegt. Vermeiden Sie Doppelnennungen, sonst verlieren Sie schnell den Überblick darüber, welche Unterlage aktuell ist.

Nutzen Sie auch die „Ablage P“ – also den Papierkorb! Nicht jede Broschüre muss aufgehoben werden. Die meisten Infos sind im Internet zugänglich. Auch Ausdrucke sind oft verzichtbar. Einmal im Jahr sollten alle Ablagesysteme durchkämmt und ausgemistet werden.

 

Welche Rolle spielen gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften?

Auch kleinste Unternehmen sind gesetzlich zur Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet. Wie lange genau, hängt von der Art des Dokuments ab. Sollten benötigte Unterlagen bei einer Unternehmensprüfung nicht aufzufinden sein, können die Folgen für die Firma katastrophal werden: Die Konsequenzen reichen bis zu Schließung, Lizenzverlust oder sogar Haft. Umso wichtiger ist also eine korrekte Schriftgutverwaltung.

Grundsätzlich wird die Aufbewahrungspflicht in Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen richten sich dabei in erster Linie nach zwei Rechtsgrundlagen: Steuerrecht und Handelsrecht. Steuerrechtlich regelt die Abgabenordnung (AO) die Aufbewahrungspflichten, handelsrechtlich enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Für die betriebliche Praxis sind gerade die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

 

Welche geschäftlichen Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Unterlagen, die der Steuerpflichtige aufheben muss, sind in § 147 AO aufgelistet. Pauschal lässt sich sagen, dass sämtliche Bücher und Aufzeichnungen dazugehören, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen sind dies:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Sonstige Unterlagen, soweit sonstige Unterlagen, soweit steuerlich relevant

Jeder Kaufmann muss nach § 257 Abs. 1 HGB folgende Unterlagen aufbewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse
  • Empfangene Handelsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
  • Buchungsbelege

Den Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren (§ 147 AO, § 14b UStG) unterliegen folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen

Den Aufbewahrungsfristen für 6 Jahre unterliegen alle weiteren aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Sonstige Unterlagen, soweit steuerlich relevant

Tipp: Lieber zu viele als zu wenige Akten aufbewahren. Sonst steht man schnell im Ruf einer Ordnungswidrigkeit oder Straftat, die dann erst einmal widerlegt werden muss. Und dazu sind dann doch wieder die entsprechenden Dokumente nötig.

 

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Projektmanagement Tools

Projektmanagement: Nie wieder Organisationschaos

Im November habe ich Ihnen bereits die Projektmanagement-Tools Basecamp, Zcope und Dropbox vorgestellt und angekündigt, in loser Folge über weitere nützliche Tools zu berichten. Heute setze ich die Serie über Projektmanagement fort und wende ich mich vor allem an Freelancer, Einzelunternehmer sowie kleinere Teams. Hierfür stelle ich Ihnen an dieser Stelle drei Programme vor, die die tägliche Arbeit enorm erleichtern.

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Archivierung, Digitalisierung und Dokumentenmanagementsystem

Archivierung und Workflow gehen Hand in Hand

Wie bei allen anderen Unternehmen, naht er auch bei OTTO Office: der Jahresabschluss. Für die Kollegen und mich heißt es wie jedes Jahr: „Geschäftsunterlagen archivieren und sichern“. Deswegen widme ich meinen heutigen Blogbeitrag diesem Thema.

Mit Einführung der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) im Jahr 2002 wurden Unternehmen gesetzlich verpflichtet, sämtliche steuerrelevanten Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren digital zu speichern. Seitdem sind Unternehmen gezwungen, sich verstärkt mit dem Thema der digitalen Archivierung auseinanderzusetzen. Hinzu kommt, dass es auch auf Dauer sehr unübersichtlich und kostspielig ist Rechnungen und Dokumente in Papierform aufzubewahren. Es verursacht Zeitaufwand für Organisation und Ablage.

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Weniger Chaos mehr System im Büro

Im hektischen Büroalltag kann man schnell den Überblick verlieren. Unter hoher Arbeitsbelastung bleibt oft zu wenig Zeit, den Arbeitstag so zu strukturieren, dass Termine, Projekte & Aufgaben übersichtlich bleiben. Dabei ist mangelnde Organisation Sand im Arbeitsgetriebe – besonders für Freiberufler oder kleine und mittelständische Unternehmen ohne großes Backoffice.

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