In beinahe jeder E-Mail schleichen sie sich ein. Warum auch nicht? Andere verwenden sie schließlich auch, jeder versteht sie, sie erleichtern uns die Arbeit und nebenbei vermitteln sie noch das nötige Maß an Höflichkeit. Standard-Floskeln, à la „Anbei erhalten Sie“ haben aber auch ihre Schattenseiten: Sie sind langweilig, veraltet, manchmal sogar peinlich und meistens sogar komplett überflüssig. Das geht besser: Wir haben in diesem Ratgeber geschicktere Formulierungen und kreative Alternativen zu den häufigsten Floskeln im Schriftverkehr zusammengestellt.
Anbei erhalten Sie – die langweiligen Standards neu formuliert
Dies sind typische Standardformulierungen, Floskeln, nichtssagende Redensarten und Phrasen in vielen E-Mails und Briefen, die man besser weglässt oder umformuliert. Hier praktische Infos und Tipps:
„Anbei erhalten Sie“
Um den Adressaten explizit darauf hinzuweisen, dass zum Anschreiben eine Anlage gehört, wird diese Floskel standardmäßig in vielen Briefen verwendet. Um zeitgemäß zu schreiben, lassen Sie den angestaubten Begriff aber besser weg. Gleiches gilt für Begriffe, wie „hiermit“, „mittels“, „gemäß“ oder „angesichts“.
Besser: „Heute erhalten Sie.“ oder „Die Rechnung finden Sie im Anhang.“
„Für eventuelle Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung“
Haben Sie sich auch schon mal gefragt, was überhaupt eine Rückfrage ist? Gibt es auch eine Hinfrage? Die Bedeutung ändert sich nicht, wenn man das „Rück“ einfach weglässt. Und: „Jederzeit“ impliziert, dass man tatsächlich rund um die Uhr nur auf die Fragen der Kunden wartet. Ist das nicht der Fall, dann verwendet man das Wort in diesem Kontext lieber nicht.
Besser: „Haben Sie Fragen? Dann melden Sie sich gerne.“ oder „Gerne antworten wir auf Ihre Fragen und sind erreichbar von 9 bis 17 Uhr.“
„Hiermit teilen wir Ihnen mit, dass Sie …“
Wer eine E-Mail schreibt, der teilt einer anderen Person automatisch etwas mit. Das muss nicht mehr extra erwähnt werden. Diese einleitende Standardfloskel hat daher definitiv keinen Mehrwert und darf einfach weglassen werden.
Besser: „Wir freuen uns, dass Sie …“, oder, „Vielen Dank für …“, „Gute Nachrichten: Sie haben …“
„Mit der Bitte um Kenntnisnahme“
Vor allem in offiziellen Behördenschreiben ist diese Formulierung zu finden. Da der Leser allein durch das Lesen den Inhalt zur Kenntnis nehmen wird, kann man sie ersatzlos streichen.
Bezugnehmend oder Bezüglich
Selbst im Beamtendeutsch ist dieser Begriff mittlerweile in die Jahre gekommen. Zwar kann es in der schriftlichen Korrespondenz durchaus sinnvoll sein, einen „Bezug“ herzustellen, dafür finden sich jedoch geschicktere und weniger gestelzte Formulierungen.
Besser: „Vielen Dank für Ihren Hinweis“ oder „In Ihrer Mail vom 1.3. weisen Sie uns darauf hin, …“
„Ich würde mich freuen“
Würde, könnte, hätte, sollte – der Konjunktiv soll Höflichkeit suggerieren, lässt den Schreiber aber auch automatisch unsicher wirken. Hier gilt es, lieber selbstbewusst zu formulieren.
Besser: „Ich freue mich über Ihre Antwort!“
„Ich erlaube mir“
Wäre diese Formulierung nicht bereits eine gängige Floskel, wir würden garantiert darüber stolpern. Der Absender erlaubt sich selbst etwas? Müsste es nicht streng genommen der Empfänger sein, der eine Erlaubnis ausspricht? Hier besteht definitiv Verbesserungsbedarf.
Besser: „Vielen Dank für Ihren Auftrag. Meine Arbeit berechne ich wie folgt.“
„Wir bitten um Beantwortung des Fragebogens bis …“
Substantive, die auf „-ung“ enden, wirken häufig steif und können gerne gegen ein entsprechendes Verb ausgetauscht werden. Weitere Beispiele: „Vorbereitung“, „Erledigung“ oder „Rechnung“. Hinzu kommt der unpersönliche Passiv. Es kommt beim Leser garantiert viel besser an, wenn er direkt mit „Sie“ oder „du“ angesprochen wird.
Besser: „Bitte beantworten Sie bis …“
„Leider ist es uns nicht möglich, Ihre Ware wie vereinbart zu liefern“
In vielen Mails findet man negative und verneinende Formulierungen. Sie können die Stimmung des Empfängers grundlegend beeinflussen und ihn sogar (zusätzlich) verärgern. Bleiben Sie daher lieber neutral. Je nach Kontext kann es sich auch lohnen, positive Formulierungen zu finden.
Besser: „In zwei Wochen liefern wir Ihnen die bestellte Ware.“ oder „Die Nachfrage hat uns überrannt. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, dass Sie Produkt XY bis zum 1.3. erhalten.“
„Wenn der Betrag nicht bis zum 1.3. eingegangen ist, sehen wir uns gezwungen …“
In Mahnschreiben findet man immer noch Sätze, wie diese. Der erhobene Zeigefinger und gar Drohungen haben in der modernen Korrespondenz jedoch nichts mehr verloren. Es gibt deutlich freundlichere und effektivere Möglichkeiten, eine Person auf etwas hinzuweisen.
Besser: „Überweisen Sie bitte den Betrag bis zum 1.3. Sie ersparen sich Aufwand, Ärger sowie hohe Mahngebühren.“ oder „Jetzt ist es höchste Zeit zu zahlen. Bitte überweisen Sie …“
„Sobald wir eine Klärung des Sachverhalts herbeigeführt haben, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung“
Gibt es ein Problem, das nicht direkt geklärt werden kann, dann findet man diese steife Formulierung häufig. Es darf hier auf jeden Fall weniger förmlich sein.
Besser: „Wir kümmern uns um Ihr Problem und melden uns bis spätestens zum 1.3. wieder bei Ihnen.“
Urheber des Titelbildes: alfadanz/ 123RF Standard-Bild