Desk sharing

Wo arbeite ich heute? Welcher Platz ist noch frei? Neben welchem Kollegen sitze ich? Beim Desk Sharing beginnt jeder Tag mit einer Überraschung – und ohne festen Arbeitsplatz. Beschäftigte wählen jeden Tag aufs Neue den Schreibtisch, der gerade frei ist. Wir erklären, was es mit dieser Form der Arbeitsorganisation auf sich hat und welche Vorteile und Herausforderungen es gibt.

Desk Sharing: Was ist das eigentlich?

Morgens zur Arbeit kommen, erst einmal die Blumen im Topf auf dem Schreibtisch gießen, danach zur eigenen Kaffeetasse greifen und diese mit einem heißen Getränk füllen. Während der Rechner hochfährt, fällt der Blick auf die Haftnotizzettel, die die Kollegen mit wichtigen Informationen an den Bildschirm geklebt haben. Bevor es dann richtig losgehen kann, fällt noch ein kurzer Blick auf die Fotos der Liebsten, die einen Ehrenplatz auf dem Schreibtisch haben. Diese oder ähnliche Situationen kennen viele Beschäftigte, die Tag für Tag ihren Arbeitstag in einem Büro an einem festen Arbeitsplatz verbringen. Mit dem Desk Sharing sind die Zeiten vorbei, in denen man sich am „eigenen“ Schreibtisch häuslich eingerichtet hat.

Beim Desk Sharing, auch als Hot Desking oder Flexible Office bezeichnet, handelt es sich um ein Modell zur effizienten und kostensparenden Arbeitsplatzorganisation, bei dem die Mitarbeitenden keine festen und personalisierten Arbeitsplätze beziehungsweise Schreibtische in einem Unternehmen haben. Wer morgens zur Arbeit kommt, sucht sich einfach einen freien Arbeitsplatz aus. Insgesamt gibt es beim Desk Sharing weniger Schreibtische als Beschäftigte.

Achtung: Nicht zu verwechseln ist das Desk Sharing mit Job Sharing: Hierbei teilen sich mindestens zwei Mitarbeitende eine Stelle (und daher unter Umständen auch den Schreibtisch).

Eine gute Idee? Jetzt lohnt sich die Schreibtisch-Rotation

Da es beim Desk Sharing im Betrieb nicht ausreichend Sitzplätze für alle Mitarbeitenden gibt, ist diese Arbeitsplatzneuordnung nur dann sinnvoll, wenn regelmäßig nicht alle Angestellten vor Ort im Unternehmen sind. Da das flexible Arbeiten mit Homeoffice und Remote-Work spätestens seit der Corona-Pandemie einen immer größeren Stellenwert in vielen Unternehmen einnimmt, ist das Desk Sharing nur eine logische Konsequenz, die sich aus unternehmerischer Sicht vor allem aus Kostengründen lohnt.

Welche Vorteile bringt der wechselnde Arbeitsplatz?

Wer als Unternehmen seinen Beschäftigten die Möglichkeit zum flexiblen Arbeiten einräumt, profitiert beim Desk Sharing von mehreren Vorteilen. Und auch für die Mitarbeitenden kann sich das Schreibtisch-Karussell lohnen.

  • Kostenersparnis und Effizienz: Beim Desk Sharing reduziert sich der Platzbedarf, sodass weniger Büroräume benötigt werden. Auf diese Weise sinken die laufenden Kosten, zum Beispiel für die Energie. Unter Umständen können sogar kleinere Büroflächen gemietet werden. Die zur Verfügung stehen Ressourcen werden optimal ausgenutzt.
  • Flexibilität: Mitarbeitende können nach eigenem Bedarf eigenständig und flexibel entscheiden, wann sie zu Hause und wann im Büro arbeiten möchten. Sie müssen sich nicht mit Kollegen abstimmen.
  • Kreativität und Produktivität: Die ständige Rotation fördert den kommunikativen Austausch unter den Kollegen. Man erhält auf diese Weise neuen kreativen Input und andere Sichtweisen. Das kann sich positiv auf die eigene Arbeitsleistung auswirken.
  • Zufriedenheit: Das Desk Sharing sorgt für Gleichberechtigung. Der Neid, dass ein Kollege einen besseren Schreibtisch hat, ist jetzt auf jeden Fall vorbei. Vielmehr werden die Karten tagtäglich neu gemischt. Die flachen Hierarchien, die bei diesem System automatisch entstehen, können das Teamgefühl stärken und insgesamt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen.
  • Abwechslung: Die tägliche Rotation bringt Abwechslung in den Arbeitsalltag und beugt langweiligen Routinen vor.

Die Voraussetzungen: So klappt Desk Sharing

Desk Sharing kann eine gute Alternative zum traditionellen Arbeitsmodell sein. Für eine gelungene Umsetzung, von der sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende etwas haben, gibt es jedoch einige Voraussetzungen mit einer guten und organisierten Planung sowie klaren Regeln, die für alle gelten und die eingehalten werden müssen:

  • Die technische Ausstattung und IT-Infrastruktur sind vorhanden. Entweder haben alle Beschäftigten einen eigenen Laptop, den sie jedes Mal mitbringen, oder es gibt Computer an den Tischen, an denen sich jeder mit seinem eigenen Account einloggen kann.
  • Die Mitarbeitenden arbeiten auch im Homeoffice oder haben regelmäßig Kundentermine, sodass sichergestellt ist, dass immer ausreichend Plätze zur Verfügung stehen.
  • Jeder Angestellte darf den Schreibtisch nur belegen, wenn er wirklich daran arbeitet.
  • Die Schreibtische und Stühle müssen sich schnell und unkompliziert auf die Größe und den Bedarf der jeweiligen Person einstellen lassen können.
  • Jeder Schreibtisch ist identisch ausgestattet.
  • Nach getaner Arbeit wird der Arbeitsplatz wieder komplett geräumt und sauber und ordentlich hinterlassen.
  • Bei Bedarf steht jedem Mitarbeiter ein eigener Akten-Container zur Verfügung, um diesen mit wichtigen Unterlagen und Büromaterialien zu füllen.
  • Um Chaos zu verhindern, bringen Zeitpläne Struktur in den Ablauf. Spezielle Buchungssysteme können vor allem bei größeren Unternehmen sinnvoll sein.

Die Herausforderungen beim flexiblen Büro

Unternehmen, die das Desk Sharing einführen möchten, sollten auch die Herausforderungen im Blick haben. Zu erwähnen sei hier die aufwendige Planung, die von der ersten Idee bis zur Umsetzung nicht nur Zeit, sondern zunächst auch Geld kostet. Die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz kann ebenfalls Zeit in Anspruch nehmen und eventuell sogar Stress verursachen, wenn zum Beispiel zwei Personen um einen Schreibtisch konkurrieren.

Nicht zuletzt ist die fehlende persönliche Atmosphäre und die offene Arbeitsweise mit großer Wahrscheinlichkeit nicht für alle Menschen das Arbeitsorganisationsmodell der Wahl. Hier sind die Vorgesetzten gefragt, entsprechende Lösungen für die Zufriedenheit dieser Mitarbeitenden und letztlich natürlich für eine gute Arbeitsleistung zu finden.

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