5S Methode

Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Unterlagen? Das wichtige Dokument ist trotz intensiver Suche nicht auffindbar? Die Schubladen quellen über und auch hinter den verschlossenen Türen im Akten- und Materialschrank herrscht Chaos? Um langfristig Ordnung und Struktur am Arbeitsplatz zu schaffen und die Organisation nicht nur zu verbessern, sondern deutlich effizienter zu gestalten, kann die 5S-Methode hilfreich sein. Dieser Ratgeber erläutert, was sich hinter der Abkürzung verbirgt.

Fünf Schritte zur besseren Organisation: dafür steht die Abkürzung

Hinter dem Buchstaben „S“ verbergen sich fünf japanische Begriffe, die sich auch ins Deutsche entsprechend mit diesem Anfangsbuchstaben übertragen lassen. Das sind:

  • Seiri: Sortierung
  • Seiton: Systematisierung
  • Seiso: Säuberung
  • Seiketsu: Standardisierung
  • Shitsuke: Selbstdisziplin

Folgende Schritte für eine neue und übersichtliche Struktur am Arbeitsplatz sieht die Methode dabei konkret vor:

1. Sortieren
Zunächst geht es ans Ausmisten. Alles, was nicht wirklich benötigt wird, vielleicht schon längst ausgedient hat oder einfach nur noch Müll ist, sollte direkt entsorgt werden. Das können beispielsweise alte Verpackungen sein, kaputte Stifte oder herumliegende Schmierzettel. Dokumente und Gegenstände, die für die Arbeit nicht (mehr) relevant sind, bewahrt man an einem besser geeigneten Ort auf (zum Beispiel in einem Schrank in einem Lager). Das grobe Chaos lässt sich so beseitigen.

2. Systematisieren
Alle verbliebenen Gegenstände bekommen im zweiten Schritt einen festen Platz. Hierbei werden Prioritäten gesetzt. Alles, was regelmäßig im Gebrauch ist, liegt bestenfalls in griffbereiter Nähe, wie beispielsweise Kugelschreiber, ein Ladekabel oder die PC-Maus. Dagegen werden weniger häufig verwendete Dinge aus dem direkten Arbeitsbereich und unmittelbaren Sichtfeld entfernt, sodass sie nicht störend im Weg sind und für neue Unordnung sorgen. Als Beispiel: Hefter und Locher machen sich gut in der Schreibtischschublade, Rechnungen werden in Ordnern abgeheftet. Ein Abfalleimer für die künftige schnelle Entsorgung nicht mehr benötigter Unterlagen steht darüber hinaus in greifbarer Nähe.

3. Säuberung
Im Säuberungs-Schritt geht es dann darum, den Schreibtisch beziehungsweise Arbeitsplatz optisch und funktional auf Vordermann zu bringen. Putzen Sie die Tischplatte, wischen Sie die Schubladen aus und entfernen Sie aus der Tastatur die kleinen Schmutzkrümel. Ein Rundum-Check ist jetzt zudem sinnvoll: Schließen die Schubladen richtig? Laufen die Rollen beim Stuhl ohne zu quietschen und ist mit dem Computer alles in Ordnung? Mögliche Defekte werden jetzt behoben.

4. Standardisierung
Mit dem nächsten Schritt bereiten Sie sich auf die künftige Ordnung vor. Um Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen und vereinfachen, müssen Standards und Strukturen geschaffen werden. Als praktisch erweisen sich jetzt Markierungen, Kennzeichnungen und Beschriftungen, damit Gegenstände einen festen Platz erhalten und man sie jederzeit und schnell ohne lange Suche wiederfindet. Beschriften Sie beispielsweise Postfächer, Ordner sowie auch die Schubladen. Eine Standardisierung kann zudem über bestimmte Routinen erfolgen: Legen Sie beispielsweise einen Wochentag fest, an dem der Schreibtisch aufgeräumt und gereinigt wird.

5. Selbstdisziplin
In einem letzten Schritt geht es dann darum, eine Menge Selbstdisziplin an den Tag zu legen und darauf zu achten, den Arbeitsplatz dauerhaft sauber, ordentlich und strukturiert zu halten. Damit das gelingt, ist eine regelmäßige Selbstkontrolle empfehlenswert – am besten gelingt das über einen regelmäßigen kurzen Check der 5S-Methode und vielleicht sogar einer schriftlichen Dokumentation.

Die Ziele und Vorteile der 5S-Methode

Bei der 5S-Methode geht es um mehr als nur um eine Anleitung zum Aufräumen des Arbeitsplatzes. Wer die Schritte befolgt und verinnerlicht, profitiert neben Ordnung und Sauberkeit von weiteren Vorteilen. Das sind:

  • eine Zeitersparnis: Das aufwendige Suchen nach Unterlagen gehört der Vergangenheit an. Dokumente, Bürobedarf und weitere Utensilien haben einen festen Platz und sind direkt griffbereit.
  • eine Kostenersparnis: Wer im Chaos versinkt, verliert den Überblick und muss unter Umständen Dinge neue bestellen, da die vorhandenen nicht auffindbar sind. Mit System am Arbeitsplatz lassen sich unnötige Ausgaben vermeiden.
  • Platzersparnis Durch die Entsorgung von unnützen und nicht mehr benötigten Dingen schafft man am Arbeitsplatz eine Menge Platz, der bei Bedarf sinnvoll(er) genutzt werden kann.
  • Effektivität und Wohlbefinden: An einem sauberen und aufgeräumten Schreibtisch, an dem alles seinen festen Platz hat, geht die Arbeit effektiv und schnell von der Hand und macht garantiert mehr Spaß als an der Chaos-Variante.
  • Erleichterung von Übergaben: Kollegen, die eine Urlaubs- und Krankheitsvertretung übernehmen, können sich innerhalb kürzester Zeit an dem aufgeräumten Arbeitsplatz zurechtfinden und die Aufgaben übernehmen.
  • Außenwirkung: Vor allen Arbeitsplätze, die von Gästen, Besuchern und Kunden frequentiert beziehungsweise gesehen werden, vermittelt ein aufgeräumter Schreibtisch einen guten Eindruck und wirkt sich daher positiv auf das Image des Unternehmens aus.

Urheber des Titelbildes: flowertiare/ 123RF Standard-Bild