In vielen Unternehmen müssen die Arbeitsstrukturen wegen der anhaltenden Corona-Krise angepasst werden. Sofern es möglich ist, sollen die Mitarbeiter im Home Office arbeiten. In den meisten Fällen klappt das erstaunlich gut. Ein wichtiger Erfolgsfaktor sind dabei Videokonferenzen. Viele Experten vermuten, dass die Themen Home Office und Videokonferenzen auch nach überstandener Krise deutlich wichtiger sein werden als es vorher der Fall war.
Zwar kann eine digitale Konferenz den persönlichen Kontakt nicht adäquat ersetzen, ermöglicht aber eine andere Art der Face-to-Face-Kommunikation. Der Austausch wird im Vergleich zum Verschicken vom E-Mails lebendiger. Lösungen können meist schneller erarbeitet werden, weil man sich die „Bälle“ in Echtzeit zuspielt. Außerdem hat man die Möglichkeit, Mimik und Gestik der Teilnehmer in die Interpretation des Gesagten einfließen zu lassen.
Tools für Videokonferenzen gibt es bereits jetzt zur Genüge. Anhand der großen Nachfrage werden mittelfristig wohl noch weitere Anbieter dazukommen. Aber welche kostenlosen Tools eignen sich besonders für eine gelungene und produktive Videokonferenz?
In diesem Artikel möchten wir Ihnen mit Skype, Zoom und WhatsApp drei kostenlose Tools vorstellen, die sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-Ups eignen. Auch für Solo-Selbständige und Freiberufler können Videokonferenzen sinnvoll sein, z.B. um sich mit Projektteilnehmern und Kunden abzusprechen.
ALLGEMEINE VORAUSSETZUNGEN
Für eine Videokonferenz benötigen Sie einen Desktop-PC, ein Netbook, ein Tablet-PC oder ein Smartphone. Normalerweise haben alle modernen Geräte ein eingebautes Mikrofon, Lautsprecher und eine Kamera an Bord. Sollte das nicht der Fall sein, gibt es auch externe Lösungen. Ein Headset, das Kopfhörer und Mikrofon vereint, kann sich generell als sinnvoll herausstellen, da die Klangqualität häufig besser ist.
Jetzt fehlt nur noch eine stabile Internetverbindung und es kann losgehen. Um ruckelnde Videos zu vermeiden, sollte Ihr Internetanschluss über eine gewisse Bandbreite verfügen. Skype empfiehlt für Videokonferenzen mit mehr als 7 Personen eine Download-Geschwindigkeit von 8 Mbit/s und eine Upload-Geschwindigkeit von 512 Kbit/s.
Erstes Tool: SKYPE
Skype ist der „Dinosaurier“ unter den Tools für Videokonferenzen bzw. Bildtelefonie und wurde 2003 von einem Schweden und einem Dänen in Luxemburg gegründet. Der Hype um die neuartige Kommunikation via Internet war von Beginn an riesig. Teilweise wird der Begriff „skypen“, der auch im Duden aufgenommen wurde, sogar als Synonym für ein Online Meeting verwendet. 2005 wurde Skype von eBay für 3,1 Milliarden US-Dollar aufgekauft, 2011 dann von Microsoft für 8,5 Milliarden US-Dollar.
Um eine Videokonferenz mit Skype zu starten, können Sie sich entweder eine App für die entsprechende Plattform (Windows, Mac, Android, iOS) herunterladen oder die Online-Version über einen Browser verwenden (web.skype.com). Zur Verfügung stehen dafür leider nicht alle Internetbrowser, sondern nur Microsoft Edge und Google Chrome.
Die Online-Version hat den Vorteil, dass alle Funktionen immer auf dem neuesten Stand sind. Eine heruntergeladene Software müssen Sie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wenn Sie Skype in einem Inkognito- bzw. InPrivate-Fenster öffnen, werden keine Cookies verwendet und keine Daten gespeichert. Sie können eine Videobesprechung sogar ohne Registrierung einrichten und müssen dabei auf keine Funktionalität verzichten. Das Anlegen eines Microsoft-Accounts hat jedoch unter anderem den Vorteil, direkt auf Kontakte zugreifen zu können.
In der kostenlosen Variante können bis zu 50 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen. Dieses Limit sollte für die oben genannte Zielgruppe bei Weitem genügen. Ein Zeitlimit existiert nicht. Die Videoanrufe werden in HD-Qualität übertragen und können sogar aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen werden direkt in der Cloud gespeichert, so dass man sich keine Gedanken über die Speicherkapazität der eigenen Festplatte machen muss. Sie können sich die Videos innerhalb von 30 Tagen jedoch auch herunterladen.
Eine für Business-Zwecke sehr sinnvolle Funktion ist die Bildschirmübertragung. Die anderen Teilnehmer können dann Ihren Bildschirm einsehen. So können Sie sich gemeinsam Präsentationen anschauen oder sich bei Software-Problemen gezielt(er) helfen lassen.
Darüber hinaus können Sie mit Skype während der Videokonferenz Textnachrichten, Dateien (bis zu 300 MB) und Links verschicken. Skype ist auch in der Lage, Live-Untertitel einzublenden und bietet sogar die Möglichkeit einer Echtzeitübersetzung an. Beides ist jedoch optimierungsbedürftig. Ein nettes Feature ist das Weichzeichnen des Hintergrunds. So liegt der Fokus ganz auf den Teilnehmern.
Was es in der kostenlosen Skype-Version nicht gibt, sind eine Nutzerverwaltung und ein Whiteboard, an dem man gemeinsam Ideen bearbeiten kann. Ein Wechsel zu Skype for Business lohnt sich nicht, da es ein Auslaufmodell ist. Wer diese Funktionen benötigt, sollte sich Microsoft Teams anschauen, quasi die Weiterentwicklung von Skype for Business. In der kostenpflichtigen Version von Microsoft Teams können bis zu 250 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen. Außerdem sind Online-Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern möglich.
Pro und Contra
- weit verbreitet
- auch via Browser nutzbar
- bis zu 50 Teilnehmer
- Aufzeichnungen in der Cloud
- Teilen des Bildschirms möglich
- Weichzeichnen des Hintergrunds
- Videokonferenz ohne Registrierung möglich
- Versenden von Dateien und Textnachrichten
- Web-Version nicht über Firefox und Safari nutzbar
- kein Whiteboard für gemeinsames Arbeiten
- keine Nutzerverwaltung
- keine Einwahl per Telefon
Zweites Tool: ZOOM
Zoom Video Communications wurde 2011 gegründet und hat seinen Unternehmenssitz in San José (USA). Zoom gehört zu den wenigen Gewinnern der Corona-Krise. Während das Tool im Dezember 2019 von 10 Millionen Nutzern verwendet wurde, stieg die Nutzerzahl im März 2020 auf sagenhafte 200 Millionen.
Zoom ist für alle gängigen Betriebssysteme als Download verfügbar. Sie können aber auch die Web-App über einen Internetbrowser öffnen. Das funktioniert, wie bei Skype, mit Chrome und Edge, aber zusätzlich auch mit Firefox und Safari.
In der kostenlosen Version können bis zu 100 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen. Auch eine Einwahl per Telefon ist möglich. Anders als bei Skype benötigt mindestens ein Teilnehmer einen Account, um das Online Meeting zu starten. Eine Videokonferenz endet nach 40 Minuten. Wer länger braucht, muss die kostenpflichtige Version erwerben – oder ein neues Meeting organisieren.
Während der Videobesprechung können Sie über die Chat-Funktion bequem Textnachrichten und Dateien versenden. Zoom bietet darüber hinaus auch ein Whiteboard an, das gemeinsam bearbeitet werden kann. Das Teilen des eigenen Bildschirms ist ebenfalls möglich. Praktischerweise können Sie auch nur einen Teil Ihres Bildschirms freigeben und somit private Inhalte schützen.
Zoom-Videokonferenzen können in der kostenlosen Version nur lokal, d.h. auf Ihrem System, aufgezeichnet werden. Eine Speicherung in der Cloud ist nur in der Bezahlvariante verfügbar.
Galt Zoom vor der „Explosion“ der Nutzerzahlen in den USA als besonders zuverlässig, so wurden in den letzten Wochen einige schwerwiegende Sicherheitslücken und Datenschutzprobleme bekannt. Das Tool verstößt z.B. in Sachen Tracking gegen die DSGVO, kann via iOS-App personenbezogene Daten an Facebook weitergeben und verwendet (noch) keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Hacker machten sich bereits mehrfach die Sicherheitslücken zunutze und initiierten das sogenannte „Zoombombing“. Sie klinkten sich in Videokonferenzen ein und blendeten darin beispielsweise obzöne Fotos ein.
Mit wenigen Handgriffen können Sie Ihre Zoom-Meetings aber relativ schnell sichern:
- Sichere Passwörter verwenden
- Virtuelles Wartezimmer einrichten (Zutritt nur bei Bestätigung des Admins)
- ID teilen, nicht den Link
Laut Unternehmenschef kümmern sich die Zoom-Programmierer in nächster Zeit ausschließlich um die Sicherheitsprobleme der Software. Das ist sehr löblich, dennoch sollten Sie bei Zoom-Videokonferenzen nicht unbedingt Betriebsgeheimnisse verraten, sensible Themen ansprechen oder wichtige Daten preisgeben. Es ist jedoch auch nicht damit zu rechnen, dass sich böswillige Hacker kleine Unternehmen, Start-Ups und Selbständige als Zielscheiben aussuchen.
Pro und Contra
- bis zu 100 Teilnehmer
- seit Beginn der Corona-Krise weit verbreitet
- Einwahl per Telefon möglich
- Aufzeichnungen möglich (lokal)
- Whiteboard
- Teilen des Bildschirms möglich (auch auschnittsweise)
- Versenden von Dateien und Textnachrichten
- Web-Version für alle gängigen Browser (Chrome, Firefox, Edge und Safari)
- keine Nutzerverwaltung
- Zeitlimit 40 Minuten pro Konferenz
- Mindestens ein Teilnehmer muss sich registrieren
- Sicherheitsbedenken
Drittes Tool: WHATSAPP
WhatsApp wurde 2009 gegründet und gehört seit 2014 zu Facebook. Im Prinzip handelt es sich um eine clevere Weiterentwicklung der klassischen SMS, funktioniert jedoch nicht über das Mobilfunknetz, sondern mit einer Internetverbindung. Durch die Möglichkeit, Gruppen-Chats einzurichten und verschiedene Dateiformate zu verschicken, wurde WhatsApp schnell zum neuen Standard für die (schnelle) alltägliche Kommunikation – trotz zeitweiser Sicherheitsbedenken.
Seit Ende 2016 ist auch Videotelefonie via WhatsApp möglich. Das funktioniert bislang nur mit dem Smartphone, so dass es sich um kein „echtes“ Tool für Videokonferenzen handelt. Wir haben es dennoch in unsere Liste aufgenommen, weil es insbesondere für die schnelle Ad-hoc-Kommunikation optimal eignet.
Bis zu vier Personen können an einem Gruppen-Videoanruf teilnehmen. Seit Kurzem müssen Sie für den Start des Video-Meetings einfach in der entsprechenden Gruppe das Video-Symbol anklicken. Vorteilhaft ist, dass die Übertragung mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert ist. Selbst WhatsApp ist nicht in der Lage, die Inhalte zu entschlüsseln.
Die Qualität der Darstellung richtet sich übrigens nach dem Teilnehmer mit der schwächsten Verbindung. Jeder Teilnehmer sollte also vor der Videobesprechung prüfen, ob seine Internetverbindung stabil ist.
Pro und Contra
- sehr weit verbreitet
- sehr einfache Bedienung
- ideal für spontane Videobesprechungen (unterwegs)
- nur 4 Teilnehmer
- nur über Smartphones nutzbar
FAZIT
Es ist schon erstaunlich, wie umfangreich die Funktionen in kostenlosen Tools sind. Die Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen, Start-Ups sowie Selbständigen muss für Videokonferenzen daher nicht unbedingt Geld investieren. Erst wenn es darum geht, den Nutzern verschiedene Rollen zuzuteilen oder die gemeinsame Arbeit während einer Videobesprechung zu optimieren, sind kostenpflichtige Tools sinnvoll.
Wer in Videokonferenzen (geheimes) Insiderwissen bespricht, sollte das nicht unbedingt über kostenfreie Tools machen. Bezahl-Tools bieten dahingehend sicherlich größeren Schutz.
Urheber des Titelbildes: antonioguillem/ 123RF Standard-Bild