Antwort auf E-Mails erhalten: „Danke“ ist das Zauberwort

Kleiner Junge mit einem eingerahmten Schild auf dem "Thank You!" steht.

Eine geschäftliche E-Mail will geschliffen und professionell formuliert sein – besonders, wenn man von seinem Gegenüber eine möglichst zügige Antwort benötigt. Die richtige Schlussformel kann da hilfreich sein.

Konventionelle Standards sind die Norm

Es geht bereits mit der Betreffzeile los: Welche Formulierung stellt sicher, dass die E-Mail sofort gelesen wird? In der Regel bleibt der Schreiber sachlich – und bringt sein Anliegen schnell und möglichst genau auf den Punkt. Ist der Inhalt korrekt und präzise formuliert, geht es an die Schlussformel: In der Regel ein formal korrektes „Mit freundlichen Grüßen“. Jetzt wird die Mail abgeschickt – in der Hoffnung, dass sie der Empfänger gleich liest und die gewünschte Antwort schnell ins Postfach flattert. Untersuchungen zeigen: Wer sich am Schluss seiner Nachricht im Vorwege bedankt oder etwas emotionaler wird, erhöht die Chancen auf eine schnelle Bearbeitung und Antwort.

Höflichkeit zahlt sich aus

Die US-Softwarefirma Boomerang hat untersucht, welche Schlussformel die höchste Antwortrate erzielt. Dazu wertete das Unternehmen 350.000 in den USA versendete E-Mails aus. Zwar sind hier die Schlussformeln englisch, aber das Ergebnis ist aufgrund seiner Eindeutigkeit auch für den geschäftlichen Mailverkehr in Deutschland relevant: Die höchste Antwortraten erzielten E-Mails, in denen sich der Schreiber höflich bedankte – die Formulierungen haben wir ins Deutsche übersetzt.

„Danke im Voraus“ kommt laut Untersuchung mit über 65 Prozent auf die höchste Antwortrate, gefolgt vom schlichten „Danke“ mit 63 Prozent. Die Formulierung „Ich danke Ihnen“ belegt mit fast 58 Prozent den dritten Platz.

Ebenfalls erfolgreich: Ein Schuss Emotionalität

Zusätzlich scheint sich Emotionalität positiv auszuwirken, wie eine weitere Untersuchung nahelegt. Dafür wurden E-Mails an Studenten versendet, in denen der Absender um Hilfe beim Verfassen einer Bewerbung bat. Die eine Hälfte der Mails endete mit dem Satz: „Ich danke dir so sehr“, die andere wurden ohne diese Schlussformel verschickt. Ergebnis: Die Mails mit emotionaler Schlussformel erhielten deutlich mehr positive Antworten als die E-Mails ohne.

Fazit: Wer sich am Ende einer E-Mail im Voraus für eine erwünschte Handlung bedankt und dabei gegebenenfalls Emotionen mitschwingen lässt, erhöht die Chancen auf eine schnelle Antwort.
Urheber des Bildes: volkovslava / 123RF Standard-Bild


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