Nicht jeder ist ein geborener Texter, für viele gestaltet sich das Schreiben von Geschäftsbriefen daher als lästige Pflicht. Dementsprechend fallen viele Anschreiben staubtrocken aus, gerade im professionellen Umfeld. Das sollte und muss nicht sein. Als erstes muss man dafür seine Einstellung ändern: Verfassen Sie Briefe, E-Mails und andere Schriftstücke, die Spaß machen, statt zu langweilen. So erhöhen Sie auch die Chance auf positive Reaktionen.
Diese Tipps für gute Kundenbriefe helfen:
1. Individuell formulieren
Bevor Sie mit dem Tippen anfangen, machen Sie sich kurz Gedanken über den Adressaten. Versetzen Sie sich in seine Lage: Wie gut kennt er sich aus, welche Fachbegriffe kennt er, was ist für ihn wichtig? Erst bevor Sie solche und andere Fragen für sich beantwortet haben, hauen Sie in die Tasten.
2. Knackpunkt Betreffzeile
Egal ob E-Mail oder klassischer Brief: Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger liest. Hier dürfen Sie sich keinen Schnitzer erlauben. Versuchen Sie also, möglichst eine Betreffzeile zu formulieren, die neugierig macht.
3. Nicht zu formal
Auch wenn’s ums Geschäft geht – niemand mag nach Beamtendeutsch klingende Floskeln wie „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom…” und anderen Anklängen von bürokratischen Plattitüden. Möchten Sie so etwas lesen? Schreiben Sie wie ein normaler Mensch und vergessen Sie die üblichen Textphrasen, aus denen vielen Geschäftsbriefe zusammengesetzt sind.
4. Kurz und knackig
Zeit ist Geld. Deswegen formulieren Sie Ihren Brief so kurz wie möglich, sonst landet er womöglich ungelesen im Papierkorb oder versauert im Posteingang. Denn je prägnanter der Text, desto geringer die Hemmschwelle, ihn zu lesen. Ebenfalls wichtig:
- Kurze Sätze,
- Vermeidung von Wiederholungen,
- aktive Formulierungen und
- direkte Ansprache.
5. Das Finale
Auch hier lauert wieder die Floskel-Gefahr: Zwar ist der Klassiker „Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung“ gut gemeint, aber unwahr. Oder sitzen Sie auch nachts vorm Computer oder Telefon? Abhängig vom Brief sollten Sie daher individuell mit einem Dank, einer Aufforderung oder einem Angebot beenden.
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