Automatisierung der Büroarbeit: Der Stand der Dinge

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Man sitzt am Pc gegenüber einem Roboter

Digitalisierung und Automatisierung sind in der Industrie schon seit einigen Jahren nicht mehr wegzudenken. Beim Fahrzeug- oder Anlagenbau werden viele Produktionsprozesse bereits komplett oder in weiten Teilen automatisiert von Robotern erledigt. In einigen Branchen liegt die Automatisierungsquote in der Fertigung bei bis zu 75%.

Für eine Automatisierung eignen sich vor allem wiederkehrende Aufgaben, die sich standardisieren lassen. Und von diesen “roboterhaften” Tätigkeiten gibt es mehr als man denkt. Das gilt auch und insbesondere für die Büroarbeit. Aber erstaunlicherweise ist die Automatisierung in deutschen Büros noch nicht wirklich angekommen. Man schätzt, dass nur 3% der Abläufe automatisiert ablaufen.

Wir haben uns gefragt, warum das so ist und für unsere Leser zu diesem spannenden und zukunftsweisenden Thema recherchiert.

Historische Entwicklung der Automatisierung

Schon Aristoteles, der griechische Universalgelehrte, beschäftigte sich in seinem Werk “Politik” mit dem Thema Automatisierung. Darin spricht er von “Weberschiffen”, die “von selbst webten”. Dieses Beispiel zeigt, dass bereits in der Antike darüber nachgedacht wurde, menschliche Arbeitskraft zu ersetzen.

Diese Gedanken setzte Edmond Cartwright 1787 in die Tat um und entwickelte die ersten automatischen Webmaschinen. Diese Erfindung legte einen Grundstein für die industrielle Revolution. Die Entdeckung der Elektrizität, die rasante Entwicklung der Elektrotechnik, die Erfindung des Computers und die damit einhergehenden neuen Möglichkeiten der Digitalisierung erhöhten den Automatisierungsgrad stetig. Durch die Künstliche Intelligenz ergeben sich neue Horizonte, die diesen Trend weiter befeuern.

Vorteile der Automatisierung

Wenn Maschinen die Aufgaben von Menschen erledigen, profitieren davon am meisten die Unternehmen. Denn durch Automation …

  • lässt sich die Produktivität und die Fertigungsmenge (teils drastisch) erhöhen,
  • werden Personalkosten eingespart,
  • wird die Fehlerquote minimiert und
  • die Produktqualität erhöht (was wiederum auch der Gesellschaft zugute kommt).

Der einzelne Arbeiter wird bei schwerer körperlicher oder monotoner Tätigkeit entlastet. Theoretisch soll er dadurch mehr Zeit haben für anspruchsvollere Aufgaben, die sich in kein Muster pressen lassen.

Nachteile der Automatisierung

In der Praxis führt der Einsatz von Maschinen und Robotern jedoch häufig dazu, dass Arbeitnehmer entlassen werden. Statt also mehr “Muße” für die herausfordernden Aufgaben zu haben, müssen sich viele Menschen einen neuen Job suchen. In der Geschichte gibt es dafür unzählige Beispiele.

Als es in den USA möglich war, direkt mit anderen zu telefonieren, verloren nahezu alle Telefonistinnen ihre Arbeit. Auch heute schwebt das “Damokles-Schwert” über vielen Branchen. Wie geht es z.B. mit LKW-und Taxifahrern weiter, wenn sich selbstfahrende Autos etablieren? Die ersten Versuche wurden bereits erfolgreich absolviert …

Das Versprechen der fortschreitenden Technik war einmal, dass Maschinen die Arbeit erledigen und die Menschheit mehr Freizeit hat – und dennoch anständige Gehälter gezahlt werden. Das hat sich bis heute leider nicht bewahrheitet. Es bleibt eine gesamtgesellschaftliche Herkules-Aufgabe dafür zu sorgen, dass Automatisierung zum Wohle aller geschieht. Und nicht nur die Unternehmer profitieren.

Automatisierung im Büro

Viele Aufgaben von Büroarbeitern können automatisiert werden, da sie einem bestimmten Muster folgen. Diese Muster können von sogenannten Bots (Software-Programmen) erlernt werden. Wie gut das funktioniert, hängt wesentlich damit zusammen, wie genau die Programmierer arbeiten, die hinter den Bots stecken.

Wurde ein Bot z.B. für die Erledigung des Rechnungseingangs entwickelt, kann er – sicherlich mit kleinen Anpassungen – prinzipiell in nahezu jedem Unternehmen eingesetzt werden. Seine Programmierung basiert überwiegend auf Logik, der Erstellung von Entscheidungsbäumen und, immer häufiger, auf Künstlicher Intelligenz.

So ist der Bot problemlos in der Lage, die (digitale) Rechnung zu empfangen, zu erfassen, zu kontieren, zuzuweisen, zu buchen und schließlich den Betrag zu überweisen. Dem Büroarbeiter bleibt lediglich die Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnung. Dieser Ablauf lässt sich auf viele Aufgaben im Dokumentenmanagement übertragen.

Wer im Internet surft, hat fast zwangsläufig Bekanntschaft mit Chat-Bots und Ticket-Systemen gemacht. Auch hier können Roboter automatisch auf Fragen reagieren. Das ist möglich, weil viele Kunden dieselben oder sehr ähnliche Fragen stellen. Noch ist die Qualität der Kommunikation nicht immer adäquat, aber die Software lernt sehr schnell hinzu.

Warum hapert es in deutschen Büros mit der Automation?

Damit eine Software Prozesse im Unternehmen steuern kann, muss das Betriebskonzept entsprechend angepasst werden. Es müssen Rahmenbedingungen geschaffen, Verantwortungsbereiche zugeteilt und Abläufe detailliert analysiert werden. Nur dann erkennt man das volle Automatisierungspotenzial und kann sich überlegen, welche Tools eingesetzt werden sollen.

Nach einer umfangreichen Planungsphase folgt die individuelle Anpassungen bestehender Software bzw. die komplette Neuentwicklung. Beides muss anschließend ausgiebig getestet werden, bevor die Automatisierung reibungslos läuft.

Vor solchen großen Umwälzungen schrecken deutsche Unternehmen anscheinend noch zurück. Einige Firmen versuchen zumindest, einzelne geeignete Prozesse automatisch erledigen zu lassen. So erklärt sich auch der oben bereits genannte, relativ geringe Automatisierungsgrad in der Büroarbeit von gerade einmal 3%. Aber zumindest ist ein Anfang gemacht.

Folgen für Büroarbeiter

Wenn die Digitalisierung und Automatisierung der Büroarbeit voranschreitet, werden die Mitarbeiter im Idealfall entlastet, können sich “wichtigeren” Aufgaben widmen und sind für den Arbeitgeber vielleicht so wertvoll wie nie.

Schätzungsweise, und teils auch erfahrungsgemäß, tritt dieser Fall jedoch eher selten ein. Die meisten Unternehmen erhoffen sich durch die Automatisierung die Einsparung von Kosten. Insbesondere von Personalkosten. Dementsprechend kommt es durch Automation häufig zu Entlassungen.

Ausblick: Wie geht es weiter mit der Automatisierung?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen steht immer noch am Anfang, hat durch die Corona-Pandemie jedoch einen unerwarteten Schub bekommen. Machine Learning und Künstliche Intelligenz stecken sogar noch in den Kinderschuhen. Hinzu kommt, dass die Analyse von “Big Data” ebenfalls eher an der Oberfläche kratzt.

Schaut man sich also das enorme Innovationspotenzial jedes einzelnen Bereiches an, stellt man schnell fest, dass zukünftig immer mehr Aufgaben – auch und gerade im Büro – von Robotern übernommen werden. Deutsche Unternehmer könnten sicherlich etwas mutiger sein, wenn es um das Thema Automatisierung der Büroarbeit geht.

Was man nicht vergessen sollte, ist, dass Digitalisierung und Automation nicht nur Arbeitsplätze vernichten, sondern auch schaffen. In welchem Maße das geschieht, bleibt abzuwarten. Wer aber am Anfang seines Berufslebens steht, hat hier sicherlich viele spannende Möglichkeiten.

Urheber des Titelbildes: enjoys/ 123RF Standard-Bild


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