Die Urlaubsübergabe: So läuft sie für alle stressfrei ab

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Der Urlaub naht – und die Vorfreude wächst! Jetzt muss nur noch die Übergabe im Job reibungslos funktionieren. Wie das ganz stressfrei über die Bühne geht, verraten wir hier.

Übergabetermine rechtzeitig anberaumen

Meistens steht der Urlaub schon monatelang fest – Zeit genug also, rechtzeitig mit der Übergabe zu beginnen. Darüber freut sich die Vertretung, denn die Kollegen brauchen schließlich Zeit, um die Extraarbeit mit einzuplanen. Mindestens eine Woche vor Urlaubsantritt sollten alle über die Abwesenheit informiert sein, damit sie Zeit für eventuelle Rückfragen haben. Der ideale Zeitpunkt für die Übergabe ist deshalb 14 Tage vor dem Urlaub.

Wer, wie, was: Die Übergabe gründlich planen

Wichtig ist, dass die Übergabe umfassend ist, sodass möglichst keine Fragen während der Abwesenheit aufkommen. Die Übergabe muss alle unaufschiebbaren Aufträge, Termine und Deadlines umfassen, die delegiert werden müssen. Wer übernimmt welche Aufgaben? Es sollten möglichst immer Kollegen zuständig sein, die dem Urlauber nach seiner Rückkehr über die Ereignisse während seiner Abwesenheit informieren können – und dann nicht selbst in der Ferien sind.

Außerdem ist vorab zu klären: Welche Kunden, externen Partner oder Zulieferer müssen über den anstehenden Urlaub informiert werden? Die Benachrichtigung lässt sich am besten per E-Mail erledigen, die alle Kontaktdaten der Vertretung enthalten sollte.

Enthält alle relevanten Infos: Das Übergabedokument

Anstehende Aufträge, Ansprechpartner, Termine und Kundenadressen werden in einem Übergabedokument gebündelt, das klar und übersichtlich aufgebaut ist. Je nach Job sind die Inhalte nach Projekten oder vertretenden Kollegen gegliedert. Das Dokument muss allen involvierten Personen zugänglich sein: Entweder wird es direkt an alle relevanten Kollegen und Vorgesetze verschickt oder auf dem Firmenserver hinterlegt. Den Pfad zum Dokument erhalten alle Beteiligten per Mail oder Messenger – und fertig ist die Übergabe!

Urheber des Bildes: Elizabeth Crego / 123RF Standard-Bild


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