4 Tipps für ein erfolgreiches Online Meeting

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Man sieht zwei Männer in Cartoon style gezeichnet, wie sie eine Videokonferenz haben

Nachdem wir Ihnen in unseren Blogartikeln bereits die besten kostenlosen Tools für Videokonferenzen und die besten kostenpflichtigen Tools für Videokonferenzen vorgestellt haben, möchten wir Ihnen nun wertvolle Tipps für die erfolgreiche Gestaltung des Online Meetings an die Hand geben!

  1. Arbeitsumgebung checken

Bevor Sie einem Online Meeting beitreten, sollten Sie sich in Ihrem Home Office umschauen. Chaos hat auch etwas von Kreativität, ist aber sicherlich nicht das, was Teilnehmer der Videokonferenz von Ihrer Professionalität überzeugt. Sorgen Sie also für Ordnung.

Sie haben ein Faible für erotische Malerei oder Aktfotos!? Das muss ja nicht jeder wissen. Hängen Sie entsprechende Kunstwerke vor dem Online Meeting besser ab. Ansonsten könnte es zu unnötigen Irritationen kommen.

Am besten sollten Sie mit der Notebook-Kamera testen, welchen Bildausschnitt die anderen Teilnehmer einsehen können. Setzen Sie sich so hin, dass nur wenig im Hintergrund zu erkennen ist und der Fokus auf Ihnen liegt. Bei einigen Tools können Sie den Hintergrund unscharf stellen. Nutzen Sie diese Option.

Versuchen Sie auch, Umgebungslärm zu vermeiden. Soweit es möglich ist, sollten Sie die Termine z.B. in einen kinderfreien Zeitraum legen.

  1. Technik überprüfen

Ohne stabile Internetverbindung macht ein Online Meeting keinen Spaß. Sollten Sie dahingehend Probleme bemerkt haben, wenden Sie sich an Ihren Internetanbieter. Eventuell gibt es Tarife mit schnellerer Übertragungsrate.

Sorgen Sie dafür, dass während des Online Meetings nicht zu viele Angehörige Ihres Haushaltes im Netz unterwegs sind und beispielsweise Filme und Serien streamen. Es wäre kontraproduktiv, wenn es deswegen zu Abbrüchen der Videokonferenz kommt.

Funktioniert das Notebook einwandfrei oder arbeitet es langsam, weil es sich ständig am Maximum des Arbeitsspeichers befindet? Informieren Sie Ihren Vorgesetzten. Vielleicht kann Ihnen ein Systemadministrator helfen und das Notebook auf Vordermann bringen. Ist das nicht der Fall, ist eventuell ein neues Notebook fällig.

Damit das Online Meeting reibungslos verlaufen kann, sollten Sie das Mikrofon und die Kamera testen. Ein ruckeliges Bild und/oder ein schlechter Klang strapazieren die Nerven der anderen Teilnehmer. Investieren Sie in ein hochwertiges Head-Set bzw. weisen Sie Ihren Arbeitgeber auf diese Notwendigkeit hin.

  1. Bereiten Sie Ihre Themen sorgfältig vor

Wenn Sie zu einem Online Meeting eingeladen werden – oder es als Admin planen – wissen Sie (hoffentlich) genau, um welche Themen es gehen soll. Machen Sie eine Liste mit Stichwörtern und Fragen. So vergessen Sie keinen Punkt, können sich Notizen machen, behalten stets den Überblick und müssen im Nachhinein nicht nochmal bei anderen Teilnehmern nachhaken.

Geht es um ein umfangreicheres Themengebiet, kann es sinnvoll sein, eine kurze Präsentation mit Schaubildern zu erstellen. Ihre Kollegen werden sich über die Abwechslung freuen und das Thema i.d.R. besser verstehen. Reizen Sie die Möglichkeiten des Tools aus. Sie könnten z.B. das Whiteboard für Brainstorming, den Chat für Links oder quantitative Umfragen für kurzfristige Entscheidungen nutzen.

Sofern Sie Ihren Bildschirm teilen möchten, um eine gemeinsame Basis für Diskussionen zu haben, sollten Sie die entsprechenden Dokumente bereits geöffnet oder in “Klickweite” speichern. Achten Sie bei dieser Funktion darauf, ähnlich wie bei der Arbeitsumgebung, dass keine irritierenden Inhalte geöffnet sind. Stellen Sie die Funktion sofort ab, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

  1. Achten Sie auf den “Videokonferenz-Knigge”

Seien Sie pünktlich. Für die anderen Teilnehmer ist es ziemlich nervig auf Sie zu warten. Häufig hat das Warten auch ein unangenehmes Schweigen zur Folge. Das muss nicht sein. Und falls Sie eine Verspätung gar nicht vermeiden können, informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig.

Sprechen Sie klar und deutlich, damit Ihre Gesprächspartner Sie verstehen. Aber bitte schreien Sie nicht. Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie zu Beginn kurz nach, ob Sie alle verstehen können.

Lassen Sie Ihre Gegenüber aussprechen und fallen Sie ihm nicht ins Wort. Beachten Sie: Aufgrund schwankender Internetverbindungen kann es bei der Video- und Audioübertragung zu Verzögerungen kommen. Warten Sie daher besser ein, zwei Sekunden länger, bevor Sie mit dem Sprechen anfangen.

Wenn Sie einen Teilnehmer direkt ansprechen möchten, starten Sie Ihren Gesprächsbeitrag mit seinem Namen. Andernfalls könnten sich alle angesprochen fühlen – oder keiner. Das führt meistens zu einem wilden Durcheinander. In größeren Online Meetings ist es empfehlenswert, seinen eigenen Namen zu nennen, in etwa so: “Hallo, ich bin Max aus dem Online Marketing und würde gerne etwas hinzufügen.” Dann wundert sich niemand darüber, wer da eigentlich gerade spricht.

Nutzen Sie den Mute-Button. Das temporäre Deaktivieren Ihres Mikrofons sorgt dafür, dass Sie das Online Meeting nicht durch unnötige Geräusche stören. Ihre Gesprächspartner werden es Ihnen danken. Vergessen Sie aber nicht, Ihr Mikrofon wieder einzuschalten, wenn Sie an der Reihe sind …

Wir hoffen, dass Ihre Online Meetings mit unseren Tipps erfolgreicher und produktiver werden!

Urheber des Titelbildes: kotorina/ 123RF Standard-Bild


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