Ein jeder von uns kennt das Problem: Der Kollege aus dem Marketing benötigt dringend neue Textmarker, die Kollegin aus der Personalabteilung fünf Pakete Kopierpapier. Lineale und Bleistifte gelten an fast jedem zweiten Schreibtisch als Mangelware. Der Katalog für Büromaterial wandert von Zimmer zu Zimmer, es hagelt unendliche Bestellwünsche und das Chaos ist vorprogrammiert. Die Bestellung von Büromaterialien gehört nicht unbedingt zu den beliebtesten Aufgaben, doch jeder braucht sie und freut sich, wenn alles schnell und komplett eintrifft. Wir von OTTO Office haben der Zettelwirtschaft und den unstrukturierten E-Mails abgeschworen und die sogenannte Teambestellung ins Leben gerufen. Was genau es damit auf sich hat und wie wir dir den Büroalltag um einiges erleichtern, erfährst du in diesem Blogartikel.
Was ist eine Teambestellung?
Kopierpapier, Pflaster und Verbände für das Klinikpersonal oder neue Trikots für die Jugendmannschaft– die Bestellung und Beschaffung von Material ist in fast jedem Bereich unumgänglich. Während der eine Kollege Druckerpapier braucht, benötigt eine andere Kollegin dringend neue Kugelschreiber und Ordner. Die einzelnen Bestellwünsche werden notiert, vergessen und geraten am Ende möglicherweise gar nicht auf die Bestellliste. Unstrukturierte E-Mail Fluten, Schreibfehler oder Zahlendreher führen gleichzeitig gerne zu falschen Artikellieferungen. Doch was wäre, wenn man alle Bestellwünsche einfach und unkompliziert an einem Ort sammeln könnte? Ganz ohne unstrukturierte E-Mail Fluten, das lästige Umherreichen von Katalogen und einer scheinbar endlosen Zettelwirtschaft?
Unkompliziert, einfach und schnell: Genau das sind die Stichpunkte, die unsere OTTO Office Teambestellung umschreiben. Dein Team benötigen Büromaterial? Kein Problem! Mit Hilfe der Teambestellung hast du die Möglichkeit, deine Kolleginnen und Kollegen per Mail oder einfach mit einem Teilnahmelink einzuladen und gemeinsam im Shop als Team zu bestellen. Kataloge werden nun nicht mehr nötig sein – Du kannst unser Sortiment online einsehen und einfach und schnell bestellen.
Das sind die Vorteile einer Teambestellung
Die Bestellung von Büromaterial mit Hilfe einer Teambestellung weist viele Vorteile für dich sowie deine Kolleginnen und Kollegen auf:
- Schnelle interne Abstimmung: Dank der Teambestellung könnt ihr euch einfach und schnell online abstimmen. Meist dauert es nur wenige Minuten, Bestellwünsche zu äußern und weiterzuleiten.
- Zentrale Koordination und besserer Kostenüberblick: Die Bestellung des Büromaterials läuft zentral über einen Organisator ab. Kolleginnen und Kollegen können Bestellwünsche äußern, die Entscheidung darüber, was am Ende bestellt wird, liegt hingegen ganz alleine beim Organisator. Dieser kann die Auswahl derart einschränken, dass nur noch bestimmte Marken oder Produkte in einer festgelegten Preisklasse ausgewählt werden können.
- Zeitersparnis: Bis jede Kollegin und jeder Kollege den (Online-)Katalog einmal durchgeschaut und ihren oder seinen Bestellwunsch per Zettel oder E-Mail geäußert hat, kann so einige Zeit vergehen. Bei der Teambestellung hast du hingegen die Möglichkeit, ein Enddatum festzulegen, bis zu welchem Bestellwünsche an dich weitergeleitet werden müssen. Dieses konkrete Timing hilft nicht nur bei der Organisation der Bestellung, sondern schafft gleichzeitig Struktur.
- Zufriedenheit: Nicht nur du, auch deine Kolleginnen und Kollegen werden von der Teambestellung profitieren und sich über die schnelle Abwicklung und die prompte Lieferung des neuen Materials freuen.
- Top Service: Das OTTO Office Team tut alles damit ihr tolle Produkte zu den besten Preisen schnell und sicher erhaltet. Dank der 24 Stunden Lieferung erhaltet ihr eure Produkte bestenfalls direkt am nächsten Tag.
Schritt für Schritt: So kannst du eine Teambestellung aufgeben
Eine Teambestellung bei OTTO Office aufzugeben, ist nicht nur schnell, sondern funktioniert zudem auch einfacher als gedacht. Wir erklären dir Schritt für Schritt, wie du unkompliziert für dich und deine Kolleginnen und Kollegen Büromaterial bestellen kannst.
Schritt 1: Teambestellung erstellen
Um eine Teambestellung zu erstellen, musst du über ein Onlinekonto bei OTTO Office verfügen. Verfügst du bisher noch nicht über ein Kundenkonto, kannst du dich einfach und kostenlos hier registrieren.
Als Organisator bist du für die Erstellung der Teambestellung verantwortlich und übernimmst die jeweiligen Einstellungen:
- Vergebe einen Namen für die Teambestellung. Ganz egal ob der Name des Unternehmens, der Abteilung oder ein witziger Codename – alles ist möglich.
- “Hey Leute, wer benötigt Büromaterial?“ Schreibe einen kleinen Einladungstext für deine Kolleginnen und Kollegen.
- Bestimme ein Enddatum für die Teambestellung. Dies ist natürlich kein Muss – kann jedoch von Vorteil sein und dir die Bestellung um einiges erleichtern.
- Falls notwendig, kannst du die Artikelauswahl für die Teambestellung einschränken. Das kann besonders dann hilfreich sein, wenn Kolleginnen und Kollegen sich auf die Bestellung neuer Schreibwaren beschränken und nicht unbedingt neue Drucker oder Bürogeräte bestellen sollen.
- Im letzten Schritt der Einstellungen kannst du die Rückmeldung per E-Mail aktivieren. Dementsprechend kannst du selbst entscheiden, ob du benachrichtigt werden möchtest, wenn dein Team Bestellwünsche an dich weiter geleitet haben.
Schritt 2: Kolleginnen und Kollegen einladen
Ist die Teambestellung in deinem OTTO Office Kundenkonto erst einmal erstellt, kann es auch schon losgehen. Um Kolleginnen und Kollegen zur Teambestellung hinzuzufügen, kannst du sowohl die vorgefertigte E-Mail als auch den Teilnahmelink an Kolleginnen und Kollegen verschicken. Um Bestellungen aufzugeben, benötigen deine Kolleginnen und Kollegen keinen eigenen OTTO Office Onlinezugang.
Schritt 3: Bestellwünsche sammeln
Wurden deine Kolleginnen und Kollegen zur Teambestellung eingeladen, können auch schon zahlreiche Bestellwünsche gesammelt werden. Hierzu müssen folgende Angaben getätigt werden:
- Name der Kollegin oder des Kollegen
- Bemerkung der Kollegin oder des Kollegen (optional)
- Bestätigung der Datenschutzerklärung
- Auswahl der gewünschten Artikel
Wurden alle Wunschartikel erfolgreich in den Warenkorb gelegt, können Kolleginnen und Kollegen die Bestellung an dich weiter leiten. Unter dem Punkt „Aktive Teambestellung“ im Kundenkonto erscheinen die bereits erfolgten Rückmeldungen, welche automatisch mit der Funktion „Teambestellung in den Warenkorb legen“ übernommen werden.
Schritt 4: Bestellung abschließen
Wurden alle Bestellwünsche der Kolleginnen und Kollegen erfasst, kann die Bestellung abgeschlossen werden. Die Teambestellung sollte nun in deinem Warenkorb hinterlegt sein und kann, falls notwendig, von dir angepasst werden.
Bist du mit der Bestellung zufrieden, kannst du den Einkauf über den Button „Zur Kasse“ abschließen und erfolgreich absenden. In der Übersicht deiner Bestellungen wird die Teambestellung im Anschluss als abgeschlossen angezeigt. Nun heißt für euch: abwarten. Wir bei OTTO Office werden uns schnellstmöglich um deine Bestellung kümmern und euch innerhalb von 24 Stunden das gewünschte Büromaterial zukommen lassen!
Du möchtest noch mehr über die Teambestellung wissen? Schau dir unser kurzes Video an:
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Urheber des Titelbildes: dmitriimusku/ 123RF Standard-Bild