Im Büroalltag sind E-Mails das Kommunikationsmedium Nummer eins. Mit mal mehr, mal weniger wichtigen Botschaften landet tagtäglich eine Flut digitaler Nachrichten in unserem Postfach. Schnell kann es beim Abarbeiten der Nachrichten dann passieren, dass sich Fehler einschleichen – und die können manchmal richtig unangenehm sein. Wir zeigen die acht häufigsten Patzer in E-Mails und wie sie sich vermeiden lassen.
Den Entwurf abschicken
Dieser Fehler passiert vorzugsweise dann, wenn man eine vorgeschriebene E-Mail zunächst in den Entwürfen zwischenspeichern will, um sie erst zu einem späteren Zeitpunkt abzuschicken. Ungünstig, wenn man dabei jedoch nicht auf „Speichern“, sondern auf „Senden“ klickt. Um diesen häufigen Flüchtigkeitsfehler künftig zu verhindern, gewöhnen Sie sich am besten an, den E-Mail-Empfänger immer erst zuletzt direkt vor dem Versenden einzufügen.
Den falschen Empfänger anschreiben
Peinlich! Wahrscheinlich ist es den meisten von uns schon einmal passiert, dass wir eine E-Mail an den falschen Empfänger verschickt haben. Vor allem dann, wenn diese sensible Inhalte enthält oder es womöglich sogar um die betreffende Person selbst geht, dann kommt dieser Patzer gar nicht gut an. Da hilft nur besondere Aufmerksamkeit: Die wenigen Sekunden sollten bei jeder E-Mail für den Check drin sein, ob der Empfänger auch tatsächlich der richtige ist. Vorsicht ist vor allem bei den automatischen Adress-Vorschlägen des E-Mail-Programms geboten. Denn auch wenn die Adresse ähnlich klingt, susanne.sadler@gmx.de ist definitiv nicht s.salzmann@g-tech.de.
Den eigenen Namen falsch schreiben
Natürlich kennen wir alle unseren Namen und wissen, wie er geschrieben wird. Daher wirkt es besonders unprofessionell, wenn wir ihn in der E-Mail falsch schreiben und aus Max Mustermann beispielsweise ein May Musteramm wird. Bei dem Empfänger kommt jetzt definitiv an, dass die E-Mail auf die Schnelle und ohne Mühe verfasst wurde. Für diesen Fehler gibt es jedoch eine schnelle Problemlösung: Richten Sie sich einfach eine Signatur ein und fügen diese bei allen Mails automatisch hinzu.
Den Empfänger mit falschem Namen ansprechen
Dieser Fehler gehört zu den schlimmsten, schließlich möchte niemand falsch angesprochen werden. Das wirkt nicht nur schluderig, sondern sogar respektlos. Ein Blick auf die E-Mail-Adresse des Empfängers gibt im Zweifel Auskunft über die richtige Schreibweise. Vielleicht findet sich der Name auch im bereits bestehenden Mailverlauf wieder. Ansonsten ist ein wenig Recherchearbeit notwendig, damit „Herr Günther“ künftig nicht mehr zu „Herr Günter“ wird. Tipp: Lässt der Vorname keine eindeutigen Rückschlüsse auf das Geschlecht zu, kann man sich mit der Formulierung „Hallo Eike Jansen“ behelfen.
Den Anhang vergessen
Dieser Fauxpas gehört zu den Klassikern – E-Mails trotz des angekündigten Anhangs ohne eben diesen zu verschicken. Obwohl dieser Fehler gerade noch verzeihlich ist, bedeutet er für den Empfänger dennoch zusätzliche Arbeit, da er zunächst nachfragen muss, wo die erforderliche Datei denn bleibt. Ohne etwas Aufmerksamkeit geht es auch hier nicht. Bestenfalls hängen Sie das Foto, die Tabelle oder die Grafik in einem ersten Schritt an.
Zu viele Rechtsschreib- und Grammatikfehler
Wenn sich in der täglichen Korrespondenz mal der eine oder andere Rechtschreibfehler einschleicht, dann ist das in der Regel verzeihlich. Zu viel des Guten darf es aber selbst in der Kommunikation mit den Kollegen nicht sein. Ein absolutes No-Go ist es, komplett auf die Zeichensetzung und die Großschreibung zu verzichten. Vor dem Versenden ist es auf jeden Fall empfehlenswert, eine E-Mail immer noch einmal durchzulesen. Auch die automatische Rechtschreibprüfung kann jetzt wertvolle Dienste leisten. Aber Achtung: Nicht alle Vorschläge sind auch wirklich sinnvoll. Im Zweifel sollte der Duden zurate gezogen werden.
Einen unpassenden Betreff wählen
Der Betreff bringt bestenfalls mit wenigen Worten auf den Punkt, worum es in der E-Mail geht. In einer E-Mail mit dem Betreff „Urlaub“ sollte daher auch genau dieser thematisiert werden und nicht die aktuelle Projektplanung. Auch bei einem bestehenden Mailverlauf ist der Betreff bestenfalls immer anzupassen. Vermieden werden sollten dagegen E-Mails ohne Betreff. Diese wirken nicht nur unprofessionell, sondern werden auch gerne als Spam aussortiert.
Eine E-Mail nicht abschicken
Auch dieser Fehler kann aus Unaufmerksamkeit passieren. Sie antworten auf eine E-Mail, vergessen jedoch diese abzuschicken, sodass sie mehrere Tage in den Entwürfen liegenbleibt. Im schlimmsten Fall fällt das Versäumnis erst auf, wenn der Empfänger nach einer Antwort fragt. Wer vor dem Schließen des E-Mail-Programms immer nochmal einen Blick in die Entwürfe wirft, der kann diesen Fehler ohne großen Aufwand vermeiden.
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