Als obligatorisches Anhängsel schließt eine Signatur jede geschäftliche E-Mail ab. Sie liefert wichtige Informationen über den Absender und erleichtert die weitere Kontaktaufnahme: In der geschäftlichen Korrespondenz ist sie sogar Pflicht. Diese Regeln und Vorgaben gelten für die E-Mail-Signatur.

Wer ist zu einer E-Mail-Signatur verpflichtet?

Zunächst einmal ist eine E-Mail-Signatur natürlich praktisch: Schließlich lässt sich so mit einem Blick ablesen, mit wem Sie es zu tun haben. Während dies im privaten Bereich in der Regel nicht nötig ist, sieht das im beruflichen Kontext schon ganz anders aus: Wer eine offizielle Geschäftsmail schreibt, ist sogar gesetzlich dazu verpflichtet, der Korrespondenz eine eigene E-Mail-Signatur anzuhängen.

Unter die sogenannte Impressumspflicht fallen sämtliche Personen, die gewerblich tätig sind. Dazu gehören diverse Unternehmensformen, wie AGs, GmbHs, KGs und OHGs, sowie auch Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer.

Als Geschäftsbrief gelten dabei sämtliche Mitteilungen mit einem geschäftsbezogenen Inhalt, wie Angebote, Preislisten, Rechnungen, Anfragen, Reklamationen und Verträge. Bei unternehmensinternen Mails (zum Beispiel unter Kollegen, zwischen verschiedenen Abteilungen und Niederlassungen) entfällt die Verpflichtung. Gleiches gilt bei bereits bestehenden Geschäftsverbindungen.

Welche Angaben müssen rein in die Signatur?

Zunächst einmal wird die Signatur mit den wesentlichen Kontaktinformationen versehen. Das sind:

  • (ausgeschriebener) Vor- und Zuname
  • die Position im Unternehmen / die Berufsbezeichnung
  • die Postanschrift
  • die Telefonnummer
  • die E-Mail-Adresse
  • die Internetseite / Social-Media-Accounts

Gut zu wissen: Weder Angaben zur Telefonnummer noch zur E-Mail-Adresse, Internetseite oder Position im Unternehmen sind ein Muss. Zur klassischen Signatur gehören diese wesentlichen Informationen als Standard aber dazu.

Nun wird es formal: Schließlich gibt es weitere Angaben, die Pflicht sind. Analog zu einem Geschäftsbrief in Papierform macht das Handelsgesetzbuch (§ 37a) dabei folgende Vorgaben. Rein in die Signatur müssen:

  • der Name der Firma
  • die Rechtsform
  • der Sitz der Firma
  • das Registergericht
  • die Handelsregisternummer

Abhängig von der Rechtsform gelten weitere Regeln:

  • GmbH und UG: alle Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzenden
  • AG: alle Vorstandsmitglieder und Vorsitzenden des Aufsichtsrats

Keine Verpflichtung besteht hingegen, die Umsatzsteuer-ID, die Steuernummer oder die Bankverbindung anzugeben.

Darüber hinaus lesen sich in Signaturen häufig Zusätze wie: „Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen“ oder „Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte den Absender.“ Diese sogenannten Disclaimer dienen zur Absicherung des Unternehmens, sind jedoch nicht vorgeschrieben.

Bei den Datenschutzhinweisen wird es etwas komplizierter. Ein entsprechender Verweis in der Signatur ist grundsätzlich empfehlenswert, um als Unternehmen seiner notwendigen Informationspflicht nachzukommen. Notwendig ist das aber nur, wenn dem Adressaten nicht (durch vorherigen Kontakt) bereits die notwendigen Datenschutzhinweise zugänglich gemacht wurden.

Und wie soll sie aussehen? Die optischen Vorgaben

Eine Vorschrift, wie die Signatur grafisch aufbereitet werden soll, gibt es nicht. Eine ansprechende, gut lesbare und strukturierte Aufbereitung ist aber empfehlenswert, damit die Leser die wesentlichen Informationen schnell erfassen können. Hier einige Tipps:

  • Bei mehr als vier Zeilen ist eine Gliederung in zwei bis drei Absätze sinnvoll.
  • Einzelne, zusammenhängende Informationen lassen sich auch durch senkrechte Querstriche (und nicht durch einen Absatz) voneinander trennen. Das kann zum Beispiel bei der Adresse sinnvoll sein.
  • In Maßen eingesetzt eignen sich auch verschiedene Schriftgrößen, -farben und -arten. Abheben lässt sich so unter anderem der Name. Es bietet sich an, hierbei das Corporate-Design des Unternehmens zu übernehmen.
  • Ein passendes Firmenlogo oder ein Porträtfoto lockert die Signatur ebenfalls auf. Achten Sie aber darauf, dass die Dateigröße möglichst klein ist. Abzuraten ist davon, die komplette Signatur als Bilddatei anzuhängen – bei Bedarf wäre es sonst nicht möglich, beispielsweise eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer herauszukopieren.
  • Die Formatierung sollte keineswegs zu auffällig und überladen sein und sich auch nicht signifikant von der Optik der eigentlichen E-Mail unterscheiden. Wenig sinnvoll ist zum Beispiel eine grelle Hintergrundfarbe.
  • Alle Angaben sind linksbündig ausgerichtet.
  • Gestalten Sie die Signatur so, dass sie auf allen Bildschirmen (sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Ansicht) richtig abgebildet ist.

Urheber des Titelbildes: amperespy/ 123RF Standard-Bild