Dass der Arbeitstag zum Beispiel um 9 Uhr beginnt, um 17.30 Uhr endet und zwischendurch Zeit für eine halbe Stunde Mittag ist, muss künftig grundsätzlich dokumentiert werden. Nach dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass alle Unternehmen dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Für die Dokumentation stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Die Zielgruppe: Wer muss nachbessern?
Tatsächlich betrifft das Urteil aus dem September wirklich alle Betriebe– ganz gleich, ob kleiner Handwerksbetrieb oder ob börsennotiertes Unternehmen. Wer daher bislang noch auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt hat, muss sich nun schnellstmöglich umstellen und eine Lösung zur Erfassung finden. Ganz unerwartet kommt die Änderung zur Arbeitszeiterfassung übrigens nicht: Denn bereits im Jahr 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet werden sollen, dafür ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System in ihren Unternehmen einzuführen.
Einfache und kostengünstige Lösungen
Vor allem für kleinere Betriebe sind hochkomplexe Softwaresysteme allein aus Kostengründen nicht die richtige Lösung. Traditionell kann jetzt immer noch der Stundenzettel zum Einsatz kommen. Die Mitarbeitenden tragen handschriftlich ihre Arbeitszeiten darauf ein. In der moderneren Variante greift man aber eher auf eine Excel-Tabelle zurück. Diese Lösungen sind nicht nur sehr preisgünstig, sondern in der Handhabung auch recht unkompliziert. Zu beachten ist bei der manuellen Erfassung und anschließenden Verarbeitung jedoch der relativ hohe Zeitaufwand für die Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Ein weiterer Knackpunkt dieser Systeme ist die Fehleranfälligkeit, Daten lassen sich zudem manipulieren.
Die moderne Stechuhr – elektronische Zeiterfassungssysteme
Auch wenn die klassische Stempel- beziehungsweise Stechuhr mittlerweile ausgedient hat, findet man ihre Weiterentwicklung heute in vielen Betrieben. Um morgens am Eingang des Unternehmens einzuchecken und sich abends wieder von der Arbeit abzumelden, stehen eine Reihe an elektronischen Hardware-Lösungen zur Verfügung. Mithilfe von Chip- oder Magnetkarten oder auch Transpondern lässt sich die Arbeitszeit schnell und unkompliziert erfassen, indem man diese entweder durch einen Schlitz an einem Terminal zieht oder nur davor hält. Es gibt sogar Systeme, die per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung funktionieren und Manipulation (fast) komplett ausschließen – ein möglicher Kartenverlust spielt hierbei natürlich keine Rolle mehr.
Grundsätzlich sind diese Lösungen wenig störanfällig. Sie ziehen zudem einen sehr geringen Verwaltungsaufwand nach sich, da die Daten elektronisch erfasst und verarbeitet werden. Ein Knackpunkt ist jedoch der hohe Kostenfaktor, sodass sich dieses Zeiterfassungssystem nur für größere Unternehmen rentiert. Nicht erfasst werden zudem die mobilen Arbeitszeiten, wenn die Angestellten beispielsweise im Homeoffice arbeiten.
Ideal fürs Homeoffice – die flexiblen Softwarelösungen
Digitale Softwarelösungen bieten den großen Vorteil, die Arbeitszeit ortsunabhängig am Smartphone, Laptop und am Computer erfassen zu können. Hierbei werden über eine spezielle Software oder App die Eingaben an ein zentrales Programm beziehungsweise eine Datenbank übertragen. Die erfassten Daten sind dann sowohl für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einsehbar. Das sorgt für eine hohe Transparenz und reduziert zudem das Risiko von Manipulation und Fehlern. Je nach Software erfolgt die Erfassung der Arbeitszeit sogar automatisch, zum Beispiel immer dann, wenn man sich am Rechner einloggt. Im Vergleich zu den Hardware-Lösungen kostet diese Software meist weniger.
Tipp: Ein gutes Zeiterfassungssystem kann mehr als nur Arbeitsbeginn und -ende zu dokumentieren. Über die Software können Sie beispielsweise auch die gesamte Urlaubsplanung und krankheitsbedingte Abwesenheiten verwalten, Dienst- und Schichtpläne erfassen und Projektzeiten auflisten. Mit einer entsprechenden Aufbereitung der Daten stellt das Zeiterfassungssystem zudem die solide Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung dar.
Achtung Datenschutz: Das ist bei der Zeiterfassung zu beachten
Natürlich können die Unternehmen selbst entscheiden, welches Zeiterfassungssystem sie nutzen möchten. Es gibt jedoch gewisse Grenzen: Vorsicht ist dabei vor allem im Hinblick auf die Themen Datenschutz und Persönlichkeitsrechte geboten.
- Biometrische Daten: Auch wenn es wirklich sehr praktisch ist, die Arbeitszeit per Fingerprint oder Gesichtserkennung zu übermitteln, liegt die Entscheidung hierbei in der Hand der Arbeitnehmenden. Datenschutzrechtlich ist die Nutzung von biometrischen Daten nämlich nur dann zulässig, wenn die Mitarbeiter dieser auch zustimmen.
- GPS-Tracker: Es gibt Zeiterfassungs-Software mit GPS-Ortungsdiensten. Diese ermöglicht Unternehmen eine gute Kontrolle ihrer Mitarbeitenden, die regelmäßig im Außendienst sind, wie zum Beispiel Handwerker oder Vertriebler. Auf diese Weise kann der Chef nachvollziehen, ob Termine auch wirklich wahrgenommen wurden. Erlaubt ist das aber nur, wenn die Angestellten Bescheid wissen und ihr Okay gegeben haben.
- Videoaufnahmen: Gleiches gilt für die Videoüberwachung. So ist es nicht erlaubt, die Angestellten heimlich zu filmen, wenn sie morgens in den Betrieb kommen und abends wieder gehen. Mit einer expliziten Zustimmung sieht es aber auch hier anders aus.
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