„Das Angebot ist stark nachgefragt – sichern Sie sich daher noch heute den Rabatt!“ Sätze, wie diese, kennen wir aus der Werbung. Und seien wir ehrlich: Auch wir haben uns durch den künstlich erzeugten Zeitdruck mit Sicherheit schon zu dem einen oder anderen Spontankauf hinreißen lassen. Tatsächlich kann es auch im Arbeitsleben sehr effektiv sein, mit Deadlines einen gewissen zeitlichen Druck aufzubauen.
Welchen Effekt lösen Deadlines aus?
Die wortwörtlich übersetzte „Todeslinie“ wird gerne auch als Galgenfrist bezeichnet. Mit einer Deadline geben wir einen Zeitpunkt vor, bis zu dem Aufgaben spätestens erledigt sein müssen. Diese Deadline bietet demnach eine Orientierung und hilft bei der Planung und Strukturierung der eigenen Zeit. Bei vielen Menschen steigert sie zudem die Leistungsfähigkeit. Denn aus psychologischer Sicht arbeiten wir mit dem Ziel vor Augen schneller, fokussierter und effizienter. Da eine Deadline das Ende der Aufgaben klar vorgibt, weiß man bereits während der Arbeit, wann das Ziel spätestens erreicht ist – und das wirkt bei vielen Menschen motivierend.
Für die eigene Motivation: künstlichen Zeitdruck aufbauen
Seit Monaten schieben wir die Ablage vor uns her und auf den Unterlagen für die Steuererklärung hat sich bereits eine dicke Staubschicht gebildet… Dinge, die nicht unbedingt sofort erledigt werden müssen, schieben wir gerne vor uns her. Damit sich am Ende nicht ein riesiger Berg an Irgendwann-To-dos vor uns türmt, kann es hilfreich sein, sich selbst künstlichen Zeitdruck zu setzen. Tragen Sie dazu einen konkreten Termin bestenfalls direkt in den Kalender ein und dulden Sie selbst keinen Aufschub. Ein gewisser Druck lässt sich zudem aufbauen, indem man Freunde oder den Partner über die eigenen Pläne informiert. Hat man die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit erledigt, dann spricht übrigens nichts gegen eine kleine Belohnung, die man sich selbst gönnt.
Tipp: Bei kürzeren und regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben, wie beispielsweise Akten einsortieren oder Schreibtisch aufräumen, nehmen Sie doch einfach mal die Stoppuhr in die Hand und messen die Zeit, die Sie dafür benötigen. Und beim nächsten Mal versuchen Sie dann, die Aufgabe etwas schneller zu erledigen.
Wenn die Deadline näher rückt: Warum uns Zeitdruck anspornen kann
Auch das haben wir schon erlebt: An hektischen Tagen mit vielen Terminen, Aufgaben, Telefonaten und vielleicht sogar noch kleinen Katastrophen zwischendurch schaffen wir meist deutlich mehr als an Tagen, die ruhiger verlaufen. Tatsächlich ist es so, dass wir eine Arbeit häufig schneller erledigen, wenn wir dafür weniger Zeit haben. Eine Deadline, die näher rückt oder von vornherein knapp gesetzt wird, motiviert viele Menschen. Der damit verbundene Zeitdruck wirkt sich auch körperlich aus: Unser Blutdruck steigt, der Herzschlag beschleunigt sich und unser Nervensystem wird aktiviert. Die Folge: Wir sind leistungsstärker, die Arbeit geht leichter von der Hand und fühlt sich auch nicht so anstrengend an. Im Kopf hat sich jetzt vor allem das Ziel manifestiert, es zu schaffen. Dieses Phänomen wird auch als „Goal-Gradient-Effekt“ bezeichnet. Dieser tritt aber nur dann ein, wenn die Deadline auch realistisch und erreichbar ist.
Wenn der Zeitdruck zu hoch wird
Während die einen Menschen mit einem gewissen Zeitdruck gut umgehen können und ihn sogar brauchen, um effektiv arbeiten zu können, kann er andere auch überfordern. Häufig verbirgt sich dahinter eine falsche Zeiteinschätzung und ein mangelndes Zeitmanagement. Denn wer unliebsame Aufgaben immer wieder in dem Irrglauben vor sich herschiebt, dass noch ausreichend Zeit zur Verfügung steht, der verzettelt sich schnell. Schnell entsteht dann ein extremer Zeitdruck, der Stress verursacht. Letztlich schafft man es dann weder in der vorgegebenen Zeit noch erfüllt man die Aufgabe zufriedenstellend.
Vor allem bei größeren Aufgaben sollte daher zunächst eine Struktur und ein Zeitplan mit einzelnen Etappenzielen aufgestellt werden. So lässt sich am besten einschätzen, wieviel Zeit die Arbeit tatsächlich in Anspruch nimmt. Und sollte sich abzeichnen, dass die Deadline tatsächlich nicht eingehalten werden kann, dann sollte man dies möglichst frühzeitig kommunizieren – und nicht erst dann, wenn es bereits zu spät ist.
Hinweis: Nicht immer ist es der eigenen Herangehensweise geschuldet, wenn Aufgaben nicht pünktlich erledigt werden. Manchmal passen Zeitvorgabe und Umfang einfach nicht zusammen und es ist unmöglich, eine Aufgabe in einer bestimmten Frist zu erledigen. Kommt das bei der Arbeit häufiger vor, dann sollten Sie unbedingt das Gespräch mit dem Vorgesetzten suchen – damit er beim nächsten Mal realistischere Ziele setzt.
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