Digitale Unterschrift in Outlook, Word und PDF einfügen – so geht‘s

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Immer häufiger werden digitale Unterschriften in E-Mails, PDF- oder Word-Dokumenten benötigt. Wie werden sie schnell und professionell erstellt? Und welche Rechtsgültigkeit besitzen sie?

 

Digitale Unterschrift in Outlook erstellen

In Microsofts Mail-Programm Outlook lassen sich schnell und komfortabel digitale Unterschriften erstellen. Anschließend kann die professionelle Signatur in E-Mails, Word- oder PDF-Dokumente kopiert werden.

So gehen Sie in Outlook 2010 vor (unter 2013 geringfügige Abweichungen):

  • In Outlook eine neue Nachricht öffnen und in das Nachrichten-Textfeld klicken.
  • Jetzt den Menüpunkt „Freihandeingabe“ wählen (zu finden entweder in der Multifunktionsleiste unterhalb der Reiter „Nachricht, Einfügen, Optionen, Text formatieren“ oder nach manueller Aktivierung, indem per rechter Maustaste neben die Menüreiter geklickt wird und dann ein Häkchen bei „Multifunktionsleiste anzeigen“ gesetzt wird).
  • Jetzt in das neu geöffnete linierte Feld die eigene Unterschrift mit der Maus schreiben (wer einen Touchscreen nutzt, kann Stift oder Finger verwenden)

 

Digitale Unterschrift in PDF-Dokumente einfügen

PDF-Dokumente können Sie direkt per Maus, Finger oder Stylus digital unterschreiben.

Und so funktioniert‘s:

  • Das kostenlose PDF-Tool „PDF-XChange Viewer“ runterladen und installieren.
  • Das gewünschte PDF-Dokument mit dem installierten Tool öffnen.
  • Im PDF-XChange Viewer unter „Werkzeuge“ > „Anmerkungen“ > „Stift“ die Funktion „Palette mit Anmerkungsstilen zeigen“ auswählen.
  • Nach Vorliebe Farbe, Liniendicke sowie Deckkraft des Stifts einstellen.
  • Dann per Maus (auf Touchscreens per Stylus oder Finger) die eigene digitale Unterschrift in das Dokument schreiben.
  • Jetzt das unterschriebene PDF-Dokument speichern – unter „Datei“ > „Speichern unter“.

 

Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Eine auf Papier niedergeschriebene Unterschrift ist rechtsgültig – doch bei digitalen Unterschriften sieht es anders aus: Sobald die Unterschrift oder das unterschriebene Dokument durch Einscannen oder Fotografieren digitalisiert wird, erlischt die Rechtsgültigkeit.

Es gilt: Wenn ein Gesetz oder ein Vertragsbestandteil eine Unterschrift in Schriftform verlangt, sind digitale Unterschriften ungültig. Eine Ausnahme kann in der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur bestehen, die der Gesetzgeber in einigen Fällen als Ersatz für die handschriftliche Signatur anerkennt. Sie kann beispielsweise bei der Deutschen Post erstellt werden.

In der Praxis – etwa in Bewerbungen oder persönlichen Anschreiben – kann eine einfache digitale Unterschrift dennoch gewünscht und überaus hilfreich sein.

Weitere Tipps zu diesem Thema haben wir im Blog von office discount gefunden.

 

 

Bildquelle: © Tobias Kaltenbach – Fotolia.com


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