Im Jahr 2009 gegründet, hat der Instant-Messanging-Dienst WhatsApp eine enorme Erfolgsgeschichte vorzuweisen. Rund zwei Milliarden Menschen nutzen den Service. Damit ist WhatsApp nicht nur der beliebteste Messenger der Welt, sondern hat verändert, wie wir miteinander kommunizieren.
Statt zu telefonieren, tauschen zahlreiche Nutzer Nachrichten, Kontaktdaten, Dokumente und Bilder lieber in ihren WhatsApp-Gruppen aus. Doch der Dienst steht immer wieder aufgrund von Datenschutzmängeln in der Kritik.
Eignet sich WhatsApp für die interne Firmenkommunikation? Welche Gründe sprechen dagegen?
WhatsApp: Kritik am mangelnden Datenschutz
Seit 2014 gehört WhatsApp zu Meta Platforms, dem Mutterkonzern von Facebook. Im Jahr 2021 kündigte das Unternehmen neue Nutzungsbedingungen an. So sollten Nutzerdaten zukünftig mit Facebook und dazugehörigen Unternehmen geteilt werden.
In den deutschen Nutzungsbedingungen war diese Klausel zwar nicht enthalten und nach lauten Protesten wurde sie wieder zurückgezogen, die Diskussion machte aber einmal mehr deutlich, wie viele sensible Daten WhatsApp-Nutzer mit dem Betreiberkonzern teilen. Dazu gehören nicht nur anonyme Nutzerdaten, sondern auch die eigene Telefonnummer, der aktuelle Standort, die Kontaktdaten, versendete Bilder und Videos und Informationen zum Smartphone-Modell.
WhatsApp für die interne Firmenkommunikation nutzen? Besser nicht!
WhatsApp für die interne Unternehmenskommunikation zu nutzen, erscheint verlockend. In WhatsApp-Gruppen lassen sich spielend einfach und bequem die neuesten Meldungen austauschen, von Kundenterminen und Projekt-Infos bis hin zu After-Work-Verabredungen.
Es gibt allerdings einige gute Gründe, die gegen die firmeninterne Nutzung von WhatsApp sprechen:
1. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
Zugegeben, kaum jemand liest sich die AGB all der verschiedenen Apps und Dienste aufmerksam durch. Die WhatsApp AGB zu ignorieren, birgt für Unternehmen aber ernste Risiken. Die Nutzungsbedingungen schließen zum Beispiel eine nicht-private Nutzung des Messaging-Dienstes aus – es sei denn, diese wurde explizit gestattet. Nutzen Sie die App für geschäftliche Zwecke, bewegen Sie sich damit rechtlich auf dünnem Eis.
2. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
WhatsApp wird in den USA gehostet, d.h. dort erfolgt auch die Datenspeicherung. Dadurch ist der Dienst nicht verpflichtet, sich an europäische Datenschutzgesetze zu halten. Wer in Deutschland personenbezogene Daten verarbeitet, muss aber die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berücksichtigen.
Im Unternehmenskontext bedeutet dies, dass der Messenger nur für geschäftliche Zwecke genutzt werden dürfte. Mitarbeiter dürften zum Beispiel keine privaten Nachrichten austauschen oder private Kontakte speichern. Der Arbeitgeber steht dabei in der Verantwortung, die DSGVO-konforme Nutzung sicherzustellen.
Das lässt sich in der Praxis nur sehr schwer umsetzen. Eine Möglichkeit besteht im Einsatz von Dual-SIM-fähigen Smartphones mit SIM-Karten zur privaten und geschäftlichen Nutzung. Doch selbst dann lässt sich die Vermischung privater und geschäftlicher Kommunikation nicht komplett ausschließen.
3. Datensicherheit
Mit der Nutzung von WhatsApp stimmen Sie zu, dass der Dienst auf Ihre Kontaktlisten und Ihr Adressbuch zugreifen darf – und damit eventuell auf sensible Mitarbeiter- und Kundendaten. Dieser Zugriff lässt sich zwar technisch unterbinden, damit wird allerdings die Funktionalität der App stark eingeschränkt.
4. Informationsflut
In firmeninternen WhatsApp-Gruppen mischen sich schnell relevante Informationen mit banalen Nachrichten. Während einige Mitarbeitende wichtige Termine teilen, verabreden sich andere gerade zum Mittagessen. Je größer die Informationsflut, desto schwieriger fällt es, die Nachrichten zu filtern. Beschäftigte fühlen sich von der Vielzahl der Messages genervt. Wichtige Infos drohen unterzugehen.
5. WhatsApp ist nicht für die interne Firmenkommunikation ausgelegt
Letztlich spricht gegen den Einsatz von WhatsApp für die interne Kommunikation der Grund, dass der Dienst schlicht nicht die für diesen Zweck nötigen Features bietet. Mit der WhatsApp Business App und WhatsApp Business API stellt der Service zwar mittlerweile auf Firmen zugeschnittene Services zur Verfügung.
Diese sind allerdings vorrangig für die Kundenkommunikation kleinerer Unternehmen gedacht, nicht für den internen Austausch in größere Betrieben. So fehlt es der App zum Beispiel an Möglichkeiten, Administrator-Rollen zuzuweisen, Chat-Räume zu verwalten oder Team-Mitglieder ohne Mobilnummer einzubinden. Die WhatsApp-Desktop-Version, die Filesharing-Optionen, die Synchronisationsmöglichkeiten sowie der Support sind für den Einsatz im Unternehmen ebenfalls unzureichend.
Alternativen zu WhatsApp
Statt WhatsApp für die interne Kommunikation zu nutzen, empfehlen sich speziell für Unternehmen entwickelte Lösungen. Zwei bekannte und bewährte Dienste sind Slack und Staffbase.
Slack
Slack erlaubt sowohl den Austausch von eins-zu-eins Nachrichten als auch Gruppenchats. Für Unternehmen von Vorteil ist die Möglichkeit, Dokumente in Text- und Bildform zu teilen und zu kommentieren. Weitere Dienste wie Google Drive oder Zoom können integriert werden. Der Service ist zertifiziert gemäß der Norm ISO 27001, die Anforderungen für IT-Systeme in Organisationen vorgibt. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und es gibt sichere Log-in-Optionen wie SSO.
Staffbase
Staffbase bietet als Mitarbeiter-App Features für alle Formen der internen Kommunikation, ob top-down, bottom-up oder peer-to-peer. Zu diesem Zweck stellt die App verschiedene Nachrichtenkanäle zur Verfügung, die sich an die Position und den Standort des jeweiligen Mitarbeiters anpassen lassen. Gruppenchats sind ebenfalls möglich, genauso wie die Integration weiterer Dienste. Die Daten werden auf deutschen Servern gehostet und die App ist ebenfalls nach ISO 27001 zertifiziert.
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