50, 100 oder sogar 500 ungelesene Nachrichten? Allmorgendlich werden viele Arbeitnehmer beim Starten des E-Mail-Programms mit zig fett markierten E-Mails konfrontiert. Wann soll ich die bloß abarbeiten und gleichzeitig den Überblick behalten, sind Fragen, die sich jetzt viele Menschen leicht überfordert stellen. Um die Flut an virtueller Korrespondenz zu bewältigen, gibt es einige praktische und zeitsparende Tipps.
Tipps zur Organisation des E-Mail-Postfachs
Quillt das digitale Postfach regelmäßig über, ist die Herausforderung groß, die Spreu vom Weizen zu trennen, die wesentlichen und wichtigen Aufgaben herauszufiltern und auch rechtzeitig zu erledigen. So behalten Sie den Überblick:
Newsletter abbestellen
Meist erhalten wir sie ungefragt: weil wir ein Kundenkonto eingerichtet, etwas bestellt oder uns einfach nur für ein Thema interessiert haben. Newsletter sind häufig ein nicht unwesentlicher Teil der täglich empfangenden E-Mails. Für die E-Mail-Entschlackung werden diese nicht gelöscht, sondern konsequent abbestellt. Dafür einfach den jeweiligen Newsletter öffnen und die entsprechende Option anklicken – „Newsletter abbestellen“ steht in der Regel klein am Ende der jeweiligen Nachricht.
Benachrichtigungen ausstellen
„Bitte nicht stören“ sollte die Devise lauten, wenn es um den Empfang von Mails während der Arbeit geht. Benachrichtigungen, zum Beispiel in Form von Pop-ups oder dem typischen Briefumschlag-Symbol, lenken ab und sollten möglichst ausgestellt werden. Noch besser: den automatischen Empfang deaktivieren und die Mails nur bei Bedarf abrufen. So kommen Sie gar nicht erst in Versuchung, nach neuer Post zu schauen.
Zeitfenster für E-Mails
Planen Sie feste Zeiten zum Lesen und Bearbeiten von E-Mails ein. Je nach Dringlichkeit, Aufwand und Menge können dafür entweder mehrere kurze Zeitfenster während des Arbeitstags zur Verfügung stehen oder man plant täglich nur ein bis zwei ein.
Verteiler ignorieren
Mit der Zeit taucht die eigene E-Mail-Adresse immer häufiger in verschiedenen Verteilern auf. Längst nicht alle Themen sind jedoch für Sie relevant. Die Verfasser der E-Mails machen sich aber selten die Mühe, Personen manuell aus dem Verteiler zu löschen. Deshalb: Unter dem Strich zahlt es sich zeitlich aus, den Absender in einer kurzen Mail genau darum zu bitten. Ansonsten: Löschen Sie E-Mails dieser Art ungelesen.
E-Mails sortieren
Themenordner tragen ebenfalls dazu bei, den Überblick zu behalten. Dabei werden die E-Mails entweder händisch oder automatisch den einzelnen Ordnern zugeordnet. Die automatische Sortierungsfunktion hat den Vorteil, dass der Posteingang weniger voll erscheint, wenn beispielsweise E-Mails eines bestimmten Absenders oder mit einem vorab festgelegten Betreff direkt in Ordner X oder Y abgelegt werden.
löschen, löschen, löschen
Die Ablage P ist für abgearbeitete und unwichtige E-Mails die beste Form der Archivierung: Sie sollten sich darüber bewusst sein, dass man nicht alle E-Mail aufheben kann. Daher darf man beim Löschen auch gerne großzügig sein. Da die gelöschten Objekte zunächst im Papierkorb landen, stehen sie bis zum endgültigen Löschvorgang für den Fall der Fälle sogar noch zur Verfügung.
direkt bearbeiten
Die Beantwortung einer E-Mail sollte nicht auf die lange Bank geschoben werden. Wer sie nicht sofort beantwortet, der riskiert, dass sie irgendwann in Vergessenheit gerät – und unbemerkt immer weiter nach unten im Posteingang rutscht. Außerdem kostet das erneute Öffnen und Lesen unnötig viel Zeit.
von oben nach unten
Wurden über einen längeren Zeitraum keine Mails gelesen (zum Beispiel bei Urlaub oder Krankheit), empfiehlt es sich, diese in umgekehrter Reihenfolge von der aktuellsten bis hin zur ältesten zu bearbeiten. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass man direkt auf dem neuesten Stand ist und sich einige Angelegenheiten unter Umständen bereits erledigt haben.
Tipps zur effizienteren Arbeit mit E-Mails
Für mehr Effizienz bei der Kommunikation per Mail und um selbst keine E-Mail-Flut zu verursachen, empfiehlt es sich, das eigene Verhalten beim Verfassen der Nachrichten auf den Prüfstand zu stellen. Das sind unsere Organisations-Tipps, die Zeit sparen und die Produktivität erhöhen:
kein CC mehr
Der Chef, der Partner oder der Kollege? Überlegen Sie auch häufig, wer die E-Mail an den Kunden noch unbedingt mitlesen muss und setzen diese Personen in den CC (englisch für Carbon Copy) oder in den BCC (Blindkopie)? Wer die Kopie-Funktion tatsächlich nur dann verwendet, wenn sie wirklich notwendig ist, der erspart anderen eine Menge Zeit und Aufwand. Tipp: In den Einstellungen des E-Mails-Programms lässt sich manuell festlegen, dass alle E-Mails, in denen Sie im CC stehen, direkt im Papierkorb landen.
ein Thema pro Mail
Auch wenn es auf den ersten Blick einen „schlankeren“ Eindruck erweckt, sind E-Mails, die mehrere Themen behandeln, für den Empfänger meist wenig übersichtlich. Das Risiko ist jetzt zudem groß, etwas zu übersehen. Außerdem überwiegt bei dem Motto „ein Thema pro Nachricht“ der positive psychologische Aspekt, eine Mail schnell abarbeiten zu können.
klare Struktur
Um es den Empfängern möglichst einfach zu machen und damit sie den Sachverhalt bereits mit einem Blick erfassen können, schreiben Sie kurz und knapp und beschränken sich auf das Wesentliche. Der eigentliche Grund für die E-Mail sollte zudem direkt am Anfang stehen. Ist ein längerer Text notwendig, arbeiten Sie mit Absätzen und Aufzählungen. Ein aussagekräftiger Betreff sollte selbstverständlich sein.
zum Hörer greifen
Lässt sich eine E-Mail nicht mit einem schnellen „Ja“ oder „Nein“ beantworten und verbirgt sich ein komplexer Sachverhalt dahinter, dann ist der Griff zum Telefonhörer und das persönliche Gespräch meist die schnellere und effektivere Lösung, um alle Unklarheiten zu beseitigen.
weniger E-Mails schreiben
Dieser Tipp liest sich wahrscheinlich einfacher als er in der Umsetzung ist. Grundsätzlich liegt es in der Natur der Sache, dass Sie mit großer Wahrscheinlichkeit weniger Nachrichten erhalten, wenn Sie auch weniger versenden. Damit verbunden ist jedoch eine gewisse Vorarbeit und die Überlegung, an welcher Stelle eine E-Mail tatsächlich nötig ist und wo Einsparpotenzial besteht.
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