Mit nur einem Klick lässt sich eine E-Mail versenden. Diese unkomplizierte Handhabung ist für die schnelle Kommunikation zwar sehr praktisch, sie kann aber auch ihre Tücken haben – vor allem dann, wenn wir zu früh auf Senden klicken. Ärgerlich, aber nicht mehr zu ändern? Diese Vermutung stimmt nicht ganz. Denn unter bestimmten Umständen lassen sich E-Mails auch wieder zurückrufen oder durch neue ersetzen. Wie das funktioniert, erklärt dieser Ratgeber.
Warum ein E-Mail-Rückruf manchmal wirklich wichtig ist
Allein die Vorstellung verursacht leichte Gänsehaut: Die Anfrage eines Kunden wollen wir eigentlich nur schnell an eine Kollegin weiterleiten und schreiben ihr: „Der raubt mir wirklich den letzten Nerv mit seinen ständigen Beschwerden. Kannst du dich bitte darum kümmern?“ Dumm gelaufen, wenn wir jetzt nicht auf Weiterleiten, sondern auf Antworten klicken und die E-Mail direkt retour an den Verfasser geht. Es benötigt keine weitere Erklärung, warum wir jetzt wahrscheinlich am liebsten im Erdboden versinken möchten.
Wenn auch etwas weniger „dramatisch“, gibt es durchaus weitere Situationen, in denen es sinnvoll und sehr praktisch sein kann, eine E-Mail zurückzuholen. Das kann zum Beispiel der frühzeitige Versand eines Entwurfs oder vertraulicher Daten an die falsche Person sein. Auch grobe Fehler im Text, die man erst nach dem Absenden entdeckt, mögen ein guter Grund sein. Unter Umständen hat sich eine konkrete Anfrage auch bereits erledigt, sodass man den Empfänger eigentlich gar nicht mehr damit behelligen möchte.
In Outlook den Fehler wieder ausbessern
Dass viele Unternehmen auf Outlook als bevorzugtes E-Mail-Programm setzen, kann unser Glück sein, wenn eine E-Mail im Posteingang des Empfängers wieder gelöscht werden soll. Denn der Rückruf in Outlook funktioniert nur, wenn sowohl Sender als auch Empfänger Outlook (mit Microsoft 365 oder Microsoft Exchange) nutzen. Eine weitere (eigentlich selbstverständliche) Voraussetzung ist zudem, dass die Nachricht noch nicht gelesen wurde.
Und so klappt der Rückruf in Outlook:
- In den gesendeten Elementen die betreffende Nachricht auswählen und öffnen.
- Klicken Sie jetzt auf „Datei“, dann auf „Information“ und wählen Sie „Nachricht erneut senden und zurückrufen“ aus.
- Entscheiden Sie sich für eine der beiden folgenden Optionen: Wer „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ wählt, der ruft die bereits gesendete Nachricht zurück. Dagegen wird die Mail gegen eine andere ausgetauscht, wenn Sie „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“ anklicken.
- Bevor der Vorgang mit Ok bestätigt wird, muss noch das Kontrollkästchen „Ergebnis des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger mitteilen“ aktiviert werden.
Nicht ohne Spuren und mit Einschränkungen
Auch wenn wir es uns vielleicht wünschen, eine E-Mail zurückrufen oder ersetzen kann man nicht, ohne zumindest gewisse Spuren zu hinterlassen. Der Empfänger wird nämlich darüber informiert, dass der Absender die ursprüngliche Nachricht gelöscht hat.
Ob das Löschen klappt, hängt zudem von den Outlook-Einstellungen des Empfängers ab. Denn ist hier das Kontrollkästchen Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten nicht aktiviert, klappt der Rückruf nur, wenn der Empfänger zuerst die Rückrufnachricht öffnet. Nur in dem Fall wird die ursprüngliche Mail auch tatsächlich gelöscht.
Nachrichten in Gmail zurückrufen
Wer eine Gmail-Adresse hat und Nachrichten im Browser oder in der Gmail-App schreibt, hat eine besonders einfache Möglichkeit, eine bereits versandte E-Mail wieder zurückzurufen. Diese Option besteht jedoch nur für eine kurze Zeit. Direkt nach dem Senden erscheint auf der linken Seite der Hinweis „Ihre Nachricht wurde gesendet“ inklusive der Optionen „Nachricht ansehen“ und Rückgängig“. Letzteren Button einfach anklicken und der Empfänger erhält die E-Mail gar nicht erst.
Die Rückruffrist kann individuell über die „Einstellungen“ und „E-Mail zurückrufen“ auf fünf, zehn, 20 und 30 Sekunden eingestellt werden.
Rückruf bei anderen Anbietern
Personen, die einen E-Mail-Account bei einem anderen Anbieter haben und kein Outlook nutzen, profitieren nicht von dieser praktischen „Notfallfunktion“. So bietet keiner der großen E-Mail-Provider, darunter GMX, web.de und Freenet, den Rückruf-Service über den Browser oder die eigene App an.
Alternativen zum Löschen bereits versandter E-Mails
Ist der Rückruf nicht möglich, dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als eine Korrektur-Mail hinterherzuschicken und das Versehen zu erklären. Unter Umständen ist jetzt auch eine Entschuldigung angebracht. Bei einem einmaligen Ausrutscher wird der Empfänger wahrscheinlich noch ein Nachsehen haben. Kommt es dagegen häufiger vor, dass „falsche“ E-Mails ankommen, dann ist das nicht nur nervig, sondern wirkt auch sehr unprofessionell.
Um das zu vermeiden, ist es besonders wichtig, bereits beim Verfassen der E-Mails aufmerksam zu sein und niemals vorschnell auf Senden zu klicken. Jede Nachricht sollte mindestens einmal Korrektur gelesen werden. Außerdem ist die Überprüfung der E-Mail-Adresse ein absolutes Muss.
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