Die Fortsetzung meiner Projektmanagement-Serie richtet sich vor allem an Agenturen, aber auch an kleinere und mittlere Unternehmen, die auf der Suche nach einer Software sind, um Produktions- und Verwaltungsprozesse abzubilden und zu optimieren sowie Projekte zu verwalten. Die für alle Anforderungen richtige Software zu finden, ist sehr komplex. Standardtools reichen oft nicht aus, da sie sich nicht immer in den Geschäftsprozess integrieren lassen. Außerdem gibt es, etwa bei Online- oder Social Media-Agenturen, viele neue Prozesse, die in Standardlösungen noch nicht erfasst sind. Um Ihnen die Recherche zu erleichtern, stelle ich Ihnen drei Lösungen für die sogenannte Agentursoftware vor. Grundsätzlich funktionieren sie ähnlich: Sie verbinden unter anderem Angebote, Rechnungen und Mahnungen, Stundenzettel, Kalender und Urlaubsplaner, Buchhaltung, Adressverwaltung und Controlling in einer Software. Durch die Zusammenführung der Daten bringen sie einen enormen Vorteil beim Projektmanagement.
Revolver: intuitiv, schnell und stabil
Eine der meistverkauften Lösungen im Bereich der Agentur- und Verwaltungssoftware ist Revolver, die mit einer schön gestalteten Oberfläche, einer intuitiven Bedienung und Funktionen punkten kann, die sich an den Wünschen der Anwender orientieren. Die Software bietet einen schnellen und stabilen Server für bis zu 400 Clients, basiert auf Filemaker und ist für Windows und Mac verfügbar. Sie lässt sich komplett herunterladen und als Live-Test betreiben. Revolver umfasst unter anderem die Funktionen „Organizer“ mit Adressen, Aufgaben, E-Mail, Kalender, CRM und Beschwerdemanagement, „Projekte“ mit einer Zeiterfassung, „Faktura“ mit Artikeln, Einkauf, Verkauf und Zahlungen, unterschiedliche „Reports“ und viele weitere Funktionen. Preise beruhen auf einem Lizenzmodell, bei dem die monatliche Miete von 19 Euro für einen Benutzer bis zu 199 Euro für 20 Nutzer reicht. Für Freiberufler gibt es die reduzierte Version Revolver Solo zum Kaufpreis von 99 Euro.
Aktuell ist Revolver 8 auf dem Markt. Version 9 befindet sich derzeit in der Testphase, soll für Retina-Displays und Touch-Bedienung optimiert sein und einen mobilen Zugriff, mehr Textverarbeitungsfunktionen, einen neuen Ressourcenplaner sowie weitere Neuerungen bieten. Wer ein wenig im Internet surft, wird viel Positives über Revolver lesen, aber auch auf Kritik stoßen. So wird etwa das Fehlen von Features wie wiederkehrenden Rechnungen oder einfachem Tagging von Adressen und Personen bemängelt.
Troi: von der schlanken bis zur Premium-Lösung
Die browserbasierte, designorientierte Business-Lösung für Agenturen und Unternehmen umfasst Tools aus den Bereichen Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM, Faktura, Buchhaltung, Controlling und Projektplanung sowie einen übersichtlichen Organizer. Troi bietet die schlanke Lösung „Creation“ für bis zu fünf Anwender, die Business-Lösung „Ability“ für bis zu 50 Mitarbeiter sowie „Relation“ als Premium-Lösung für bis zu 200 Nutzer. Troi lässt sich kaufen, mieten oder leasen; die Kosten sind abhängig von verschiedenen Faktoren, etwa der Useranzahl. Im Basismodul betragen die Kosten pro User ab 50 Euro monatlich für „Creation“, darin sind alle Lizenzen sowie Implementierung, Adaption von Geschäftsunterlagen, Hosting, Support und Updates enthalten. Wer an „Ability“ und „Relation“ interessiert ist, sollte ein Beratungsgespräch mit dem Hersteller vereinbaren, da die Software auf die individuellen Kundenwünsche abgestimmt wird – daraus ergeben sich unterschiedliche Kosten.
Die Projektsoftware setzt sich aus unterschiedlichen Modulen mit jeweils umfangreichen Funktionsbereichen für verschiedenste Einsatzbereiche und Anforderungen zusammen. So enthält das Basismodul etwa eine Schreibtisch-Funktion, To Do’s, einen Kalender und Kontakte. Mit dem Projektmodul lassen sich beispielsweise Projekte in übersichtlichen Listen anlegen und priorisieren oder relevante Daten über das Projektteam, den Projektleiter und den Projektstatus erfassen. Troi läuft auf Mac und Windows, ist außerdem in eingeschränkter Version als iPhone App verfügbar und demnächst auch für Android erhältlich. Interessenten können per Kontaktformular einen kostenlosen Demozugang anfordern.
QuoJob: mit sehr gutem persönlichem Support
Die webbasierte Softwarelösung QuoJob bietet die Vernetzung von Aufgaben und Projektplänen, eine Vielzahl von Reports, eine klare Navigation mit Shortcuts, die schnell Quickinfos zum Projektstand liefern, und dazu Services wie ein Mitarbeitertraining und eine Managementberatung sowie einen in Internetforen hochgelobten Support. Die Agentursoftware ist plattformunabhängig und bietet unter anderem Tools für die Kontakt- und Terminübersicht, Stunden- und Leistungsbuchung sowie Rechnungserstellung und Controlling.
Es gibt fünf unterschiedliche Versionen: von der Einzelplatzlösung „Light“ für kleine Büros oder Freelancer bis hin zu „Extended“ für Agenturen oder Unternehmen ab 26 Mitarbeiter. Der Hersteller QuoTec bietet unterschiedliche Konditionen für Kauf, Mietkauf, Leasing und Software as a Service (SaaS) sowie „einen besonderen Preisvorteil“ für Freelancer und Start-ups an. Bei meiner Netzrecherche bin ich auf Kosten von 1.680 Euro für das Basispaket (Serverlizenz, ein Arbeitsplatz) sowie 580 Euro für jeden weiteren Arbeitsplatz gestoßen – als ungefährer Richtwert ohne Gewähr. Eine kostenlose Demoversion kann angefordert werden, außerdem beinhaltet QuoJob eine Online-Präsentation, in der ein Mitarbeiter alle wichtigen Features und Funktionen vorgestellt.
Einen hilfreichen Überblick über diverse Programme und Anwendungen finden Sie im Agentursoftware-Guide.
Haben Sie bereits Erfahrungen mit den hier vorgestellten Software-Lösungen? Oder können Sie andere Programme empfehlen? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Kommentare.
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