Microsoft_Outlook 2013

Microsoft Office 2013 (Teil 2): Was das neue Outlook besser macht

Ich muss mich an dieser Stelle als Outlook-Fan outen: Aus meiner Sicht bietet Outlook eine tolle Kombination aus E-Mail-, Kontakt- und Terminverwaltung. Und das neue Outlook kann noch mehr. So zeigt es beispielsweise auch frische Infos aus sozialen Netzwerken wie Facebook, Sharepoint und LinkedIn. Darüber hinaus hat Microsoft aber vor allem am Komfort geschraubt. Was Outlook 2013 besser als sein Vorgänger macht und ob diese Features einen Umstieg rechtfertigen, zeigt der Artikel.

Optik

Auf den ersten Blick sieht Office 2013 nicht spektakulär anders aus als Version 2010. Insgesamt wirkt alles aber etwas aufgeräumter, etwas moderner. Die Navigationsleiste sitzt in der neuen Version nicht links unten, sondern flach am unteren Rand, so dass sie nicht mehr den Blick auf die Postfächer einengt.

 

MS Outlook_neue Optik

Soziale Netzwerke

Mit Outlook 2013 verwalten Sie nicht nur E-Mails und Termine, sondern behalten auch Ihre sozialen Netzwerke im Blick. Um Statusmeldungen zu lesen, müssen Sie also nicht mehr im Browser die Facebook- oder LinkedIn-Seite besuchen, um auf dem Laufenden zu sein. Die Einbindung dieser Funktion ist einfach: Nach einem Klick auf „Personen“ muss man nur noch „Verbindung mit einem neuen Netzwerk“ anklicken und dem Assistenten folgen. Fürs Erste merkt man von der Facebook-Integration herzlich wenig. Erst nach dem Hinzufügen neuer Kontakte überprüft Outlook, ob der Kontakt auch bei Facebook vorhanden ist. Nur wenn das der Fall ist, zeigt Outlook Fotos und Statusinformationen aus dem sozialen Netzwerk an.

 

MS Outlook_Soziale Netzwerke

Exchange ActiveSync

Mit „Exchange ActiveSync“ synchronisiert Outlook 2013 neben E-Mails auch Kontakte und Kalender. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass das E-Mail-Konto diese Funktion unterstützt. Das ist beispielsweise bei Googlemail (Gmail) und Outlook.com der Fall.

Schnellere Infos dank „peeks“

Bewegt man den Mauszeiger über „Kalender“, „Personen“ oder „Aufgaben“ unten in der Navigationsleiste, erscheint ein kleines Fenster mit den wichtigsten Informationen, etwa dem nächsten Termin. Microsoft nennt diese Minifenster „peeks“, das bedeutet so viel wie „kurzer Blick“.

 

MS_Outlook_peeks

Wetter-Informationen

Reicht der Anzug oder muss ich Mantel und Schal mitnehmen? Wer beruflich öfters unterwegs ist, wird eine Funktion zu schätzen wissen: Outlook 2013 zeigt im Kalender nun das Wetter an, standardmäßig ist Berlin voreingestellt. Das lässt sich selbstverständlich schnell ändern und an den aktuellen Ort bzw. das Reiseziel anpassen.

 

MS_Outlook_Wetteranzeige

Inline-Antworten und Anhang-Warnung

Auf eine E-Mail zu antworten, klappt jetzt schneller als je zuvor: Denn bereits im Vorschaufenster sind jetzt die Schaltflächen zum Antworten und Weiterleiten vorhanden. So lassen sich Nachrichten „inline“ beantworten und nicht mehr nur in einem eigenen Fenster. Der Text wird dann direkt über der ursprünglichen Nachricht eingetippt. Ebenfalls praktisch: Erwähnen Sie im Text einen Anhang (etwa durch das Wörtchen „anbei“) und vergessen eine Datei anzuhängen, erscheint ein Warnfenster.

 

MS_Outlook_Inline Antwort

Bessere Suchfunktion

Das Aufspüren von bestimmten E-Mails ist jetzt effizienter. So lässt sich direkt in der Suchleiste auswählen, ob nur der aktuelle oder alle Ordner durchforstet werden sollen. Darüber hinaus ist die gezielte Suche nach ungelesenen und gelesenen Nachrichten möglich – praktisch.

Fazit

Outlook ist und bleibt für mich die unangefochtene Nummer Eins unter den E-Mail-Programmen. Ob es unbedingt die 2013er Version sein muss? Nicht unbedingt, die Neuerungen halten sich in Grenzen. Allerdings wirkt das neue Outlook wesentlich aufgeräumter und besser strukturiert als seine Vorgängerversion.

 

Urheber des Bildes: © 2013 Microsoft

 

Office Word 2013

Microsoft Office 2013 (Teil 1): Was das neue Word besser macht

Word ist das Programm, das ich neben Firefox und Outlook wahrscheinlich am meisten nutze. MS Office 2013 samt seiner neuen Textverarbeitung stellt zwar keine Revolution dar. Doch einige der neuen Funktionen sind durchaus praktisch. Ob sie aber einen Umstieg rechtfertigen, muss jeder für sich herausfinden. Was Word 2013 auf dem Kasten hat, stelle ich hier vor.

 

Bessere Vorlagen

Schon auf den ersten Blick wird deutlich: Die Entwickler haben die Vorlagen-Auswahl deutlich erweitert. Egal ob Sie einen Brief, eine Einladung oder eine Bewerbung schreiben möchten, Word 2013 liefert nahezu perfekte Vorlagen. Die Vorschläge finden Sie gleich auf dem neuen Startbildschirm, neben den zuletzt verwendeten Dokumenten.

MS Office Word 2013 

 

Einfaches Einbinden von Fotos und Videos

Nicht nur die Vorlagen sind schicker geworden. Word-Dokumente lassen sich in der 2013er-Version sehr viel leichter mit Bildern, Grafiken und Videos garnieren. Fotos finden sich nun direkt über die eingebaute Bildersuche: Microsofts Suchmaschine Bing ist fest integriert. Per Suchbegriff können passende Bilder gefunden und einfach wie nie im Text platziert werden.

Für die Platzierung im Dokument müssen Sie nur das Foto an die richtige Stelle schieben und mithilfe der Eckpunkte in die richtige Form ziehen. Auf Wunsch helfen Ihnen einblendbare Hilfslinien. Anschließend legen Sie fest, wie der umliegende Text das Bild umfließen soll. Auch Internet-Videos lassen sich nun direkt über Word einbinden. Das Platzieren ist genauso einfach wie bei Bildern.

MS Office Word 2013 

 

PDF-Dateien bearbeiten

In der neuen Version können Sie PDF-Dokumente direkt in Word bearbeiten. PDF-Dokumente sind gleich in mehrfacher Hinsicht praktisch: So gibt es kaum einen Computer, der die Dokumenten-Dateien nicht anzeigen kann. Auch die meisten Smartphones haben mit dem Format kein Problem. Und: PDFs lassen sich nicht einfach so von Unbefugten verändern. Auch unter Word 2013 funktioniert die PDF-Bearbeitung nicht bei schreibgeschützten Dateien.

 

Dokumente gemeinsam bearbeiten

Wenn bei Word-Dokumenten Teamwork gefragt ist, laden Sie einfach einen Kollegen ein, mitzumachen. Der Clou dabei: Der „Mitarbeiter“ benötigt selbst kein Office 2013, er braucht nur einen Internetzugang und ein kostenloses SkyDrive-Konto.

Denn geben Sie eine Word-Datei frei, erhält er einen Link samt Verknüpfung zu dem Dokument, das er mit der „Word Web App“ bearbeiten kann, einer leicht abgespeckten Internet-Word-Version.

Sie selbst können sich später die Änderungen per Mausklick anzeigen lassen- die sind dann farblich hervorgehoben.

MS Office Word 2013 

 

Mehr Lesekomfort

Bei Browsern gehört es schon lange zum Standard, nun hat auch Word 2013 endlich eine Tab-Ansicht. Damit lassen sich mehrere Texte in einem Fenster öffnen. Zudem sorgt der neue Lesemodus für verbesserten Komfort beim Lesen langer Texte. Dabei ordnet Word 2013 den Inhalt automatisch in Spalten an. Auf diese Weise lassen sich Texte wie eine Zeitung durchblättern und Fotos per Doppelklick vergrößern.

 

Fazit

Letztlich ist und bleibt Word der König unter den Textverarbeitungsprogrammen. Sicher –  wer nur ab und zu einen Brief schreibt, wird auch mit Gratis-Lösungen wie Open Office oder dem inoffiziellen Nachfolger Libre Office glücklich. Wer aber professionell viel und lange Texte schreibt, kommt um Microsoft Word nicht herum. Dabei muss es wie gesagt nicht unbedingt Word 2013 sein, wer Word 2010 auf dem Rechner hat, ist bereits gut versorgt. 

 

Urheber des Bildes: © Vladimir Melnikov – Fotolia.com
Urheber des Bildes: © 2012 Microsoft

 

Apps für das mobile Büro

Office-Apps: So wird das Smartphone zum mobilen Büro

Das Smartphone als Arbeitsmaschine fürs Büro und unterwegs?  Kein Problem – mit den richtigen Apps wird es zur Produktivitätsmaschine. Ich stelle Ihnen die Grundausstattung für ein mobiles Office vor. So bearbeiten Sie unterwegs Texte und Tabellen, studieren PDFs und organisieren Ihre Termine. Mit diesen Apps ersetzt Ihr Smartphone in vielen Situationen locker ein Notebook – und das Büro haben Sie immer dabei.

Dokument öffne dich – mit Dropbox & Co.

Eine wichtige Frage: Wie kommen die Dokumente aufs Smartphone? In Ermangelung von Speicherkartenleser und USB-Anschluss ist zumindest etwas Umdenken angesagt. Es helfen Cloud-Apps weiter, wie etwa Dropbox.

Der praktische Cloud-Dienst macht einen Ordner auf dem PC von jedem Smartphone aus zugänglich. Also einfach die Dokumente in den entsprechenden Ordner kopieren, Dropbox-App auf dem Smartphone öffnen und die benötigten Dateien aufrufen.

Alternativ bieten aber auch diverse Office-Apps direkt die Möglichkeit, Dokumente aufs Smartphone zu überspielen.

Link zur iPhone-App:

https://itunes.apple.com/de/app/dropbox/id327630330?mt=8

Link zur Android-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dropbox.android&feature=search_result#?t=W251bGwsMSwxLDEsImNvbS5kcm9wYm94LmFuZHJvaWQiXQ..

Alle Dokumente verwenden – mit Documents to Go

Mit Documents to Go von DataViz lassen sich Dokumente aller wichtigen Büroformate lesen. Word und Excel-Dateien lassen sich, wenn auch eingeschränkt, sogar bearbeiten und neu erstellen.

Praktisch: Die Dokumente lassen sich im Anschluss per WLAN mit Ihrem PC synchronisieren oder per E-Mail versenden. Die Standard-Version kostet 8,99 (iOS) beziehungsweise 11,35 Euro für Android.

Link zur iPhone-App:

https://itunes.apple.com/de/app/documents-to-go-office-suite/id317117961?mt=8

Link zur Android-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dataviz.docstogoapp&feature=more_from_developer#?t=W251bGwsMSwxLDEwMiwiY29tLmRhdGF2aXouZG9jc3RvZ29hcHAiXQ..

 

Google Text & Tabellen

Wenn Sie von Anfang an planen, Dokumente auf verschiedenen Geräten wie Büro-, Heim-PC und Smartphone zu bearbeiten, sollten Sie auf Google Text & Tabellen setzen. Alles was Sie benötigen, ist eine Google-ID, die in wenigen Minuten erstellt ist. Mit der ausgestattet müssen Sie auf PC oder Smartphone nur die entsprechende Website aufrufen (docs.google.com) und sich anmelden.

Alternativ können Sie auch die App Google Drive nutzen. Erstellen Sie nun einen Text oder eine Tabelle, speichert die das Programm nicht auf der Festplatte, sondern im Internet. So ist es ein leichtes, die Datei an jedem Gerät mit Internetanschluss zu öffnen und weiter zu bearbeiten.

Übrigens lassen sich die Dokumente auch wieder aus der Wolke lösen. Das Programm bietet die Möglichkeit, die Texte und Tabellen in üblichen Formaten wie OpenXML, OpenDocument oder PDF auch auf der Festplatte zu speichern.

Link zur iPhone-App:

https://itunes.apple.com/md/app/google-drive/id507874739?mt=8

Link zur Android-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs&hl=de

Mobile Kalender – miCal & Business Calendar

Der Standardkalender des Smartphones ist dürftig: Keine Wochenansicht, keine Anzeige der Kalenderwoche, keine Jahresübersicht. Das und noch viel mehr bietet die Kalender-App miCal. Die App organisiert alle Termine in fünf Ansichten.

Für den schnellen Überblick sorgt das Dashboard. Es zeigt die Uhrzeit und den Wetterbericht für die kommenden drei Tage an, erinnert an die nächsten Geburtstage und zeigt anstehende Verabredungen in Listenform an.

Besonders wichtig: miCal gleicht vorhandene Termine mit Outlook, Exchange, Google Calendar und Facebook Events ab.

Neue Termine lassen sich natürlich auch direkt eingeben und dabei mit einer Von-Bis-Zeit und einem Alarm versehen und als wiederkehrend anlegen. Anschließend zeigt sie miCal wahlweise in einer Tages-, Wochen-, Monats-, Jahres- oder Listenansicht, abhängig von der Quelle farbig markiert.

Der Profi-Kalender schlägt im App Store mit 1,79 Euro zu Buche. Eine gute Alternative für Android ist der „Business Calendar“ für 4,75 Euro.

Link zur iPhone-App:

https://itunes.apple.com/de/app/mical-der-kalender/id392290576?mt=8

Link zur Android-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=mikado.bizcalpro&hl=de

PDF-Reader für unterwegs

PDF-Dokumente sind praktisch: Man kann sie auf jedem PC perfekt gestaltet ansehen, auf dem das Standardprogramm Adobe Reader installiert ist. Vor allem beim Anwendungs- und Betriebssystem-übergreifenden Austausch von Dokumenten lohnt sich die Verwendung dieses Formats, da es kaum eine Plattform gibt, die PDF nicht unterstützt.

Auf Smartphones ist das Ganze aber nicht so einfach, denn der kleine Smartphone-Bildschirm weist ein anderes Format auf, als ein ausgewachsener PC-Monitor. Glücklicherweise gibt es Apps, die PDF-Dokumente auch auf kleinen Bildschirmen lesbar darstellen. Für iOS lautet meine Empfehlung „Goodreader“ (4,49 Euro), für Android Aldiko (2,49 Euro).

Link zur iPhone-App:

https://itunes.apple.com/de/app/goodreader-for-ipad/id363448914?l=en&mt=8&ign-mpt=uo%3D2

Link zur Android-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.android.aldiko&feature=more_from_developer#?t=W251bGwsMSwxLDEwMiwiY29tLmFuZHJvaWQuYWxkaWtvIl0.

Urheber des Bildes: © Scanrail – Fotolia.com

Touch-Apps auf Windows8: Wie sich die PC-Bedienung neu erfindet

Touch-Apps auf Windows8: Wie sich die PC-Bedienung neu erfindet

Windows8 mit seiner Mischung aus klassischem Desktop und Kachel-Oberfläche mag nicht jedem gefallen. Eines muss man den Microsoft-Entwicklern aber lassen: Das Betriebssystem touchscreen-fähig zu machen, war mutig. Und ist zukunftsweisend – auch für die stationäre PC-Arbeit zu Hause oder im Büro. Trotzdem: Unterm Strich bietet das neue Windows8 Vor- wie Nachteile. Was überwiegt?

Der Knackpunkt: Die Kacheloptik zum Anfassen

Selbst nach wochenlangem Arbeiten können sich viele Anwender immer noch nicht mit dem Kachel-Startbildschirm anfreunden. Wem der klassische Desktop fehlt, kann sich das Programm „Skip Metro Suite“ installieren – hier steht es für Sie zum kostenlosen Download bereit: http://winaero.com/comment.php?comment.news.103. Skip Metro Suite bewirkt, dass Windows8 die Kachel-Oberfläche überspringt und direkt im Klassik-Modus startet.

Wenn man sich die Downloadzahlen des Tools anguckt, kann man auf so einige Nutzer schließen, die mit dem neuen Startbildschirm nicht warm werden.

Von der Kacheloptik mal ganz abgesehen – so ganz ohne Startknopf, Taskleiste und Fenster, zwischen denen man hin- und herwechselt, fällt der Umstieg von älteren Windows-Versionen schwer.

Dabei sind die Argumente, die Microsoft für den neuen Startbildschirm anführt, eigentlich schlüssig.  Denn Smartphones und Tablet-PCs laufen herkömmlichen PCs zunehmend den Rang ab, deshalb hat die klassische Windows-Optik ausge­dient. Windows8 ist mit seinen großen Schaltflächen dagegen ganz auf Touch-Steuerung ausgelegt. Ganz egal, ob auf Schreibtischcomputer, Notebook oder Tablet-PC. Die Idee, eine einheitliche Oberfläche auf allen Geräten zu haben finde ich klasse.

Nur führt das eben ausgerechnet auf PCs zu Verwirrungen.

Der Vorteil: Der Windows Store für den App-Download

Was ich dagegen richtig gut finde, ist die Einführung von Apps auf Desktops und Notebooks. Die kleinen Programme sollen bei wichtigen Aufgaben unterstützen. Um einmal bildlich zu sprechen: die Windows8-Apps haben’s faustdick hinter der Kachel! Sie helfen, den PC-Alltag schneller und komfortabler zu meistern.

Per Klick auf die Store-Kachel öff­net der digitale App-Shop seine Pfor­ten. Hunderte Apps und Programme erscheinen laut Microsoft derzeit täglich im Windows Store, viele davon kostenlos. Zwar ist Microsoft noch weit entfernt vom gigantischen An­gebot der Android- und Apple-Kon­kurrenz, doch viele beliebte Spiele und Dienste sind schon jetzt im Windows Store vertreten.

Doch nicht nur die Apps sind neu, der Windows Store soll generell die Art ändern, wie PC-Nutzer Software kaufen. Künftig werden viele Windows-Programme im Windows Store als „Metro Apps“ erhältlich sein: Per Klick wird die App überspielt und automatisch installiert. Nervige Installations-Schritte, wie das Eintippen einer Seriennummer, sind nicht nötig.

Der fällige Betrag wird zudem automatisch von der Kreditkarte abgebucht, wer ausschließlich Gratis-Apps lädt, muss nicht einmal Zahlungsdaten hinterlegen. Weiterer Vorteil im Vergleich zu Apples App Store: Einige kostenpflichtige Apps lassen sich für einen bestimmten Zeitraum testen.

Das ist das Rezept des neuartigen Windows: Touchscreen-Optimierung und Apps statt klassischer Software. Irgendwie muss ich mich daran gewöhnen, denn klar ist auch: Beides bestimmt zunehmend unsere Computer-Bedienung.

 

Urheber des Bildes: © fotogestoeber – Fotolia.com

 

LibreOffice 4.0

Open Source (Teil 1): LibreOffice 4.0 – eine echte Office-Alternative?

Man lehnt sich nicht weit aus dem Fenster, wenn man sagt, dass Microsoft Office die klare Nummer eins unter den Büroprogrammen ist. Und das nagelneue Office 2013 macht in Sachen Bedienung und Effizienz nochmal einen Riesenschritt nach vorne. Billig ist der Spaß allerdings nicht. Allein für die abgespeckte „Home & Business“-Version sind mindestens 200 Euro fällig. Für einen einzigen PC wohlgemerkt. Aber es gibt auch kostenlose Alternativen. Daher möchte ich Ihnen heute das  kostenlose Libre Office 4.0  vorstellen und testen, ob es eine empfehlenswerte Wahl ist.

Das Open-Source-Büropaket – jetzt komplett überarbeitet

Falls Ihnen Libre Office nichts sagt: Das Projekt ist einer der Nachfolger vom bekannten OpenOffice.org. Seit Kurzem gibt es nun die neue Version 4.0, zu beziehen unter http://de.libreoffice.org. Im Paket enthalten sind:

  • Textverarbeitung (Writer),
  • Tabellenkalkulation (Calc),
  • Präsentation (Impress),
  • Zeichenprogramm (Draw)
  • und ein Datenbankmodul (Base).

Sämtliche Programme funktionieren im Prinzip wie die Microsoft-Pendants, unterscheiden sich aber im Detail. Das neue Libre Office 4.0 ist nicht revolutionär, doch die Büro-Suite kann mit einigen praktischen Funktionen punkten:

  • So spendierten die Entwickler der Tabellen-Kalkulation Calc etwa bessere Import- und Exportfunktionen – was die angelegten Dateien noch besser mit Office kompatibel macht.
  • Tabellen lassen sich auch als PDF-, JPG- und PNG-Datei speichern – die PDF-Funktion haben nun auch alle anderen Programme.
  • Im Zuge des Touch-Trends können Besitzer von berührungsempfindlichen Bildschirmen, etwa von Tablets, Writer-Dokumente per Finger mit Notizen versehen.
  • Nutzer können darüber hinaus das Design ähnlich wie bei Firefox mit eigenen Layouts visuell gestalten.
  • Auch eine Android-App, durch die sich Smartphones als Fernbedienung für Impress-Präsentation nutzen lassen, gehört zu den erwähnenswerten Neuerungen.

Alle Neuerungen finden Sie unter http://de.libreoffice.org/download/4-0-neuerungen/. Auch gut zu wissen: LibreOffice unterstützt wichtige Formate wie DOCX und XLSX und ist somit voll kompatibel mit der Microsoft-Office-Welt.

 Ist Libre Office eine Alternative zu MS-Office?

Kann LibreOffice Microsoft-Office vollständig ersetzen? Kurze Antwort: Meiner Meinung nach nicht. Wer ab und an Texte und Tabellen bearbeitet, wird mit der Open-Source-Alternative viel Freude  haben und viel Geld sparen.

Doch für mich ist und bleibt das Herzstück von Office Outlook.

Outlook ist wahrscheinlich das Programm, das ich am meisten überhaupt benutze. Und dafür bietet LibreOffice kein Gegenstück. Auch das wohl beste Open-Source-Mailprogramm Thunderbird ist keine Alternative. Thunderbird kann, bei allem Enthusiasmus für Open-Source, nicht mit Outlook konkurrieren. Bis sich das ändert – solange bleibe ich Microsoft Office treu.

 

Bildquelle: © libreoffice.org

 

Infografiken - Datenvisualisierung auf spannende Art

Infografiken: Datenvisualisierung auf spannende Art

Ein Bild sagt oft mehr als tausend Worte. Das gilt unter anderem bei Präsentationen oder im Marketing. So hat sich in letzter Zeit die Zahl der im Internet von Unternehmen verbreiteten Infografiken rasant erhöht. Sie werden meist gezielt eingesetzt, um komplizierte Zusammenhänge und Themen oder trockene Zahlen und Fakten einfach und übersichtlich darzustellen. Eine optimale Infografik ist klar, genau und anschaulich. Sie verschafft dem Betrachter einen strukturierten Zugang zur Information, so dass er sich den Sachverhalt nicht selbst zusammensuchen und einordnen muss.

Bevor Sie mit der Datenvisualisierung beginnen, sollten Sie aktuelle Fakten und Statistiken recherchieren und sicherstellen, dass die Inhalte, die Sie darstellen möchten, stichhaltig und relevant sind. Die Infografik sollte nicht überladen sein, sonst verliert der Betrachter den Überblick. Nehmen Sie sich Zeit, das für Sie geeignete Tool zu finden, mit dem Sie die Infografik erstellen. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, möchte ich Ihnen vier interessante Tools genauer vorstellen.

Über Infogr.am kann jeder Nutzer kostenlos und nur über den Browser seine eigene Infografik erstellen. Sie können sich entweder registrieren oder mit Ihrem Facebook- bzw. Twitter-Account anmelden. Die sehr aufgeräumte und einfach zu bedienende Oberfläche lässt den Anwender direkt nach dem Login auswählen, welche Themen er als Grundlage für die Infografik nutzen möchte. Leider gibt es zurzeit nur drei zur Auswahl, so dass der individuelle Charakter einer Infografik relativ einschränkt ist. Danach öffnet sich ein Editor, über den die Inhalte per Drag and Drop in vordefinierte Textfelder eingetragen werden können. Bilder können von der Festplatte geladen und als Hintergrund verwendet werden, Details wie die Größe der Grafik oder die Anordnung der einzelnen Elemente lassen sich an persönliche Wünsche anpassen. Zu allen fertigen Infografiken generiert Infogr.am eine feste URL, die der Nutzer verbreiten kann.

Visual.ly ist die weltweit größte Community für Datenvisualisierung – zum Anschauen, Teilen und Inspirieren. Aus einem Pool von weit über 300.000 Infografiken lässt sich ein Thema auswählen und mit den eigenen Daten die entsprechende Infografik erstellen. Unter create.visual.ly kann jeder in Sekundenschnelle eine eigene Infografik erstellen. Das Feature läuft template-basiert und füllt Variablen mit eigenem Datenmaterial auf. Außerdem bietet der kostenlose Dienst die Möglichkeit, eine Infografik zum eigenen Twitter-Account zu erstellen. Dabei werden unter anderem Fakten über die Anzahl der Tweets oder der Follower präsentiert.

Bei PiktoChart stehen fünf Gratis-Layouts zur Verfügung, die sich hinsichtlich Farbgebung, Schriftwahl und unterschiedlicher grafischer Elemente variieren lassen. Wer noch mehr Gestaltungsmöglichkeiten haben möchte, kann sich einen kostenpflichtigen Account für 14,99 USD zulegen, der dafür 45 verschiedene Templates bietet. Außerdem lässt sich die Infografik in der kostenpflichtigen Version nicht nur als Bild- sondern auch als HTML-Datei herunterladen, um sie im Web einbinden zu können. Auch hier können Sie sich mit Ihrem Facebook- oder Twitter-Account einloggen.

Weitere Tools zur Datenvisualisierung im Schnelldurchlauf: Mit der kostenlosen, allerdings nur für Windows erhältlichen Software Tableau lassen sich umfangreiche Grafiken erstellen. Bei creately können Sie Flowcharts, Mindmaps und Diagramme erstellen. Wenn Sie Informationen geographisch codieren, auf Landkarten darstellen oder etwa Marktanteile in Ländern präsentieren möchten, ist stepmap besonders gut geeignet. Und falls Sie sich beruflich verändern möchten, können Sie unter vizualize.me Ihren Lebenslauf als Infografik erstellen. Noch mehr Tools zum Erstellen von Infografiken finden Sie in der Karrierebibel.

Nutzen Sie Infografiken bereits, oder ist das Thema für Sie noch Neuland? Welches Tool nutzen Sie, wenn Sie Ihre Infografik erstellen? Sie können auch gern Links zu Ihren Lieblings-Infografiken posten. Ich freue mich auf Ihr Feedback zum Thema Datenvisualisierung.

Urheber des Bildes: © JiSign – Fotolia.com

Anmeldung - Zum Erstellen einer Prezi Präsentation

Eine frische Prezi Präsentation erstellen

Microsoft PowerPoint ist nicht umsonst das Präsentationsprogramm Nummer eins. Doch der Look von PowerPoint Präsentationen ist stets ähnlich – der Vorführer klickt sich Chart für Chart durch mehr oder weniger triste Folien, die – bei geübten PowerPoint Usern – hier und da mal durch eine nette Animation nach Aufmerksamkeit haschen. Wenn Sie einmal bei einem Vortrag wirklich Aufsehen erregen wollen, sollten Sie eine Prezi Präsentation erstellen.

Neuer Schwung für Präsentationen

Der Online-Dienst Prezi, ein Start-up aus Ungarn, ermöglicht eine völlig neue Art von Präsentationen: Statt Folien aneinanderzureihen, setzt das Präsentationsprogramm Prezi auf totale Freiheit. Der Nutzer kann auf einer unbegrenzt großen Fläche Texte, Bilder, Videos, PDFs platzieren und beliebig anordnen, skalieren, rotieren und vieles mehr. Die Idee dahinter ist, dass Informationen selten linear sind und verschiedene Beziehungen zueinander haben, die Sie nicht umsetzen können, wenn Sie mit dem herkömmlichen Präsentationsprogramm PowerPoint Ihre Präsentation erstellen. Bei Prezi „fliegen“ die Zuschauer sozusagen von Fakten zu Bildern und hin zu Videos. Den Effekt in Worte zu fassen, ist nicht ganz einfach. Am besten schauen Sie sich auf prezi.com ein paar Beispiele an. Oder sehen sich dies hier an:

Zum Ausprobieren kostenlos

Prezi basiert auf Flash, sodass man vor dem Ausprobieren noch das entsprechende Browser-PlugIn installieren muss. Wer sich für das Präsentationsprogramm registriert, braucht also nur eine Internetverbindung und einen Browser. Die fertigen Präsentationen lassen sich sowohl in Blogs und anderen Websites einbetten als auch herunterladen und in einem Offline-Player abspielen.  Die „Public-Version“ zum Ausprobieren ist kostenlos, allerdings mit einigen Nachteilen behaftet. Zum einen sind die unentgeltlichen Präsentationen mit einem Prezi-Werbelogo gekennzeichnet und zum anderen stellt sie Prezi für jedermann sichtbar auf die eigene Internetseite. Firmeninterna sollten in diesem Fall also nicht in der Präsentation landen. Wer Gefallen daran findet, seine Präsentation mit Prezi zu erstellen, kann für 4,92 US-Dollar pro Monat die „Enjoy“-Variante buchen. In diesem Fall fällt das Logo weg, der Kunde hat 500 statt 100 MB Onlinespeicherplatz zum Präsentation erstellen und es lässt sich einstellen, wer die Präsentation mit Prezi sehen darf und wer nicht. Wer die „Pro“-Variante für 13,25 US-Dollar (umgerechnet gut 10 Euro) abonniert, kann Prezi auch als Präsentationsprogramm downloaden und so ohne Internetverbindung einsetzen.

Prezi – Präsentation erstellen

  1. Melden Sie sich auf der Internetseite http://prezi.com an.

    Anschließend können Sie per Klick auf „New prezi“ Ihre erste Präsentation erstellen. Tippen Sie Titel und Beschreibung ein und klicken Sie abermals auf „New Prezi“.

    Neue Prezi Präsentation

  2. Ihnen stehen nun eine Reihe von Templates zur Auswahl zur Verfügung. Im Beispiel folgt ein Klick auf „Stepping Stones“ und „Start editing“.

    Prezi Präsentation – Template auswählen

  3. Nun sind Sie gefragt: Das zentrale Steuerelement, das sogenannte „Bubble-Menü“, befindet sich oben links. Darüber bestimmen Sie die Optik (Themes), editieren Animationen und den Präsentationsverlauf (Path), erstellen neue Objekte (Frames) und fügen Bilder, Videos, Dateien, PowerPoint Präsentationen und Formen hinzu. Tipp: Klicken Sie auf „Help“, zeigt Ihnen Prezi ausführliche Videoanleitungen und Hilfen an, wie Sie Präsentationen möglichst effektvoll gestalten.

    Prezi Präsentation erstellen

  4. Sind Sie fertig, können Sie für Ihre Prezi mit Klicks auf „Meeting“ und „Start online presentation“ einen Link anfordern. Alternativ laden Sie sie per Klick auf „Print“ als PDF herunter. Die PDFs sind aber als Präsentation nicht brauchbar. Zum Herunterladen verlassen Sie den Bearbeiten-Modus, wählen unter „Your prezis“ die Präsentation aus und klicken auf „Download“.

    Prezi Präsentation speichern

Chartle: Schicke Diagramme online erstellen

Chartle: Schickes Diagramm mit wenigen Klicks

Es muss nicht immer PowerPoint sein. Internetdienste wie Chartle erstellen Charts, Grafiken und Diagramme inzwischen fast genauso gut – und das an jedem PC mit Internetanschluss. Das Beste: Wer mit PowerPoint aufgrund der doch etwas komplexen Bedienung nie so richtig warm wurde (wie ich), findet mit Chartle eine wirklich einfach zu bedienende Alternative. Abstriche in Sachen Optik müssen Sie hingegen nicht befürchten. Egal, ob Linien-, Torten- oder Balkendiagramm, einfach oder bunt, statisch oder interaktiv – der Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt. Dafür sorgt auch die stattliche Auswahl an verschiedenen Schriftarten, Größen und Grafiken. Alles in allem ein guter Dienst, um komplexe Sachverhalte verständlich zu präsentieren.

Sie werden sich nun vielleicht fragen, ob die erstellten Charts irgendwelchen Beschränkungen unterliegen. Gibt es keine, womöglich versteckte, Kosten? Wird Werbung eingeblendet? Die Antwort lautet  – erstaunlicherweise – nein. Sie dürfen mit den Chartle-Grafiken anstellen, was Sie wollen. Sie können Sie in Ihrem Online-Blog veröffentlichen aber auch im Business Report des Unternehmens, bei dem Sie arbeiten. Nicht einmal registrieren müssen Sie sich. Aber: Vertrauliche Daten sollten Sie in Chartle nicht verwenden, da beim Erstellen des HTML-Codes Ihr Diagramm automatisch in der öffentlich zugänglichen „Gallery“ erscheint. Außerdem sollten Sie der englischen Sprachen mächtig sein, denn Chartle ist komplett in dieser Sprache verfasst.

So erstellen Sie online Diagramme mit Chartle

  1. Rufen Sie die Internetseite www.chartle.net auf. Klicken Sie hier einfach auf „Create your own“.Chartle - Home | Online Diagramm erstellen
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster. Nach wenigen Sekunden ist das Tool einsatzbereit. Per Klick auf die Leiste oben wählen Sie den Charttyp aus. Zur Verfügung stehen etwa Balkencharts (Bar), Tortendiagramme (Pie), Liniendiagramme (Line) und Messgerätdiagramme (Gauge). Besonders interessant sind auch die Landkarten (Map I und Map II). Durch die direkte Anbindung an Google Maps ermöglicht Chartle somit auch Geo-Grafiken. Im Beispiel entscheide ich mich per Klick für ein Liniendiagramm, im Speziellen den „Area Chart“.Cartle – Diagramm auswählen
  3. Ich möchte in diesem Beispiel einen Chart über die Preisentwicklung von SSD-Festplatten erstellen. Dazu tippe ich zunächst den Titel ein und vergrößere den Titel-Font ein wenig. Weiter geht’s mit einem Klick auf „Data“.Chartle – Diagrammtitel eingeben und formatieren
  4. Zum Testzeitpunkt war es leider nicht möglich, die passenden Daten aus Excel zu importieren. Ich hoffe, dass das bald wieder klappt. Es lassen sich die Daten aber auch per Hand eintippen. Bevor ich das erledige, muss ich aber noch einige Reihen hinzufügen  und die Legende editieren. Weiter geht’s mit „Special“.Diagramm Daten eingeben – Chartle
  5. Nun muss ich noch die Achsen definieren. Zudem lässt sich noch ein wenig mit der Optik herumspielen, etwa die Punkte oder die Linie vergrößern. Das sieht dann im Beispiel so aus:Chartle - Diagramm formatieren
  6. Wichtig: Andere Chart-Optiken sollten Sie nach der Eingabe der Daten nicht ausprobieren, ansonsten sind Ihre Eingaben verschwunden. Speichern Sie Ihr Werk per Klick auf „Public, Share or Embed“ ab. Auf diese Weise erzeugt Chartle einen HTML-Code zum Einbetten in Webseiten.Chartle - Diagramm speichern
  7. Möchten Sie hingegen ein Bild Ihres Diagramms erstellen, hilft ein Bildschirmfoto (Screenshot) weiter. Dazu drücken Sie auf der Tastatur die Taste „Druck“, wodurch der Bildschirminhalt in die Zwischenablage kopiert wird. Öffnen Sie nun ein Bildbearbeitungsprogramm Ihrer Wahl, und fügen Sie den Screenshot mit der Tastkombination „Strg“ + V“ ins Programm ein. Anschließend können Sie das Diagramm ausschneiden und speichern.Fertiges Diagramm -Chartle

Hinweis: Einige Diagramme lassen sich auch direkt als Grafik speichern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Chart, und klicken Sie im Kontextmenü auf “Grafik speichern unter”.



Chartle – Diagramm als Grafik speichern

Trello - Projektmanagement leicht gemacht

Trello: Projektmanagement leicht gemacht

Welche Aufgaben stehen an? Wer ist an welchem Projekt beteiligt und in welchem Stadium befindet es sich? Was hat aktuell Priorität? Derartige Fragen lassen sich mit dem Web-Werkzeug Trello schnell und einfach beantworten. Was dieses Projektmanagement Tool alles kann und wie Sie es perfekt einsetzen, stelle ich Ihnen dieses Mal vor.

Zugegeben – Trello setze ich nicht ganz so oft ein wie die bereits vorgestellten Online-Dienste Doodle und Tricider. Wenn aber mal wieder ein neues Projekt ansteht, ist Trello ein sehr praktisches Werkzeug für Projektmanagement, Planung, Koordinierung und Durchführung. Es bietet komplett und übersichtlich geordnet einen Überblick über alle Einzelaufgaben. Ebenfalls gut: Trello läuft komplett webbasiert im Browser, die Installation einer Software ist nicht nötig. Abstriche in Sachen Funktionalität bedeutet das nicht. Allerdings ist die Menüsprache Englisch, eine deutsche Version gibt es (noch) nicht.

Alles auf einen Blick

Die Oberfläche von Trello ist in verschiedene Listen aufgeteilt. In diese Listen lassen sich sogenannte Cards einfügen, die die einzelnen Teile des Projekts symbolisieren. Die Cards können dabei ganz verschiedene Elemente enthalten, etwa Diskussionen, Checklisten, Abstimmungen, Termine und vieles mehr. Auch Fotos und Videos lassen sich einbetten. Die einzelnen Cards lassen sich dann im Laufe des Projekts hin- und herschieben, beispielsweise um sie verschiedenen Personen zuzuweisen oder um sie in neue Listen einzuordnen. Das Ganze funktioniert herrlich einfach und intuitiv. Um die Bedienung des Projektmanagement Tools muss man sich also keine Gedanken machen und kann sich voll aufs Projekt konzentrieren. Wie Sie die ersten Schritte bewältigen, erfahren Sie weiter unten. Erwähnenswert ist, das Trello bislang vollkommen ohne Werbung auskommt und für den mobilen Zugriff Apps für iOS und Android zur Verfügung stehen – beide kostenlos. Das gefällt mir.

Da der Datenverkehr bei Trello über das Internet läuft, sollten Sie natürlich nicht Ihre einmalige „Millionen-Euro“-Geschäftsidee darüber verwirklichen.  Für einfache kollaborative Prozesse im Büroalltag ist der Webservice aber äußerst hilfreich. Dabei müssen es nicht immer Aufgaben für ein Team sein, auch wer alleine ein Projekt durchführt, wird Trello nicht missen wollen.

Trello: Die ersten Schritte

  1. Rufen Sie die Website von Trello https://trello.com auf. Klicken Sie auf „Sign up“ und melden sich mit einer gültigen E-Mail-Adresse bei dem Projektmanagement Tool an. Kurze Zeit später bekommen Sie eine E-Mail mit der Anmelde-Bestätigung. Klicken Sie in der E-Mail auf „Click here to verify your email adress“.Trello Projektmanagement - Sign up
  2. Sie landen nun automatisch auf dem „Welcome Board“ von Trello. Hier finden Sie einige (leider englischsprachige) Tipps & Tricks.Trello Projektmanagement - Dashboard
  3. Um ein eigenes Projekt zu erstellen, im Beispiel einen Prospekt, klicken Sie auf „Board“, „New Board“, tippen einen Namen für das Projekt ein, und klicken auf „Create“.Trello Projektmanagement - neues Projekt anlegen
  4. Nun erscheint Ihr noch jungfräuliches Projekt, aufgeteilt in „To do“, „doing“, „done“. Per Klick auf „Add a card“ fügen Sie neue Aufgaben hinzu. Per Klick auf eine Card lassen sie sich farblich zuordnen (Labels), ein Termin festzurren (Due Date) und bestimmte Personen einspannen (Members). Darüber hinaus lassen sich etwa Kommentare von Team-Mitgliedern verfassen, Dateien hochladen (Attach File), Checklisten erstellen (add Checklist) und Cards löschen (Archive).Trello Projektmanagement - Aufgaben hinzufügen
  5. Bislang können Sie sich aber nur selbst als Ersteller den Cards zuordnen. Um das zu ändern, klicken Sie auf „Add Members“ und tippen eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Die Empfänger bekommen daraufhin eine Einladung, am Projekt mitzuwirken.Trello Projektmanagement - Mitglieder hinzufügen
  6. Bei der Projektplanung befinden sich die Cards in der Regel allesamt im „To do“-Bereich. Der Clou ist natürlich die Möglichkeit, die einzelnen Cards zu verschieben. Dazu ziehen Sie sie einfach mit gedrückter Maustaste in die entsprechende Liste. Weitere Listen lassen sich natürlich über „Add List“ ebenfalls kreieren.Trello Projektmanagement - Karten verschieben

Sie sehen, mit Trello ist Projektmanagement wirklich ganz einfach. Aber welches Tool ist ihr Favorit für die Projektverwaltung? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

 

Urheber des Bildes: © Dr After 123 – istockphoto.com

 

Videokonferenz mit Tinychat

Tinychat: Unkomplizierte Videokonferenz in Sekunden

Wenn ich mich mit Bekannten über die Arbeit unterhalte, frage ich mich manchmal, ob wir wirklich im 21. Jahrhundert leben. Da jetten Leute für einen kurzen Termin durch die halbe Republik oder fliegen kreuz und quer um den Globus. Face-to-Face-Kommunikation gut und schön, aber manchmal tut’s doch auch eine Videokonferenz. Vor allem, wenn es so einfach funktioniert wie mit Tinychat.

Videokonferenz ohne Hindernisse

Für einen schnellen und unkomplizierten Plausch ist das Angebot wirklich komfortabel. Über den Webdienst lässt sich mit wenigen Klicks (siehe unten) ein eigener Chatraum starten, für den Tinychat dann einen eigenen Link erstellt. Diesen Link müssen Sie nur an Ihren Chatpartner weiterleiten, etwa per E-Mail, und dann geht es los. Der immense Vorteil von Tinychat: Die Teilnehmer benötigen keine besondere Software und keine Anmeldung, innerhalb weniger Sekunden kann es losgehen. Auch unterwegs an fremden Rechnern ist Tinychat extrem praktisch. Und für Smartphones mit Android oder das iPhone gibt es passende Apps, sodass auch unterwegs zur Videokonferenz geladen werden kann. Zugegeben: Für streng geheime Gespräche über Firmengeheimnisse und Interna ist Tinychat wahrscheinlich nicht das richtige. Der Link steht theoretisch jedem Internetnutzer zur Verfügung, weswegen eben absolute Geheimhaltung nicht gewährleistet ist. Immerhin löscht Tinychat die Chronik, wenn der Chatraum wieder geschlossen wird.

So einfach funktioniert Tinychat

  1. Navigieren Sie zur Internetseite de.tinychat.com. Klicken Sie hier auf „Instant Room“. Die Internetseite zeigt Ihnen nun einen Link an. Klicken Sie auf „Click to copy“, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren. Schicken Sie die URL per E-Mail an Ihre Gesprächspartner weiter. Übrigens: Bis zu 12 Personen dürfen an der Videokonferenz teilnehmen.Videokonferenz - Instant Room in Tinychat
  1. Während der/die Gesprächspartner die E-Mail erhalten und auf den Link klicken, klicken Sie auf der Tinychat-Internetseite auf „Enter Room“. Sie müssen sich nicht zwangsläufig anmelden, klicken Sie einfach auf „Guest, tippen gegebenenfalls einen frei wählbaren Nutzernamen ein und klicken auf „Go“.Tinychat - Videokonferenz starten
  1. Klicken Sie zunächst oben links auf das Symbol für „Private Chat“, damit Sie und die Kollegen im Chatroom auch unter sich sind. Für einen Videochat müssen alle Teilnehmer ihre Webcam aktivieren, dazu klicken Sie auf „Start Broadcasting“.Tinychat Private Chat
  1. Nun müssen Sie Ihre Webcam, das Mikrofon und den Mikrofon-Modus auswählen. Diese Schritte müssen die Gesprächspartner ebenfalls durchführen. Verweisen Sie sie im Notfall auf diesen Text als Anleitung.Tinychat Mikrofon-Modus für Videokonferenz
  2. So, nun kann’s losgehen. Falls einer der Teilnehmer keine Webcam besitzt – das ist auch kein Problem. Er oder sie kann auch einfach der Texteingabe am Gespräch mitwirken. Zum Beenden der Videokonferenz schließen Sie den Tab oder den Browser.Tinychat - Beenden der Videokonferenz

Nutzen Sie auch Tinychat oder haben Sie einen anderen Favoriten für Videokonferenzen? Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Urheber des Bildes: © Alterfalter – Fotolia.com

Enterprise 2.0 – soziale Software für Projektkoordination

Enterprise 2.0 – soziale Software für Projektkoordination und Co.

Bereits im August 2011 habe ich Ihnen einen Überblick über verschiedene Tools gegeben, mit denen Freelancer oder Projektteams schnell und einfach kommunizieren können, etwa Twitter, Yammer oder Communote. Heute möchte ich etwas theoretischer werden und darauf eingehen, wie Enterprise 2.0 – der Einsatz von sozialer Software zur Projektkoordination, zum Wissensmanagement sowie zur internen Kommunikation – das Arbeitsleben in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) vereinfachen, den Administrationsaufwand minimieren und die Kommunikation der Mitarbeiter besser strukturieren kann. Dabei geht es darum, Social Media erfolgreich und systematisch innerhalb des Unternehmens einzusetzen.

Vor allem Konzerne und große Unternehmen nutzen bereits soziale Netzwerke, Blogs, Micro-Blogs oder Wikis. Kleineren Unternehmen fehlt allerdings oft noch eine Struktur für den innerbetrieblichen Austausch auf digitalen Wegen, denn Rund-E-Mails oder Flurfunk haben doch meistens gut funktioniert. Die Schwierigkeit besteht vor allem darin, die neuen Techniken in die bisherigen Organisationsroutinen zu integrieren. Die Unternehmenskultur verändert sich weg von eher hierarchischen Formen der Kommunikation, hin zu mehr Austausch, Vernetzung und Transparenz. Im Blog von Michael L. Höfer bin ich auf einen interessanten Beitrag zum Thema gestoßen, der unter anderem anhand eines Schaubilds eine „Misstrauenskultur” und eine „Vertrauenskultur” sehr anschaulich gegenüberstellt.

Vorteile von Social Media in der internen Kommunikation

Unternehmen, die sich für Social Media in der internen Kommunikation entscheiden, können von einer ganzen Reihe von Vorteilen profitieren: So ist der Kostenaufwand gering, da oftmals Gratis-Software verfügbar ist, die noch dazu einfach zu implementieren ist. Der Wissensaustausch untereinander wird erleichtert und kann auch neuen Mitarbeitern leicht zugänglich gemacht werden, um sie schnell ins Unternehmen zu integrieren. Die Kommunikation wird schneller, transparenter und nachvollziehbarer. Außerdem lässt sich ein projekt- oder teamübergreifendes Arbeiten effizienter gestalten.

Zielorientierte Auswahl von Social Media-Tools

Um die richtigen Tools auszuwählen, sollten sich Unternehmen darüber klar sein, welche konkreten Ziele sie mit dem Einsatz verfolgen. Wenn etwa die schnelle und direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander im Mittelpunkt stehen soll, kann ein Instant Messenger implementiert werden. Für den Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank eignet sich ein Wiki. Geht es um die ausführliche Information aller Mitarbeiter über Unternehmensinterna empfiehlt sich ein nicht-öffentlicher Blog. Gerade zu Beginn gilt allerdings, dass weniger mehr ist: Konzentrieren Sie sich lieber auf nur wenige Tools, die konsequent genutzt werden und nicht brach liegen.

Neue Tools erfolgreich einführen

Allen Mitarbeitern werden Sie es nie Recht machen können. Wenn Sie aber alle Extrawünsche und Anforderungen berücksichtigen oder jedem Bedenkenträger Gehör verschaffen, wird die Einführung von Social Media entweder Jahre dauern oder garantiert ein Misserfolg. Testen Sie die implementierte Lösung vorab mit einer Pilotgruppe, um eventuelle Fehler rechtzeitig korrigieren und das Konzept noch ergänzen zu können. Wie bei allen technischen Neuerungen ergeben sich spezifische Anforderungen meistens erst in einem Praxistest.

Geben Sie den Nutzern eine übersichtliche Einführung in die Funktionsweise des neuen Tools, denn die Mitarbeiter müssen nicht nur die Vorteile für die eigenen Arbeitsplätz erkennen, sondern die Werkzeuge auch effizient benutzen können. So können Sie in der Testphase konkrete Aufgaben stellen, die eine gute Einarbeitung in die Praxis bewirken. Beobachten Sie die Anwendung nicht nur kurzfristig sondern auf Dauer und „pflegen“ Sie das System. Benennen Sie Verantwortliche innerhalb der einzelnen Teams, die erste Inhalte einstellen, Kollegen zur Mitarbeit anregen und entstehende Diskussionen moderieren.

Binden Sie alle Unternehmensebenen ein, auch das Management, um sämtliche Mitarbeiter einzubeziehen und zu erreichen. Die erfolgreiche Einführung von Social Media-Tools erfordert Planung, Fachwissen und ein gutes Projektmanagement sowie ausreichend Ressourcen innerhalb des Unternehmens.

Wer sich für den praktischen Einsatz von Social Media- und Kommunikationstools interessiert, findet hier diverse Fallstudien zu unterschiedlichen Zielsetzungen, Einsatzebenen und Anwendungsformen.

Wie sieht es mit der Nutzung von Social Media-Instrumente in Ihrem Unternehmen aus? Hat sich die interne Kommunikation verbessert? Teilen die Mitarbeiter ihr Wissen effektiver? Ich bin gespannt auf Ihre Praxisberichte.

 

Urheber des Bildes: © drubig-photo – Fotolia.com

 

Tricider - Entscheidung finden in der Gruppe

Tricider: Entscheidungsfindung in der Gruppe

Wohin soll der Betriebsausflug gehen, wird eine neue Kaffeemaschine benötigt und was bekommt Fred von den Kollegen zum Geburtstag? Fragen wie diese kommen im Büroalltag immer wieder auf. Sie lassen sich natürlich in endlosen Diskussionen auf dem Flur, beim Essen oder in der Kaffeepause klären, nur leider kostet die Entscheidungsfindung dafür sehr viel Zeit. Und zu einem konkreten Ergebnis, mit dem alle zufrieden sind, kommt’s dann manchmal erst in letzter Sekunde.

Hier kann mal wieder das World Wide Web bei der Entscheidungsfindung helfen. Wer meinen letzten Beitrag zu Doodle gelesen hat, könnte jetzt einwenden: „Dafür könnte doch auch Doodle nützlich sein.“ Stimmt, aber der Entscheidungs-Dienst Tricider macht’s noch besser und schneller, daher stelle ich ihn diese Woche vor.

Denn einfacher geht es wirklich kaum: Startseite von Tricider öffnen, Frage eintippen und an die entsprechenden Personen weiterleiten – das geht per E-Mail, Facebook, Twitter oder das Netzwerk LinkedIn. Fertig. Nun kann jeder Eingeladene Antworten und Lösungsvorschläge beisteuern, vorhandene Antworten kommentieren und seine Stimme zum Besten geben. So entsteht nach und nach eine Lösung, mit der die meisten einverstanden sein sollten – Demokratie in Reinkultur sozusagen. Wenn die Zeit drängt, lässt sich eine Umfrage via Tricider auch mit einer Deadline versehen. Die Möglichkeiten zur Bekanntmachung der Umfrage sind vielfältig, beispielsweise lässt sie auf der eigenen Homepage oder auf dem Facebook- oder Twitter-Profil einbinden.

Ich bin auf jeden Fall ein großer Fan des Dienstes. Nach meiner Erfahrung ist die Entscheidungsfindung  mithilfe von Tricider meist nach spätestens einem Tag abgeschlossen. Und wenn sich die Teilnehmer tatsächlich einmal zieren sollten, gibt es die Möglichkeit, unter den Teilnehmer Prämien zu verlosen, beispielsweise Amazon-Gutscheine. Das kostet natürlich Geld, es ist aber auch möglich, eigene Prämien zu verteilen.

So funktioniert Tricider

  1. Auf der Tricider Website tippen Sie einfach Ihre Frage ein und klicken auf „Los“.Frage über Tricider stellen
  2. Im nächsten Schritt geben Sie eigenen Ideen und Vorschläge ein. Dazu klicken Sie auf „Idee hinzufügen“, tippen die Idee ein und klicken auf „Speichern“. Wahlweise können Sie hier noch die Deadline ändern, Bilder hinzufügen und besonders stichhaltige Argumente bringen.Eigenen Ideen und Vorschläge bei Tricider eingeben
  3. Nun klicken Sie auf „Teilen und Einladen“. Es stehen nun verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Umfrage an die entsprechenden Personen zu verteilen, im Beispiel per E-Mail. Klicken Sie also auf „E-Mail“ und „In Deinem E-Mailprogramm öffnen“. Geben Sie den entsprechenden Verteiler an, oder tippen Sie die Adressen per Hand ein.Tricider - Teilen und Einladen
  4. Die Eingeladenen bekommen nun die Einladung zugeschickt und klicken einfach auf den in der E-Mail enthaltenen Link. Nun können sie für Ihre Vorschläge stimmen oder selbst Vorschläge zum Besten geben.Mit Tricider über Vorschläge abstimmen

Übrigens: Seit kurzem gibt es auch myTricider Plus für Firmen. Im Paket (ab 3,99 Euro pro Monat) sind Möglichkeiten für eigene Designs, Verschlüsselung und Auswertungstools enthalten, darüber hinaus ist alles werbefrei.

Schließlich und endlich ist Tricider so gut, dass es sogar bereits kopiert wurde und die Tricider-Gründer nun über die weiteren Schritte beraten.

Termine koordinieren mit Doodle

Termine koordinieren mit Doodle

Können Sie sich noch vorstellen, wie es war, als Sie ohne Navi mit dem Auto gefahren sind? Oder wie Sie ohne E-Mails ausgekommen sind und fleißig Briefe getippt haben? Kaum vorstellbar, dass es früher ohne die technischen Helferlein auch geklappt hat. Aber genauso wie ich Smartphone, Navi und E-Mail nicht mehr missen möchte, geht es mir mit einigen Online-Diensten. Die sind so praktisch, dass ich sie im Büro nahezu selbstverständlich nutze und gar nicht mehr wüsste, wie ich ohne sie auskommen sollte. Meine persönlichen Lieblings-Dienste stelle ich Ihnen in den nächsten Wochen vor.

Als Erstes möchte ich Ihnen Doodle zeigen, einen regelrechten Klassiker unter den praktischen Web-Diensten, den mittlerweile Millionen von Internetnutzern zu schätzen wissen. Der Service dient dazu, Termine zu organisieren und im Griff zu behalten. Wozu Sie das brauchen?  Jeder, der schon einmal versucht hat, einen Termin mit mehr als einem Teilnehmer zu organisieren, weiß, wovon ich schreibe. Laut einer Umfrage des Dienstes geht allein ein halber Arbeitstag pro Woche für die Meeting-Koordination verloren. Dabei werden im Schnitt sieben Meetings pro Woche angepeilt. Ob fürs Koordinieren ganz klassische Kalendersysteme, Online-Kalender, E-Mail oder Telefon zum Einsatz kommen, spielt dabei keine Rolle. 4,9 Stunden pro Woche nimmt die Meetingplanung in Anspruch, also rund ein Achtel der Arbeitszeit von Managern und Angestellten im Büromanagement. Keine Frage, einen passenden Termin für alle Teilnehmer zu finden, ist mitunter eine Herausforderung. In der Regel erstellt der Organisator zunächst eine E-Mail oder Kalenderanfrage und schickt sie herum, um dann im nächsten Schritt die Reaktionen (Absagen, Änderungsvorschläge) auszuwerten und wieder einen neuen Termin in die Runde zu schicken – eine lästige und wenig produktive Prozedur. Mit Doodle gleicht das Koordinieren allerdings einem Kinderspiel.

Denn besser klappt’s, so will Doodle herausgefunden haben, wenn alle Teilnehmer des Meetings zusammensitzen und darüber abstimmen. Doch dazu müsste man entweder extremes Glück haben oder ein weiteres Meeting planen – um das Meeting zu planen. Die Lösung lautet Doodle. Die Bedienung des Dienstes ist unkompliziert, die Abstimmung eines Termins erfordert nicht einmal eine Registrierung beim Dienst. Nur wer die umfangreichen Zusatzfunktionen nutzen will, muss ein kostenpflichtiges Benutzerkonto anlegen. Dann ist es etwa möglich, Doodle in den persönlichen Kalender (etwa in Outlook) einzubinden, Meetings zu archivieren und eine persönliche Kalenderseite mit eigener Internetadresse anzulegen. Für die Grundfunktionen braucht man das aber alles nicht.

So funktioniert’s: Mit Doodle eine Terminumfrage erstellen

  1. Rufen Sie die Internetseite www.doodle.com auf. Klicken Sie auf „Einen Termin finden“.

    Termin finden mit Doodle
  2. Im nächsten Schritt tippen Sie Anlass und Termin ein. Ins Feld „Beschreibung“ geben Sie ein, was bei dem Termin besprochen werden soll. Tippen Sie dann noch Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein, und klicken Sie auf „Weiter“.Doodle - Anlegen eines Termins
  3. In der Kalenderansicht wählen Sie zunächst die infrage kommenden Tage aus. Klicken Sie auf „Weiter“.

    Doodle Kalenderansicht

  4. Nun geben Sie die passenden Uhrzeiten für die verschiedenen Tage ein. Es folgt ein Klick auf „Weiter“.

    Doodle - passenden Uhrzeiten für die verschiedenen Tage

  5. Nun entscheiden Sie sich für eine „Umfrageart“: Vorausgewählt ist die einfache Ja-Nein-Abstimmung. Hier können die potenziellen Teilnehmer einfach auswählen, ob Ihnen ein Termin passt oder eben nicht. Per Klick auf „Einstellungen“ stehen aber noch weitere Optionen zur Wahl.  Haben Sie sich entschieden, geht’s weiter mit „Weiter“.

    Ja-Nein-Abstimmung mit Doodle

  6. Ohne Doodle-Konto lässt sich die Umfrage nur über das eigene E-Mail-Postfach versenden. Klicken Sie also auf „Fertigstellen“.

    Doodle Umfrage über das eigene E-Mail-Postfach versenden

  7. Sie bekommen nur einen Link angezeigt, den Sie an Ihre Kollegen verschicken. Den zweiten Link benötigen Sie für die Verwaltung, etwa um Termine zu ändern oder hinzuzufügen, oder um die Umfrage zu löschen.

    Doodle Link zum versenden

  8. Über den Teilnahme-Link können sich Ihre Kollegen mit ihrem Namen eintragen und auswählen, welcher Termin oder welche Termine ihnen am besten passen. Schnell kristallisiert sich heraus, welcher Termin für die Eingeladenen am besten passt.

    Doodle Teilnahme-Link

  9. Per E-Mail hält Sie Doodle auf dem neuesten Stand, wer alles an der Umfrage teilgenommen hat.

    Doodle - per E-Mail auf dem neuesten Stand

Die Problematik, alle unter einen Hut zu bekommen, kann Doodle Ihnen nicht abnehmen. Aber Sie erhalten schneller einen besseren Überblick darüber, von welchen Kollegen noch Rückmeldungen ausstehen und an welchem Tag zu welcher Uhrzeit die größte Schnittmenge für einen Termin besteht. Diesen Termin sollten Sie dann schnellstens im gemeinsamen Kalender blocken.

 

Urheber des Bildes: © AnsonLu – istockphoto.com

 

Free Download Microsoft Office 2013

MS Office 2013 zum selber testen

Letzte Woche habe ich das kommende Microsoft Office 2013 getestet und Ihnen mitgeteilt, welche  Neuerungen diese Software bieten wird. Sind Sie auch neugierig auf die neue Version geworden? Dann probieren Sie Office 2013 doch einfach selbst einmal aus. Microsoft bietet zwei voll funktionsfähige Preview-Versionen kostenlos übers Web an.

Voraussetzung für beide Versionen ist Windows 7 oder 8 – die veralteten Versionen XP und Vista sind dafür nicht geeignet. Weitere Einschränkung: Die Preview ist nur auf Englisch, Französisch, Spanisch, Schwedisch, Russisch und Japanisch verfügbar, eine deutsche Ausgabe ist bislang nicht vorhanden. Für die Installation brauchen Sie ein Windows Live Kundenkonto, das sich kostenlos anlegen lässt. Die Testversion können Sie auf bis zu fünf PCs oder Tablets testen, ihre Funktionsfähigkeit endet 60 Tage nach Verkaufsbeginn der finalen Version.

Wo gibt es die Testversionen?

Die „Stream“-Version finden Sie unter www.office.com/preview. Die Offline-Version, gibt es als Download unter https://profile.microsoft.com/RegSysProfileCenter/wizard.aspx?wizid=f2648d40-84ce-4556-8545-93d52a3253f2&lcid=1033&ci=393. Hier ist die Anmeldung mit einem Microsoft-Account erforderlich. Davon sollten Sie sich aber nicht abschrecken lassen, dies ist in wenigen Schritten erledigt.

Ich freue mich auf Ihre Kommentare und Meinungen zu Office 2013.

Urheber des Bildes: © 2012 Microsoft

Office 2013 – die neue Version im Vorab-Check

Das Paket Microsoft Office gehört zur Grundausstattung der meisten Büro-PCs. Im kommenden Jahr erscheint die neue Version 2013, die nach Angaben von Microsoft eine Revolution darstellt. Ich habe die erhältliche „Preview“-Version ausprobiert und berichte jetzt schon, worauf Sie sich bei Office 2013 freuen können.

Ein Klassiker neu aufgelegt

Office, mit dem Schreibprogramm Word, der Tabellenkalkulation Excel, dem Mailprogramm Outlook und der Präsentationssoftware PowerPoint, ist trotz großer Konkurrenz immer noch mit Abstand das verbreitetste Büro-Paket. Es werkelt auf nicht weniger als 1 Milliarde PCs weltweit. Für Hersteller Microsoft ist Office das wichtigste Produkt, sogar noch vor Windows.  Damit die kostenlose Konkurrenz Open Office und Google Docs nicht noch mehr Freunde gewinnt, hat Microsoft die Software komplett umgekrempelt. Microsofts Chef Steve Ballmer sagte, es handle sich bei Office 2013 nicht einfach nur um eine neue Version, sondern vielmehr um eine komplett neue Generation. Das macht neugierig, was ist also neu?

Anbindung ans Internet

Stand bei bisherigen Office-Versionen der Computer mit Festplatte im Mittelpunkt, ist es nun die Anbindung ans Internet. Das Arbeitsverhalten der Menschen habe sich gewandelt, so Steve Ballmer bei der Vorstellung von Office 2013. Teamarbeit spiele eine wichtigere Rolle als je zuvor, deshalb sei Office 2013 voll aufs Internet abgestimmt.

Office 2013 muss beispielsweise nicht mehr zwangsläufig wie ein herkömmliches Programm von DVD installiert und gestartet werden – das hat beim Vorgänger Office 2010 gut und gerne eine halbe Stunde und länger in Anspruch genommen. Die neue Version lässt sich dagegen innerhalb weniger Sekunden einfach übers Internet abrufen. Es reicht, eine spezielle Internet-Seite aufzurufen und seinen Benutzernamen und das dazugehörige Passwort einzutippen. Ist das erledigt, stehen dann schon Ihre Dokumente und sogar Ihre individuellen Einstellungen parat – das kann man wirklich revolutionär nennen. Wer das Paket lieber auf die gewohnte Weise installieren will, bekommt Office 2013 aber auch auf DVD.

Keine große Überraschung: Texte, Präsentation und Tabellen lassen sich direkt auf die Internet-Festplatte SkyDive speichern – also ab in die Cloud. Darüber hinaus lassen sich im Internet abgelegte Dokumente mit wenigen Klicks anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Funktionen zum gleichzeitigen Bearbeiten sind ebenso an Bord. Auch hier gilt: Wie gewohnt lassen sich Dokumente, etwa aus Sicherheitsgründen, auf der Festplatte des PCs speichern.

Sharing Funktion Microsoft Office 2013
In Office 13 lassen sich Dokumente direkt übers Programm mit anderen Personen teilen.

Das war noch längst nicht alles: Das E-Mail-Programm Outlook ist in Zukunft eng mit beliebten Internetdiensten verquickt. So zeigt es Statusnachrichten von Kontakten von sozialen Netzwerken wie Facebook an. Und auch das Telefonprogramm Skype ist schon eingebunden. So lassen sich Outlook-Kontakte ohne Umwege direkt übers Internet anrufen, was wirklich sehr praktisch ist.

Eigener App-Store: Mini-Anwendungen lassen sich in Office 2013 direkt über die einzelnen Programme herunterladen. Dazu gibt’s den „Office Marketplace“, in dem kostenlose und kostenpflichtige Zusatzprogramme (so genannte Add-Ons) zum Herunterladen bereitstehen. Darunter auch die neuartigen „Agaves“. Dabei handelt es sich um vielfältig nutzbare Erweiterungen auf Basis von Webstandards.

Das ist ebenfalls neu

Die Menüs von Office 2013
Die Menüs von Office 2013, im Bild Outlook, hat Microsoft gründlich überarbeitet.

Frischer Look: Sämtliche Bedienelemente und Logos hat Microsoft überarbeitet. Die Optik ist gelungen, die Menüs wirken übersichtlicher und moderner. Was mir besonders gefällt: Die Ribbon-Menübänder sind wieder verschwunden. Das sieht nicht nur schicker aus, sondern bietet vor allem auf Note- und Netbooks mit niedriger Bildschirmauflösung Vorteile. Denn es steht mehr Platz für Texte, Tabellen und andere Inhalte bereit. Auch die Logos erstrahlen im neuen Glanz. Gewöhnungsbedürftig: Das Outlook-Icon ist jetzt nicht mehr grün, sondern hellblau.

Touch-Bedienung: Windows 8 steht ebenfalls in den Startlöchern, genau wie Tablet-PCs, die auf das neue Betriebssystem zugeschnitten sind. Auf die ist Office 2013 vorbereitet, es lässt sich auf Tablets per Fingereingabe bedienen. Das klappt an einigen Stellen recht gut, an anderen weniger. Ärgerlich aber: Bis jetzt ist kein Office 2013 für den Marktführer Apple iPad oder Tablet PCs mit Android angekündigt.

Verbesserte Programmfunktionen: Natürlich hat Microsoft auch einige Programmfunktionen aufpoliert und hinzugefügt. Einige Beispiele:

  • Powerpoint hat jetzt eine Spickzettel-Funktion. Während der Beamer die normale Präsentation zeigt, stehen dem Redner auf dem Notebook zusätzliche Infos wie die nächste Folie und Notizen zur Verfügung. 

    Powerpoint 2013 mit Spickzettel-Funktion

  • In Outlook lassen sich Termine, Kontakte und Aufgaben in Office 2013 schneller aufrufen. Es reicht, unten mit der Maus über die Leiste zu fahren, und die gesuchten Infos erscheinen in einem kleinen Fenster. 

    Termine, Kontakte und Aufgaben in Outlook Office 2013

  • In Word lassen sich nun auch Videos aus dem Internet einfügen. Auch das Positionieren von Bildern wurde stark vereinfach
    Videos aus dem Internet in Word 2013

Microsoft Office 2013 kommt in drei Versionen

Wann genau Office 2013 auf den Markt kommt, steht noch nicht fest. Wahrscheinlich ist ein Verkaufsstart im ersten Quartal 2013. Auch zu den Preisen hat sich Microsoft bislang nicht geäußert. Wie es aussieht, wird es Office 2013 aber ausschließlich im Abo geben, es fallen also monatliche Gebühren an. Welche Versionen es gibt, scheint aber immerhin schon festzustehen:

  • Office 365 Home Premium, gedacht für Privatleute und Familien. Der Dienst beinhaltet 20 Gigabyte SkyDrive-Speicher  und 60 Freiminuten für kostenpflichtige Telefonate über Skype.
  • Office 365 Small Business Premium, für Freiberufler und kleine Unternehmen. Diese Version bietet zusätzlich E-Mail-Dienste der „Unternehmensstufe“, gemeinsame Kalenderfunktionen und Videokonferenzen in HD-Qualität.
  • Office 365 ProPlus, für größere Unternehmen. Hier gibt’s zusätzliche Kapazitäten für Geschäfts- und Internet-Funktionen.

Meine Meinung

Trotz aller Neuerungen muss ich sagen, so richtig hat mich Office 2013 nicht überzeugt. Es gibt viele interessante neue Features, andererseits war aber auch keine „Must-Have“-Funktion dabei, ohne die ich nicht mehr leben könnte. Das Streamen ist sicher eine klasse Sache, nur habe ich mein Notebook sowieso immer dabei. Und Dokumente speichere ich (selbstverständlich verschlüsselt) ohnehin immer automatisch bei Dropbox. Und ob sich Microsoft mit dem Abo-Modell einen Gefallen tut? Ich bin mir nicht sicher.

 

Urheber des Bildes: © 2012 Microsoft

 

Passwort-Manager vom Passwort-Depot

Tool-Tipp: Der Passwort-Manager vom Passwort-Depot

Vor einigen Wochen habe ich  Ihnen Tipps zur Erstellung von sichereren Passwörtern gegeben. Da die meisten Tools unterschiedliche Anforderungen an ihr Passwort setzen, gibt es oftmals viele verschiedene Versionen von Passwörtern. Da den Überblick zu behalten ist nicht einfach. Daher empfehle ich Ihnen heute zwei Programme zum Speichern von Passwörtern: Passwort-Depot und Lastpass.

Ein guter Tipp zum Speichern von Internetpasswörtern ist die Freeware Lastpass. Mit diesem Passwort-Manager müssen Sie sich nur noch ein einziges Passwort merken. Das Programm speichert sämtliche Anmeldedaten verschlüsselt auf Ihrem PC, Ihrem Notebook oder Smartphone. Mit dem Master-Passwort können sie dann jederzeit abgerufen werden.

Noch komfortabler ist das Programm Password-Depot. Damit müssen Sie sich komplizierte Passwörter nicht merken. Die kostenlose Version verwaltet bis zu 20 Passwörter, wer mehr braucht, kauft die Vollversion für 29 Euro. Denn Passwörter im Browser zu speichern, das ist nicht sicher – und daher überhaupt nicht zu empfehlen. Angreifer können diese Informationen über Schadprogramme, etwa Trojaner, auslesen. Damit Sie das Programm schnell einrichten können, hier eine kurze Anleitung von mir:

Kennwort-Tresor mit Passwort-Depot einrichten

Schritt 1: Laden Sie sich hier die Demo-Version von Passwort-Depot herunter. Schließen Sie dann  sämtliche Browser-Fenster und installieren Sie das Programm mit den Standardeinstellungen.

Download Demo-Version von Passwort-Depot

Schritt 2: Starten Sie Passwort-Depot. Klicken Sie oben Links auf das Schlosssymbol und auf „Neu“. Tippen Sie ins Feld „Dateiname der Kennwörterdatei“ einen beliebigen Namen für den Kennwort-Tresor ein, beispielsweise „Meine Passwörter“. Zudem tippen Sie in die Felder rechts Ihr Master-Kennwort ein. Das Master-Kennwort ist künftig das einzige Kennwort, das Sie sich merken müssen. Es verschafft Ihnen den Zugang zu allen anderen Kennwörtern. Passwort Depot zeigt Ihnen beim Eintippen direkt an, wie sicher das von Ihnen gewählte Passwort ist.

Passwortmanager Eingabe Master-Kennwort

Schritt 3: Auf Wunsch hilft Ihnen Passwort-Depot, ein sicheres Passwort zu finden. Klicken Sie dazu rechts vom Master-Passwort-Feld auf das Schrauben-Symbol. Im neuen Fenster tippen Sie einfach einen leicht zu merkenden Satz mit mindestens 8 Wörter ein, beispielsweise „Warum kann ich mir einfach keine Passwörter merken?“ Klicken Sie dann auf „Passwort generieren“. Anschließend zeigt das Programm ein recht sicheres Kennwort aus.  Ist es Ihnen zu kompliziert? Dann klicken Sie auf „Zufällige Groß/Kleinschreibung und Leets (am stärksten)“, im Auswahlmenü auf „Original Groß/Kleinschreibung“ und erneut auf „Kennwort genieren“. Per Klick auf „OK“ übernehmen Sie es. Wichtig: Egal ob Sie sich selbst ein Passwort ausdenken oder eines vom Programm genieren lassen – merken Sie es sich gut! Falls Sie es vergessen, kommen Sie später nicht mehr an Ihre gespeicherten Kennwörter.

sicheres Passwort finden mit Passwort-Depot

Tipp: Falls Sie auf Nummer sicher gehen wollen, nutzen Sie zum Eintippen die virtuelle Tastatur. So haben Schadprogramme wie Keylogger keine Chance, Tastatureingaben aufzuzeichnen und übers Internet an Kriminelle weiterzugeben. Klicken Sie zum Aufrufen der virtuellen Tastatur einfach auf „Virtuelle Tastatur anzeigen“.

Passworteingabe des über die virtuelle Tastatur

Schritt 4: Nun speichern Sie Ihre Kennwörter im Tresor: Im Hauptfenster von Passwort Depot klicken Sie dazu auf „Hinzufügen“, und tippen eine passende Bezeichnung ein, beispielsweise „Amazon“. In die entsprechenden Fenster tippen Sie nun Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein. Ins Feld URL / Datei tippen Sie nun noch die Adresse der Anmeldeseite ein, im Beispiel „www.amazon.de“.  Klicken Sie zum Speichern auf „OK“.

Kennwörter im Tresor speichern

Tipp: Zeigt Passwort Depot nun ein unsicheres Kennwort an, sollten Sie es ändern. Das Programm hilft Ihnen dabei. Dazu klicken Sie wieder auf das Schrauben-Symbol. Im neuen Fenster halten Sie den Mauszeiger einfach einige Sekunden über das Codefenster. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, wird das generierte Passwort angezeigt. Per Klick auf „OK“ übernehmen Sie es. Anschließend müssen Sie das Passwort natürlich dann noch entsprechend im Programm beziehungsweise auf der Internetseite ändern.

unsicheres Kennwort ändern

Schritt 6: Starten Sie nun Ihren Browser. Passwort-Depot wird nun versuchen, eine Erweiterung zu installieren. Lassen Sie das zu, und klicken Sie auf „Weiter“.

Erweiterung Passwort-Depot  installieren

Schritt 7: Die einfachste Möglichkeit sich nun auf der Internetseite anzumelden, geht so: Während im Browser die Anmeldeseite geöffnet ist, klicken Sie im Passwort Depot mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag. Im Auswahlmenü klicken Sie dann auf „Automatisches Auffüllen“ und anschließend mit dem Mauszeiger ins erste Anmeldefeld. Passwort Depot trägt dann automatisch das Passwort ein, und meldet Sie beim Dienst an.

Automatisches Auffüllen Passwort-Depot

Ein abschließender Tipp: Passwort Depot legt regelmäßig eine Sicherung des Kennwort-Tresors auf der Festplatte an. Wenn die Festplatte allerdings kaputt geht, bringt diese Sicherungskopie nichts und Ihre Passwörter sind futsch. Legen Sie daher eine weitere Kopie des Tresors auf einer externen Festplatte, CD, USB-Stick oder Internet-Festplatte an. Klicken Sie in Passwort Depot oben links auf das Schloss-Symbol, und klicken Sie dann auf „Speichern unter“.

Sicherung des Kennwort-Tresors

 

Urheber des Bildes: © Maksim Kabakou – Fotolia.com

 

Software-Tipp gegen den Mausarm

In meinem letzten Blogartikel „Mausarm – Wenn der Ellenbogen schmerzt“ habe ich über das Repetitive-Strain-Injury (RSI), den sogenannten Mausarm, berichtet. Viele Büroangestellte leiden an dieser Krankheit, die durch Fehlbelastungen von Arm und Hand bei der Computerarbeit hervorgerufen wird. Heute führe ich meinen Bericht weiter und möchte Ihnen eine Software empfehlen, die Mausarm-Geplagten weiterhelfen kann.

Mausarm, was nun?

Wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen, und die Schmerzen da sind, sollten Sie umgehend einen Arzt konsultieren, am besten einen Orthopäden oder Sportmediziner. Damit sollten Sie nicht zu lange warten. Fängt es bereits an zu ziehen oder die Finger schlafen öfters ein, vertrödeln Sie keine Zeit. Der Doktor wird zwar nicht unbedingt RSI diagnostizieren, sondern vielleicht einen Tennisarm oder Sehnenscheidenentzündung, die Behandlung ist aber im Prinzip dieselbe.

In der Regel verschreiben die Ärzte dann Krankengymnastik, Wärme oder Kältebehandlungen, Bestrahlungen und Massagen. Bei mir selber hat vor ein paar Jahren eine Massagebehandlung mit Eiswürfeln sehr gut geholfen. Die Erfolge stellten sich aber erst nach einigen Monaten ein, obwohl ich in der Zeit konsequent die linke Hand zum Arbeiten genutzt habe. Geduld ist also gefragt.

Im Extremfall wird zu Schmerzmitteln geraten, beispielsweise kortisonhaltigen Spritzen in den betroffenen Unterarm. Ebenfalls gängig sind schmerzstillende und entzündungshemmende Salben, die den Teufelskreis aus Schmerz und Verkrampfung bekämpfen. Solche Behandlungen helfen aber nur kurzfristig weiter, Änderungen am Arbeitsplatz bezüglich Gewohnheiten und Haltung sind unumgänglich.

Software-Tipp: Mausalarm

Das Gratis-Programm „Mausarm“ hilft Mausarm-Geplagten bei der Arbeit am Computer. Es handelt sich um eine Mischung aus Autoklick-Software und Aufpasser. Die Autoklick-Funktion soll dabei helfen, dass Nutzer möglichst wenig klicken.  Das funktioniert so: Das Programm erzeugt in bestimmten Abständen einen Klick, sodass Aufgaben, wie beispielsweise das Surfen im Internet nur durch das Bewegen des Mauszeigers möglich wird. Die Fingerbelastung soll dadurch reduziert werden. Das gestaltet sich zwar etwas gewöhnungsbedürftig, soll aber tatsächlich helfen. Komplizierte Aufgaben wie Bildbearbeitung sind auf diese Weise allerdings nicht realisierbar.  Zudem weist die Software den Nutzer darauf hin, ab und an kurze Pausen bei der Bildschirmarbeit einzulegen. Denn die bringen laut Entwickler eine deutlich größere Entlastung, als nur eine große Pause. Aus diesem Grund blendet „Mausarm“ alle zehn Minuten den unauffälligen Hinweis ein, doch bitte kurz aufzustehen und die Hände auszuschütteln.

 

Urheber des Bildes: © korvin1979 – Fotolia.com

 

Ddropbox Installation Nutzung

Dropbox: Dateien immer, überall und auf vielen Geräten parat haben

Dropbox gehört zu den besten und beliebtesten Internet-Festplatten. Das Besondere: Dropbox wird direkt als Ordner in das Betriebssystem (Windows sowie Mac) integriert. Dazu muss lediglich eine kleine Software installiert werden, die den Dropbox-Ordner anlegt. Den verlinken Sie dann mit Ihrem Dropbox-Konto. Jeder Computer, auf dem dies getan wird, ist anschließend mit dem Dropbox-Webspace verbunden. Kopieren Sie nun Daten in den Dropbox-Ordner, stehen die dann kurz darauf auch auf anderen PCs, Smartphones oder am Arbeitsplatz bereit. Praktisch: Sie können auch Bekannten den Zugriff auf ausgewählte Dateien erlauben, dazu schicken Sie etwa einfach eine Freigabe per E-Mail. Das größte Manko an Dropbox ist der verhältnismäßig sparsame  Speicherplatz. Gerade einmal 2 Gigabyte stehen beim kostenlosen Angebot zur Verfügung. Empfehlen Sie den Service Freunden, und die werden dann auch „Dropboxer“, können Sie aber Bonus-Bytes bekommen – meine eigene Box ist so schon auf 3,5 Gigabyte angewachsen. Wer mehr will, muss tief in die Tasche greifen, 50 Gigabyte kosten umgerechnet rund 8 Euro pro Monat. Wie Sie Dropbox einrichten und nutzen, erkläre ich Ihnen im Folgenden.

Schritt 1: Laden Sie Dropbox von der Internetseite www.dropbox.com herunter. Bei der Installation müssen Sie sich mit Name und E-Mail-Adresse anmelden und die Nutzungsbedingungen bestätigen. Im nächsten Fenster wählen Sie 2 GB (kostenlos), dann „Typisch“ und letztlich „Installation“. Die  Einführung können Sie per Klick auf „Tour überspringen“ abbrechen.

Dropbox Setup
Dropbox 2GB kostenlos

Schritt 2: Sie landen nun automatisch im Dropbox-Ordner, den Sie standardmäßig unter „Eigene Dokumente“ und „Dropbox“ finden. Sie können ihn auch ganz einfach öffnen, indem Sie rechts unten in der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Dropbox-Symbol klicken und im Auswahlmenü „Dropbox Ordner öffnen“ wählen.

Dropbox-Ordner öffnen
Schritt 3: In den Ordner können Sie nun beliebige Dateien oder ganze Ordner kopieren oder verschieben. Dropbox synchronisiert nach dem Hinzufügen der Daten dann den Inhalt des Ordners automatisch mit dem Internet-Server. Ist das erledigt, erkennen Sie das an der grünen Markierung an der Datei.

Hinzufügen von Dateien in den Dropbox-Ordner

Schritt 4: Sie können nun von jedem anderen PC mit Internetanschluss die Datei aufrufen. Besuchen Sie dazu die Internetseite https://www.dropbox.com und melden Sie sich an. Nun sehen Sie Dateien, die Sie in den Dropbox-Ordnerauf Ihrem PC kopiert haben. Per Rechtsklick können Sie dann etwa die Datei per Klick auf „Ziel speichern unter“ herunterladen.

Tipp: Wenn Sie das Dropbox-Programm auf anderen PCs (etwa im Büro) installieren, bleiben die Daten in der Dropbox immer synchron, und Sie sparen sich den Umweg über den Browser.

Schritt 5: Wenn Sie beispielsweise eine größere Datei nicht per E-Mail verschicken möchten, bietet sich als Alternative der Dropbox-Ordner „Public“ an. Dateien, die Sie in diesen Ordner kopieren, erhalten automatisch einen Internet-Link. Den können Sie per rechter Maustaste abrufen („Dropbox“ > „Öffentl. Link kopieren“), in eine E-Mail kopieren und an den Empfänger verschicken. Der kann sich dann, auch ohne bei Dropbox angemeldet zu sein, die Dateien herunterladen.

 

Dropbox - öffentlichen Link zu einer Datei erhalten

 Schritt 6: Dropbox-Apps gibt es sowohl für iOS als auch Android. Installieren Sie die App auf Ihrem Smartphone und melden Sie sich an. Ab sofort stehen alle im Dropbox-Ordner gespeicherten Dateien auch auf Ihrem Mobiltelefon zur Verfügung. Fotos werden sogar in einer schicken Fotogalerie präsentiert.

Tipp: Sensible Daten schützen mit Boxcryptor

Da wäre noch die Sache mit dem Datenschutz: Die Dropbox-Server unterliegen – wie viele andere Cloud-Angebote auch – amerikanischem Recht. Das heißt, dass amerikanische Behörden in bestimmten Verdachtsfällen auf Ihre Daten zugreifen dürfen. Das wollen Sie nicht? Die Lösung heißt „Boxcryptor“. Dieses Gratis-Programm verschlüsselt sensible Daten, sodass nur Sie darauf zugreifen können. Die Handhabung ist ganz einfach. Laden Sie die „Free-Version von der Internetseite www.boxcryptor.com herunter und installieren Sie sie. Nach einem Neustart startet automatisch der Einrichtungs-Assistent. Hier wählen Sie den Dropbox-Ordner als Speicherort für den verschlüsselten Ordner als Speicherort aus. Zudem bindet sich „Boxcryptor“ als virtuelles Laufwerk in den Windows-Explorer ein. Nun vergeben Sie noch ein Passwort mit mindestens sechs Zeichen ein. Im Dropbox-Ordner finden Sie nun den neuen Ordner „Boxcryptor“. Speichern Sie nun Dateien im virtuellen Boxcryptor-Laufwerk ab, werden die automatisch mit dem Boxcryptor-Ordner in der Dropbox synchronisiert und dabei durch eine 256-Bit AES-Verschlüsselung bestens geschützt. Unbefugte sehen nur wirre Zahlen- und Buchstabenfolgen. Tipp: Für den Zugriff auf die verschlüsselten Dateien unterwegs gibt es Boxcryptor-Apps für iOS und Android.

Sensible Daten in der Dropbox mit Boxcryptor schützen

Dropbox Daten mit Boxcryptor verschlüsseln

Datenmüll entfernen mit CCleaner

Frühjahrsputz beim PC: Datenmüll entfernen mit dem CCleaner

In meinen Beiträgen Frühjahrsputz am PC und Frühjahrsputz am Notebook hatte ich beschrieben, wie Sie Ihre Hardware reinigen. Nun ist die porentiefe Reinigung der Datenspeicher an der Reihe. Denn je intensiver Sie mit Windows arbeiten, desto mehr Ballast und Daten-Spuren hinterlassen Sie auf der Festplatte. Insbesondere beim Internetsurfen sammelt sich jede Menge Datenmüll an. Das bremst nicht nur den Rechner aus und kostet Platz auf der Festplatte, sondern stellt auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. So lässt sich etwa nachvollziehen, was Sie an Ihrem PC gemacht haben. Eine Gratis-Software wie CCleaner verspricht Hilfe: Sie entfernt mit wenigen Klicks sämtliche Datenabfälle vom PC und verwischt sämtliche Spuren. Heute möchte ich Ihnen diese Software einmal vorstellen.

Was kann die CCleaner Software sonst noch:

  • Sie säubert populäre Programme wie Microsoft Office, Adobe Reader und AntiVir.
  • Löscht fehlerhafte Einträge aus der Registrierungsdatenbank (CCleaner_reg).
  • Deinstalliert überflüssige Software vom Computer. Das kann zwar auch Windows selbst, mit CCleaner ist es aber bequemer. Denn schon vor Abschluss der Deinstallation eines Programms lässt sich das Entfernen eines weiteren starten.
  • Legt Reinigungsberichte mit Infos an, welche Daten entfernt beziehungsweise welche Bereiche auf dem PC gereinigt wurden.
  • Räumt den Windows-Autostartbereich auf. Programme, die Windows unnötig bei jedem Hochfahren lädt, lassen sich auf diese Weise einfach deaktivieren.

So arbeitet CCleaner

Als erstes führt CCleaner eine „Anwendungsbezogene Reinigung“  durch. Dazu greift die Software auf  eine Datenbank zu, in der hinterlegt ist, welche Programme an welchen Stellen Spuren hinterlassen. Anhand dieser Informationen geht es infrage kommende Datenordner und Einträge von A bis Z durch und löscht diese, falls sich dort Datenmüll angesammelt hat. Das Gleiche gilt für Dateiordner wie den Papierkorb, die oft unnütze temporäre Dateien enthalten.

CCleaner beherrscht dabei nicht nur das Löschen von ganzen Dateien oder Verzeichnissen, sondern entfernt auch in Dateien und Datenbanken gespeicherte Daten. Beispiel: In der Datei Index.dat speichert der Internet Explorer alle besuchten Internetseiten. CCleaner entfernt aber nicht die Index.dat selbst, sondern lediglich die Einträge darin. Zuletzt kommt eine regelbasierte Reinigung zum Einsatz: Dabei durchforstet die Software wie bei einer Rasterfahndung den gesamten Computer nach Dateien mit spezifischen Merkmalen. Verdächtig sind beispielsweise Dateien mit bestimmten Endungen, wie Sicherungs- (*.bak), Log- (*-log) oder temporäre Dateien (*.tmp). Manchmal ist es auch die Kombination verschiedener Eigenschaften etwa Dateiendung, Datum und Speicherort, die Spuren und Datenmüll entlarvt.

Aber keine Sorge: CCleaner entfernt keine wichtigen Daten wie Lesezeichen, Text-, Musik oder Video-Dateien. Falls Sie unsicher sind, können Sie wahlweise mit Hilfe von Ausnahmelisten festlegen, bestimmte Bereiche von der Reinigung auszuschließen. Dabei kann es sich um ganze Verzeichnisse oder einzelne Programme handeln, aber auch um Einträge, die bestimmte Zeichenfolgen enthalten. Auch die Cookies Ihrer favorisierten Internetseiten lassen sich vom Löschvorgang ausschließen. Das Einzige, was passieren könnte, ist, dass CCleaner versehentlich in der Windows-Registrierungsdatenbank einen wichtigen Eintrag löscht und Windows nicht mehr hundertprozentig ordnungsgemäß arbeitet. Für diesen äußerst seltenen Fall bietet das Programm eine Wiederherstellungsfunktion. Mit der lassen sich Veränderungen an der Registrierungsdatenbank per Doppelklick wieder ungeschehen machen.

So nutzen Sie CCleaner richtig

Cookies retten: Wenn Internetseiten Sie persönlich mit Ihrem Namen begrüßen, sind meist Cookies im Spiel. Doch Cookies sind nicht nur praktisch: Denn durch die darin gespeicherten Infos weiß ein Internetseitenbetreiber sofort Bescheid, welchen Browser Sie verwenden und wo Sie gerade vorm Computer sitzen, welche Kaufgewohnheiten und -vorlieben sowie Kontoinformationen Sie aufweisen. Datensammler erstellen daraus ausführliche Nutzerprofile, die dann für persönliche Werbung eingesetzt wird. Aus diesem Grund entfernt CCleaner sämtliche Cookies von der Festplatte.  Die Cookies von Ihren Lieblingsinternetseiten können Sie einfach retten. Das erledigen Sie mit Klicks auf „Einstellungen“ und „Cookies“. Übertragen Sie Cookies, die Sie behalten möchten, einfach in die Liste auf der rechten Seite. Außerdem ist es möglich, bestimmte Ordner von der Löschaktion auszuschließen. Das stellen Sie in den „Einstellungen“ unter „Ausschließen“ ein.

Cookies mit CCleaner entfernen

Komplette Reinigung: Klicken Sie links oben auf „Cleaner“, listet das Programm alle Speicherorte auf, die Datenmüll enthalten oder auf das Nutzungsverhalten des Nutzers schließen lassen. Die Wichtigsten sind bereits markiert, lassen sich aber abwählen, um sie von der Reinigung auszuschließen. Gucken Sie hier besser zwei Mal hin, bevor Sie etwas löschen. Das gleiche Spiel folgt dann nach Klick auf „Anwendungen“. Hier listet CCleaner sämtliche Programme auf, die das Programm aufräumt.  Haben Sie alles markiert, was Sie löschen möchten, klicken Sie auf „Analysieren“. Kurze Zeit später erhalten Sie eine genaue Aufstellung der Dateien, die CCleaner löschen will. Ist alles in Ordnung, klicken Sie auf „Starte CCleaner“ und „ok“.

CC Analyse: Genaue Aufstellung der Dateien, die CCleaner löschen will.

Registry säubern: Die Registrierungsdatenbank oder Registry gehört schon seit langem zu Windows. In ihr speichern das Betriebssystem und alle installierten Programme  grundlegende Einstellungen. Im Laufe der Zeit sammeln sich hier aber zunehmend ungültige oder veraltete Einträge an, die den PC ausbremsen. CCleaner entfernt diese. Klicken Sie dazu links auf die Schaltfläche „Registry“ und klicken auf „Nach Fehlern suchen“. Einige Sekunden später listet CCleaner gefundene Fehler auf und behebt die per Klick auf „Fehler beheben“. Den Vorschlag, eine Sicherung zu erstellen, sollten Sie nun auf jeden Fall bejahen und die Registry in einem Ordner Ihrer Wahl speichern. Sollte beim Reinigen etwas schief gehen, können Sie die „alte“ Registry per Doppelklick auf die gespeicherte Datei wiederherstellen. Letztlich folgen Klicks auf „Alle beheben“ und „Schließen“.

Die Registrierungsdatenbank oder Registry mit CCleaner löschen

Ein kleiner Hinweis: Unter „Einstellungen“ und „Einstellungen“ können Sie festlegen, das „Automatische Reinigen“ zu aktivieren. In diesem Fall reinigt CCleaner den PC direkt beim Hochfahren. Das ist zwar praktisch, aber nicht ohne Risiko, denn das Löschen von Daten geschieht in diesem Fall ohne Rückfrage.

Tipp: Bestimmte Ordner automatisch leeren

Die Software lässt sich so konfigurieren, dass sie bei jeder Aufräumaktion ausgesuchte Ordner komplett leert, beispielsweise „Downloads“. Klicken Sie dazu in CCleaner auf „Einstellungen“, „Benutzerdefiniert“ und „Hinzufügen“. Nun bestimmen Sie per Klick auf „Durchsuchen“ den Ordner, dessen Inhalt CCleaner beim Reinigen löschen soll. Dabei haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmte Dateitypen und Unterordner mit einzubeziehen. Haben Sie die Einstellungen festgelegt, folgt ein Klick auf „ok“.

Mit CCleaner bestimmte Ordner automatisch leeren

Tipp2: Daten sicher löschen mit dem Festplatten-Wiper

Recht neu ist die Funktion „Festplatten Wiper“. Mit dessen Hilfe können Sie Daten auf Festplatten so sicher löschen, dass die zuvor gespeicherten Dateien nicht mehr wiederherstellbar sind. Dazu entfernt CCleaner die Daten durch mehrfaches Überschreiben wie mit einem Shredder. Ideal, wenn Sie beispielsweise eine Festplatte verkaufen möchten. Die Funktion finden Sie unter „Extras“.

Festplatten Wiper - Mit CCleaner  Dateien sicher löschen

Und zum Schluss: Alles läuft wieder schneller

Das Erstaunlichste am CCleaner ist das Tempo, mit dem er arbeitet. Meist dauern die beschriebenen Wartungsarbeiten nicht einmal so lange wie das Lesen eines Blogartikels. Und am Ende staunt man, wenn die Software meldet, dass sie sechs-komma-irgendwas Gigabyte gelöscht hat. Und der Rechner läuft wieder wie geschmiert. Nun bleibt mir nur noch Ihnen viel Spaß beim letzten Schritt des Frühjahrsputzes zu wünschen.

 

Urheber des Bildes: © PMDesign – Fotolia.com

 

Urlaubsplanung mit Google

Urlaubsplanung im Team mit Hilfe von Google

In meinem letzten Blogbeitrag habe ich Ihnen Tipps gegeben, wie Sie Ihre Urlaubsplanung mit Outlook einfacher gestalten können. Wie versprochen, verrate ich Ihnen heute, wie Sie Ihre Urlaubsplanung mit Google organisieren, denn der kostenlose Webdienst „Google Kalender“ ist ebenfalls hervorragend für die gemeinsame Urlaubsplanung mit Kollegen geeignet.

Outlook-Alternative Google Kalender

Schritt 1: Navigieren Sie zur Internetseite www.google.com/calendar?hl=de. Hier müssen Sie sich mit Ihrer Google-ID anmelden beziehungsweise registrieren. Anschließend haben Sie Zugriff auf Ihren Online-Kalender. Tipp: Sollten Sie den Kalender ausschließlich für die Urlaubsplanung der Firma nutzen wollen, erstellen Sie besser eine neue Google-ID genau für diesen Zweck.

Schritt 2: Das Anlegen von Terminen ist beim Google Kalender einfach: Klicken Sie einfach in ein Feld und ein neues, kleines Fenster wird geöffnet. Tippen Sie hier den Anlass des Termins, z.B. Urlaubsplanung, ein und klicken auf „Termin eintragen“.

Schritt 3: Nachdem der Termin nach wenigen Sekunden im Google Kalender aufgetaucht ist, editieren Sie ihn. Dazu klicken Sie auf den Termin, worauf sich ein weiteres Fenster öffnet, diesmal mit mehr Einstellungsmöglichkeiten. Geben Sie hier die Dauer Ihres Urlaubs ein, und klicken Sie auf „Speichern“.

Schritt 4: Nun geben Sie den Google Kalender für Ihre Kollegen frei, damit die dort ebenfalls Ihren Urlaub eintragen können. Das erledigen Sie mit Klicks auf die Einstellungen (rechts oben neben Benutzername), „Kalender Einstellungen“ und „Kalender“. Hier klicken Sie auf „Diesen Kalender freigeben“. Tippen Sie ins Feld „Person“ die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie „Person hinzufügen“. Anschließend ändern Sie die Berechtigungseinstellungen auf „Termine ändern“.  Letztlich folgt ein Klick auf „Speichern“.  Die Empfänger müssen allerdings ebenfalls ein Google-Konto haben und sich ggf. eines einrichten.

Schritt 5: Nun können sich Ihre Kollegen selbst beim Google Kalender anmelden und Ihre Urlaubsplanung eintragen sowie überprüfen, wann Sie und andere selbst Zeit für Erholung eingeplant haben.

Wichtig: Beachten Sie bei Google-Kalender den Datenschutz. Notwendig ist vor allem, zwischen „privaten“ und „öffentlichen“ Terminen zu unterscheiden. Während private Termine nur für Sie selbst im Kalender sichtbar sind, können öffentliche Einträge alle Nutzer des Kalenders sehen. Bei der Terminverwaltung sollten Sie aus diesem Grund dem Feld „Datenschutz” besondere Aufmerksamkeit schenken.  Kennzeichnen Sie die Termine, die nur Sie selbst etwas angehen immer als „privat“. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, legen Sie am besten mindestens zwei Kalender an: Einen für Ihre privaten und einen für dienstliche und andere öffentliche Termine.

 

Urheber des Bildes: © Mrkvica – Fotolia.com