Das Online-Meeting dauert mal wieder länger als geplant. Die Gesprächspartner verzetteln sich in Details, der Feierabend rückt immer weiter nach hinten und die eigentliche Arbeit bleibt liegen. Videocalls und Online-Meetings bieten zwar zahlreiche Vorteile, verlaufen sie nicht effizient, führen sie allerdings zu Frust und Ärger bei den Teilnehmenden.
Wir haben 8 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Online-Meetings produktiver gestalten.
Typische Herausforderungen bei Videocalls
In der Hochphase der Corona-Pandemie, als die Belegschaft nicht mehr zusammen im Büro sitzen konnte, haben sich Besprechungen in den digitalen Raum verlagert. Videocalls und Online-Meetings bieten unbestreitbare Vorteile: Sie lassen sich ortsunabhängig durchführen, über Landesgrenzen und Zeitzonen hinweg. Sie sparen Kosten für Dienstreisen und Meetingräume. Da lange Anreisen entfallen, schonen sie zudem die Ressourcen.
Online-Meetings gehen aber auch mit einigen Herausforderungen einher. Die räumliche Trennung der Teilnehmenden führt zu mehr Distanz. In virtuellen Meetings sind die Teilnehmenden zudem schneller versucht, die Rolle eines Beobachters einzunehmen, statt sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen.
Darüber hinaus ist die Aufmerksamkeitsspanne am Bildschirm kürzer als bei Meetings von Angesicht zu Angesicht. Das führt dazu, dass sich Teilnehmende leichter ablenken lassen. Das gilt insbesondere, wenn sie vom Homeoffice aus teilnehmen, wo eventuell Kinder, Partner oder Haustiere das Meetings stören können.
Eine weitere Herausforderung ist die Technik. Kennen sich einige Teilnehmende nicht mit den Funktionen der gewählten Plattform aus oder funktionieren plötzlich Kamera und Mikro nicht, zieht das Online-Meetings ebenfalls in die Länge.
Online-Meetings produktiver gestalten: 8 Tipps
Möchten Sie möglichst effektive Online-Meetings durchführen, beachten Sie die folgenden Tipps:
1. Das richtige Tool fürs Online-Meeting wählen
Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Plattformen, die Videokonferenzen und Online-Meetings ermöglichen. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und GoToMeetings sind nur einige Beispiele. Beachten Sie bei der Auswahl der Tools, dass diese alle Funktionen bieten, die Sie während des Meetings benötigen. Bevorzugen Sie Plattformen, die sich möglichst niedrigschwellig nutzen lassen, also keine lange Einarbeitung erfordern. Prüfen Sie auch die Datenschutzbestimmungen und die generelle Sicherheit der Plattform.
2. Ziele definieren
Legen Sie im Voraus fest, welches Ziel das Meeting eigentlichen erreichen soll. Möchten Sie die Teilnehmenden über ein bestimmtes Thema informieren, sollen Sie ein Brainstorming zum aktuellen Projekt durchführen oder suchen Sie nach einer Lösung für ein konkretes Problem? Das Ziel des Meetings teilen Sie dem Team bereits in der Einladung mit. So ist jeder informiert und kann sich auf die Diskussion vorbereiten.
3. Agenda planen
Durch eine Agende geben Sie dem Online-Meeting Struktur. Sie dient als roter Faden für die Diskussion und wird den Teilnehmenden ebenfalls mit der Einladung zugeschickt. Folgende Punkte sollten enthalten sein:
- Wer nimmt teil?
- Wann und wo findet die Besprechung statt?
- Welche Punkte werden in welcher Reihenfolge besprochen?
- Wie viel Zeit ist für jeden Punkt und für das gesamte Meeting eingeplant?
4. Regeln festlegen
Ein effizientes Meeting benötigt Regeln, an die sich alle Teilnehmenden halten. Wichtige Regeln umfassen:
- Alle Teilnehmenden finden sich pünktlich zum Meeting ein.
- Die Teilnehmenden prüfen im Voraus, ob ihre technische Ausstattung (Internet, Kamera und Headset) funktioniert.
- Die Teilnehmenden sorgen für eine ruhige Umgebung.
- Die Teilnehmenden fassen ihre Gesprächsbeiträge kurz.
- Man lässt andere Teilnehmende ausreden.
- Die Teilnehmenden fokussieren sich aufs Meeting und erledigen nebenher keine anderen Arbeiten.
- Alle beachten die vorgegebene Agenda und den Zeitplan.
- Kommt ein Teilnehmer vom Thema ab, wird eingegriffen.
5. Rollen verteilen
Ein Teilnehmer übernimmt im Meeting die Rolle des Gesprächsführers. Für gewöhnlich fällt dies an die Person, die das Meeting angesetzt hat. Damit sich die Teilnehmenden aktiv beteiligen, empfiehlt es sich ihnen im Vorfeld ebenfalls gewisse Rollen zuzuweisen. So können geeignete Personen zum Beispiel für einen Unterpunkt die gesprächsführende Position einnehmen. Das sorgt für Abwechslung und erhöht das Engagement.
6. Regelmäßige Pausen einlegen
Dauert das Meeting länger als eine Stunde, sollten Sie Pausen einplanen. Da im Online-Meeting die Konzentration schneller nachlässt als in persönlichen Meetings, empfehlen sich mehrere kurze Pausen in geringeren Abständen. So können Sie zum Beispiel alle 30 Minuten eine 5-Minuten-Pause einlegen. Nehmen Sie die Pausenzeiten in die Agenda auf und teilen Sie sie den anderen mit. Zugleich sollten Sie ausreichend Puffer einplanen, um auch spontane Pausen einlegen zu können, wenn den Teilnehmenden die Luft ausgeht.
7. Interaktive Elemente einbauen
Bei längeren Meetings lässt sich mit interaktiven Elementen die Stimmung lockern und die Konzentration steigern. Umfragen oder ein Quiz fordern die Teilnehmenden zum aktiven Engagement auf.
8. Protokoll führen
Genau wie beim persönlichen Meeting sollten auch die Kerninformationen und Zielvereinbarungen eines Online-Meetings in einem Protokoll festgehalten werden. Das Protokoll geht den Teilnehmenden nach dem Meeting schriftlich zu. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse vermeiden.
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