Zum Thema Projektmanagement finden Sie im OTTO Office Blog bereits diverse Artikel. Als „kleinste Einheit“ beschreibt es die Führung und das Management eines einzelnen Projekts. Das Programm-Management als nächstgrößere Einheit fasst mehrere Projekte thematisch zu einem Programm zusammen. Heute soll es um „das Große Ganze“ gehen: Das Projektportfolio-Management (PPM) betrachtet alle Projekte und Programme gleichzeitig und übergreifend, um sie schnell und übersichtlich strategisch zu bewerten, zu priorisieren und zu steuern. Während es beim Projektmanagement um die effiziente Umsetzung der einzelnen Projekte geht, zielt das PPM auf eine höhere Gesamteffektivität.

Unternehmen müssen unter einem strategischen Gesichtspunkt entscheiden, welche Projekte sie realisieren wollen, denn ihre finanziellen Mittel sind in der Regel begrenzt. Ein wirkungsvolles Projektportfolio-Management schafft eine Entscheidungsgrundlage für notwendige Investitionen, die tatsächlichen Mehrwert bringen. Dabei soll das PPM Transparenz und einen Überblick über die gesamte Projektlandschaft schaffen. Ein weiteres Ziel ist das Alignment, also die möglichst reibungslose Abstimmung zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen und der IT. Übergeordnete Ziele sind die strikte Ausrichtung der Projekte an der unternehmerischen Gesamtstrategie sowie die fortlaufende Erfolgsmessung und Steuerung aller Projekte.

Bewerten, auswählen, priorisieren und steuern

Beim Projektportfolio-Management werden Budgets nicht von einzelnen Abteilungen sondern zentral vergeben. Für die Entscheidung, welche Projekte am wichtigsten sind, werden sie zunächst objektiv und nachvollziehbar anhand von Kriterien wie Budget oder Risiko bewertet. Sobald die wichtigsten Projekte identifiziert und priorisiert sind, steht die strategische Steuerung des Projektportfolios an. Auf Basis von Statusberichten erhebt der Projektportfolio-Manager den Fortschritt der Einzelprojekte und analysiert die Auswirkungen auf die Projektlandschaft, um eventuelle Konfliktpotenziale rechtzeitig zu erkennen. All das ist – im Gegensatz zum Projekt- und Programm-Management – ein fortlaufender Prozess ohne „Ablaufdatum“, der dem Unternehmensmanagement aufzeigt, welchen strategischen Handlungsspielraum es hat. Langfristig ermöglicht ein wirkungsvolles PPM die Senkung von Kosten und die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen.

Die Ziele im Blick

Damit ein Unternehmen gesund wachsen kann, benötigt es eine Vielzahl an großen und kleinen Projekten, die übergreifend geplant und gesteuert werden sollten, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden und weder Zeit, Geld noch Ressourcen zu verschwenden. Damit sie strategisch lohnende Projekte ins Portfolio einsteuern können, müssen Unternehmen zuerst konkrete Ziele formulieren, die sie aus der Gesamtstrategie ableiten. Dabei sollten weder zu viele noch zu allgemein gehaltene Ziele formuliert werden, sonst droht „Verzettelung“.

Klare, mess- und überprüfbare Ziele lassen sich zum Beispiel mit Hilfe des SMART-Prinzips formulieren. SMART ist die Kurzform für „Specific Measurable Accepted Realistic Timely“ und steht für folgende Grundsätze:

  1. Spezifisch: Ein Ziel muss eindeutig festgelegt werden, nicht vage und allgemein.
  2. Messbar: Es muss anhand klarer Kriterien messbar sein.
  3. Ausführbar und akzeptabel: Ein Ziel muss für den Betroffenen akzeptabel sein, er muss mit der Vereinbarung einverstanden sein und die Zielvereinbarung annehmen.
  4. Realistisch: Vereinbarte Ziele müssen mit realistischem Aufwand erreichbar sein.
  5. Terminierbar: Es ist ein genauer Termin festzulegen, bis zu dem das Ziel zu erreichen ist.

Sind wir überhaupt erfolgreich?

Mithilfe von PPM-Software lässt sich herausfinden, ob ein Projekt zur Umsetzung des jeweiligen Unternehmensziels beigetragen hat, und ob das Projektportfolio überhaupt sinnvoll ist. Eine gute Software bietet unter anderem Funktionen zur Leistungsanalyse und -Bewertung, die die tatsächlichen Kosten und den echten Nutzen von Projekten, Produkten und Mitarbeitern sichtbar machen. Unternehmen haben unter anderem branchenbedingt unterschiedliche Anforderungen an die Software; bei der Auswahl der passenden Lösung spielen außerdem auch die subjektiven Einschätzungen der Entscheider eine wichtige Rolle.

Eine Auswahlhilfe für die passende PPM-Software bietet ein kostenloses Whitepaper, einen hilfreichen Guide zum Einsatz der Software finden Sie hier. 

Arbeitet Ihr Unternehmen mit einem Projektportfolio-Management? Welche Praxiserfahrungen haben Sie damit gemacht? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte und Kommentare.

Urheber des Bildes: © Masson – Fotolia.com

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