Haben Sie auch manchmal das Gefühl, dass Ihr Tag zu wenige Stunden hat, um alles zu erledigen, was im Büro anfällt? Müssen Sie immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit erledigen? Hetzen Sie von einem Termin zum nächsten und finden oft nur wenig Zeit, um Aufgaben konzentriert und ungestört zu bearbeiten?

Ob die Ursachen in einer mangelnden Zeiteinteilung, dem zunehmenden Druck im Arbeitsleben oder im hausgemachten Stress liegen, darüber habe ich mich beim Mittagessen mit meiner Kollegin Angelika Oppermann unterhalten. Wir sind uns einig: Ein systematisches Zeitmanagement, ein bewusst geplant und organisierter Tagesablauf hilft, kostbare Minuten zu gewinnen, und unterstützt uns dabei, die wesentlichen Aufgaben zuerst zu erledigen und unsere Zeit nicht mit unwichtigen Dingen zu vertrödeln.

Damit Sie Freude im Joballtag und ausreichend Muße haben, die schönen Dinge im Leben zu genießen, stellen wir Ihnen unsere Zeitmanagement-Favoriten vor – zehn Tipps, mit denen Sie Ihre Zeit effektiver nutzen können:

  1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme von Ihren Tätigkeiten: Gibt es Aufgaben, die Sie täglich erledigen? Oder können bestimmte Aufgaben gebündelt und im Wochenrhythmus bearbeitet werden? Schreiben Sie am besten einige Tage lang auf, wie Ihre typische Arbeitswoche aussieht.
  2. Erkennen Sie Zeitfresser: Gibt es unnötige Zeitfresser, die Ihnen kostbare Minuten stehlen? Notieren Sie alles, was möglicherweise für Verzögerungen sorgt oder was Sie von Ihrer eigentlichen Tätigkeit abhält, etwa ein übervoller Schreibtisch, ein schlechtes Ablagesystem oder eine mangelnde Vorbereitung auf Besprechungen. Es ist wichtig, diese Punkte rechtzeitig zu erkennen und konsequent gegenzusteuern.
  3. Legen Sie einen Plan fest: Nutzen Sie die ersten Minuten, um den Tag oder gleich die ganze Woche zu planen. Aufgaben können Sie, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert, in eine To-do-Liste eintragen. Die Zeit können Sie außerdem nutzen, um eilige E-Mails zu beantworten und sich auf den aktuellen Stand von Projekten zu bringen. Haken Sie erledigte Aufgaben in der Liste ab; das schafft Erfolgserlebnisse und motiviert zusätzlich.
  4. Vergeben Sie Prioritäten: Dringende Aufgaben kommen in der Liste nach ganz oben und erhalten einen festen, zeitnahen Termin, bis zu dem sie erledigt sein müssen. Unwichtigere Aufgaben kommen weiter nach unten. Oder tragen Sie die Aufgaben in eine Excel-Tabelle ein und markieren sie mit den Buchstaben A, B und C.
  5. Denken Sie an Zeitpuffer: Legen Sie Ihre Termine nicht zu eng und tragen Sie Zeitpuffer im Terminplaner ein, so dass Sie durch unvorhergesehene Arbeitsunterbrechungen oder Störungen nicht unter Zeitdruck geraten. Spielraum einzuplanen hat den Vorteil, dass Sie gelassener reagieren können und nicht permanent gestresst werden.
  6. Finden Sie Ihren optimalen Tagesrhythmus: Der Leistungshöhepunkt der meisten Menschen liegt am Vormittag. Erledigen Sie komplizierte Dinge am besten in der Zeit Ihres Leistungshochs und nicht während des Nachmittagstiefs. In dieser Phase können Sie Routinetätigkeiten bearbeiten, bevor Sie den Anstieg der Leistungskurve am späteren Nachmittag wieder für wichtigere Tätigkeiten nutzen.
  7. Vermeiden Sie den Sägeblatt-Effekt: Der tritt automatisch ein, wenn Sie ständig unterbrochen werden. Nach jeder Unterbrechung müssen Sie sich wieder neu einarbeiten – das kostet Zeit und Energie. Führen Sie doch eine tägliche „stille Stunde“ ein, in der niemand Sie stören darf. Schalten Sie den Anrufbeantworter ein, schließen Sie Ihr E-Mail-Programm und machen Sie Ihre Bürotür zu.
  8. Erstellen Sie Themenblöcke: Wenn Sie zusammengehörige Themen zu einem Block bündeln und zusammenhängend bearbeiten, sind Sie sehr viel konzentrierter bei der Sache. Schieben Sie höchstens zeitkritische Anliegen dazwischen.
  9. Bearbeiten Sie Telefonate am Stück: Wenn Ihre Anrufliste Telefonbuchausmaße annimmt, nehmen Sie sich gezielt Zeit für alle Antworten. Richten Sie eine feste Telefonstunde ein, in der Sie nichts anderes machen, als Rückrufe zu erledigen und eigene Anfragen zu starten.
  10. Lernen Sie zu delegieren: Es tut nicht weh, auch mal nein zu sagen oder Aufgaben an andere zu delegieren. Natürlich nicht „einfach so“, nur weil sie keine Lust haben, sondern wohlbegründet.

Sie möchten sich ausführlicher mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigen? Dann stelle ich Ihnen im nächsten Blogbeitrag eine effektive Methode vor und gebe Ihnen einen Buchtipp.

Urheber des Bildes: © Andrey Zyk – Fotolia.com

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