Manchmal lässt es sich nicht vermeiden: Man muss einen längst vereinbarten Termin absagen oder auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Um Kollegen, Geschäftspartner oder Kunden nicht zu verärgern, sollte man dabei jedoch mit viel Feingefühl vorgehen.
Risiken einer misslungenen Absage
Generell gilt: Wer einen Termin nicht wahrnehmen kann, sollte unbedingt absagen! Schlicht nicht zu erscheinen, ist respektlos gegenüber den anderen Beteiligten. Ein falsches Vorgehen bei der Absage kann jedoch ebenfalls einen schlechten Eindruck erwecken. Einfach eine kurze, standardisierte und damit unpersönliche Nachricht per E-Mail schicken? Keine gute Idee, denn das kann dem Empfänger Folgendes signalisieren:
- Desinteresse am Termin und an den Teilnehmern
- Mangel an Organisationsvermögen und schlechtes Zeitmanagement
- Rücksichtslosigkeit
- Unzuverlässigkeit
Diese negative Wahrnehmung kann sich wiederum schlecht auf das Betriebsklima oder auf Geschäftsbeziehungen auswirken.
Termin absagen oder verschieben: Das richtige Vorgehen
Wer die folgenden Tipps beachtet, vermeidet es, die anderen Teilnehmer der Besprechung mit einer Absage zu verprellen:
- Termine schnellstmöglich absagen oder verschieben: Je früher Terminabsagen erfolgen, desto besser. So können alle Beteiligten ihre Zeit anderweitig verplanen und bereiten sich nicht umsonst auf das Meeting vor.
- Wenn möglich auf persönlichem Wege absagen: Kommunizieren die Beteiligten in der Regel per E-Mail oder Chat, kann der Termin auch über dieses Medium abgesagt werden. Bei kurzfristigen Absagen ist ein Anruf jedoch meist die bessere Option. Außerdem wirkt es persönlicher.
- Interesse signalisieren und gegebenenfalls aktiv um einen neuen Termin bemühen: “Gerne hätte ich den vereinbarten Termin wahrgenommen, jedoch ist es mir dieses Mal nicht möglich. Wäre es für Sie in Ordnung, wenn wir unser Treffen auf den [Datum & Uhrzeit] verlegen?” Falls kein Interesse an einem Ersatztermin besteht, sollte auch dies höflich, aber unmissverständlich kommuniziert werden. Niemand sollte hingehalten werden.
- Vorgeschobene Gründe und Floskeln meiden: Vage Formulierungen wie “Wegen dringender betrieblicher Angelegenheiten …” oder “Wir bedauern Ihnen mitteilen zu müssen …” wirken wie Ausreden und vermitteln den Eindruck, dass der Empfänger schlichtweg nicht wichtig ist.
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