Während wir gerade eine E-Mail beantworten, ruft ein Geschäftspartner mit einem dringenden Anliegen an, gleichzeitig steht die Kollegin am Schreibtisch und auch das Smartphone meldet sich mit einem lauten Piepton zu Wort … Wer sich jetzt nicht verzetteln will, sollte es lieber mal mit Batching probieren. Bei der Methode aus dem Zeitmanagement werden Aufgaben sinnvoll gebündelt – Multitasking war gestern.
Was genau bedeutet Batching?
Die wörtliche Übersetzung „stapeln“ des englischen Verbs „to batch“ weist deutlich darauf hin, worum es beim Batching geht: Aufgaben werden zusammengefasst, gebündelt und stapelweise erledigt. Für die Effektivität des Ganzen ist es dabei wesentlich, gleichartige Aufgaben zu kombinieren.
Ursprünglich kommt der Begriff Batching dabei aus dem IT-Bereich: In den Anfängen der elektronischen Datenverarbeitung wurden Daten in Form von Lochkarten noch zu einer Charge zusammengefasst und erst dann gebündelt weiterverarbeitet. Dieses Prinzip lässt sich auch auf das Zeitmanagement übertragen.
Ziel beim Batching ist es, nicht ständig zwischen verschiedenen Herausforderungen hin und her zu switchen und am Ende komplett den Überblick zu verlieren. Im Gegenteil: Indem wir unsere komplette Aufmerksamkeit einer bestimmten Sache widmen, lässt sich eine deutliche Zeitersparnis erzielen und die Produktivität insgesamt erhöhen.
Wie kann ich mir das Batching in der Praxis vorstellen?
Um zu verstehen, wie Batching funktioniert, sind anschauliche Beispiele hilfreich: Sie möchten die Kollegen zu einem Teammeeting einladen, verfassen aber nicht eine E-Mail mit mehreren Adressaten, sondern schicken für jede Person eine eigene Mail heraus. Oder: Für die Ablage in einem Aktenordner sammeln wir mehrere Dokumente zunächst schnell in einem Ablagefach und legen sie dann gesammelt in nur einem Schritt in einem Ordner im Aktenschrank ab.
Für die konkrete Umsetzung der Methode geht es in einem ersten Schritt daran, Aufgabenbündel zu erstellen und ein Zeitfenster dafür festzulegen. So können Sie zum Beispiel eine bestimmte Zeit am Tag dafür blocken, um E-Mails zu checken und zu beantworten. Wer mehrere Anrufe zu erledigen hat, greift nicht nur einmal zum Hörer, sondern so oft hintereinander, wie es nötig ist.
Tipps für die praktische Umsetzung des Batch-Zeitmanagements
Damit das Batching gelingt und sich unter dem Strich zeitlich auch auszahlt, geht es nicht ohne eine gewisse Vorbereitung sowie Struktur. Diese Tipps helfen bei der Umsetzung:
- Eine To-do-Liste führt uns vor Augen, welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Mithilfe von farbigen Markierungen oder durch eine Tabellenform lassen sich thematisch verwandte Aufgaben zusammenfassen.
- Der Tag beziehungsweise die Woche wird in Zeitfenster unterteilt, in denen bestimmte Aufgabenblöcke zu erledigen sind. Wichtig: Planen Sie unbedingt einen gewissen zeitlichen Puffer ein.
- Um den Überblick zu behalten, sind Zwischenablagen ideal. In einem Ablagekorb auf dem Schreibtisch landet beispielsweise gesammelt die Post, die noch gesichtet werden muss. Und im E-Mail-Postfach gibt es einen Ordner „Noch zu erledigen“. Schieben Sie sämtliche Mails dort hinein, die dann in einem Rutsch abgearbeitet werden.
- Eine Geschafft-Liste kann ein perfekter Motivationsschub sein: Sie sehen so schwarz auf weiß, wie viele Dinge bereits erledigt sind.
Abgrenzung zu anderen Zeitmanagement-Methoden
Batching ist der Gegenpart zum Multitasking: Hierbei werden verschiedene Dinge und unterschiedliche Aufgaben scheinbar gleichzeitig erledigt beziehungsweise in schneller Abfolge hintereinander erledigt. Auch wenn einige Menschen von ihren Multitasking-Fähigkeiten überzeugt sind, arbeiten sie unter dem Strich selten tatsächlich schneller und effektiver. Die Fehleranfälligkeit ist zudem hoch.
Eng mit dem Batching verwandt ist dagegen das Timeboxing. Hierbei geht es ebenfalls darum, bestimmten Aufgaben klare Zeitfenster zuzuordnen und diese in dem vorgegebenen Rahmen zu erledigen.
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