Wer schon einmal versucht hat, in einem Dateichaos eine dringend benötigte Unterlage zu finden, weiß: Nichts frisst so viel Zeit wie eine schlecht organisierte Ablage. Dabei liegt die Lösung oft nicht in noch weiteren und neuen Ordnern, sondern in weniger mit einer logischen Struktur. Maximal sieben dürfen es auf einer Ebene sein – zumindest, wenn man dem 7-Ordner-System folgt.
Was steckt hinter dem System für mehr Ordnung?
Das 7-Ordner-System ist kein neuer Trend zur Selbstoptimierung, sondern ein pragmatischer Ansatz, um Struktur in die Ablage zu bringen. Und natürlich geht es nicht um die klassischen Leitz-Ordner im Regal, sondern vielmehr um die digitale Ablage auf dem Rechner, im Cloud-Speicher oder auf dem Firmenserver. Denn je mehr Dateien sich in den unterschiedlichsten Formaten anhäufen und je komplexer die eigene Ablage wird, desto schwieriger ist es, selbst mit der Suchfunktion Informationen zu finden oder Dateien sinnvoll zuzuordnen.
Die Grundidee hinter dem 7-Ordner-System besteht darin, dass in jeder Hierarchieebene maximal sieben Ordner existieren. Innerhalb eines jeden Ordners gibt es wiederum nicht mehr als sieben Unterordner. Die Tiefe der Struktur beschränkt sich idealerweise auf drei Ebenen. Was zunächst simpel klingt, ist für viele eine echte Herausforderung.
Die magische 7: Warum ausgerechnet diese Zahl?
Die Zahl Sieben kommt nicht von ungefähr. Sie gilt psychologisch als die Obergrenze für das, was ein Mensch auf einen Blick erfassen und im Kurzzeitgedächtnis behalten kann. Wer mehr als sieben Optionen zur Auswahl hat, verliert schnell den Überblick. In der Praxis zeigt sich: Zwischen drei und sieben Ordner pro Ebene lassen sich gut überblicken.
Zu viele Ordner führen nicht nur zu einer endlosen Klickerei, sondern auch dazu, dass Inhalte irgendwann willkürlich einsortiert werden. Oder schlimmer: gar nicht. Aus dem gut gemeinten Ansatz, eine Struktur zu schaffen, wird ein Labyrinth mit viel zu vielen Abzweigungen.
Drei Typen, ein Problem
Wer digitale Ordnerstrukturen analysiert, unterscheidet zwischen drei Grundtypen:
- die Vertikalisten lieben Tiefe. Sie klicken sich durch Ordner in Ordner in Ordner. Das Ergebnis ist ein schier endloser Dateipfad.
- die Horizontalisten gehen den anderen Weg und strukturieren stattdessen in die Breite. Sie haben in einem Verzeichnis Dutzende, im schlimmsten Fall sogar Hunderte Unterordner. Jeder Vorgang, jedes Jahr, jede Woche hat einen eigenen Ordner.
- die Minimalisten speichern alles in einem Topf. Nach dem Motto „Weniger ist mehr“ gehen sie so sparsam mit Ordnern um, dass man meinen könnte, sie müssten eine Gebühr für jeden neuen Ordner zahlen. Minimalisten verlassen sich auf die Suchfunktion oder greifen auf alte Dokumente schlichtweg nicht mehr zurück.
Das 7-Ordner-System findet dabei einen guten Mittelweg: Es bietet genug Struktur für Detailfreunde, bleibt aber noch übersichtlich und reduziert.
So lässt sich das System einrichten
Der Einstieg für das neue digitale Ablagesystem beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Welche Themen oder Kategorien fallen regelmäßig an? Das könnten zum Beispiel folgende Oberthemen sein:
- Projekte
- Verwaltung
- Finanzen
- Personal
- Marketing
- IT
- Sonstiges
Innerhalb des Ordners „Projekte“ lassen sich dann zum Beispiel folgende Unterordner anlegen:
- Projekt A
- Projekt B
- Projekt C
- und so weiter (bis Projekt G)
Und innerhalb des Ordners „Projekt A“:
- Briefing
- Umsetzung
- Abrechnung
- Abschlussbericht
Danach ist Schluss, weitere Unterordner werden bestenfalls nicht erstellt. Wichtig ist, dass Sie möglichst Dateinamen wählen, die selbsterklärend und möglichst eindeutig sind. So ist „Rechnung_Projekt1_2025“ die bessere Wahl anstelle von „R25_neu_alt_final_final2“.
Tipp: Nicht alles lässt sich in sieben Kategorien pressen. Wer auf mehr als sieben Hauptordner kommt, muss priorisieren oder zusammenfassen. „Rechtliches“ und „Verwaltung“ lassen sich möglicherweise zu „Organisation“ bündeln. Oder man führt einen Ordner „Archiv“ ein, in dem ältere oder seltener genutzte Themen ausgelagert sind.
Warum lohnt sich die Struktur in der Ablage
Das 7-Ordner-System hilft nicht nur dabei, Ordnung zu schaffen, es zwingt Sie auch dazu, Prioritäten zu setzen: Welche Themen sind zentral, was lässt sich bündeln, was gehört ins Archiv? Eine gut durchdachte Struktur spart nicht nur Zeit beim Suchen, sondern macht die Ablage für alle im Team nachvollziehbar. Auch neue Kollegen finden sich schneller zurecht. Wer die Ablage-Regel konsequent anwendet, behält den Überblick und erspart sich das große Aufräumen, wenn das digitale Chaos mal wieder überhandnimmt.
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