Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht. Die elektronische Zeiterfassung bietet gegenüber den altbekannten Stundenzetteln wesentliche Vorteile für Mitarbeitende, Führungskräfte und die Personalabteilung.
Hier erfahren Sie, welche Anforderungen diese Systeme erfüllen müssen und was Sie bei der Auswahl beachten sollten.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Bereits im Jahr 2019 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) in einem Grundsatzurteil die flächendeckende Arbeitszeiterfassung in der gesamten EU gefordert. In einem Beschluss vom 13. September 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht (BAG) fest, dass auch Unternehmen in Deutschland die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzeichnen müssen (Az. 1 ABR 22/21).
Für Unternehmen bedeutet das BAG-Urteil eine große Umstellung. Bis zum Urteilsspruch verpflichtete sie das Arbeitszeitgesetz nämlich nur dazu, die über die vertraglich geregelte Arbeitszeit hinaus geleistete Mehrarbeit zu dokumentieren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Wie eine Studie von CLBO Groß & Cie aus dem Jahr 2019 zeigt, führte die Hälfte der befragten deutschen Unternehmen zu diesem Zeitpunkt überhaupt keine Arbeitszeiterfassung für ihre Mitarbeitenden durch.
Nach dem BAG-Urteil müssen Arbeitgeber ein System einführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit aufgezeichnet werden kann. Noch gibt es keine Vorgaben, in welcher Form diese Dokumentation zu erfolgen hat.
Ein Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsministeriums von April 2023 sieht allerdings vor, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit am selben Tag elektronisch erfasst werden müssen. Die Verantwortung für die korrekte Aufzeichnung liegt beim Arbeitgeber. Beschäftigte sollen außerdem das Recht erhalten, die aufgezeichneten Stunden einzusehen.
Zeit sparen mit elektronischer Arbeitszeiterfassung
Die elektronische Zeiterfassung bringt viele Vorteile mit sich. Sie reduziert den Arbeitsaufwand für die Personalabteilung, ist weniger fehleranfällig als die handschriftliche Aufzeichnung und lässt sich dank cloudbasierter digitaler Systeme auch von Mitarbeitenden im Homeoffice nutzen.
Basis für die elektronische Zeiterfassung bildet meist ein Terminal, das sich auf dem Tisch aufstellen lässt oder an der Wand befestigt wird. Beschäftigte melden sich per RIFD-Chipkarte oder per Token auf dem Schlüsselanhänger am Terminal an und ab – ähnlich der guten alten Stempelkarte. Einige Terminals funktionieren auch mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
Elektronische Zeiterfassungssysteme: Worauf gilt es bei der Auswahl zu achten?
Bei der Auswahl ist zunächst darauf zu achten, dass die elektronischen Zeiterfassungssysteme die Vorgaben des EuGH erfüllen. Demnach müssen die Systeme …
- verlässlich,
- objektiv und
- zugänglich sein.
Alle Zeiterfassungssysteme sollten zudem datenschutzkonform arbeiten. Das bedeutet, dass sie die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DGSVO) erfüllen. Darüber hinaus sollten sich Unternehmen fragen, welche konkreten Ziele sie mit der Zeiterfassung verfolgen.
Dabei lassen sich drei verschiedene Ausbaustufen unterscheiden:
- Stufe 1: Das System erfüllt alle arbeitsrechtlichen Anforderungen.
- Stufe 2: Das System erlaubt es, die Mitarbeiterabrechnung an die erfasste Arbeitszeit zu koppeln.
- Stufe 3: Mit dem System lassen sich die erfassten Arbeitszeiten direkt beim Kunden abrechnen.
Welche Anforderungen ein elektronisches Zeiterfassungssystem erfüllen muss, richtet sich außerdem nach der Größe des Unternehmens.
Zeiterfassungssysteme für kleine Betriebe
In sehr kleinen Betrieben mit einer Handvoll Mitarbeitenden lässt sich die Zeiterfassung meist noch auf manuellem Wege bewerkstelligen. In Unternehmen mit bis zu 15 Beschäftigten lohnt sich aber bereits die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung. Gefragt sind Systeme, die ebenso kostengünstig wie zuverlässig sind.
Die grundsätzlichen Anforderungen:
- Die Systeme müssen sämtliche Arbeits- und Pausenzeiten erfassen.
- Um Krankheits- und Urlaubstage von Arbeitstagen zu unterscheiden, müssen sich mit den Systemen Abwesenheiten verwalten lassen.
Vorteilhaft ist es, wenn die Systeme die erfassten Daten direkt an den Steuerberater weitergeben können.
Arbeiten alle Beschäftigten im Büro, können kleine Unternehmen auf cloudbasierte Zeiterfassungssysteme verzichten. Sind Mitarbeitende auch von unterwegs aus oder im Homeoffice tätig, sollte der Betrieb dagegen in Online-Systeme investieren, welche die ortsunabhängige Zeiterfassung ermöglichen.
Zeiterfassungssysteme für mittelständische Unternehmen
Elektronische Zeiterfassungssysteme für mittelständische Unternehmen müssen mehr als nur die Basis-Anforderungen erfüllen. Es empfehlen sich cloudbasierte Systeme zur zeit- und ortsunabhängigen Zeiterfassung. Je nach System und Anbieter stehen dafür verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Abo-Pläne zur Verfügung.
Um das passende System zu finden, sollten Unternehmen genau prüfen, welche Funktionen sie benötigen, für wie viele Mitarbeiter sich die Abo-Pläne eignen und wie viele Manager die Zeiterfassung verwalten können.
Typische Funktionen umfassen:
- Basisfunktionen wie Echtzeitkontrolle der Arbeitszeit, Überstundenmanagement und Arbeitszeitberichte
- Datenspeicherung für mehrere Monate
- Erstellung von Dienstplänen
- Projektmanagement-Funktionen
Zeiterfassungssysteme für große Unternehmen
Elektronische Zeiterfassungssysteme für große Unternehmen weisen dieselben Basisfunktionen auf wie Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen – allerdings skaliert auf mehrere Tausend Beschäftige.
Von Vorteil sind cloudbasierte Systeme mit umfangreichen Planungs- und Berichtsmöglichkeiten.
Nützliche Zusatzfunktionen für große Unternehmen sind beispielsweise:
- Ermittlung von Kernarbeitszeiten
- Arbeitszeitplanung für verschiedene Abteilungen
- Notfall-Alarm für Unterbesetzung
Im Idealfall lassen sich die Cloud-Abo-Pläne für eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern nutzen und von unbegrenzt vielen Managern verwalten.
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