Archivierung, Digitalisierung und Dokumentenmanagementsystem

Wie bei allen anderen Unternehmen, naht er auch bei OTTO Office: der Jahresabschluss. Für die Kollegen und mich heißt es wie jedes Jahr: „Geschäftsunterlagen archivieren und sichern“. Deswegen widme ich meinen heutigen Blogbeitrag diesem Thema.

Mit Einführung der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) im Jahr 2002 wurden Unternehmen gesetzlich verpflichtet, sämtliche steuerrelevanten Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren digital zu speichern. Seitdem sind Unternehmen gezwungen, sich verstärkt mit dem Thema der digitalen Archivierung auseinanderzusetzen. Hinzu kommt, dass es auch auf Dauer sehr unübersichtlich und kostspielig ist Rechnungen und Dokumente in Papierform aufzubewahren. Es verursacht Zeitaufwand für Organisation und Ablage.

Seit 2007 müssen zusätzlich steuerrelevante E-Mails samt Anhängen lückenlos archiviert werden. Dazu gehören alle gewerblichen E-Mails wie Angebote, Bestellungen, Kündigungen, elektronische Versandbestätigungen und Lieferscheine. Aber immer noch gibt es in vielen Unternehmen weder klare Regeln für die Mitarbeiter noch geeignete IT-Hilfsmittel, mit denen die gesetzlichen Vorgaben umgesetzt werden können. Und das kann zum Problem werden. Firmen, die die Sicherheit in der E-Mail-Kommunikation vernachlässigen, droht der Verlust wichtiger Daten. Mögliche Folgen sind Imageschäden, Schadensersatzansprüche Dritter und empfindliche Straf- und Bußgelder durch die Steuerbehörden. Dabei liegt die Beweislast nicht beim Geschädigten, sondern beim Verursacher, der die ordnungsgemäße Handhabung aller Informationen belegen muss.

Archivierung und Dokumentenmanagement greifen ineinander

Ein Baustein des umfangreichen Themas E-Mail-Archivierung ist ein Document-Lifecycle-Management, mit dem alle Arten von elektronischen und ausgedruckten Dokumenten zu einem Geschäftsvorgang zusammengefasst archiviert werden, so dass man sie eindeutig zuordnen und schnell darauf zugreifen kann.

Viele Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen haben ihre Lösungen mittlerweile um ein Workflow-Management-System (WfMS) erweitert, mit dem sich Regeln und Prozesse für die Ablage besonders sensibler Dokumente festlegen lassen. Das Resultat ist eine prozessorientierte, strukturierte, elektronische Vorgangsbearbeitung, die Fehlerquellen eliminiert und Unternehmensvorgänge für alle Beteiligten transparent abbildet.

Da Archivierung und Dokumentenmanagement immer mehr verschmelzen, trennen die meisten Anbieter beide Bereiche nur noch in ihren großen Lösungen. Angebote für den Mittelstand oder Kleinunternehmen vereinen dagegen in der Regel beide Funktionen. Die elektronische Archivierung sorgt für eine revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Belegen und stellt Suchfunktionen zur Verfügung. Archivierte Dokumente lassen sich über ein eigenes Frontend oder aus Microsoft-Anwendungen heraus recherchieren, lesen, kopieren und versenden. Das Dokumentenmanagement stellt aktuelle Dokumente bereit und bezieht sie in den Workflow ein. Zum Standard gehören Wiedervorlagefunktionen, Versionskontrolle und Versionsmanagement sowie das automatische Weiterleiten an einzelne oder mehrere Empfänger.

Viele Hardwareanbieter bieten ihre Geräte mit passender Software im Paket an oder integrieren entsprechende Features in Multifunktionsgeräten. Damit können gescannte Dokumente direkt vom Gerät in Netzwerkordner abgelegt oder per E-Mail versendet werden. Bei OTTO Office finden Sie diverse Scanner und Speichermedien bekannter Markenhersteller mit denen Sie optimal in die Digitalisierung und Archivierung Ihrer Unterlagen einsteigen können.

Wenn Sie sich ausführlicher mit den technischen Seiten der Datensicherung und Archivierung beschäftigen möchten, empfehle ich Ihnen die Seite Searchstorage.

Grundsätze der E-Mail-Archivierung

Gesetzliche und regulative Vorgaben stellen spezifische Anforderungen an die langfristige Dokumentation digitaler Unterlagen, wozu auch E-Mails zählen. Automatische E-Mail-Archivierungslösungen sind ein Schritt in die richtige Richtung.

Auf folgende Aspekte sollten Sie bei der Einführung eines solchen Systems besonders achten:

  1. E-Mail-Archivierung muss die revisionssichere Langzeit-Archivierung sämtlicher in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich der Anhänge, sicherstellen.
  2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein.
  3. Auch verschlüsselte und signierte Mail-Dokumente inklusive der Anhänge müssen archiviert werden können.
  4. Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer sollten nur einmal archiviert werden (Single-Instance-Archivierung).
  5. Rechtliche und betriebliche Anforderungen, insbesondere die des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung (HGB/AO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), müssen erfüllt sein.
  6. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung, sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

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