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VPA: Der virtuelle persönliche Assistent

Im September habe ich mich ja schon einmal mit dem Thema Micro-Outsourcing beschäftigt, das Mittelständlern und Kleinunternehmern ermöglicht, wertvolle Zeit zu gewinnen. Auch Selbständige haben die Möglichkeit, Arbeit nach Außen abzugeben: an einen virtuellen persönlichen Assistenten (VPA). Freelancer arbeiten nicht immer nur an spannenden Projekten und Aufgaben. Im Gegenteil: Es fallen immer wieder Routinearbeiten an. Je nach Tätigkeitsbereich zum Beispiel Internetrecherchen, Datenbankpflege oder der Versand von Newslettern. Dabei sind Selbständige oft auf sich allein gestellt. Zeit gehört zu ihren wichtigsten Ressourcen, Kosten zu sparen spielt eine große Rolle. Ein VPA, der regelmäßig anfallende ungeliebte oder zeitaufwändige Aufgaben erledigt, kann die Lösung sein, damit sich Freiberufler auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Bekannt wurden die „outgesourcten Sekretäre“ vor allem durch den Bucherfolg „Die 4-Stunden Woche” von Timothy Ferriss (Ullstein Taschenbuch, ISBN-10: 3548372635). Der Autor beschreibt, wie man VPA nutzen kann, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben zu haben. Da die Zusammenarbeit mit virtuellen persönlichen Assistenten vor allem über das Internet läuft, müssen die Aufgaben natürlich auch virtueller Natur sein. Kaffeekochen lässt sich leider nicht auslagern, einen Kaffeelieferservice könnte ein VPA allerdings beauftragen. Wer online recherchiert, findet mittlerweile zahlreiche Anbieter virtueller Assistenten. Zwei deutsche Unternehmen möchte ich Ihnen in einem kurzen Überblick vorstellen.

mein-virtuellerassistent

Die Website bietet alle wichtigen Informationen für Interessenten auf einen Blick. Die VPA des Münchener Unternehmens arbeiten auf vier Kontinenten im Homeoffice. Kunden erhalten einen virtuellen Assistenten als festen Ansprechpartner, der fließend Deutsch spricht, einen Studienabschluss oder einschlägige Berufserfahrung hat, zu deutschen Arbeitszeiten verfügbar ist und einen Arbeitsplatz hat, der mit modernster IT ausgestattet ist. Kunden kaufen Pakete, deren Stundenpreise für die Aufgabengebiete Backoffice und Marketing zwischen 12,50 und 16,50 Euro plus Mehrwertsteuer liegen. Ist ein Stundenpaket aufgebraucht, kann ein neues Paket oder beliebig viele Einzelstunden hinzugebucht werden.

strandschicht

Als eines der ersten Unternehmen in Deutschland hat strandschicht das Konzept populär gemacht, klassische Assistentendienste wie Recherchen, Reisebuchungen oder das Erstellen von Präsentationen anzubieten. Die rund 30 VPA arbeiten in Rumänien, Polen oder Bulgarien und kommunizieren mit ihren Kunden nur per Telefon, Skype oder E-Mail. Jeder Assistent verfügt laut Unternehmensangaben über sehr gute Deutsch- und in der Regel auch über Englischkenntnisse. Viele haben ein abge­schlossenes Studium. Die Stundenpreise liegen zwischen 7 und 15 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer, je nach Anzahl der gebuchten Stunden. Dabei wird die jeweilige Mindeststundenzahl des gewählten Pakets in jedem Fall berechnet; ungenutzte Stunden lassen sich nicht in den nächsten Monat übertragen.

Möglichst reibungslose Zusammenarbeit

VPA bieten Selbständigen eine gute Möglichkeit, simple aber zeitraubende Arbeitsbereiche auszulagern und so mittelfristig Zeit und Geld zu sparen. Typische Arbeiten, die sich gut outsourcen lassen, sind zum Beispiel Korrekturen und Transkriptionen, Übersetzungen, Social Media Marketing, Buchhaltung, Reiseplanung oder die Telefonannahme. Zu Beginn ist allerdings eine gewisse Einarbeitungszeit zu erwarten, vor allem bei komplexeren Aufgaben. Damit die Zusammenarbeit möglichst reibungslos verläuft, habe ich noch ein paar Tipps für Sie:

  • Bearbeiten Sie die Aufgabe, die Sie abgeben möchten, einmal selbst und notieren Sie mögliche Rückfragen.
  • Dokumentieren Sie dabei die einzelnen Arbeitsschritte, um hinterher zu wissen, wie viel Zeit die Aufgabe ungefähr in Anspruch nimmt.
  • Formulieren Sie die Arbeitsanweisung in einer E-Mail so exakt wie möglich und fügen Sie ein Stundenlimit oder eine Deadline hinzu.
  • Bitten Sie Ihren VPA, Ihnen mitzuteilen, ob er die Aufgabe verstanden hat. Falls das nicht der Fall sein sollte, bitten Sie um Rückfragen.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit einem der vorgestellten Anbieter gemacht oder können einen weiteren VPA-Service empfehlen? Dann freue ich mich auf Ihre Kommentare.

 

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Eine sich wandelnde Berufswelt: Wie werden wir morgen arbeiten?

20 Jahre OTTO Office − zum Ende unseres Jubiläumsjahr habe ich mich damit beschäftigt, wie die Arbeitswelt in der Zukunft, zum Beispiel in den kommenden 20 Jahren, aussehen könnte beziehungsweise durch welche Faktoren sie beeinflusst wird. Die Berufswelt wandelt sich vor allem durch den Einsatz neuer Technologien sowie die Globalisierung rapide und stellt Arbeitnehmer, aber auch Selbständige vor ganz neue Herausforderungen. Wissen wird immer wichtiger. Ein lebenslanges Lernen ist bereits jetzt gefragt, denn Qualifikationen und Erfahrungen können schnell veralten und wertlos werden. Während es noch vor einigen Jahren als normal galt, dass Arbeitnehmer in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis Vollzeit arbeiteten, bringt die Zukunft neue Arbeitsformen und Beschäftigungsverhältnisse mit sich. Drei Punkte des möglichen Wandels habe ich exemplarisch herausgegriffen.

 

Zu alt für den Job? Nein

Der demographische Wandel wird künftig eine noch stärkere Rolle spielen als bereits jetzt: Menschen werden älter und bleiben länger gesund. Gleichzeitig kommen immer weniger Arbeitnehmer für die Renten auf. Schon heute fehlen etwa im Maschinenbau oder bei Altenpflegern, Erziehern oder Ärzten gut ausgebildete Fachkräfte. Laut Demoskopen wird sich dieser Trend noch verstärken. Die logische Folge ist eine verlängerte Lebensarbeitszeit. Dabei gilt es für Unternehmen künftig, die Arbeitsbedingungen an die Bedürfnisse Älterer anzupassen. Das betrifft die Arbeitsplätze selbst, eine stärkere Gesundheitsfürsorge oder verringerte Arbeitszeiten. Mit Blick auf die steigende Alterung der Gesellschaft will auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung den Wandel aktiv gestalten. Dabei sollen zum Beispiel Generationenkonflikte entschärft, technische Assistenzsysteme für ältere Menschen etabliert und Konzepte für die Personalgewinnung älterer Mitarbeiter, das Talentmanagement und die Betriebsorganisation entwickelt werden.

 

Mobilität und neue Erwerbsformen

Bereits heute arbeiten viele dank Laptop und Smartphone mobil. Damit sind sie für Unternehmen überall und ständig verfügbar, Arbeitstage von 9 bis 17 Uhr werden seltener. In den letzten Jahren haben außerdem Beschäftigungsverhältnisse zugenommen, die weder ein existenzsicherndes Einkommen noch stabile Zukunftsaussichten oder eine ausreichende soziale Absicherung bieten. Die künftige Herausforderung für Arbeitnehmer wird sein, die Balance zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu finden. Nur so lassen sich psychische Belastungen mindern, ausreichend Erholung finden sowie der Wunsch nach freier Entfaltung und Selbstbestimmung befriedigen.

Berufe „sterben aus“, neue Berufsbilder und Erwerbsformen werden entstehen. Dazu gehört immer seltener die lebenslange Festanstellung, stattdessen sind damit teamorientierte Projektarbeit, Honorar- und Zeitarbeit verbunden. Der Arbeitsmarkt- und Berufsforscher Gerhard Kleinhenz prognostiziert eine flexiblere Verteilung der Jahres- und Lebensarbeitszeit, wobei keine dauernde Anwesenheit im Unternehmen mehr erforderlich sein wird. Von einer abhängigen Tätigkeit wird sich die Erwerbsarbeit zunehmend zu einer selbständigen Tätigkeit mit größerer Selbstverantwortung innerhalb oder außerhalb des Unternehmens wandeln. Geradlinige Lebensläufe werden seltener, Brüche in der Biografie dagegen häufiger vorkommen: So können zum Beispiel auf eine Festanstellung einige Jahre Selbständigkeit folgen, wenn Kinder kommen, wächst wieder der Wunsch nach einer Festanstellung. Wer jedoch die Freiheiten der selbständigen Arbeit genossen hat, tut sich in einer Anstellung eventuell schwer mit festen Hierarchien und starren Arbeitszeiten. Im Zuge dessen werden Unternehmen nicht nur hohe Flexibilität einfordern können, sondern auch selbst anbieten müssen.

 

Die Arbeitswelt wird weiblicher

Bereits heute stellen Frauen die Mehrheit der Schul- und Hochschulabsolventen. Dennoch gibt es häufig die klassische Arbeitsteilung: Der Mann sichert den Lebensunterhalt, die Frau sorgt für die Familie. Um die Potentiale gut ausgebildeter Frauen besser zu nutzen, bedarf es jedoch einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie mit flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten. Das Zukunftsinstitut, ein Think-Tank der europäischen Trend- und Zukunftsforschung, prognostiziert für die Zukunft den „Megatrend Female Shift“: Dieser beschreibt einen grundsätzlichen Wandel in der noch männerdominierten Gesellschaft, bei dem sich die traditionellen Geschlechterrollen auflösen. Das wird im Berufs- und Privatleben von Männern und Frauen massive Umbrüche zur Folge haben. Während immer mehr Männer Zeit mit der Familie verbringen wollen, streben Frauen verstärkt in Führungspositionen.

Wenn Sie ausführlicher in das Thema „Arbeitswelt in der Zukunft“ einsteigen möchten, habe ich drei Linkstipps für Sie: Das Magazin CIO berichtet über sechs Trends für die Arbeit der Zukunft, die unter anderem eine neue Mitarbeiterkultur und veränderte Aufgaben für Führungskräfte betreffen. Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation skizziert in einer Studie fünf prototypische Karrieremodelle. Dabei geht es um Fragen wie: Müssen Arbeitnehmer künftig rund um die Uhr verfügbar sein? Oder bietet sich ihnen die Chance, ihre Arbeit flexibel nach dem eigenen Bedarf zu gestalten? Wie kann es gelingen, Arbeit zukünftig auf persönliche Lebensentwürfe zuzuschneiden? Ein sehr umfassendes Dossier finden Sie bei brand eins. Darin geht es unter anderem um Themen wie: Unternehmen, in denen Menschen gern arbeiten, ein Leben ohne Chef oder Sicherheit versus Freiheit.

Haben Sie sich schon mal Gedanken darüber gemacht, wie die Zukunft der Arbeit aussehen könnte − generell oder auch in Ihrer Branche? Ich freue mich auf Ihre Überlegungen, Gedankenspiele und konkreten Ansätze.

 

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Archivierung

Carsten Voeller

Ordnung ist das halbe Büroleben – Tipps für die Archivierung von Unterlagen

Es ist noch gar nicht so lange her, da redeten alle vom „papierlosen Büro“.  Passiert ist wenig – heute sind wir immer noch so weit davon entfernt wie vor Jahren. Rein digitale Datensätze erscheinen uns (noch) zu unbeständig. Darüber hinaus bringt eine rein digitale Verwaltung eine Reihe eigener Probleme mit sich. Aber auch über Jahrzehnte erlernte Arbeitsweisen und Gewohnheiten lassen uns im Zweifelsfall immer noch zum Papier greifen.

 

Was sind Dokumente?

Zu betrieblichen Dokumenten und Unterlagen zählen Verträge, Bestellungen, Korrespondenz, Berichte sowie andere interne und externe Dokumentationen. Eine Vielzahl dieser Akten wird immer noch in Papierform abgelegt und unterliegt der Schriftgutverwaltung, der „systematischen Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen“ (Wikipedia).  Jedes Dokument hat einen Lebenszyklus, der aus vier Phasen besteht: aktiv, halbaktiv, Archivierung und Entsorgung. Ein Dokument muss für die Dauer des gesamten Zyklus‘ verwaltet werden.

 

Welche Archivierungssysteme gibt es?

Wie Sie Ihre Akten archivieren, bleibt Ihnen überlassen – es gibt eine Vielzahl von Aktenordnern, Hängeschränken, Archivboxen und -schachteln sowie Systeme zur mobilen Ablage. Entscheidend ist hier, wie oft Sie die alten Unterlagen benötigen: Müssen Sie die Dokumente regelmäßig einsehen und schnell darauf zugreifen können, bietet sich natürlich ein griffbereiter Aktenordner eher an als eine Archivschachtel im Keller.

Dies sind die gebräuchlichsten Archivierungssysteme:

 

Aktenordner

Der Ordner ist das wichtigste Archivierungssystem im Büro. Im Ordner können die Schriftstücke nach unterschiedlichen Themen sortiert beziehungsweise die Themen auf verschiedene Ordner aufgeteilt werden. Das am meisten verbreitete Ordner-Format ist DIN A4. Aber auch kleinere und größere Formate sind erhältlich, die mit gleicher oder ähnlicher Mechanik arbeiten. Querformate in Übergröße erfüllen spezielle Aufgaben, etwa die Aufbewahrung großer Pläne und Karten.

 

Ordner
Ordner sind das meistgenutzte Archivierungsprodukt

 

Hängeregistratur

Das Archivsystem Hängeregistratur lässt sich noch in weitere Unterarten unterteilen: Gelochte Schriftstücke landen in einem Hängehefter, ungelochte Akten in einer Hängemappe oder Hängetasche. Die Hängeregistraturen werden inhaltlich mit Reitern gekennzeichnet und können dann in Ablageboxen oder Mappenwagen aufbewahrt werden.

 

Hängehefter
Hängehefter

 

Kartons

Alte Akten, die im alltäglichen Geschäft keine Rolle mehr spielen, aber trotzdem noch aufbewahrt werden sollen oder müssen, können in Kartons landen. Denken Sie aber daran, diese ausreichend zu kennzeichnen – für den Fall, dass die Schriftstücke doch noch einmal benötigt werden.

Auch die Frage des Platzes spielt beim Archivieren eine Rolle – in kleinen Büros sollten Sie beispielsweise auf stapelbare Ablageeinheiten zurückgreifen. Übrigens hält OTTO Office eine ganze Reihe von Archivierungs– und Ablagesystemen bereit.

 

Archivierungssystem für Ordner und lose Unterlagen

 

Sinnvolle Kategorien entwickeln

Das Herzstück eines Ablagesystems ist die Entwicklung von geeigneten Kategorien, unter die die Unterlagen einzuordnen sind. Auch hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten – wie z.B. chronologisch, nach Inhalten, nach Personen oder nach Projekten.

Halten Sie in Sachen Ordnerbenennung klare Standards ein. Dokumente werden immer mit eindeutiger Projektbezeichnung oder konkretem Dokumenteninhalt abgelegt. Vermeiden Sie Doppelnennungen, sonst verlieren Sie schnell den Überblick darüber, welche Unterlage aktuell ist.

Nutzen Sie auch die „Ablage P“ – also den Papierkorb! Nicht jede Broschüre muss aufgehoben werden. Die meisten Infos sind im Internet zugänglich. Auch Ausdrucke sind oft verzichtbar. Einmal im Jahr sollten alle Ablagesysteme durchkämmt und ausgemistet werden.

 

Welche Rolle spielen gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften?

Auch kleinste Unternehmen sind gesetzlich zur Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet. Wie lange genau, hängt von der Art des Dokuments ab. Sollten benötigte Unterlagen bei einer Unternehmensprüfung nicht aufzufinden sein, können die Folgen für die Firma katastrophal werden: Die Konsequenzen reichen bis zu Schließung, Lizenzverlust oder sogar Haft. Umso wichtiger ist also eine korrekte Schriftgutverwaltung.

Grundsätzlich wird die Aufbewahrungspflicht in Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen richten sich dabei in erster Linie nach zwei Rechtsgrundlagen: Steuerrecht und Handelsrecht. Steuerrechtlich regelt die Abgabenordnung (AO) die Aufbewahrungspflichten, handelsrechtlich enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Für die betriebliche Praxis sind gerade die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

 

Welche geschäftlichen Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Unterlagen, die der Steuerpflichtige aufheben muss, sind in § 147 AO aufgelistet. Pauschal lässt sich sagen, dass sämtliche Bücher und Aufzeichnungen dazugehören, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen sind dies:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Sonstige Unterlagen, soweit sonstige Unterlagen, soweit steuerlich relevant

Jeder Kaufmann muss nach § 257 Abs. 1 HGB folgende Unterlagen aufbewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse
  • Empfangene Handelsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
  • Buchungsbelege

Den Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren (§ 147 AO, § 14b UStG) unterliegen folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen

Den Aufbewahrungsfristen für 6 Jahre unterliegen alle weiteren aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Sonstige Unterlagen, soweit steuerlich relevant

Tipp: Lieber zu viele als zu wenige Akten aufbewahren. Sonst steht man schnell im Ruf einer Ordnungswidrigkeit oder Straftat, die dann erst einmal widerlegt werden muss. Und dazu sind dann doch wieder die entsprechenden Dokumente nötig.

 

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Umfragen: Als Chef hat man’s bei Facebook & Co. nicht leicht

Führungskraft und sozialer Netzwerker zugleich sein, das ist mitunter schwierig: Bei Facebook werden Vorgesetzte gemieden – und in Bewertungsportalen von überraschend vielen Mitarbeitern benotet. Das sind die Ergebnisse von zwei aktuellen Umfragen des IT-Branchenverbands Bitkom.

Rund 340 Freunde soll jedes Facebook-Mitglied im Schnitt haben, so eine Studie aus dem vergangenen Jahr. Dazu zählen in der Regel Familienangehörige, „echte“ Freunde, Bekannte und Arbeitskollegen.

Aber zumindest bei den deutschen Nutzern des größten sozialen Netzwerks der Welt ist eine Spezies kaum vertreten: Führungskräfte.

Der IT-Branchenverband Bitkom hat Arbeitnehmer befragt, wie sie mit einer Freundschafts- oder Kontaktanfrage durch ihren Chef in einem sozialen Netzwerk umgehen würden. Die Ergebnisse der repräsentativen Umfrage:

  • 37 Prozent der Angestellten würden solche Anfragen „auf keinen Fall annehmen“,
  • 20 Prozent „wahrscheinlich nicht annehmen“,
  • 15 Prozent der Befragten gaben sich unentschlossen,
  • 14 Prozent würden eine entsprechende Anfrage „wahrscheinlich annehmen“,
  • lediglich neun Prozent „auf jeden Fall annehmen“.
  • Bereits mit ihrem Vorgesetzten befreundet sind gemäß der Befragung lediglich fünf Prozent der Arbeitnehmer.

Was an der Bitkom-Umfrage auffällt: Sie unterscheidet nicht zwischen eher privat genutzten Netzwerken wie Facebook und Karriere-Portalen wie Xing und LinkedIn. Es liegt nahe, dass sich die Chefs bei letzteren nicht ganz so ungeliebt fühlen wie bei Facebook.

 

Zweite Umfrage: Job-Bewertungsportale bei Arbeitnehmern beliebt

Als Chef muss man heutzutage aber nicht nur mit abgelehnten Freundschaftsanfragen rechnen, sondern auch mit nicht gerade vorteilhaften Einträgen in Firmen-Bewertungsportalen. Auf Seiten wie kununu.com, meinchef.de und glassdoor.com können ehemalige und noch angestellte Mitarbeiter ihr Unternehmen benoten.

Und diese Bewertungen werden von immer mehr Jobsuchenden gelesen, wie eine weitere Bitkom-Umfrage ergeben hat.

Laut der ebenfalls repräsentativen Befragung haben sich bereits 29 Prozent der Internetnutzer auf einem solchen Portal über einen möglichen künftigen Arbeitgeber informiert. Unter den 14-bis 29-Jährigen sind es ein paar mehr, nämlich 34 Prozent, und unter den Arbeitslosen sogar deutlich über die Hälfte (57 Prozent).

Für Personaler dürften die Ergebnisse natürlich interessant sein. Allerdings kann man davon ausgehen, dass mit manch einer Bewertung alte Rechnungen beglichen werden. Andere wiederum klingen zu schön, um wahr zu sein. Und ob diejenigen, die da bewerten, auch wirklich mal in den betreffenden Unternehmen gearbeitet haben, kann der Leser ebenfalls nicht nachvollziehen.

 

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Besseres Zeitmanagement durch Micro-Outsourcing und Delegieren

Outsourcing − also die Ausgliederung ganzer Geschäftsprozesse oder Ressourcen, die nicht zur wesentlichen Kernkompetenz gehören − ist ein Thema, das vor allem große Unternehmen betrifft. Aber auch für Mittelständler und Kleinunternehmer kann es sinnvoll sein, Arbeit zu delegieren und damit wertvolle Zeit zu gewinnen −  vor allem in den Bereichen, die nicht zu den persönlichen Stärken gehören.

Micro-Outsourcing im täglichen Business

Aufgaben nach Außen abzugeben, klingt erstmal einfach, aber viele Führungskräfte möchten alles direkt im Blick haben. Außerdem scheuen sie oft die Kosten, die anfallen, wenn Arbeitsbereiche an externe Dienstleister vergeben werden. Dabei sind Externe in vielen Bereichen nicht nur besser sondern auch schneller, so dass sich durch ein sogenanntes Micro-Outsourcing die Effizienz erheblich steigern lässt. Das spart wiederum Kosten ein. Beim Micro-Outsorcing werden statt ganzer Geschäftsbereiche nur bestimmte Aufgaben ausgelagert, zum Beispiel die Erstellung von Geschäftsunterlagen an einen Grafiker oder die Finanzbuchhaltung und Steuererklärung an einen Steuerberater.

Ein typischer Fall für die Auslagerung bestimmter regelmäßiger Leistungen ist zum Beispiel die kontinuierliche Pflege der Unternehmenshomepage. Gerade kleine oder mittelständische Unternehmen beschäftigen nur selten eigene Webdesigner und Texter. Da die Website fast immer die erste Anlaufstelle potenzieller Kunden oder Interessenten ist, ist eine qualitativ hochwertige Unternehmenshomepage besonders wichtig. Mit der Vergabe von Aufgaben aus dem Bereich Webdesign und Text fallen zwar zunächst mehr Kosten an, dafür lassen sich eigene Zeit und Ressourcen schonen und gleichzeitig ein hoher Qualitätsstandard halten.

Grundsätzlich bietet Micro-Outsourcing viele Vorteile: Es ermöglicht kompakte Arbeit am Kerngeschäft, sichert – aufgrund der Spezialisierung des Dienstleisters – einen hohen Qualitätsstandard und senkt langfristig die Kosten. Für eine sinnvolle Umsetzung in der Praxis sollten Sie in erster Linie darauf achten, dass nur Nebentätigkeiten und Bereiche ausgelagert werden, in denen Ihnen Know-how fehlt. Da schlechte Arbeit fast immer Mehraufwand erzeugt, sollten Sie sich in jedem Fall von der hohen Qualität Ihrer Dienstleister überzeugen.

Auf Führungsebene: Delegieren will gelernt sein

Viele Führungskräfte delegieren unsystematisch, zu wenig oder überhaupt nicht. Wer immer alles selbst erledigt, belastet sich einerseits selbst mit unnötigen Aufgaben und hat dadurch kaum noch Zeit zur Mitarbeiterführung. Andererseits besteht die Gefahr, dass er die Kompetenzentwicklung seiner Mitarbeiter blockiert und wertvolle Arbeitnehmer das Unternehmen schlimmstenfalls frustriert verlassen.

Aller Anfang ist schwer. Wer besser delegieren möchte, sollte sich im Vorfeld genügend Zeit für die Vorbereitung nehmen. Die erste Frage lautet: „Was möchte ich warum an wen delegieren?“ Es ist sinnvoll, die Arbeit zunächst einmal selbst zu erledigen und die Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte einzuteilen. So finden Sie heraus, ob sich die Arbeit überhaupt zum Delegieren eignet. Dabei sollte es nach Möglichkeit nicht darum gehen, dass Sie Aufgaben abschieben, auf die Sie keine Lust haben. Hilfreich kann ein Delegationsplan sein, mit dem Sie sich einen Überblick verschaffen und die Erledigung in Nachhinein kontrollieren können. Listen Sie im Plan alle Aufgaben auf und beschreiben Sie kurz und konkret die Art der Tätigkeiten sowie die jeweiligen Ziele. Unter dem Gesichtspunkt, wer fachlich geeignet ist und freie Kapazitäten hat, legen Sie fest, an wen die einzelnen Aufgaben delegiert werden. Dabei sind klare Verabredungen notwendig: Bis wann soll die Arbeit erledigt werden? Sollen Zwischenstände kommuniziert werden? Welche Kompetenzen und Entscheidungsmöglichkeiten erhält der Mitarbeiter?

Wichtig ist außerdem, eventuelle Missverständnisse gleich zu Beginn aufzuklären und Rückfragen zu beantworten, damit keine wertvolle Zeit verloren geht. Und ganz entscheidend: Vertrauen Sie demjenigen, an den Sie delegieren, fordern und fördern Sie ihn. Das spart nicht nur Zeit und Nerven sondern motiviert den Mitarbeiter.

In welchen Bereichen nutzen Sie Micro-Outsourcing? Und können Sie Tipps beisteuern, mit denen es sich besser delegieren lässt? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

 

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Carsten Voeller

Mail-Flut ade – Was Unternehmen gegen den Nachrichten-Overkill tun

Die E-Mail ist ein großartiges Werkzeug – aber sie wird zunehmend auch als ineffektiver Kostenverursacher empfunden. Viele Angestellte verbringen einen nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit dem Abarbeiten der permanent eintrudelnden Nachrichten – besonders schlimm ist es nach der Rückkehr aus den Ferien. Mit unterschiedlichen Strategien versuchen Unternehmen, die alltägliche Flut einzudämmen.

Laut einer aktuellen Umfrage des IT-Branchenverbands Bitkom erhält jeder zehnte Arbeitnehmer mit dienstlicher Mail-Adresse im Schnitt mehr als 40 E-Mails pro Tag. Zwei Drittel der befragten Berufstätigen, so die repräsentative Studie weiter, empfinden E-Mails mittlerweile als Belastung. In den oberen Etagen muss es noch viel schlimmer aussehen. Glaubt man einer gerade veröffentlichten Studie der Unternehmensberatung Bain & Company, landen im Postfach von Führungskräften durchschnittlich 30.000 Mails im Jahr. Das macht in Deutschland jährlich bei rund 250 Arbeitstagen 120 elektronische Nachrichten am Tag!

Daimler lässt Mails von Urlaubern löschen

Kein Wunder, dass sich Firmen zunehmend Gedanken machen, wie sie die Kommunikation per E-Mail besser steuern und gegebenenfalls auch eindämmen können. Die Daimler AG hat nach einigen Probeläufen im vergangenen Jahr jetzt das Projekt „Mail on Holiday“ gestartet – und verfährt dabei nach dem Grundsatz: Manchmal ist Löschen produktiver. Mitarbeiter können die E-Mails, die während ihres Urlaubs in ihrem Postfach eintrudeln, automatisch löschen lassen. Die Absender werden ebenfalls automatisch informiert, dass der Empfänger in den Ferien ist, erhalten die Kontaktdaten seiner Vertretung. Alle rund 100.000 Angestellten in Deutschland können laut Daimler bei „Mail on Holiday“ mitmachen – müssen aber nicht, die Teilnahme ist freiwillig.

Rückkehrer werden nicht von Mail-Lawine überrollt

Das Projekt soll zum einen dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter während ihres Urlaubs nicht mit dienstlichen Dingen beschäftigen und womöglich ihre Mails lesen. Zum anderen will man verhindern, dass die Angestellten nach dem Urlaub von einem überlaufenden Mail-Postfach geradezu erschlagen werden und Stunden bis Tage mit dem Lesen und Löschen der Nachrichten beschäftigt sind. Für die Arbeitnehmer ist das sicher eine Entlastung – wenn dabei sichergestellt ist, dass die Rückkehrer aus dem Urlaub keine für sie relevanten Termine verpassen und zeitnah über wichtige Ereignisse und Entwicklungen während ihrer Abwesenheit informiert werden.

Konzerne forcieren E-Mail-freien Feierabend

Eine einheitliche Regelung bezüglich dienstlicher E-Mails nach Feierabend und in den Ferien gibt es in Deutschland nicht. Vorreiter sind hier die großen Unternehmen wie BMW, Telekom und Volkswagen, die ihren Angestellten ein Recht auf Unerreichbarkeit in der Freizeit gewähren. Der Chip-Hersteller Intel geht noch einen Schritt weiter, will seinen Mitarbeitern zumindest an einem Tag in der Woche eine Pause gönnen. Die Angestellten sollen freitags keine internen Nachrichten verschicken, sondern zum Telefon greifen oder das persönliche Gespräch suchen. Der Hintergedanke dabei dürfte sein: Manchmal ist es produktiver, so manche E-Mail gar nicht erst zu verschicken – oder zumindest nicht die halbe Firma in Cc zu setzen. Denn Mails, die man nicht erhält, müssen auch nicht gelöscht werden – ob automatisch oder per Hand.

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Cloud-Printing via Google: Der Druckauftrag, der aus der Wolke kommt

Smartphones und Tablets laufen dem PC den Rang ab, doch in einer Disziplin schwächeln sie: dem Drucken. Google bietet mit Cloud Print eine clevere Möglichkeit an, um von Mobilgeräten auszudrucken – ob man im Büro, unterwegs oder daheim ist.

Übers Internet drucken – mit jedem onlinefähigen Gerät

Das Prinzip von Google Cloud Print ist denkbar einfach. Man meldet einen oder mehrere Drucker – etwa ein Multifunktionsgerät im Büro und den Drucker daheim – über sein Google-Konto bei Cloud Print an. Anschließend lädt man sich die kostenlose „Cloud Print“-App auf sein Android-Gerät – und schon kann’s mit dem Drucken losgehen. Für iOS gibt’s die App aber leider nicht, Besitzer eines iPhones oder iPads müssen zur kostenpflichtigen App eines Drittanbieters greifen, etwa zu „PrintCentral Pro“ (6,99 Euro).

Die direkte Anbindung an Cloud Print funktioniert mit jedem Drucker, der sich ohne PC eigenständig mit dem Internet verbinden kann. Welche Modelle das sind, zeigt diese Übersicht von Google. Aber auch alle anderen Drucker lassen sich fit für Google Print machen. Sie müssen dazu an einen Computer angeschlossen sein, auf dem Googles Browser Chrome installiert ist. Die Einbindung des Druckers erfolgt dann über das Menü von Chrome, eine Anmeldung bei Google ist bei dieser Variante jedoch auch Voraussetzung. Kein Google-Konto, kein Google Cloud Print.

Vom Büro aus zu Hause drucken – und vice versa

Sind der oder die Drucker bei Cloud Print angemeldet und läuft auf dem Mobilgerät die entsprechende App, klappt das Drucken via Wolke von überall aus – sofern die Internetverbindung steht. Dann kann man beispielsweise im Büro sein und von seinem Smartphone aus einen Druckauftrag zum Drucker zu Hause schicken – und natürlich auch umgekehrt von daheim ins Office. Bei einem nicht internetfähigen Drucker muss dann aber der PC eingeschaltet sein, an dem der Drucker hängt. Sonst klappt‘s nicht. Der Drucker selbst muss nicht unbedingt an sein. Er legt dann los, wenn man ihn einschaltet.

Online-Druckaufträge bergen gewisse Risiken

Drucken via Google Cloud Print bedeutet aber eben auch, dass man seine Druckjobs über einen Server von Google schickt. Dessen muss man sich bewusst sein. Bei sensiblen geschäftlichen Dokumenten und auch sehr privaten Dingen wie beispielsweise Fotos vom nackten Kleinkind in der Badewanne sollte man sich gut überlegen, ob man das möchte. Denn natürlich kann alles, was über das Internet versendet wird, theoretisch auch mitgelesen und abgegriffen werden.

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Kathrin Mannier9 Comments

Das richtige Besuchermanagement

Um einen guten ersten Eindruck bei Besuchern zu machen, spielen mehrere Faktoren eine Rolle. In unserem Artikel „Der richtige Empfangsbereich – so machen Sie einen guten ersten Eindruck“ haben wir bereits verdeutlicht, dass der Empfangsbereich eines Unternehmens für den ersten Eindruck eines Besuchers von großer Bedeutung ist. Aber auch ein funktionierendes Besuchermanagement ist entscheidend.

 

Was ist mit Besuchermanagement gemeint?

Das Besuchermanagement umfasst die Vorbereitung auf den Besuch, den Empfang und ggf. die Nachbereitung.

Art und Umfang des Besuchermanagements sind dabei abhängig von der Größe des Unternehmens und der Außenwirkung, die man erzielen möchte.

Grundsätzlich gilt: Freundlichkeit und ein organisierter Ablauf sind das A und O eines professionellen Besuchermanagements.

 

Die Vorbereitung

Sie wissen, dass Gäste von außerhalb ins Haus kommen? Schicken Sie bereits vorab eine Wegbeschreibung. Stehen dem Unternehmen Parkplätze zur Verfügung, sollten immer einige der besten Plätze (nahe dem Eingang) für Besucher reserviert und gekennzeichnet sein. Ärgerlich ist es doch, wenn ein Termin verspätet stattfindet, weil der Besucher keinen Parkplatz gefunden hat.

Informieren Sie den Empfang über den anstehenden Besuch. Diesem sollten folgende Informationen vorliegen:

  • Name des Besuchers und der Firma
  • Zeitpunkt des Termins
  • Zuständiger Mitarbeiter im Haus

 

Der Empfang

Nun liegt es bei den Mitarbeitern am Empfang, den Besucher bei Ankunft freundlich und kompetent zu begrüßen. Machen Sie keine Unterschiede zwischen verschiedenen Arten von Besuchern. Ob Kunde, Bewerber oder Lieferant – jeder Besucher sollte ernst genommen und freundlich behandelt werden. Eine unfreundliche Begrüßung kann in der darauffolgenden Besprechung zur Abwehrhaltung gegenüber dem Unternehmen führen.

Bei großen Unternehmen gibt das Führen einer Gästeliste Übersicht über die im Hause befindlichen Personen.

Auffällige Namensschilder für Gäste können ebenfalls hilfreich sein, da sie den Mitarbeitern sofort klar machen „Dies ist ein Gast, bitte höflich und hilfsbereit verhalten“. Dies sollte jedoch auch so selbstverständlich sein.

Einen besonders guten Eindruck macht es, wenn der Besucher beim Empfang abgeholt wird und sich nicht selbst auf die Suche nach dem Besprechungsraum machen muss. Der Empfang sollte Sie daher telefonisch informieren oder den Gast zum vereinbarten Raum begleiten.

Auch hier gilt: Kennt man sich nicht, erfolgt zunächst eine freundliche Vorstellung der eigenen Person. In engen Räumlichkeiten, beispielsweise beim Treppensteigen, hat immer der Gast den Vortritt, sodass Sie ihm nicht den Rücken zuwenden.

Sorgen Sie dafür, dass im Besprechungsraum Getränke und ggf. ein paar Kekse zur Verfügung stehen und bieten Sie dem Gast etwas an – dies schafft gleich zu Beginn eine angenehme und lockere Atmosphäre.

 

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René Battmer7 Comments

Wie klappt die Balance von Familie und Beruf?

Paare, die zwei Karrieren und Familie gleichzeitig organisieren, stehen vor vielen Herausforderungen. Für Eltern gestaltet sich mit dem Krippenausbau nicht automatisch auch die Wirtschaftswelt familienfreundlicher. Oft bleibt der Organisationsstress mit Job und Kind immer noch an den Frauen hängen, denn alte Rollenmodelle ändern sich nicht so schnell. Obwohl sich Frauen beruflich erfolgreicher als bisher durchsetzen, finden sich in den Führungsetagen deutscher Unternehmen nur knapp sechs Prozent Frauen. Ich habe mich mit Julia Rohleder, Abteilungsleiterin Recruitment bei OTTO, darüber unterhalten, wie es Frauen und Männern gelingen kann, Familie und Beruf miteinander zu vereinbaren.

 

Warum sind immer noch so wenige Frauen in Führungspositionen zu finden?

Ich sehe dafür zwei wesentliche Gründe: Nicht alle Unternehmen verfügen über gute Rahmenbedingungen, damit Frauen Karriere und Familie unter einen Hut bringen können. Und viele gut ausgebildete Frauen, die einen Kinderwunsch oder bereits Kinder haben, trauen sich nicht zu, im Job richtig durchzustarten. Die Zeit, in der man sich für eine Führungsposition qualifiziert, liegt in der Regel zwischen 30 und 40. Das ist aber auch genau die Zeit, in der sich Frauen mit dem Thema Elternschaft beschäftigen. In dieser Zeit können sich Männer dann deutlich stärker um ihre Karriere kümmern. Außerdem stellen sich junge Frauen oft stärker in Frage als junge Männer: Kann ich diesen Schritt in Richtung Führung wagen, bin ich geeignet dafür?

 

Wie bewerten Sie die Rahmenbedingungen für den beruflichen Aufstieg von Frauen bei OTTO? Was hat sich in den vergangenen Jahren verändert?

Seit einigen Jahren steht das Thema nicht nur gesellschaftlich, sondern auch bei uns im Unternehmen sehr viel stärker im Fokus. Da hat sich einiges getan und vieles verbessert. Bei OTTO haben wir mittlerweile etwa 40 Prozent Frauen in Führungspositionen, sehr viel mehr als noch vor zehn Jahren. Bei unseren Nachwuchskräften schauen wir genau hin, welche Potenziale in ihnen stecken und wie wir sie fördern können. Viele junge Frauen haben vielleicht noch keine unmittelbaren Ambitionen – wir ermutigen sie aber dahingehend und helfen ihnen beim Selbstmarketing.

Julia Rohleder
Julia Rohleder, Abteilungsleiterin Recruitment bei OTTO

Gibt es Zahlen dazu, wie viele Männer bei OTTO Elternzeit nehmen?

Ich schätze, dass es aktuell etwa vier Prozent der Väter sind. Die meisten nehmen zwei Monate. Obwohl viele Führungskräfte ihre männlichen Angestellten unterstützen und ermutigen, ist die Zahl noch nicht allzu hoch. Seit zwei bis drei Jahren tut sich aber etwas; von 2012 auf 2013 hat sich die Zahl der Männer in Elternzeit – auch von Führungskräften – noch einmal gesteigert. Die wahrgenommene Hürde in Deutschland für Männer, die länger aus dem Job aussteigen oder zumindest vorübergehend von Voll- auf Teilzeit wechseln möchten, besteht v.a. aus dem vielzitierten Karriereknick –  dies haben sie allerdings gemeinsam mit den Frauen, wenn sie Mutter werden.

 

Welchen Rat geben Sie Frauen, die Familie und Beruf miteinander vereinbaren wollen?

Machen Sie sich Ihre Wünsche und Ziele bewusst, klären Sie Ihre eigenen Prioritäten und stehen Sie dazu. Die grundlegenden Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind: Welches Lebensmodell möchte ich leben? Wie gestalte ich mein Leben? Welches Modell kann ich mit meinem Partner entwickeln, das uns beiden gerecht wird? Ist Ihnen die Familie ebenso wichtig wie der Job, dann ist es zumindest am Anfang für beide schwierig, Vollzeit zu arbeiten, denn der Tag hat nur 24 Stunden.

Ganz wichtig: Bleiben Sie, sobald Sie Ihre Schwangerschaft mitgeteilt haben, in engem Austausch mit Ihrem Vorgesetzten, auch während der Elternzeit. Es kommt selten gut an, nach drei Jahren wieder im Büro zu stehen, ohne vorher gemeinsam geklärt zu haben, wie Sie Ihren Job zukünftig z.B. auch in Teilzeit erfolgreich machen können – es steht im Unternehmen viel Organisation und Vorbereitung dahinter. Für mich steht das Thema Eigenverantwortung über allem, das heißt, wir können einer Mitarbeiterin nichts hinterhertragen, sondern die Initiative muss genauso von den Frauen ausgehen.

 

Wie unterstützt OTTO konkret die Vereinbarkeit von Familie und Beruf?

Wir bieten unzählig viele Teilzeit-Modelle an, auch einige für Führungspositionen, letztere allerdings zwischen 70 und 90 Prozent der Arbeitszeit. Auf Referenten- oder Sachbearbeiterpositionen sind auch 50% oder 60% häufig. Wir haben auch einige gute Job-Sharing-Beispiele auf diesen Stellen.

Außerdem hat OTTO einen speziellen Eltern-Kind-Arbeitsplatz mit einem Wickeltisch und einer Spielecke, falls ein Kind im Notfall nicht anders unterkommen kann. Hinzu kommen noch einige freigehaltene Kita-Plätze und Kinderferien-Betreuung. Darüber hinaus gibt es Beratungsstellen für Themen wie den Wiedereinstieg in den Beruf sowie unser betriebliches Gesundheitsmanagement aktiv.net, an das sich Mitarbeiter zum Beispiel bei Überlastung wenden können.

 

Gibt es so etwas wie eine lebensphasenorientierte Personalpolitik?

Ich würde das noch nicht so benennen, aber je älter die Gesellschaft wird, desto mehr rückt zum Beispiel das Thema der Vereinbarkeit von Beruf und der Pflege kranker oder älterer Angehöriger in den Mittelpunkt. Jeder Mensch durchläuft ganz unterschiedliche Lebensphasen – von der Ausbildung über eine ganz unterschiedlich gestaltete Karriere und / oder Familie bis hin zur Rente. Vielleicht möchte man aber auch eine längere Auszeit in Form eines Sabbaticals nehmen, um sein Ehrenamt oder ein intensives Hobby zu pflegen. Das Leben kann noch so gut durchgeplant sein, im schlechtesten Fall kommt eine schwere Krankheit mit anschließender Rehabilitation oder sogar Arbeitsunfähigkeit dazwischen. Wir bieten in jeder dieser Phasen Unterstützung. Ein Thema, von dem ich glaube, dass es viel wichtiger werden wird, ist die sogenannte „Späte Karriere“. Das betrifft z.B. Frauen, die noch mal richtig durchstarten möchten, wenn die Kinder alt genug sind, oder ältere Arbeitnehmer, die noch nicht in Rente gehen möchten. Hier gilt es, Potenziale zu wecken und gezielt zu fördern.

 

Welchen Profit zieht ein Unternehmen daraus, eine gute Vereinbarkeit von (Familien-)Leben und Beruf zu bieten?

Der Gewinn für ein Unternehmen ist enorm, denn die Mitarbeiter sind engagierter und motivierter, sie fühlen sich ernst genommen, haben oft weniger Fehlzeiten. Die Attraktivität als Arbeitgeber und damit die Bedeutung der Arbeitgebermarke steigt, und das ist in Zeiten eines verstärkten Wettbewerbs um qualifizierte Mitarbeiter sehr wichtig: Mit den Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Leben und Beruf gehen wir an immer weniger Talenten vorbei.

 

Vielen Dank für das nette und informative Gespräch, Frau Rohleder.

Ich freue mich wie immer über Ihr Feedback.

 

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Kathrin Mannier

Richtig telefonieren: So meistern Sie Kundentelefonate

Telefonieren ist eigentlich ganz einfach – sollte man denken. Dennoch gibt es kleine Stolperfallen, mit denen man seinen Gesprächspartner schnell irritieren oder gar verärgern kann. Wie Sie auch am Telefon professionell auftreten, zeigen die folgenden Tipps.

 

Wie lange lässt man klingeln?

In der Regel wird dazu geraten, zweimal klingeln zu lassen, bevor man rangeht. Geht man zu schnell ans Telefon, ist der Gesprächspartner wahrscheinlich irritiert, denn gewohnheitsgemäß erwartet man nicht sofort nach dem ersten Klingeln, dass der Hörer abgenommen wird.

Wartet man hingegen zu lange, wird der Anrufer ungeduldig.

 

Die richtige Begrüßung

Melden Sie sich nicht einfach mit „Ja?“ oder „Hallo?“. Das wirkt unprofessionell, zudem weiß der Gesprächspartner so nicht, mit wem er spricht und ob er „richtig gelandet“ ist. Nennen Sie zuerst den Namen der Firma und dann Ihren. Den eigenen Namen zu nennen, wirkt sympathisch und der Anrufer hat nicht das Gefühl, mit einer anonymen Person zu sprechen.

 

Aufmerksam und konzentriert

Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch und machen Sie nicht noch tausend Dinge nebenbei. Wenn Sie unkonzentriert sind, hört man Ihnen das an und das ist unhöflich. Lächeln Sie während des Gesprächs, so wirkt Ihre Stimme noch freundlicher.

Versuchen Sie sich gleich zu Beginn, den Namen des Anrufers zu merken. Am Anfang oder am Ende des Gesprächs können Sie den Anrufer so direkt ansprechen, Beispiel: „In Ordnung Herr Meyer, dann sprechen wir uns morgen noch einmal“.

Wenn Sie etwas nicht verstanden haben, fragen Sie direkt nach und machen Sie sich Notizen. Folgende Fragen sollten Sie in jedem Fall nach dem Telefonat beantworten können:

  • Wer hat angerufen?
  • Warum/ Worum ging es?
  • Was wurde vereinbart?

Lassen Sie den Anrufer aussprechen. Geben Sie hin und wieder durch zustimmende Laute zu verstehen, dass Sie immer noch zuhören und ihm folgen.

 

Ein Gespräch weiterleiten

Wenn Sie das Gespräch an einen Kollegen übergeben möchten, fragen Sie den Anrufer, ob er bereit ist, einen Moment zu warten. Möglicherweise hat er es eilig und möchte lieber zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anrufen.

Nennen Sie auch immer den Namen der Person, an die Sie verbinden, zum Beispiel: „Da kann Ihnen Frau Schustermann, die Leiterin der Personalabteilung, sicherlich weiterhelfen.“

 

Immer positiv bleiben

Auch wenn Sie die Frage des Anrufers nicht sofort beantworten können, sagen Sie nicht einfach „Das weiß ich nicht“ oder „Diese Woche wird das nichts“, sondern formulieren Sie Ihre Aussagen positiv: „Ich informiere mich und melde mich noch einmal bei Ihnen“ und „Voraussichtlich nächste Woche“ (Quelle: www.business-wissen.de).

Achten Sie darauf, auch das Gespräch positiv zu beenden. Bedanken Sie sich für das Gespräch und wiederholen Sie den vereinbarten Stand der Dinge: „Ich kümmere mich darum und melde mich Ende der Woche bei Ihnen.“ So hat der Gesprächspartner das Gefühl, sein Anruf war erfolgreich und sein Anliegen wurde verstanden.

 

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Kathrin Mannier

Herzlich Willkommen: Neue Mitarbeiter ins Unternehmen einführen

Ein neuer Kollege fängt im Unternehmen an, doch der Arbeitsplatz ist noch vom Vorgänger zugemüllt, einen IT-Zugang gibt es noch nicht und für die Einarbeitung hat keiner Zeit. Damit der neue Kollege nicht gleich einen schlechten Eindruck bekommt und bereits am ersten Tag an Kündigung denkt, sollten Sie bei der Begrüßung neuer Mitarbeiter auf folgende Punkte vorbereitet sein.

 

Vor Arbeitsbeginn

Bereits vor Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters sollten Sie dafür sorgen, dass ein vollausgestatteter und ordentlicher Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Rechner (und Zubehör), Telefon und Schreibtischlampe sind die Basis, aber auch ein erster Satz Büromaterial wie Locher, Tacker, Stifte, Schreibblöcke und Post-Its sollten schon bereit liegen.

Im nächsten Schritt beantragen Sie bei der IT-Abteilung Zugang zu allen erforderlichen Programmen und Systemen für den neuen Kollegen. So kann sich dieser gleich am ersten Tag schon einmal ein wenig in die Programme einfinden und durch das Intranet stöbern.

Geben Sie den Kollegen in der Abteilung Bescheid, wann der neue Kollege kommt und sorgen Sie dafür, dass an diesem Tag jemand da ist, der ihm das Unternehmen und die Abteilung zeigen kann und eine Einführung in sein neues Aufgabengebiet gibt. Hierzu gehört auch gegebenenfalls Hilfestellung beim Ausfüllen und Abgeben benötigter Formulare oder bei aufkommenden Fragen.

Sie können auch schon direkt vorab kurze „Kennenlern“-Termine für den Kollegen vereinbaren. Der neue Kollege soll ja schließlich nicht  den ganzen Tag ratlos und allein gelassen an seinem Platz sitzen.

 

Der erste Tag

Informieren Sie den Empfang oder Pförtner, dass ein neuer Kollege kommt. Wenn niemand Bescheid weiß und einem am ersten Tag womöglich noch der Zugang verwehrt wird, macht dies keinen guten Eindruck.

Holen Sie den „Neuen“ ab und zeigen Sie ihm den Weg zu seinem Arbeitsplatz. Sicherlich freut er sich, wenn auf dem Platz schon ein kleines Willkommens-Sträußchen wartet.

Stellen Sie ihm die anderen Kollegen und Vorgesetzten kurz vor. Informieren Sie insbesondere Schnittstellen oder externe Partner noch einmal per Email darüber, dass ein neuer Kollege im Hause ist und welche Aufgaben er übernehmen wird. So ist niemand irritiert, wenn er plötzlich von jemand Fremden kontaktiert wird. Das Verständnis für Fragen und kleine Fehler ist ebenfalls größer, da ja jeder weiß, dass der Kollege neu im Unternehmen ist.

Klären Sie den Kollegen über die Werte, Philosophie und Ziele des Unternehmens auf. Auch kleinere Tipps hinsichtlich Kleiderordnung, Arbeitszeiten, Mittagspause oder Ähnliches sind für jemanden hilfreich, der sich neu einfinden muss.

Fragen Sie den Kollegen, ob er mit Ihnen gemeinsam Pause machen möchte. So fühlt er sich nicht ausgeschlossen und man kann sich beim gemeinsamen Mittagessen besser kennenlernen.

 

Beachten Sie diese Punkte, wird sich der oder die neue Kollegin gleich wohlfühlen und sich schnell und motiviert ins Team integrieren.

 

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Kathrin Mannier3 Comments

Hitze im Büro: Wann der Arbeitgeber handeln muss

Wenn es draußen heiß wird, klettern auch in vielen Büros die Temperaturen nach oben. Der Schweiß rinnt, die Konzentration fällt schwer – doch keine Klimaanlage weit und breit. Muss man das als Arbeitnehmer hinnehmen?

 

Pflichten des Arbeitgebers

Die Antwort lautet: Ja und Nein. Denn einen Anspruch auf Hitzefrei oder eine Klimaanlage im Büro hat man nicht. Dennoch steht der Arbeitgeber in der Pflicht, ab einer bestimmten Arbeitsplatztemperatur zu handeln.

So gibt die Arbeitsstättenverordnung vor, dass bei Arbeitsplätzen, die unter „starker Hitzeentwicklung“ stehen, Mittel zur Verfügung stehen sollten, die die Räume auf eine erträgliche Temperatur herunterkühlen. Hierzu zählen beispielsweise Jalousien oder Ventilatoren. Sinnvoll ist auch das Ausschalten von nicht benötigten elektrischen Geräten oder das Durchlüften durch den Hausmeister in den frühen Morgenstunden. Grundsätzlich gilt an heißen Tagen, dass die Innenraumtemperatur mindestens sechs Grad unter der Außentemperatur liegen sollte.

In der Regel hat auch der Arbeitgeber ein Interesse daran, dass sich seine Mitarbeiter auch im Hochsommer am Arbeitsplatz wohlfühlen. Denn durch Hitze verursachte Müdigkeitserscheinungen und Konzentrationsmangel mindern die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und erhöhen die Unfallgefahr.

Daher gibt es durchaus Unternehmen, die ihren Mitarbeitern bei Hitze kostenfreie Getränke oder Eis spendieren oder auch den Dresscode lockern und kurze Hosen und Röcke für die heiße Zeit tolerieren. Gleitzeitregelungen sind ebenfalls hilfreich, denn so können Mitarbeiter früh anfangen zu arbeiten (wenn es noch nicht so heiß ist) und am Nachmittag früher gehen und sich im Schwimmbad abkühlen.

 

Was tun, wenn sich der Chef quer stellt?

Arbeitnehmern steht ein Beschwerderecht zu, dass sie bei der zuständigen Bezirksregierung anbringen können. Diese erörtert mit dem Unternehmen Maßnahmen, um die Temperaturen zu senken. Wird dem nicht nachgegangen, wird ein Bußgeld fällig.

 

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René Battmer

Travel Management – so lassen sich Dienstreisen übersichtlich abrechnen

Geschäftsreisen werden heutzutage nicht mehr abgewickelt, sondern gemanagt. Je größer ein Unternehmen ist oder je mehr Außendienstler es beschäftigt, desto höher ist der Aufwand, den das Travel Management erfordert. Möglichst günstige Flüge, Bahnreisen und Hotels müssen gebucht, Räumlichkeiten für Meetings oder Tagungen organisiert sowie Reisekosten- und Spesenabrechnungen erstellt werden. Ein gutes Travel Management steuert und optimiert aber auch die Prozessabläufe, die zur Abwicklung nötig sind. Unternehmen, die den Einstieg in eine Softwarelösung planen, sollten sich im Vorfeld genau mit der Thematik befassen. Doch was sollte man dabei beachten? Ich habe einige Punkte zusammengestellt, die es dabei zu berücksichtigen gilt, und gebe einen kurzen Überblick über drei mögliche Travel Management Lösungen.

 

Welche Softwarelösung passt zu den Anforderungen des Unternehmens?

Reisekosten-Software verspricht kürzere Prozesse, niedrigere Kosten, Rechtssicherheit sowie erheblich weniger Bürokratie. Entscheidend ist dabei, ein Tool zu finden, das die Anforderungen des Unternehmens abdeckt, dabei aber nicht zu überdimensioniert ist. Sie können sich folgende Fragen stellen: Wie viele Abrechnungen sind es pro Monat? Sind die Mitarbeiter hauptsächlich im Inland oder auch im Ausland unterwegs? Ist eine mehrsprachige Lösung notwendig, oder reicht eine Software für den Einsatz im deutschsprachigen Raum?

Soll die Software lieber auf eigenen Servern, über Rechner des Dienstleisters oder über eine Cloud betrieben werden? Bei einer Inhouse-Lösung ist die Kompatibilität mit bestehenden IT-Systemen der entscheidende Punkt. Wenn Schnittstellen und komplexe Prozesse separat programmiert werden müssen, können deutliche Mehrkosten anfallen. Verschiedene Anbieter haben Lösungen bis hin zum kompletten Outsourcing im Programm, so dass nur noch die Belege an den Dienstleister geschickt werden müssen. Am Markt setzen sich aber zunehmend Web-basierte SaaS-Anwendungen (Software as a Service) durch. Hier liegt der Vorteil darin, dass die Mitarbeiter auch von unterwegs auf die Anwendung zugreifen können, um bereits während der Reise ihre Abrechnungen anzulegen.

 

Was sollte eine Business Travel Software können?

So gut wie alle Programme, die erhältlich sind, verfügen über die Möglichkeit, Geschäftsreisen mit allen Details zu erfassen und sämtliche Auslagen den verschiedenen Reisen direkt zuzuordnen. In der Software sollte eine Funktion zur elektronischen Belegarchivierung integriert sein, die es ermöglicht, die benötigten Belege elektronisch anzupassen und zu verarbeiten. Wichtig ist außerdem, dass die Softwarelösung Schnittstellen zu den Personalstammdaten, zur Finanzbuchhaltung sowie zu Lohnbuchhaltungsprogrammen beinhaltet − das ist insbesondere für den Steuerberater und das Finanzamt relevant.

Wenn Reisen mit einem Dienstwagen erfolgen, sollte die Software über ein integriertes Fahrtenbuch oder zumindest über eine Schnittstelle zu Fahrtenbuch-Programmen verfügen. Einige Dienstleister bieten eine noch umfassendere Verknüpfung mit anderen Systemen an: die schnelle Erfassung und Erstellung des Fahrtenbuchs durch den Import vom Smartphone, Tablet oder Navigationssystem.

Bei Auslandsreisen ist es besonders wichtig, dass Belege in der Landeswährung inklusive Steuer erfasst werden können. Ein Tool sollte außerdem die Tages- und Übernachtungspauschalen nach den gesetzlichen Standards der Länder ausrechnen können. Einige Anbieter haben sogar eine automatische Aktualisierung von Wechselkursen und Pauschalen implementiert.

 

Drei beispielhafte Lösungen – für Selbständige und Mittelständler

Monkey Reisekosten 2014 eignet sich vor allem für Selbständige und Kleinunternehmer, die auf übersichtliche Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen angewiesen sind. Die Software zum Preis ab 33 Euro läuft auf Mac und PC. Ideal für Freiberufler ist die iPhone- und iPad-App Reisekosten zum Preis von 5,49 Euro, mit der sich alle Kosten und Belege unterwegs erfassen und fotografieren lassen. Die fertigen PDF-Reisekostenabrechnungen oder Zusammenfassungen können per E-Mail verschickt werden.

Die Viatos GmbH will Reisekostenabrechnungen einfach und digital machen. Die Reisekosten-Abrechnung ermöglicht eine ortsunabhängige Eingabe durch die Reisenden oder eine zentrale Reisekostenstelle. Integriert sind unter anderem Unternehmenssoftware wie Finanz- und Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und Controlling, Buchungen über ein Reisebüro oder Online-Buchungssystem sowie Kreditkartendaten. Das Programm läuft entweder auf der eigenen IT-Infrastruktur, per Hosting im Viatos-Rechenzentrum oder als SaaS-Lösung. Die Kosten basieren auf der Anzahl der Nutzer oder der erstellten Reisekostenabrechnungen.

Was für Erfahrungen haben Sie mit Programmen zum Business Travel Management gemacht? Besonders interessieren mich weitere Lösungen für Selbständige und Kleinunternehmer. Ich freue mich wie immer auf Ihre Kommentare.

 

Urheber des Bildes: © olly – Fotolia.com
Urheber des Bildes: © olly – Fotolia.com

 

Kathrin Mannier14 Comments

Fachkräftemangel: Welche Stärken in älteren Arbeitnehmern stecken

Der demografische Wandel macht auch vor Unternehmen nicht halt:  Deutsche Arbeitnehmer werden immer älter.  So sind über 50 Prozent der Erwerbstätigen älter als 50 Jahre – Tendenz steigend. Gleichzeitig fehlen immer mehr Fachkräfte, die deutsche Bevölkerung schrumpft.

Doch nur wenige Unternehmen haben sich bisher mit der veränderten Altersstruktur auseinandergesetzt. Dabei spielen viele Vorurteile eine Rolle: Ältere Arbeitnehmer seien weniger produktiv, kommen mit der Arbeit nicht hinterher, sind nicht bereit Neues zu lernen.

 

Die Stärken der Älteren

Dabei können ältere und erfahrene Arbeitnehmer für Unternehmen einen enormen Wert darstellen, das hat eine Bremer Forschungsstudie ergeben. Demnach sind jüngere Arbeitnehmer zwar meist kreativer, reaktionsschnell und körperlich belastbarer. Ältere Arbeitnehmer haben jedoch im Vergleich eine größere Arbeitsmoral und ein geschulteres Auge für Qualität. Sie können aufgrund Ihres Erfahrungsschatzes besser strategisch und logisch argumentieren und handeln in Stresssituationen überlegt und umsichtig. Sie verfügen häufig über jahrelang gepflegte Kontakte in der Branche und die Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen. Auch das Vorurteil, Ältere hätten größere Schwierigkeiten Neues zu lernen, wurde bereits statistisch widerlegt.

 

Erfolgreiche Einbindung von älteren Arbeitnehmern

Gerade aufgrund des wachsenden Fachkräftemangels setzen Unternehmen zunehmend auf die gezielte Einbindung von älteren Arbeitnehmern. Statt Mitarbeiter jenseits der 50 in Altersteilzeit abzuschieben oder gar zu kündigen, setzen Unternehmen wie VW und Audi diese gezielt ein. So werden ältere Arbeiter mit Projekten betreut, die körperlich weniger anstrengend jedoch in der Umsetzung anspruchsvoller sind. Langjährige Mitarbeiter können ihr Wissen effektiv einsetzen.

Die Bremer Forschungsstudie hat zudem gezeigt, dass gemischte Teams mit jüngeren und älteren Arbeitnehmern gerade bei anspruchsvollen Tätigkeiten bessere Arbeit leisten, als Gruppen, die nur aus jungen oder alten Mitarbeitern bestehen. Der über Jahrzehnte angereicherte Wissensschatz der älteren Mitarbeiter hilft bei Problemlösungen im betrieblichen Alltag.

Fazit

Der zunehmende Fachkräftemangel in Deutschland erschwert es Unternehmen, an einer „Verjüngungsstrategie“ festzuhalten. Es gilt, vorhandendes Potential zun nutzen und Kenntnisse und Fähigkeiten älterer Arbeitnehmer gezielt zu nutzen.

 

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René Battmer2 Comments

Jederzeit alles im Griff – die perfekte Sekretärin

Neudeutsch werden sie mittlerweile Front Office Manager, Team- und Projektassistenz, Executive oder Managing Assistant genannt: Sekretäre/innen. Die Office-Manager(innen) bringen in der Regel eine kaufmännische Ausbildung mit diversen Zusatzqualifikationen oder ein Studium mit, sprechen oft mehrere Fremdsprachen und benötigen Nervenstärke, Geduld, Organisationstalent, Diplomatie und eine hohe Auffassungsgabe. In diesem Jahr unterstützt OTTO Office zum ersten Mal als Partner den Wettbewerb „Deutschlands beste/n Sekretär/in“. Die Büroartikelmarke LEITZ belohnt motivierte Bürofachkräfte, die sich in Sachen Multitasking, Improvisationstalent und Auffassungsgabe beweisen möchten. Grund genug für ein kurzes Interview mit Vorjahressiegerin Rubina Chand, die sich im Finale gegen neun Konkurrentinnen durchsetzen konnte und in diesem Jahr mit in der Jury des Wettbewerbs sitzen wird. Die 36-Jährige Kölnerin ist als Managing-Assistentin bei einer Unternehmensberatung tätig und verrät uns ihr Verständnis vom Berufsbild Sekretärin.

Wie sind Sie zu Ihrem Beruf gekommen? Haben Sie eine klassische Ausbildung gemacht oder ursprünglich etwas ganz anderes?

Nach dem Abitur habe ich eine Ausbildung zur Hotelfachfrau abgeschlossen und danach etwa zwei Jahre im kaufmännischen Bereich im Phantasialand gearbeitet. Nach einem kleinen Exkurs zurück an die Hotelrezeption eines Design Hotels in Köln, habe ich mich spontan auf die Zeitungsanzeige meines jetzigen Arbeitgebers beworben und Erfolg gehabt. Hier arbeite ich mittlerweile schon seit fast zehn Jahren.

 

Wie würden Sie das Berufsbild der Sekretärin kurz zusammenfassen? Hat es sich in den letzten Jahren sehr gewandelt?
Ganz verknappt: Wir sind Allrounder und doch Spezialisten. Auch wenn dieser Satz auf viele Berufe zutrifft, sagt er für mich das Wesentliche aus. In den letzten zehn Jahren hat sich aus meiner Sicht nicht viel geändert. Der Beruf war schon immer mit verantwortungsvollen Aufgaben und Herausforderungen verbunden. Der Joballtag hat sich vielleicht im Laufe der Jahre stetig intensiviert. Man wächst in neue Prozesse hinein, kann mehr mitgestalten und entwickeln.

 

Die Berufsbezeichnung hat sich geändert, die Klischees sind aber oft noch die alten. Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Beruf oft unterschätzt wird? Werden Sie mit Vorurteilen wie „Sekretärinnen kochen doch nur Kaffee“ konfrontiert, und wenn ja, ärgert Sie das?
Ach, das sehe ich ganz locker. Wer noch die veralteten Klischees im Kopf hat, hat wahrscheinlich entweder keine Assistentin oder eine schlechte Arbeitsbeziehung zu ihr. (lacht)

 

Wie gehen Sie mit Zeitdruck um?

Im Grunde gar nicht. In der Unternehmensberatung, in der ich arbeite, gehört Stress zum permanenten Arbeitsalltag, das ist also mein „Normalzustand“. Ich versuche, möglichst geschickt zu priorisieren und notfalls Kolleginnen und Kollegen einzubinden.

Rubina Chand_Platz 1 beim Leitz Sekretärinnen-Wettbewerbs 2
Rubina Chand gewann 2013 den Wettbewerb (Foto: Esselte Leitz)

 

Halten Sie sich für stressresistent? Gibt es Situationen, in denen Sie sich extrem unter Druck gesetzt fühlen?
Stressresistenz ist eine zwingend notwendige Eigenschaft bei uns. Mich belastet es besonders, wenn Dinge scheitern oder nicht wie gewünscht ablaufen, obwohl ich alles dafür Mögliche getan habe. Das ärgert mich dann auch etwas.

 

Was sind die für Sie wichtigsten oder sogar unverzichtbare Büroartikel?
Ich arbeite sehr gerne mit Haftnotizen: Da kann ich schnell kleinere Dinge notieren, und wenn ich diese erledigt habe, werfe ich die Notiz einfach in den Papierkorb. Das verstärkt mein inneres Gefühl, etwas erfolgreich weggearbeitet zu haben.

 

Was macht für Sie den optimalen Chef aus?

In erster Linie muss der zu einem selbst passen. Idealerweise ist man immer freundlich zueinander und hört sich gegenseitig gut zu. Wenn man dann auch noch versteht, was der andere wirklich meint, sollte es rund laufen. Mit meinem Vorgesetzten klappt das ziemlich gut.

 

Zum Abschluss habe ich noch ein paar Fragen zum Wettbewerb. Wie haben Sie sich darauf vorbereitet?

Ich habe mir angesehen, wer in der Jury sitzt und was im Vorjahr über den Wettbewerb zu lesen war. Viel mehr konnte ich mich da auch nicht vorbereiten, denn alles, was für meinen Job notwendig ist, beherrsche ich.

 

Wie haben Sie reagiert, als Sie gewonnen haben? Hat Ihnen der Titel beruflich weitergeholfen?
Als der dritte und der zweite Platz vergeben waren, hatte ich schon mit nichts mehr gerechnet. Daher war ich sehr überrascht und habe mich riesig gefreut. Bis auf den Bekanntheitsgrad und die Anerkennung in meinem beruflichen und privaten Umfeld hat sich für mich nichts verändert. Das war aber auch nicht mein Ziel.

 

Was würden Sie Sekretärinnen mit auf den Weg geben, die sich beim Wettbewerb bewerben möchten?
Bleiben Sie einfach locker und natürlich, Sie haben nichts zu verlieren.

Vielen Dank für das nette Gespräch, Frau Chand.

 

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René Battmer11 Comments

Die Kunst der Mitarbeiterführung

Nachdem ich in meinem letzten Beitrag auf unterschiedliche Hierarchieebenen in Unternehmen eingegangen bin, möchte ich Ihnen einen Überblick über einige ausgewählte Führungsstile geben. Was sind mögliche Fehler, die bei der Mitarbeiterführung vermieden werden sollten? Den einzig richtige Führungsstil gibt es nicht, da er immer von der individuellen Persönlichkeit des Vorgesetzten abhängig ist. Die Art der Mitarbeiterführung hat sich sehr gewandelt: War früher eine autoritäre Führungskraft gefragt, legen viele Unternehmen heute Wert auf visionäre oder charismatische Vorgesetzte, die Mitarbeiter mitreißen und begeistern, die aber gleichzeitig auch strategisch und vernetzt denken sollen.

 

 Die klassischen Führungsstile nach Lewin

Der Sozialpsychologe Kurt Lewin unterschied bereits um 1930 drei verschiedene Führungsstile:

Bei der autoritären Führung entscheidet und kontrolliert ein Vorgesetzter allein. Die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, und führen nur aus. So hat die Führungskraft zwar die Fäden in der Hand, die im wahrsten Sinne des Wortes Untergebenen bleiben aber unmündig, was gute Leute aus dem Unternehmen treiben kann. Wer bleibt, fühlt sich im schlimmsten Fall für gar nichts verantwortlich. Ein weiterer Nachteil sind die sehr langen Entscheidungswege, wenn alles ganz oben abgesegnet werden muss.

Beim kooperativen oder auch demokratischen Führungsstil überträgt der Vorgesetzte den Mitarbeitern fest definierte Entscheidungsbefugnisse und steht mit ihnen im Dialog. Ihm ist bewusst, dass er sich nicht in allen Sachgebieten perfekt auskennen kann und seine Mitarbeiter in der Lage sind eigene, vielleicht sogar bessere Entscheidungen zu treffen. Ein Vorgesetzter gibt Ziele vor, die erfüllt werden sollen, und versteht sich vor allem als Koordinator und Partner. Es besteht aber die Gefahr, dass nicht jeder Mitarbeiter mit seinen Freiräumen und seiner Verantwortung umgehen kann, und deshalb an seinen Zielen scheitert.

Beim Laisser-faire-Stil (aus dem Französischen: „gewähren oder machen lassen“) hält sich der Chef komplett aus dem Tagesgeschäft heraus. Die Mitarbeiter haben volle Freiheit, entscheiden und kontrollieren allein. Wer „machen lässt“, muss seine Angestellten besonders sorgfältig danach auswählen, dass sie selbständig und autonom arbeiten können − und das tatsächlich auch wollen. Nur dann kann ein Vorgesetzter sich wirklich aus dem operativen Geschäft „ausklinken“, um visionäre und strategische Aufgaben zu erfüllen, und muss dabei keine Angst haben, dass der Geschäftsbetrieb aus dem Ruder läuft.

Daraus haben sich in den vergangenen Jahrzehnten eine Vielzahl weiterer Führungsmethoden entwickelt. Dazu gehören unter anderem das Management by Objectives (MbO)  und Management by Exception (MbE).

 

Führung durch Ziele: MbO

Die Führung erfolgt dadurch, dass Vorgesetzter und Mitarbeiter gemeinsam Ziele festlegen, etwa dass Kundenanfragen innerhalb einer bestimmten Zeit beantwortet werden sollen. Wie die Ziele erreicht werden, ist im Wesentlichen Sache der Mitarbeiter; als Anreiz dient oft eine leistungsbezogene Bezahlung. MbO lässt der individuellen Initiative und Verantwortung großen Spielraum, fördert Motivation und Engagement, die jeweils höhere Managementebene wird entlastet. Das Konzept hat auch Nachteile: Für die Führungskräfte bringt es einen Mehraufwand mit sich. Ungenaue Zielformulierungen können außerdem zu Unklarheiten und Konflikten führen, und unter den einzelnen Mitarbeitern kann es zu einem scharfen Wettbewerb kommen.

 

Führung nach dem Ausnahmeprinzip: MbE

Hauptziel der Führung nach dem Ausnahmeprinzip ist die Entlastung der Führungskräfte, damit diese sich auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Die Mitarbeiter treffen eigene Entscheidungen und erst wenn sie ihre Aufgaben nicht erfüllen oder Abweichungen entstehen, schalten sich höhere Führungsebenen ein. So steigt das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter, die sehr selbständig arbeiten können – ohne das Risiko, große Fehlentscheidungen zu treffen. Wichtig dabei: Kompetenzen und Verantwortungen müssen klar definiert werden. Außerdem ist eine klare Definition nötig, was als außerordentliche Abweichung gilt, also was Ausnahme und was Regel ist. MbE birgt die Gefahr, dass unangenehme oder negative Ereignisse mit Verzögerung oder gar nicht gemeldet werden. Mitarbeiter können sich außerdem unterschätzt fühlen, da ihnen die Lösung von Ausnahmefällen nicht zugetraut wird.

 

Fehler vermeiden

Führungsfehler können sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter und das Betriebsklima auswirken. Typisch sind etwa ein nicht vorhandener Führungsstil, schlechte Zielvorgaben oder die Unfähigkeit, Entscheidungen zu treffen. Auch die mangelnde Fähigkeit für Lob und Kritik gehört zu den typischen Fehlern. Ein angespanntes Verhältnis zum Vorgesetzten kann die Bereitschaft der Mitarbeiter sich zu engagieren, erheblich dämpfen. Im schlimmsten Fall wird das Verhältnis zwischen Führungskraft und Mitarbeiter so nachhaltig gestört, dass die innere Kündigung erfolgt. Für Vorgesetzte ist es deshalb besonders wichtig, sich immer wieder selbst zu überprüfen und bei Problemen mit Mitarbeitern aktiv das Gespräch zu suchen. Worauf Führungskräfte achten und welche Fehler ihnen nicht unterlaufen sollten, erfahren Sie hier.

Wenn Sie tiefer in das Thema Führungsstile einsteigen möchten, empfehle ich Ihnen einen Überblick bei anleiten.de. Ob Vorgesetzter oder Mitarbeiter: Welche Erfahrungen haben Sie mit unterschiedlichen Führungsmethoden gemacht? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

 

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Carsten Voeller

Rechtsratgeber (Teil 1) Wann darf ich Urlaub nehmen?

Gut, wenn man sich auskennt. In Deutschland gibt es eine Menge Gesetze zugunsten des Arbeitnehmers. So wie auch das Bundesurlaubsgesetz, welches dem Schutz und der Erholung der Mitarbeiter dient. Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Wie viel Urlaub einem überhaupt zusteht und welche Rechte und Pflichten man sonst noch hat, möchten wir Ihnen mit diesem Beitrag gerne näher bringen.

 

Wie lang ist der gesetzliche Mindesturlaub?

Die Mindestdauer des Urlaubs beträgt bei einer 6-Tage-Woche mindestens 24 Werktage.

Werktage sind alle Tage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind, sprich Montag – Samstag.

Dies entspricht einer Gesamtdauer von 4 Wochen.

Für Arbeitnehmer, die weniger als sechs Tage in der Woche arbeiten, werden die 24 Werktage in Arbeitstage umgerechnet:

 

24 Werktage / 6 Werktage  = 4 Wochen Urlaub

Also:

4 Wochen Urlaub x 6 Werktage = 24 Werktage Urlaub

 

Beispiel anhand einer 5-Tage-Woche:

4 Wochen Urlaub x 5 Arbeitstage = 20 Arbeitstage Urlaub

 

D.h. einem Arbeitnehmer, der 5 Tage in der Woche arbeitet, stehen 20 Arbeitstage zu.

Folglich gibt es bei einer 4-Tage-Woche nur noch 16 Urlaubstage. Dies kann man dementsprechend immer weiter herunterrechnen.

 

Ab wann hat man Anspruch auf den vollen Urlaub?

Den vollen Urlaubsanspruch erwirbt der Arbeitsnehmer allerdings erst nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses (nicht zu verwechseln mit der Probezeit). Das heißt aber nicht, dass man in den ersten 6 Monaten überhaupt keinen Urlaub nehmen darf. In dieser Zeit hat man das Recht auf Teilurlaub.

 

Was ist Teilurlaub?

Für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses darf man ein Zwölftel des Jahresurlaubs in Anspruch nehmen.

Beispiel:

Otto O. hat sein Arbeitsverhältnis zum 01.02.2014 begonnen und arbeitet vollzeitig 5 Tage in der Woche. Er hat in einem Kalenderjahr einen Urlaubsanspruch von insgesamt 20 Tagen. Im April möchte er gerne schon Urlaub nehmen. In diesem Fall darf er für jeden vollen Monat des Bestehens im Unternehmen (20 Tage / 12 = ) 1,66 Urlaubstage nehmen. Aufgrund seines bisher 2-monatigen Bestehens (Februar – April) stehen Otto O. nun (1,66 x 2 = ) 3,32 Urlaubstage zu.

Sobald er die 6-monatige Wartezeit überstanden hat, dürfte er theoretisch seinen kompletten Urlaubsanspruch von 20 Tagen am Stück ausnutzen.

Praktisch gesehen hat der Arbeitgeber aber auch noch Mitspracherecht.

 

Wie viele Urlaubstage am Stück muss der Arbeitgeber mindestens gewähren?

Der Arbeitgeber muss seinen Mitarbeitern mindestens 12 zusammenhängende Tage Urlaub gewähren, solange dem keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen.

Beispiel:

Otto O. möchte gerne eine Rundreise machen und reicht nach einem halben Jahr seines Arbeitsbeginns bei seinem Arbeitgeber 20 Tage Urlaub am Stück ein. Sein Chef braucht Otto allerdings, da sonst niemand die Ablage machen kann. Otto O. kann in solch einem Fall auf mindestens 12 aufeinanderfolgende Werktage bestehen (solange er Anspruch auf Urlaub von mehr als 12 Werktagen hat).

 

Hat man ein Recht auf gewünschten Urlaub?

Der Arbeitnehmer kann Urlaubswünsche äußern und diese sind zu berücksichtigen, solange denen keine dringenden betrieblichen Belange oder Urlaubswünsche von sozial vorrangig gestellten Personen im Wege stehen.

 

Was passiert, wenn man während des Urlaubs krank wird?

Sobald ein Arbeitsnehmer während dieser Zeit erkrankt, werden diese Tage nicht auf den Urlaub angerechnet.

Aber: Dafür ist ein ärztliches Zeugnis notwendig.

Beispiel:

Otto O. wird während seines 10-tägigen Urlaubs krank. Das ist ärgerlich, denn Otto kann sich so nun gar nicht von der Arbeit erholen. Er lässt sich von seinem Arzt untersuchen und bekommt ein ärztliches Zeugnis für 3 Tage. Otto reicht es sofort bei seinem Chef ein und ihm werden somit 3 Urlaubstage wieder gutgeschrieben.

 

Was passiert, wenn man nicht den ganzen Urlaub in einem Kalenderjahr in Anspruch genommen hat?

Arbeitnehmer haben die Möglichkeit ihren Urlaub auf die ersten 3 Monate des nächsten Kalenderjahres zu übertragen, aber nur wenn  der Grund der Verschiebung in dringenden betrieblichen Fällen oder in der Person des Arbeitnehmers, z.B. eine Krankheit, liegt.

Beispiel:

Herr O. möchte seine letzten Urlaubstage für dieses Kalenderjahr aufbrauchen und plant im Dezember vom 20.12. – 31.12.2014 seine freien Tage. Nun wird Herr O. jedoch schon an seinem 1. Urlaubstag am 20.12. krank und wird von seinem Hausarzt krankgeschrieben. Seine letzten Urlaubstage konnte er somit nicht mehr nehmen und diese werden dadurch auf das nächste Jahr übertragen.

 

Das ist während des Urlaubs verboten!

Arbeitnehmer dürfen während dieser Zeit keiner Erwerbstätigkeit nachgehen, da der Urlaub der Erholung dient und dadurch nicht erreicht wird.

Prüfen Sie bei der Gelegenheit doch gleich einmal Ihren Arbeitsvertrag und wie viel Urlaub Ihnen zusteht. Allerdings möchten wir noch einmal darauf hinweisen, dass es natürlich immer individuelle Abweichungen vom Gesetz gibt. Auch bieten viele Arbeitgeber ihren Mitarbeitern weitere Vorteile und gewähren zusätzliche Urlaubstage. Wundern Sie sich also nicht, wenn Sie eventuell mehr Urlaubstage haben als gesetzlich vorgesehen.

 

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Kathrin Mannier1 Comment

Der Livechat – ein Tool für mehr Kundennähe

Der Online-Handel wächst und mit ihm der Anspruch der Online-Käufer. Übersichtlich und informativ muss das Angebot eines Online-Shops sein. Einfach und unkompliziert der Kauf. Und: schnell erreichbar der Kundenservice, wenn Fragen oder Probleme auftreten.

Immer mehr Unternehmen bieten Ihren Kunden daher Livechats an, die es dem User ermöglichen, bei Bedarf direkt Kontakt mit dem Anbieter aufzunehmen.

Seit März 2014 gibt es den Livechat auch bei OTTO Office. Torsten Oellerich, Bereichsleiter Kundenservice, erklärt die Beweggründe.

 

Warum hat sich OTTO Office für den Livechat entschieden? Welchen Vorteil bietet ein Livechat gegenüber herkömmlichen Service-Kanälen?

Bisher hatten Kunden die Möglichkeit, uns per Email, Fax oder telefonisch zu kontaktieren. Doch gerade im Online-Geschäft wollten wir unseren Kunden einen zusätzlichen Service-Kanal bieten, über den sie uns direkt und sofort kontaktieren können. Der Kunde muss so nicht erst zum Hörer greifen oder das Email-Programm starten, sondern kann direkt von der Seite auf der er sich gerade befindet, Kontakt aufnehmen. Schnell, unkompliziert und kostenlos.

Einer der Vorteile eines Live-Chats in der Kundenbetreuung ist seine Fähigkeit, der Website eine menschliche Note zu verleihen. Das ermöglicht uns, über die Beschränkungen einer statischen Website hinauszugehen und bei den Website-Besuchern einen positiven, persönlichen Eindruck zu hinterlassen.

 

Für wen ist der Livechat besonders interessant?

Der Livechat eignet sich besonders für Kunden, die spontan eine Beratung zu Ihrem Online-Einkauf wünschen und bei denen während des Stöberns im Shop oder während des Bestellvorgangs Fragen auftreten, die sie gerne schnell und unkompliziert beantwortet hätten. Ist sich ein Kunde beispielsweise nicht sicher, welches Produkt das richtige für seine Bedürfnisse ist,  kann der Kundenservice-Mitarbeiter ihn direkt beraten und ihm den Link zu einem passenden Produkt schicken.

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Für Torsten Oellerich, Bereichsleiter Kundenservice bei OTTO Office, hat Kundennähe oberste Priorität

 

Wann und wo kann der Kunde den Livechat nutzen?

Der Kunde kann von jeder Seite im Online-Shop den Livechat über einen Button starten. Eine Anmeldung ist hierfür nicht nötig. Während der Öffnungszeiten ist immer ein Mitarbeiter aus dem Kundenservice erreichbar. Gestaltet sich das Anliegen des Kunden etwas umfangreicher, bieten wir einen Rückruf an.

 

Welche Ziele sollen mit der Einführung des Livechats erreicht werden?

Für uns steht der Service-Gedanke an erster Stelle. Wir möchten dem Kunden einen weiteren kostenlosen Kommunikationskanal bieten, über den er uns schnell erreichen kann. Gerade im Online-Geschäft ist es wichtig, Unsicherheiten zu nehmen und das Vertrauen in den Internet-Kauf zu stärken. Unser oberstes Ziel sind zufriedene Kunden.

 

Vielen Dank für das Gespräch!

 

 

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René Battmer1 Comment

Hierarchie flach, Motivation hoch?

Sich respektiert und anerkannt zu fühlen, gehört im Job ebenso wie im Privaten zu den Grundbedürfnissen. Wer von seinem Vorgesetzten als ein gleichwertiges Gegenüber behandelt wird, arbeitet gern, ist motiviert und identifiziert sich mit seinem Arbeitgeber. Während steile Hierarchien jahrzehntelang für Anweisung und Kontrolle standen, bieten mittlerweile immer mehr vor allem kleinere Firmen flachere Hierarchien und mehr Eigenverantwortung für den Einzelnen.

Unzufriedene Mitarbeiter haben ein größeres Burnout-Risiko

Oft stehen zu viele Hierarchiestufen der Umsetzung von Strategien im Weg. Bis geplante Maßnahmen von der Geschäftsleitung „ganz oben“ bis zu den Arbeitnehmern „ganz unten“ kommuniziert sind, vergeht oft viel Zeit. Außerdem besteht die Gefahr, dass zuletzt nur wohlklingende Strategiepapiere übrig bleiben, die kaum noch umsetzbar sind. Die Motivation der Mitarbeiter dürfte sich dabei in Grenzen halten. Daraus folgt erfahrungsgemäß eine immer stärkere Unzufriedenheit mit der Führungsebene und deren mangelndem Praxisbezug. Wer noch dazu jede einzelne Handlung absegnen lassen muss, hat nicht das Gefühl, seine Arbeitsbereiche aktiv mitgestalten zu können. Ärzte der Universitätsklinik für Innere Medizin in Graz sehen sogar ein erhöhtes Risiko für Burnout bei einer geringen Arbeitszufriedenheit und einem schlechten Verhältnis zu Vorgesetzten. Weniger Chancen hat ein Burnout laut Erkenntnissen der Mediziner bei hoher Selbstbestimmung und einer Wertschätzung der Leistungen.

Daraus lässt sich schließen: Je steiler die Hierarchien, desto weniger fühlen sich die Mitarbeiter der gemeinsamen Sache verpflichtet. Flache Strukturen stärken den Workflow, die Arbeit wird schneller und motivierter erledigt. Dass sich Organisationen mit flachen Strukturen grundsätzlich besser entwickeln als traditionelle Hierarchien, fasst der amerikanische Ökonom Gary Hamel in seinem Buch „Worauf es jetzt ankommt – Erfolgreich in Zeiten kompromisslosen Wandels, brutalen Wettbewerbs und unaufhaltsamer Innovationen“ (ISBN: 978-3-52750713-9, 29,90 Euro) zusammen. Er empfiehlt unter anderem: „Wenn Sie einsatzwillige Mitarbeiter haben möchten, müssen Sie ihnen Freiräume schaffen. Mit dem Freiraum muss aber auch die Verantwortung auf den Mitarbeiter übergehen. Richten Sie natürliche, möglichst flache Hierarchien ein: Tiefe vertikale Strukturen neigen dazu, althergebrachte Denkweisen fortzuführen, selbst wenn das nicht die passende Antwort auf Veränderungen darstellt.“

Hier muss sich etwas ändern

Flache Organisationsstrukturen eignen sich unter anderem für innovative Unternehmen mit kleinen Teams, die auf Wandel schnell und kreativ reagieren können. Immer öfter verschlanken Unternehmen ihre Organisation und machen dabei aus der Not eine Tugend: um Kosten zu sparen und motivierte Mitarbeiter anzuziehen. Für die „alteingesessenen“ Kollegen sind Veränderungen allerdings nicht immer einfach, da sie Angst davor haben, welche Folgen sich für sie ergeben.

Mitglieder der oberen Führungsebenen stehen vor wichtigen Fragen: Gehen Macht und Einfluss bei flachen Hierarchien verloren? Verändern sich die Anforderungen an die Führungsebene? Und vielleicht die für die Praxis entscheidendste: Wie lässt sich die Rolle als Führungskraft in flachen Hierarchien finden und ausfüllen? Auch bei den Mitarbeitern entsteht Unsicherheit, wenn im Arbeitsalltag kaum noch eine Führung sichtbar ist. Geklärt werden muss zum Beispiel, wer künftig wem Anweisungen erteilt. Damit Veränderungen und eine Neuorganisation im Unternehmen gelingen, muss die ganze Mannschaft mit an Bord sein.

Flach oder doch lieber steil?

Unternehmen mit flachen Hierarchien eignen sich für Mitarbeiter, die im Job ein hohes Maß an Verantwortung und Eigeninitiative wünschen und sich in einer Kultur des Vertrauens wohl fühlen. Sie genießen mehr Freiheiten, können Entscheidungen beeinflussen, sind flexibler und unabhängiger. Andererseits wird von ihnen mehr Selbstorganisation erwartet. Ob ein Arbeitnehmer in flachen Hierarchien zufrieden ist, ist oft auch eine Frage des grundsätzlichen Charakters: Manche Menschen brauchen klare Aufgabenstellungen und eine Struktur, in der sie einen ganz bestimmten Platz haben − dann passt ein Unternehmen mit steilen Hierarchien besser. Wer dagegen gern vernetzt denkt, selbständig ist und Freiheit benötigt, wird sich innerhalb flacher Hierarchien wohler fühlen. Auch für Berufseinsteiger können Firmen mit kurzen Entscheidungswegen und großer eigener Verantwortung ideal sein, denn hier können sie schnell eigenständig Aufgaben übernehmen.

Haben Sie Erfahrungen mit unterschiedlichen Unternehmensstrukturen, also flacheren und steileren Hierarchien, gemacht? Wie arbeiten Sie lieber und warum? Ich freue mich auf Ihre Kommentare. In einem meiner nächsten Beiträge werde ich übrigens verschiedene Führungstechniken vorstellen und vergleichen. Falls Sie zu dem Thema besondere „Wünsche“ haben, können Sie mir gern eine Anregung hinterlassen.

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Carsten Voeller1 Comment

8 Tipps für eine gute Work-Life-Balance

Wenn man abends auf der Couch noch über die bevorstehende Arbeit grübelt und morgens im Büro über private Angelegenheiten nachdenkt, sollte man eventuell etwas ändern.

Vielen Arbeitnehmern fällt es schwer Privatleben und Beruf voneinander zu trennen und ein Gleichgewicht zwischen beiden herzustellen. Denn wird sich zu viel auf die Arbeit konzentriert, wird die Lebensqualität eingeschränkt. Im Gegensatz dazu rückt bei zu viel Freizeit die Arbeit in den Hintergrund.

Findet man keine Balance, wird man unzufrieden und gestresst.

Was Sie tun können  um Ihr Privatleben und Arbeit miteinander in Einklang zu bringen und was eine gute Work-Life-Balance ausmacht, erfahren Sie im Folgenden:

 

1.       Ausreichend schlafen

Um auf der Arbeit nicht übermüdet zu sein, nehmen Sie sich die Zeit um ausreichend zu schlafen. Mindestens 7 – 8 Stunden am Tag sollten es sein, um sich fitter und leistungsfähiger zu fühlen.

 

 2.       Keine Hektik

Vermeiden Sie Hektik am Morgen. So gehen Sie gestresst zur Arbeit ohne überhaupt schon etwas geleistet zu haben.

Also: Wecker stellen und Disziplin beim frühen Aufstehen beweisen.

 

3.       Zeitmanagement

Um Stress zu vermeiden, organisieren Sie Ihre Zeit sinnvoll. Machen Sie sich zu Beginn des Tages einen Plan wann Sie was machen werden. Konzentrieren Sie sich außerdem auf das Wesentliche und lassen Sie sich nicht ablenken. So geht keine wertvolle Zeit verloren und man kommt besser mit der Arbeit voran.

 

 4.       Ziele schriftlich setzen

Statt schwammigen Aussagen wie „Ich muss in Zukunft wieder mehr Sport machen“, schreiben Sie Ihre Wünsche und Ziele nieder. Das Aufschreiben wirkt wie ein Vertrag mit sich selbst. Somit werden Ihre Ziele verbindlicher und man hält länger durch.

 

5.       Privates Handy & Notebook

Ihr privates Handy und Notebook sollte auch Ihr Privates bleiben. Sobald Sie es mit Ihrem beruflichen E-Mailprogramm verknüpft haben, verfolgen Sie diese Nachrichten auch nach Hause.

Lassen Sie nach dem Feierabend von der Arbeit los und konzentrieren Sie sich nur noch auf sich selbst.

 

6.       Richtig entspannen

Abschalten muss erst gelernt sein, denn nicht bei allen vermeintlichen Entspannungstechniken kann man auch wirklich zur Ruhe kommen. Eine schlechte Entspannung bietet beispielsweise das Fernsehen. Dabei kommt der Körper zwar zur Ruhe, doch das Gehirn arbeitet auf Hochtouren. Besser wäre ein Spaziergang oder sich ein Bad zu nehmen.

Um wirklich ganz abschalten zu können, suchen Sie sich etwas womit Körper und Kopf gleichzeitig herunterfahren können.

 

7.       Negativen Stress vermeiden

Mit dem Wort Stress wird meist etwas Negatives verbunden. Müssen wir dringend zur Arbeit, sind aber schon spät dran oder hetzen wir von einem Termin zum anderen, reden wir von Stress. Diese Art wird auch als Distress bezeichnet, den wir so gut es geht vermeiden sollten. Doch dass uns Stress auch glücklich machen kann, ist nicht vielen bewusst. Wenn wir beispielsweise Sport machen oder Vorbereitungen für eine Urlaubsreise treffen, spricht man von dem sogenannten Eustress. Dieser tritt immer dann auf, wenn wir gefordert, jedoch mit positiven Gefühlen belohnt werden. Diese Art von Stress hält uns lebendig und tut uns und unserem Selbstwertgefühl gut.

Man sagt auch, dass der Eustress sich sogar als eine Art Stressbewältigung zum Distress eignet.

 

8.       Wöchentliche Termine

Vereinbaren Sie wöchentliche Termine, nur diesmal nicht mit Ihrem Chef oder Arbeitskollegen, sondern mit Ihrer Familie, Freunde oder Ihrem Partner. Legen Sie einen Tag in der Woche fest, an dem alle zusammenkommen und etwas unternehmen. Sei es ein gemeinsamer Spieleabend oder Essengehen im Lieblingsrestaurant. So geht die Freizeit nicht unter und man kann sich immer wieder auf ein bestimmtes Ereignis in der Woche freuen.

 

Fazit

Eine gute Work-Life-Balance ist wichtig für unsere Gesundheit und unser Wohlbefinden. Je zufriedener wir mit uns selbst sind, desto positiver wirkt es sich sowohl im Beruf als auch auf unser privates Umfeld aus.

 

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