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Kreativität trifft auf Methode

Kreativloch

Manchmal ist mein Kopf genauso leer wie ein neues Worddokument, ich bin energielos, unmotiviert und uninspiriert − ich sitze in einem Kreativitätsloch und fühle mich, als würde ich nie wieder herausfinden. Da die Muse mich leider nicht immer von allein küsst, gilt es, selbst aktiv zu werden, um aus dem Loch herauszukommen. Es gibt diverse Kreativitätstechniken, um eingefahrene Denkmuster zu durchbrechen und einen Rahmen für die Ideenfindung zu schaffen; mit Brainstorming und Mind Mapping habe ich in früheren Beiträgen bereits auf zwei hingewiesen. Heute stelle ich drei weitere Techniken vor, mit denen sich allein oder gemeinsam im Team Wissen neu vernetzen und das kreative Potenzial ausschöpfen lässt.

Sechs Hüte für die Kreativität

Viele Wege führen zur Lösung, wusste der Kognitionswissenschaftler Edward de Bono, der die Sechs-Hüte-Methode entwickelte. Sie hat zum Ziel, unterschiedliche Positionen zu einem Thema unter verschiedenen Denkansätzen durchzuspielen. Dabei trainiert und fördert sie die Fähigkeit des flexiblen Umdenkens. Was zu Beginn noch schwer erschien, wird so immer mehr zur Gewohnheit. Zur Durchführung sind sechs Teilnehmer und ebenso viele symbolische Hüte notwendig, die aus farbigem Papier gefaltet werden oder alternativ aus farbigen Kärtchen bestehen. Jeder Hut steht für eine bestimmte Denkrichtung bzw. Perspektive − wer einen Hut aufsetzt, nimmt den jeweiligen Standpunkt ein.

Die Farben stehen für:

  • Weiß: Objektivität und Neutralität
  • Rot: Emotionalität und persönliche Meinung
  • Schwarz: Zukunftssorge und Pessimismus
  • Gelb: Chancen und Optimismus
  • Grün: Kreativität und Innovation
  • Blau: Kontrolle und Ordnung

 

Mit der Sechs-Hüte-Methode lässt sich ein guter Überblick über die Thematik gewinnen. Indem die Teilnehmer unterschiedliche Denkrichtungen einnehmen, betrachten sie die Problemstellung aus verschiedenen Perspektiven in ihrer Vollständigkeit. Die Technik fördert die Kreativität und hilft zum Beispiel in angespannten Diskussionen Konfrontationen abzubauen. Zusätzlich gibt die Rolleneinnahme persönliche Sicherheit. Eine umfassende Beschreibung finden Sie im Blog Zeitblüten.

 

Kreatives Schreiben mit der 635-Methode

Der Name 635 steht für sechs Teilnehmer, drei Ideen und fünf Weitergaben. Damit lässt sich auch schon der Ablauf beschreiben: Jeder Teilnehmer erhält ein Blatt Papier, auf das er eine Tabelle mit drei Spalten und sechs Zeilen zeichnet. Er hat die Aufgabe, spontan drei Ideen in die erste Zeile der Tabelle zu notieren, die sich auf eine vorher formulierte Ausgangsfrage beziehen. Nach fünf Minuten gibt er das Blatt an den nächsten Teilnehmer weiter, der die drei Ideen in der nächsten Zeile weiterentwickeln und verbessern soll. Das wird so lange gemacht, bis jeder der Teilnehmer jedes Blatt einmal hatte. Nach fünf Weitergaben sind also alle Tabellenfelder gefüllt. So kann ein Team innerhalb kurzer Zeit zahlreiche Ideen oder Lösungsansätze erarbeiten, die sich hinterher auswerten lassen.

 

Walt Disney und die Stühle

Auch der Schöpfer von Micky Maus und Donald Duck litt zeitweise unter Denkblockaden. Um sie zu überwinden, entwickelte Disney eine Methode, die auf einem Rollenspiel basiert. Dabei beleuchten und diskutieren ein oder mehrere Teilnehmer ein Problem oder ein Ziel aus drei Blickwinkeln:

  • Der Träumer ist subjektiv und enthusiastisch, sprüht vor Ideen und ist eine Art träumerischer Visionär. Er kümmert sich nicht darum, ob seine Ideen realistisch und in der Praxis umsetzbar sind.
  • Der Ideenoutput des Träumers wandert zum Kritiker, der so etwas wie ein Qualitätsmanager ist. Er sucht Schwachpunkte und Fehler, hinterfragt alles und übt konstruktive Kritik.
  • Der Realist versucht, die Aussagen des Träumers und des Kritikers auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Er denkt pragmatisch, entwickelt einen Maßnahmenplan und die dafür notwendigen Ressourcen.

 

Zusätzlich kann ein vierter Teilnehmer als neutraler Beobachter und Berater fungieren. Stellen Sie vier Stühle auf und beschriften Sie sie mit den einzelnen Rollen, so dass jeder Teilnehmer immer die Rolle der anderen erkennen kann. Wenn Sie die Methode allein durchführen, beginnen Sie auf der neutralen Position und analysieren das Problem. Danach setzen Sie sich jeweils für einen bestimmten Zeitraum auf die anderen Stühle, nehmen die jeweilige Rolle ein und argumentieren aus dieser Perspektive. In der Gruppe nehmen verschiedene Teilnehmer die unterschiedlichen Positionen ein und diskutieren solange, bis ein Standpunkt erreicht ist. Danach werden die Rollen gewechselt, bis jeder Teilnehmer auf jedem Stuhl gesessen hat. Die Walt-Disney-Methode macht großen Spaß, und innerhalb des Rollenspiels entstehen konstruktive und effektive Diskussionen, die zu neuen Lösungsansätzen führen.

Können Sie weitere Kreativitätstechniken empfehlen? Wie immer freue ich mich über Anregungen, Tipps und Ihr Feedback.

 

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Der strategische Blick: Projektportfolio-Management für eine höhere Unternehmenseffektivität

Zum Thema Projektmanagement finden Sie im OTTO Office Blog bereits diverse Artikel. Als „kleinste Einheit“ beschreibt es die Führung und das Management eines einzelnen Projekts. Das Programm-Management als nächstgrößere Einheit fasst mehrere Projekte thematisch zu einem Programm zusammen. Heute soll es um „das Große Ganze“ gehen: Das Projektportfolio-Management (PPM) betrachtet alle Projekte und Programme gleichzeitig und übergreifend, um sie schnell und übersichtlich strategisch zu bewerten, zu priorisieren und zu steuern. Während es beim Projektmanagement um die effiziente Umsetzung der einzelnen Projekte geht, zielt das PPM auf eine höhere Gesamteffektivität.

Unternehmen müssen unter einem strategischen Gesichtspunkt entscheiden, welche Projekte sie realisieren wollen, denn ihre finanziellen Mittel sind in der Regel begrenzt. Ein wirkungsvolles Projektportfolio-Management schafft eine Entscheidungsgrundlage für notwendige Investitionen, die tatsächlichen Mehrwert bringen. Dabei soll das PPM Transparenz und einen Überblick über die gesamte Projektlandschaft schaffen. Ein weiteres Ziel ist das Alignment, also die möglichst reibungslose Abstimmung zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen und der IT. Übergeordnete Ziele sind die strikte Ausrichtung der Projekte an der unternehmerischen Gesamtstrategie sowie die fortlaufende Erfolgsmessung und Steuerung aller Projekte.

Bewerten, auswählen, priorisieren und steuern

Beim Projektportfolio-Management werden Budgets nicht von einzelnen Abteilungen sondern zentral vergeben. Für die Entscheidung, welche Projekte am wichtigsten sind, werden sie zunächst objektiv und nachvollziehbar anhand von Kriterien wie Budget oder Risiko bewertet. Sobald die wichtigsten Projekte identifiziert und priorisiert sind, steht die strategische Steuerung des Projektportfolios an. Auf Basis von Statusberichten erhebt der Projektportfolio-Manager den Fortschritt der Einzelprojekte und analysiert die Auswirkungen auf die Projektlandschaft, um eventuelle Konfliktpotenziale rechtzeitig zu erkennen. All das ist – im Gegensatz zum Projekt- und Programm-Management – ein fortlaufender Prozess ohne „Ablaufdatum“, der dem Unternehmensmanagement aufzeigt, welchen strategischen Handlungsspielraum es hat. Langfristig ermöglicht ein wirkungsvolles PPM die Senkung von Kosten und die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen.

Die Ziele im Blick

Damit ein Unternehmen gesund wachsen kann, benötigt es eine Vielzahl an großen und kleinen Projekten, die übergreifend geplant und gesteuert werden sollten, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden und weder Zeit, Geld noch Ressourcen zu verschwenden. Damit sie strategisch lohnende Projekte ins Portfolio einsteuern können, müssen Unternehmen zuerst konkrete Ziele formulieren, die sie aus der Gesamtstrategie ableiten. Dabei sollten weder zu viele noch zu allgemein gehaltene Ziele formuliert werden, sonst droht „Verzettelung“.

Klare, mess- und überprüfbare Ziele lassen sich zum Beispiel mit Hilfe des SMART-Prinzips formulieren. SMART ist die Kurzform für „Specific Measurable Accepted Realistic Timely“ und steht für folgende Grundsätze:

  1. Spezifisch: Ein Ziel muss eindeutig festgelegt werden, nicht vage und allgemein.
  2. Messbar: Es muss anhand klarer Kriterien messbar sein.
  3. Ausführbar und akzeptabel: Ein Ziel muss für den Betroffenen akzeptabel sein, er muss mit der Vereinbarung einverstanden sein und die Zielvereinbarung annehmen.
  4. Realistisch: Vereinbarte Ziele müssen mit realistischem Aufwand erreichbar sein.
  5. Terminierbar: Es ist ein genauer Termin festzulegen, bis zu dem das Ziel zu erreichen ist.

Sind wir überhaupt erfolgreich?

Mithilfe von PPM-Software lässt sich herausfinden, ob ein Projekt zur Umsetzung des jeweiligen Unternehmensziels beigetragen hat, und ob das Projektportfolio überhaupt sinnvoll ist. Eine gute Software bietet unter anderem Funktionen zur Leistungsanalyse und -Bewertung, die die tatsächlichen Kosten und den echten Nutzen von Projekten, Produkten und Mitarbeitern sichtbar machen. Unternehmen haben unter anderem branchenbedingt unterschiedliche Anforderungen an die Software; bei der Auswahl der passenden Lösung spielen außerdem auch die subjektiven Einschätzungen der Entscheider eine wichtige Rolle.

Eine Auswahlhilfe für die passende PPM-Software bietet ein kostenloses Whitepaper, einen hilfreichen Guide zum Einsatz der Software finden Sie hier. 

Arbeitet Ihr Unternehmen mit einem Projektportfolio-Management? Welche Praxiserfahrungen haben Sie damit gemacht? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte und Kommentare.

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Carsten Voeller

Mausmeter sparen mit Mehrbildschirmarbeitsplätzen

Wer bei der Arbeit mehr als ein Programm offen hat, bitte aufstehen und melden. Ok, jeder der jetzt steht (vermutlich alle) und nur vor einem Monitor sitzt, sollte sich mal Gedanken darüber machen, seinem Arbeitsplatz etwas mehr Fläche zu gönnen. Nein, keinen größeren Schreibtisch. Der dient ja heutzutage eher als Großraumhalde für unsortierte Unterlagen oder bei denen, die Ordnung halten können dafür, sich daran zu erinnern, wie denn Holz in Natur so aussehen kann. Mehr Fläche auf dem Bildschirm ist angesagt. Warum, wollen wir jetzt ein wenig beleuchten.

Der typische Angestellte mit Büroarbeitsplatz hat schon lange keinen Monitor mit grüner Schrift und Eingabemaske vor sich. E-Mail, Browser, Word, Excel, SAP und mehr tummeln sich auf dem Bildschirm. Schon 2009 hat das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in einer Studie (pdf, siehe Seite 50) herausgefunden, dass mit drei Monitoren die Arbeitseffizienz um über 35% zunimmt.

Warum ist das so?

Übertragen wir das Ganze doch erst einmal auf das gute alte Papier. Wenn wir zum Beispiel aus zwei unterschiedlichen Dokumenten Informationen zusammentragen und in ein drittes eintragen wollen, werden wir automatisch dazu übergehen, die Dokumente nicht übereinander, sondern nebeneinander abzulegen. So brauchen wir nicht hin und her zu blättern und haben alles im Blick. Beim Übertragen auf den Monitor sieht es ähnlich aus. Liegen die unterschiedlichen Programme übereinander, müssen wir jedes Mal mit der Maus oder per Tastatureingabe das aktuell benötigte Programm in den Vordergrund bringen. Das kostet Zeit und stört den Arbeitsfluss. Auf den ersten Blick nicht viel. Über den Tag gesehen läppert sich da aber doch so einiges zusammen. Der Überblick leidet auch, wenn man die Programme übereinander stapelt. Was stand noch mal in der Mail? Schnell reinschauen. Stimmen die Zahlen mit den Daten der Excel-Tabelle überein? Wieder umschalten. In welcher Zeile war ich gerade? Erst mal wieder suchen. Und die andere Zahl aus der Mail? Wieder zurück….Es wird schnell klar, dass man mit mehr Bildschirmplatz auch mehr Überblick behält. Nicht umsonst sehen die Arbeitsplätze von Brokern an der Börse aus wie die Kommandozentralen aus aktuellen Science-Fiction-Filmen.

Jetzt stellt sich die Frage, ob nicht ein großer Monitor besser als zwei kleine ist. Hier muss man abwägen. Primär sollte man sich die Gesamtauflösung (Pixel in Höhe x Breite) anschauen. Hier bringen zwei kleine Monitore oft mehr. Erst bei 27” und 30” Monitoren mit 2560 Pixeln Breite kommt man in Bereiche, die zwei kleinen Monitoren überlegen sind. Wichtig ist hier übrigens auch, möglichst viele Pixel in der Höhe zusammen zu bekommen, um unnötiges Scrollen zu vermeiden. Ein absoluter Zeitfresser. Leider haben sich aktuell 16:9 Monitore durchgesetzt, da diese dem vom Fernseher bekannten HDTV-Format entsprechen. Sie haben jedoch im Bereich 24”-27” Monitore meist nur eine Auflösung von 1080 Pixeln in der Höhe (HDTV halt). Hier muss man im Gegensatz zu 16:10 Monitoren mit 1200 Pixeln Höhe mehr scrollen.

Für die Abwägung gibt es aber noch zwei weitere Faktoren, die betrachtet werden müssen. Mit zwei oder mehr Monitoren hat man es leichter, sich seinen Arbeitsbereich zu organisieren. Mails links, Word rechts. Das hat man schnell verinnerlicht. Auf einem Monitor neigt man dazu, Fenster schnell mal hin und her zu schieben und überlappen zu lassen. Man verschenkt also wieder mehr Zeit mit dem Fenster-Tango. Ein weiteres Plus für die Mehrbildschirmlösung. Leider gibt es für reine Zweischirm-Arbeitsplätze einen ergonomischen Nachteil. Der Mensch neigt zur Symmetrie. Er wird sich höchstwahrscheinlich genau mittig vor die beiden Monitore setzen. Da man in der Regel eine Hauptanwendung hat, mit der man die meiste Zeit seines Arbeitstages verbringt, kommt es oft vor, dass man dann überwiegend auf einen der beiden Monitore schaut. Das führt zu einseitiger Belastung der Muskulatur. Ein guter Orthopäde ist oft in der Lage zu erkennen, ob ein Patient einen Zweischirmarbeitsplatz hat. Natürlich nicht durch fragen, sondern anhand der Muskulatur. Selbst, wenn die entsprechende Person nicht über Beschwerden klagt. Dem kann man etwas entgegenwirken indem  man a) die Monitore so aufstellt, dass der Hauptbildschirm mittig und der Nebenschirm seitlich steht und b) zwei unterschiedlich große Monitore einsetzt.

Beste Lösung ist natürlich, gleich einen dritten Monitor anzuschaffen. Ist ja auch nicht nur laut den Frauenhofern effizienter. Und wie schließe ich die an? Zuerst sollte man schauen, ob der eigene Rechner mehrere Bildschirmausgänge besitzt. Standrechner kommen heute oft mit zwei oder mehr Ausgängen daher. Sind es nicht genug, muss eine Grafikkarte nachgerüstet werden. AMD und Nvidia bieten da genügend Modelle auch im günstigen Preisbereich an. Achtung! Man sollte darauf achten, dass der Stromverbrauch der Grafikkarte vom aktuellen Netzteil bedient werden kann. Gerade Highend-Karten sind da recht hungrig. Bei Notebooks sieht es schon etwas schlechter aus. Zwar kommen die meisten Modelle mit Monitoranschluss daher. Oft ist aber bei einem oder maximal zwei Schluss. Es gibt erst recht wenige Modelle mit drei Anschlüssen. Je nach verbauter Grafikkarte kann es außerdem noch sein, dass bei Nutzung eines externen Monitors der eingebaute Bildschirm deaktiviert wird. Hier sind Notebooks mit dediziertem Grafikchip im Vorteil. Bei manchen Modellen bieten Dockingstations oder Portreplikatoren weitere Monitorausgänge. Stehen diese dem eigenen Notebookmodell nicht zur Verfügung kann man noch versuchen, mit USB 3 Monitor-Adaptern zu arbeiten.

Stellt sich abschließend nur die Frage, wohin mit den ganzen Monitoren. Aber wie nicht anders zu erwarten, haben sich da auch schon Leute Gedanken drüber gemacht, wie z.B. die Leute von MWE Lab. Im Blog MIY gibt es eine genauere Betrachtung der Emperor Work Environment, die übrigens auch im Einleitungsbild zu sehen ist.

 

René Battmer12 Comments

Projekte professionell managen: Softwarelösungen für Agenturen und KMUs

Die Fortsetzung meiner Projektmanagement-Serie richtet sich vor allem an Agenturen, aber auch an kleinere und mittlere Unternehmen, die auf der Suche nach einer Software sind, um Produktions- und Verwaltungsprozesse abzubilden und zu optimieren sowie Projekte zu verwalten. Die für alle Anforderungen richtige Software zu finden, ist sehr komplex. Standardtools reichen oft nicht aus, da sie sich nicht immer in den Geschäftsprozess integrieren lassen. Außerdem gibt es, etwa bei Online- oder Social Media-Agenturen, viele neue Prozesse, die in Standardlösungen noch nicht erfasst sind. Um Ihnen die Recherche zu erleichtern, stelle ich Ihnen drei Lösungen für die sogenannte Agentursoftware vor. Grundsätzlich funktionieren sie ähnlich: Sie verbinden unter anderem Angebote, Rechnungen und Mahnungen, Stundenzettel, Kalender und Urlaubsplaner, Buchhaltung, Adressverwaltung und Controlling in einer Software. Durch die Zusammenführung der Daten bringen sie einen enormen Vorteil beim Projektmanagement.

 

Revolver: intuitiv, schnell und stabil

Eine der meistverkauften Lösungen im Bereich der Agentur- und Verwaltungssoftware ist Revolver, die mit einer schön gestalteten Oberfläche, einer intuitiven Bedienung und Funktionen punkten kann, die sich an den Wünschen der Anwender orientieren. Die Software bietet einen schnellen und stabilen Server für bis zu 400 Clients, basiert auf Filemaker und ist für Windows und Mac verfügbar. Sie lässt sich komplett herunterladen und als Live-Test betreiben. Revolver umfasst unter anderem die Funktionen „Organizer“ mit Adressen, Aufgaben, E-Mail, Kalender, CRM und Beschwerdemanagement, „Projekte“ mit einer Zeiterfassung, „Faktura“ mit Artikeln, Einkauf, Verkauf und Zahlungen, unterschiedliche „Reports“ und viele weitere Funktionen. Preise beruhen auf einem Lizenzmodell, bei dem die monatliche Miete von 19 Euro für einen Benutzer bis zu 199 Euro für 20 Nutzer reicht. Für Freiberufler gibt es die reduzierte Version Revolver Solo zum Kaufpreis von 99 Euro.

Aktuell ist Revolver 8 auf dem Markt. Version 9 befindet sich derzeit in der Testphase, soll für Retina-Displays und Touch-Bedienung optimiert sein und einen mobilen Zugriff, mehr Textverarbeitungsfunktionen, einen neuen Ressourcenplaner sowie weitere Neuerungen bieten. Wer ein wenig im Internet surft, wird viel Positives über Revolver lesen, aber auch auf Kritik stoßen. So wird etwa das Fehlen von Features wie wiederkehrenden Rechnungen oder einfachem Tagging von Adressen und Personen bemängelt.

 

Troi: von der schlanken bis zur Premium-Lösung

Die browserbasierte, designorientierte Business-Lösung für Agenturen und Unternehmen umfasst Tools aus den Bereichen Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM, Faktura, Buchhaltung, Controlling und Projektplanung sowie einen übersichtlichen Organizer. Troi bietet die schlanke Lösung „Creation“ für bis zu fünf Anwender, die Business-Lösung „Ability“ für bis zu 50 Mitarbeiter sowie „Relation“ als Premium-Lösung für bis zu 200 Nutzer. Troi lässt sich kaufen, mieten oder leasen; die Kosten sind abhängig von verschiedenen Faktoren, etwa der Useranzahl. Im Basismodul betragen die Kosten pro User ab 50 Euro monatlich für „Creation“, darin sind alle Lizenzen sowie Implementierung, Adaption von Geschäftsunterlagen, Hosting, Support und Updates enthalten. Wer an „Ability“ und „Relation“ interessiert ist, sollte ein Beratungsgespräch mit dem Hersteller vereinbaren, da die Software auf die individuellen Kundenwünsche abgestimmt wird –  daraus ergeben sich unterschiedliche Kosten.

Die Projektsoftware setzt sich aus unterschiedlichen Modulen mit jeweils umfangreichen Funktionsbereichen für verschiedenste Einsatzbereiche und Anforderungen zusammen. So enthält das Basismodul etwa eine Schreibtisch-Funktion, To Do’s, einen Kalender und Kontakte. Mit dem Projektmodul lassen sich beispielsweise Projekte in übersichtlichen Listen anlegen und priorisieren oder relevante Daten über das Projektteam, den Projektleiter und den Projektstatus erfassen. Troi läuft auf Mac und Windows, ist außerdem in eingeschränkter Version als iPhone App verfügbar und demnächst auch für Android erhältlich. Interessenten können per Kontaktformular einen kostenlosen Demozugang anfordern.

 

QuoJob: mit sehr gutem persönlichem Support

Die webbasierte Softwarelösung QuoJob bietet die Vernetzung von Aufgaben und Projektplänen, eine Vielzahl von Reports, eine klare Navigation mit Shortcuts, die schnell Quickinfos zum Projektstand liefern, und dazu Services wie ein Mitarbeitertraining und eine Managementberatung sowie einen in Internetforen hochgelobten Support. Die Agentursoftware ist plattformunabhängig und bietet unter anderem Tools für die Kontakt- und Terminübersicht, Stunden- und Leistungsbuchung sowie Rechnungserstellung und Controlling.

Es gibt fünf unterschiedliche Versionen: von der Einzelplatzlösung „Light“ für kleine Büros oder Freelancer bis hin zu „Extended“ für Agenturen oder Unternehmen ab 26 Mitarbeiter. Der Hersteller QuoTec bietet unterschiedliche Konditionen für Kauf, Mietkauf, Leasing und Software as a Service (SaaS) sowie „einen besonderen Preisvorteil“ für Freelancer und Start-ups an. Bei meiner Netzrecherche bin ich auf Kosten von 1.680 Euro für das Basispaket (Serverlizenz, ein Arbeitsplatz) sowie 580 Euro für jeden weiteren Arbeitsplatz gestoßen – als ungefährer Richtwert ohne Gewähr. Eine kostenlose Demoversion kann angefordert werden, außerdem beinhaltet QuoJob eine Online-Präsentation, in der ein Mitarbeiter alle wichtigen Features und Funktionen vorgestellt.

Einen hilfreichen Überblick über diverse Programme und Anwendungen finden Sie im Agentursoftware-Guide.

 Haben Sie bereits Erfahrungen mit den hier vorgestellten Software-Lösungen? Oder können Sie andere Programme empfehlen? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Kommentare.

 

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To-Do-Listen

René Battmer1 Comment

To do, or not to do – Listen für die perfekte Arbeitseinteilung

Zeitmanagement ist im OTTO Office Blog ein immer wiederkehrendes Thema, zu dem auch die Arbeitsorganisation mit Hilfe von To-do- beziehungsweise Checklisten gehört. Ich bin ein großer Fan von Listen, denn sie machen meinen Kopf frei, sind eine gute Gedächtnisstütze und geben meinem Tag eine Struktur. Mit einer To-do-Liste behalte ich den Überblick, kann komplexe Aufgaben in Einzelschritte unterteilen und „Leerzeiten“ überbrücken. Auch wenn es zeitaufwendig ist, die Tages- und Wochenplanung im Vorweg festzulegen, Arbeiten zu priorisieren und alle Punkte regelmäßig einzutragen, lohnt sich der Aufwand für mich. Denn am Ende des Tages sehe ich genau, was ich erledigt habe – das ist ein nicht zu unterschätzender psychologischer Vorteil.

Auf die kostenlose minimalistische To-do-Anwendung TeuxDeux, in der Aufgaben einem Wochentag zugewiesen und hin- und hergeschoben werden, habe ich bereits in einem früheren Blogartikel hingewiesen. Heute stelle ich fünf weitere Anwendungen vor, mit denen sich allein oder gemeinsam im Team Aufgaben verwalten lassen.

Gubb

Perfekt für Anhänger von Post-it Zetteln geeignet, ist Gubb ein kleines kostenloses Onlinetool auf Englisch für die Verwaltung von To-do-Listen. Einfach und intuitiv zu bedienen, mit einer Drag-und-Drop-Funktionalität und Erinnerungsfunktion, bietet das Programm außerdem die Möglichkeit, Inhalte per SMS oder E-Mail einzutragen und zu versenden. Einzelne Aufgaben lassen sich abhaken, verschieben oder durchstreichen, Listen per Email oder SMS versenden.

Nirvana

Die kostenlose Getting Things Done-Anwendung funktioniert ähnlich wie „Things“, das ich im Juni 2012 für das iPad empfohlen habe. Nirvana ist eine englischsprachige Anwendung mit übersichtlichem Layout: In der linken Seitenleiste gibt es neben einem Eingangskorb („Inbox”) und Bereichen für Projekte, geparkte Aufgaben („Waiting”) sowie Aufgaben mit bestimmtem („Scheduled”) und unbestimmtem Termin („Someday”) auch die Liste der heute zu erledigenden Aufgaben („Today”). To-do-Listen können exportiert werden, außerdem gibt es ein Logbuch, das die erledigten Aufgaben der letzten Woche verzeichnet. Wer sich mit Mac- und iPhone-Anwendungen auskennt, findet sich mit dem Tool leicht zurecht. Die Android-App finden Sie hier, diejenige für iPhone und iPad im iTunes Store.

Checkvist

Checkvist bietet kollaborative Checklisten, also solche für Teams. Mit dem englischsprachigen Tool lassen sich schnell und leicht Ideen notieren, übersichtliche Listen verfassen, mit anderen teilen und gemeinsam bearbeiten. Sie können Aufgaben zwischen unterschiedlichen Listen verschieben und sich über Änderungen benachrichtigen lassen. Die Basisversion ist kostenlos, der Pro Account kostet 19 USD für sechs Monate und bietet Pro-Kopf-Ermäßigungen für größere Teams. Die Anwendung für iPhone und iPad kostet 1,79 EUR, für Android gibt es die kostenlose Variante TodoToday for Checkvist.

Wunderlist

Das in der Basisversion kostenlose Tool des Berliner Startups 6Wunderkinder macht die Aufgabenplanung und Listenerstellung einfach und übersichtlich. In der Wunderlist lassen sich Aufgaben in Listen kategorisieren, verwalten, in einer Cloud oder über eine Email-Schnittstelle teilen und mit Daten oder Erinnerungen versehen. Das deutschsprachige Tool läuft auf Windows-PC und Mac, mit iPhone, iPad sowie Android-Smartphones und lässt sich auf allen Geräten synchronisieren. Für die erst einige Monate alte Version Wunderlist Pro müssen User 4,49 EUR im Monat oder 44,90 im Jahr bezahlen. In der Pro-Version lassen sich unter anderem Aufgaben an Kollegen delegieren und man kann sehen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Zusätzlich kann jede Datei – egal ob Foto, Tabelle, Präsentation, PDF, Video oder Sound – an Aufgaben angehängt werden.

Do it (Tomorrow)

Auf den ersten Blick vollkommen kontraproduktiv ist Do it (Tomorrow), denn die englischsprachige Anwendung fördert die „Aufschieberitis“. Das Prinzip baut auf dem Buch „Do it Tomorrow and Other Secrets of Time Management“ von Mark Forster auf und funktioniert folgendermaßen: Sie können anstehende Aufgaben verwalten, abhaken oder auf den nächsten Tag verschieben. Dafür wählen Sie eines der beiden Fenster „Today (heute)“ oder „Tomorrow (morgen)“ und tragen Ihre Notizen ein. Heutige Aufgaben lassen sich jederzeit per Klick auf den nächsten Tag verschieben und landen dann erneut auf der „Heute“-Liste. Auch wenn die Aufgaben nicht sofort erledigt werden, geraten sie zumindest nicht vollends in Vergessenheit, sondern bleiben in Sichtweite. Die Anwendung ist sowohl in der Online-Version – die nur mit HTML5-kompatiblen Browsern funktioniert – als auch in den mobilen Versionen für iPhone und iPad sowie Android kostenlos.

Welche Erfahrungen haben Sie mit den vorgestellten To-do-Anwendungen gemacht? Haben Sie vielleicht noch weitere Empfehlungen? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Kommentare.

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Guerilla Office

Carsten Voeller2 Comments

Guerilla Office – neuer Trend aus Schweden?

Immer wieder diese Schweden! Nach Möbeln zum Selbstaufbau, Astrid Lindgren und Abba, scheint nun etwas Neues aus dem kleinen Land im hohen Norden zu kommen – „Guerilla Office“.

Ich stieß auf diese kleinen Grüppchen während einer meiner Stockholm-Besuche. Da sitzen sie mit ihren Laptops in Cafés, Büchereien, Hotellobbys oder in öffentlichen Parks und wirken höchst beschäftigt. Meistens scheinen es Freiberufler zu sein.

Bekannt sind uns ja bereits die Menschen, die ganz beschäftigt wirkend in Starbucks-Geschäften ihren Lebensraum gefunden haben und bereits damit Ziel von diversen Satirikern geworden sind. Nur ist der ganz entscheidende Unterschied zwischen diesen und diesen der, dass die Starbucks-Beschäftigtwirkenden selten miteinander interagieren, sondern eher nebeneinander her arbeiten.

Der Sinn und Zweck des „Guerilla Office“ ist es jedoch, miteinander zu interagieren, sich gegenseitig zu inspirieren und zu kritisieren. Also frei nach dem Motto: Zusammen ist man weniger allein? Keineswegs. Diese kleine Bewegung hat „Flash Mob“-hafte Züge. Sprich: eine Gruppe von Menschen verabredet sich im Internet, um irgendwo in der Stadt eine gemeinsame Aktion zu starten. Per Facebook, Twitter und Co. wird sich abgesprochen. Dort werden die sogenannten „GO-Events“ erstellt, geliked und weiterverteilt. Dann trifft man sich z.B. in der Lobby eines Hotels, in einem Café im angesagten Södermalm, oder an irgendeinem anderen Ort der Stadt. Hauptsache dort gibt es einen Internetzugang, was in Schwedens Großstädten kein Problem ist – dort gibt es an jeder Ecke WLAN, sogar im Stadtpark.

Nach den Co-Working Spaces, wo sich Freiberufler einen Arbeitsplatz flexibel anmieten können, scheint dies nun eine Alternative für die ganz Spontanen zu sein. Die Vorteile liegen hierbei klar auf der Hand, man muss keine Raummiete zahlen, ist flexibel und trifft dazu noch nette Leute.

Doch auch die Nachteile scheinen klar: WLAN ist zwar nahezu überall vorhanden, aber leider sind Laserdrucker– oder Faxgeräte selten zugänglich an diesen Orten.

Wobei für einige Berufssparten dies kein wirklicher Nachteil ist. Immer wichtiger werden Internet und Cloud-Lösungen für das Arbeiten, vor allem in kreativen Berufen.

Mein Fazit lautet somit: Raus mit euch Freiberuflern, ein wenig Sonne tanken und dabei arbeiten. Wurde während des Studiums das pädagogische draußen Lernen noch belächelt, ist es doch sehr verlockend die Arbeit einfach mit dorthin zu nehmen, wo man bei gutem Wetter viel lieber wäre.

 

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Carsten Voeller12 Comments

Sicherer Datenschutz (Teil 1): E-Mails verschlüsseln leicht gemacht

Der Prism-Skandal hat viele Internet-Nutzer aufgeschreckt. Geheimdienste wie die NSA schnüffeln fleißig auch deutsche E-Mails, Chats, soziale Netzwerke und Internetverbindungen aus. Auch geschäftliche Korrespondenz ist betroffen. Wie man E-Mails absolut sicher vor den Datenschnüfflern verschickt, zeige ich in dieser Step-by-Step-Anleitung. Die sieht zwar auf den ersten Blick ziemlich kompliziert aus, ist das System aber erst einmal eingerichtet, klappt’s wie am Schnürchen.

 

 I. So installieren und konfigurieren Sie das Verschlüsselungstool GnuPT

 1. Laden Sie GnuPG herunter

Laden und installieren Sie das kostenlose Programm GnuPG von der Seite http://www.gnupt.de/ herunter. Bei der Installation können Sie ruhig deaktivieren, dass das Programm zusammen mit Windows startet. Im letzten Fenster ist es wichtig, dass „WinPT starten“ markiert ist.

i. Schritt1

 

2 Erzeugen Sie den GnuPG-Schlüssel

Es öffnet sich der Schlüsselerzeugungs-Assistent. Tippen Sie hier in die entsprechenden Felder Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein. Markieren Sie zudem „DAS/ELG-Schlüssel bevorzugen.“

I. Schritt 2

 

 3. Richten Sie ein sicheres Passwort ein

Nun geht’s ans Eingemachte, genau genommen: an das Passwort. Tipp: Damit es möglichst sicher ist, sollte es aus mindestens acht Zeichen bestehen, die am besten Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen und Ziffern enthalten. Darüber hinaus sind Namen von Familienangehörigen, Haustieren, Freunden oder Prominenten tabu. Einfach merkbare und trotzdem sichere Passwörter kreieren Sie durch Merksätze. Aus „Alle meine geschäftlichen Emails sichere ich hochzwei“ wird so beispielsweise das Passwort „AmgEsih2“. Tippen Sie zweimal Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „OK“. Das Schlüsselpaar wird erzeugt, was einige Momente dauern kann.

I. Schritt 3

 

4. Erstellen Sie eine Sicherheitskopie

Ist das erledigt, erscheint die Meldung „Schlüsselerzeugung abgeschlossen“. Zudem erscheint der Hinweis, eine Sicherheitskopie der Schlüsselbunde zu erstellen. Klicken Sie auf „Ja“, und wählen Sie als Speicherort eine externe Festplatte oder einen USB-Stick, keinesfalls die Festplatte des PCs.

I. Schritt 4

 

5. Erstellen Sie einen öffentlichen Schlüssel zum Teilen

Damit der Empfänger Ihnen verschlüsselte E-Mails zuschicken kann, muss er Ihren öffentlichen Schlüssel haben. Den stellen Sie am besten per E-Mail zu. Das erledigen Sie so: Öffnen Sie über das Schlüsselsymbol rechts unten in der Taskleiste die „Schlüsselverwaltung“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den in Schritt 3 erstellten Schlüssel, und klicken Sie im Aufklappmenü auf „Kopiere Schlüssel in Ablage“.

I. Schritt 5

 

6. Senden Sie dem Empfänger einen öffentlichen Schlüssel zu

Fügen Sie den Schlüssel dann mit „STRG + V“ in eine neue E-Mail ein. Ob Sie die E-Mail mit einem Webmailer oder Outlook erstellen, spielt keine Rolle. Wichtig: Stellen Sie das E-Mail-Programm so ein, dass es nur den reinen Text überträgt. Bei Outlook 2010 erledigen Sie das beispielsweise in der E-Mail mit Klicks auf „Text formatieren“ und „ Nur Text“. Alternativ können Sie auch die „ASC“-Datei als Anhang mitschicken. Schicken Sie die E-Mail mit einem Betreff wie „Mein OpenPGP-Zertifikat“ an Ihre Korrespondenz.

I. Schritt 6

 

7. Fordern Sie einen Schlüssel vom Empfänger

Der Empfänger hat nun Ihren Schlüssel und kann Ihnen damit gesicherte E-Mails senden. Damit Sie ihm auch verschlüsselte Nachrichten senden können, brauchen Sie seinen Schlüssel. Schicken Sie ihm am besten diese Anleitung, damit Sie ihn bekommen. Kopieren Sie sein Zertifikat von „—BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK—„ bis „—END PGP PUBLIC KEY BLOCK—“ in Wordpad und speichern Sie es als “.asc”-Datei ab. Die Meldung, dass dadurch die Formatierung verloren geht, können Sie ignorieren. In der Schlüsselverwaltung klicken Sie nun auf „Schlüssel“ und „Importieren“, klicken im Explorer-Fenster doppelt auf die soeben erstellte Datei und quittieren die Erfolgsmeldung per Klick auf „OK“.

 I. Schritt 7

 

II. So  verschlüsseln Sie E-Mails mit  GnuPT

1. Um eine E-Mail zu verschlüsseln, starten Sie wie gewohnt Ihr E-Mail-Programm, erstellen eine neue Nachricht und tippen den Text ein. Klicken Sie dann unten rechts auf das schlüsselartige WinPT-Symbol, und wählen Sie im Auswahlmenü „Aktuelles Fenster“ und „Verschlüsseln“.

I. Schritt 8

 

2. Falls die Fehlermeldung „Konnte keinen Text aus aktuellem Fenster lesen erscheint“, gehen Sie so vor: Kopieren Sie Ihre Nachricht per STRG + C in die Zwischenablagen und wählen Sie in WinPT „Zwischenablage“ und „Verschlüsseln“.

II. Schritt 2

 

3. Nun geben Sie an, an wen die Nachricht verschickt werden soll. Dazu markieren Sie im neuen Fenster „Verschlüsseln“ den Schlüssel des Empfängers und klicken auf „OK“.

II. Schritt 3

 

4. Falls Sie die Nachricht per Zwischenablage verschlüsselt haben, fügen Sie sie mit STRG + V wieder in die E-Mail ein und überschreiben den Klartext. Die verschlüsselte Nachricht sieht dann wie auf dem Bild aus. Per Klick auf „Senden“ geht sie auf die Reise. 

 II. Schritt 4

 

III. So entschlüsseln Sie verschlüsselte E-Mails

Sie haben eine verschlüsselte E-Mail bekommen? So öffnen Sie sie:

  1. Öffnen Sie das Fenster mit der E-Mail oder kopieren Sie den verschlüsselten Text in die Zwischenablage.
  2. Über das WinPT-Symbol wählen Sie dann „Aktuelles Fenster“ und „Entschlüsseln / Überprüfen“ (es geht auch „Zwischenablage“ und „Entschlüsseln / Überprüfen“).
  3. Tippen Sie dann Ihr in Schritt 3 erstelltes Passwort ein, und klicken Sie auf „OK“.
  4. Falls Sie die Nachricht über die Zwischenablage entschlüsselt haben, fügen Sie den Text per STRG + V anschließend in ein beliebiges Text-Dokument ein.

III. Schritt 4

 Puh, das wars. Wie Sie sehen, sind einige Schritte nötig, um spionagesichere, auch für die NSA unknackbare E-Mails zu erstellen. Doch der meiste Aufwand fällt beim einmaligen Einrichten an. Ich wünsche viel Spaß beim Ausprobieren! 

 

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Zeitfresser im Büro

Kathrin Mannier8 Comments

Zeitfresser im Büro: Was uns an der Arbeit hindert

Womit verbringt man im Büro eigentlich die meiste Zeit? Haben Sie auch manchmal das Gefühl, dass Sie zwar fleißig arbeiten, aber am Ende des Tages Ihre Arbeit immer noch nicht erledigt ist? Schuld sind häufig sogenannte Zeitfresser, die einen von der eigentlichen Arbeit abhalten und viel Zeit kosten. Einige der nachstehenden Punkte sind Ihnen wahrscheinlich nicht unbekannt:

 

Überflüssige Meetings

Wahrscheinlich saß jeder schon einmal in einem Meeting und hat sich innerlich gefragt, ob er die Zeit nicht hätte sinnvoller nutzen können. Denn nicht bei jedem Meeting ist die eigene Anwesenheit wirklich über den gesamten Zeitraum der Besprechung notwendig. In einer Studie von officetime.net gaben 18 Prozent der Befragten an, bis zu zwei Stunden am Tag in Meetings zu verbringen.

 Nicht Nein sagen können

Kennen Sie das? Immer wieder landen Aufgaben auf Ihrem Tisch, die eigentlich gar nicht in Ihr Arbeitsgebiet gehören, um die Sie sich – nett wie Sie sind und weil es auch sonst keiner tut – aber dennoch kümmern. Dadurch haben Sie im Endeffekt jedoch weniger Zeit für Ihre „richtige“ Arbeit und Sie geraten schnell in Zeitnot. Lernen Sie „Nein“ zu sagen.

 Ablenkung

In einem vorherigen Artikel habe ich aufgezeigt, dass etwas Ablenkung von der Arbeit durchaus helfen kann, sich später wieder voll auf die Aufgabe konzentrieren zu können. Allerdings können sich ungewollte Ablenkungen auch negativ auswirken. Werden Sie zum Beispiel immer wieder durch eingehende Telefonate von Ihrer Arbeit abgelenkt, müssen Sie sich nach jeder Unterbrechung wieder neu in die Aufgabe einarbeiten. Das kann schnell dazu führen, dass Sie für die Aufgabe doppelt so lange benötigen, als ohne Unterbrechungen.

Email-Flut

Wieviel Emails bekommen Sie am Tag? Laut einer Umfrage des Coaching-Unternehmens Apex Performance erhalten 70 Prozent der Arbeitnehmer mindestens 21 Emails am Tag. Durchschnittlich zwei Stunden am Tag sind Arbeitnehmer damit beschäftigt, Emails zu lesen, zu schreiben und zu beantworten. Doch ist wirklich jede Email notwendig?

Private Angelegenheiten

Kurze Privatgespräche zwischen Kollegen fördern den Teamzusammenhalt und ein positives Arbeitsklima, doch wenn diese Gespräche Überhand nehmen, können Sie zu richtigen Zeitfressern werden. Gleiches gilt für das Erledigen von privaten Angelegenheiten am Telefon oder das Surfen im Netz. Einige Arbeitgeber sind recht tolerant, doch ausreizen sollte man dies – auch im eigenen Interesse – besser nicht.

 

Grundsätzlich gilt: Achten Sie darauf, das die sogenannten Zeitfresser keine Überhand nehmen und wägen Sie ab, was für Sie wirklich sinnvoll und zeitlich umsetzbar ist. Verzichten Sie auch mal auf ein Meeting, wenn Ihre Anwesenheit nicht unbedingt erforderlich ist, lernen Sie „Nein“ zu sagen und halten Sie Gespräche kurz, wenn es gerade brennt.

 

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Kathrin Mannier3 Comments

7 Konzentrationsübungen mit denen Sie Ihre Leistung halten können

Wer kennt es nicht: Hin und wieder fällt es schwer, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren. Wie sehr man sich auch bemüht, die eigenen Gedanken schweifen immer wieder ungewollt ab und lassen sich schwerlich zurück auf die eigentliche Arbeit lenken. Ermahnungen an sich selbst oder gar angestrengtes Starren auf die Aufgabe helfen da wenig.

Was also tun? Wir haben für Sie sieben Konzentrationstipps zusammengestellt, die helfen, die Konzentration wieder zu steigern und das Gehirn leistungsfähig zu halten.

Für Ablenkung sorgen

Manchmal hilft es, die eigene Aufmerksamkeit für kurze Zeit auf andere Dinge zu richten. Beschäftigen Sie sich möglichst mit Dingen, mit denen Sie etwas Positives verbinden. Das hilft zu entspannen und Blockaden abzubauen. Klammern Sie sich nicht an einer Aufgabe fest.

Die richtige Ernährung

Möglicherweise hängt Ihr Konzentrationstief mit Ihrer Ernährung zusammen. So lassen Süßigkeiten und Weißmehlprodukte den Blutzuckerspiegel schnell ansteigen aber ebenso schnell wieder absinken – und mit ihm die Konzentration. Lernen Sie daher auf eine gesunde Ernährung mit reichlich Obst und Gemüse zu achten.

Erholsame Pausen

Wer sich aufgrund von Müdigkeit, insbesondere zur Mittagszeit, nicht konzentrieren kann, sollte es mit einem kurzen Power-Napping versuchen. Dies lädt die Energie schnell wieder auf. Die Konzentration kann nach so einem kurzen Schlaf enorm ansteigen. Weitere Vorteile des Power-Napps habe ich Ihnen bereits in einem früheren Blogbeitrag vorgestellt.

Regelmäßiger Sport

Versuchen Sie regelmäßig Sport zu treiben, denn das macht den Kopf frei, fördert das eigene Wohlbefinden und steigert so die Konzentrationsfähigkeit. Planen Sie wöchentlich ausreichend Zeit für sportliche Aktivitäten ein. Ob Jogging, Mannschaftssport oder Joga – welchen Sport Sie ausüben, ist dabei Ihnen überlassen.

Konzentration trainieren

Die Fähigkeit zur Konzentration lässt sich trainieren. Das regelmäßige Lösen von Rätseln, Malen oder auch Yoga können die Konzentrationsfähigkeit dauerhaft verbessern. Auch Entspannungsübungen wie im Autogenen Training können helfen am Schreibtisch leistungsfähiger zu werden.

Durchhaltevermögen beweisen

Einige Menschen verlieren die Konzentration, wenn Sie eine Aufgabe frustriert. Arbeiten Sie an Ihrer Toleranzgrenze, akzeptieren Sie Fehler und setzen Sie sich Zwischenziele.

Versuchen Sie sich immer wieder selbst zu motivieren, indem Sie das Positive in der Arbeit sehen und sich vor Augen halten, was es für Vorteile für Sie hat, wenn Sie die Aufgabe erledigen.

Die richtige Planung

Gerade wer besonders viele Aufgaben parallel laufen hat, bekommt Probleme sich auf alle zu konzentrieren. Setzen Sie daher Prioritäten und konzentrieren Sie sich nur auf eine Aufgabe gleichzeitig. Erstellen Sie sich einen Tagesplan und versuchen Sie, diesen abwechslungsreich zu gestalten.

Unsere Tipps können Ihnen helfen, Ihre Konzentrationsfähigkeit zu verbessern. Dennoch wird es immer Tage geben, an denen man sich mal mehr, mal weniger gut auf seine Arbeit konzentrieren kann. Das ist völlig normal und geht Jedem so. Seien Sie daher nicht zu streng mit sich selbst.

 

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René Battmer2 Comments

Angebotserstellung und Kalkulation: Wie schätze ich den Aufwand für ein Projekt?

Angebotskalkulation

Beim Thema Angebotserstellung steht wohl jeder Selbständige immer wieder vor der Frage: „Wie schätze ich den Aufwand für ein Projekt realistisch ein?“ Wer exakt definierte Leistungen anbietet, etwa Massagen oder Coachingstunden, wird bei der Kalkulation keine großen Probleme haben. Je individueller und komplexer eine Dienstleistung aber ist, desto mehr gilt es zu bedenken und im persönlichen Gespräch zu klären. Worauf Sie bei der Angebotserstellung achten sollten, damit Sie am Ende keine unbezahlte Arbeit leisten müssen oder als Kunde von unerwarteten Nachforderungen überrascht werden, erfahren Sie hier.

Die Grundlage

Zu Beginn der Preiskalkulation steht die Ermittlung des Marktpreises, das ist die Summe, die Ihre Auftraggeber in der Regel bereit sind zu zahlen. Je höher Ihr Honorar über dem Marktpreis liegt, desto schwieriger ist es in der Regel, Ihre Dienstleistung zu verkaufen. Ein Angebot sollte in jedem Fall eine präzise Leistungsbeschreibung enthalten und dem Kunden aufzeigen, welche eventuellen Sonderwünsche zusätzliche Kosten verursachen. Fragen, die Sie sich vorab stellen können, sind zum Beispiel: Welche Leistungen gehören dazu? Sollen exakte Ziele definiert werden? Was für Recherchen sind notwendig? Gibt es einen zusätzlichen Beratungsaufwand? Sind – etwa bei kreativer Arbeit wie Text oder Grafik – Korrekturen inklusive? Ist mit einem zusätzlichen Zeit- und Abstimmungsaufwand zu rechnen, oder müssen Vorleistungen erbracht werden, die Zeit benötigen, während der das Projekt brach liegt?

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?

Beide Abrechnungsarten haben Vorteile, aber auch Schwächen. Aus Kundensicht spricht einiges für den Festpreis, etwa die Kalkulationssicherheit und das Vertrauen in den Dienstleister. Denn wer schon vor Projektstart um den Aufwand weiß, dem traut man eher zu, dass die Qualität stimmt. Für Dienstleister empfiehlt es sich deshalb, Festpreise nur für solche Leistungen anzubieten, mit denen Sie ausreichend Erfahrung haben. So können Sie vergleichbare Angebote aus der Vergangenheit nutzen und eventuell einen zusätzlichen Sicherheitsaufschlag mit einkalkulieren. Sollten Sie komplette Pakete nicht zum Festpreis kalkulieren können, teilen Sie die Leistungen auf, zum Beispiel in Recherche, Beratung, Kreation und Abstimmung. Je transparenter Sie Ihr Angebot aufschlüsseln, desto überzeugender ist es.

Bei der Abrechnung nach Aufwand kann sich der Dienstleister voll und ganz auf seine Arbeit konzentrieren, da er nicht permanent dazu gezwungen ist, auf das Budget und seinen Gewinn zu achten. Eine flexible Handhabung, bei der die Planung nicht exakt abgearbeitet werden muss, lässt ihm außerdem einen kreativeren Spielraum. Der Auftraggeber bezahlt nur, was er auch erhält. Das erfordert allerdings eine exakte Zeiterfassung und detaillierte Dokumentation, damit die Grundlagen für eine Abrechnung nach Aufwand transparent sind. Tools für die Zeiterfassung habe ich zuletzt im April vorgestellt. Der volle Einblick in die Leistungen ist eine hervorragende Grundlage, um die weitere Zusammenarbeit zu optimieren und für beide Seiten Aufwände und Kosten zu minimieren. Eine faire Abrechnung schafft Vertrauen und eine nachhaltige Kooperation.

Nur Mut

Seien Sie bei der Preiskalkulation nicht übermäßig vorsichtig. Gerade Berufsanfänger denken häufig, dass sie zu teuer sind, und trauen sich nicht, reelle Preise anzusetzen. Stellen Sie sich am besten die Frage, welchen Stunden- oder Tagessatz Sie benötigen, um Ihre Kosten zu decken. Orientieren Sie sich auch an den Marktpreisen; so gibt es in vielen Branchen Honorarleitfäden oder -spiegel, etwa bei journalismus.com oder WerbeCheck. Fünf interessante Regeln für ein erfolgreich kalkuliertes Projekt am Beispiel der Realisierung eines Onlineshops finden Sie hier.

Wie kalkulieren Sie Ihre Angebote? Haben Sie sich schon einmal richtig verschätzt oder liegen Sie meistens richtig? Wie immer freue ich mich auf Ihre Erfahrungsberichte und Kommentare.

 

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Carsten Voeller

3D-Drucker – arbeitet diese Technik bald in unseren Büros?

Gehören 3D-Drucker neben PC und Multifunktionsgerät bald zur Standardausstattung eines Arbeitsplatzes? Bisher kamen die Geräte vor allem beim Erstellen industrieller Prototypen zum Einsatz. Sie waren zu teuer, zu umständlich zu bedienen und zu langsam für den Masseneinsatz. Doch jetzt gibt es die ersten erschwinglichen Geräte. Ich habe mir drei Modelle angesehen – und mich gefragt: Funktioniert die 3D-Drucker- Technologie bald auch in meinem Büro?

So funktioniert 3D-Druck

Der Begriff 3D-Drucker ist schon seit einiger Zeit ein magisches Wort. Es ist sogar von einer neuen industriellen Revolution die Rede, die es jedermann ermöglichen soll, per Druckauftrag Produkte selbst herzustellen. Für den Büroalltag könnte das bedeuten, dass man Büromaterialien nicht mehr anliefern lässt, sondern einfach „ausdruckt“.

Ginge das zum Beispiel mit einem Textmarker?

Für eine Antwort muss man wissen, wie der 3D-Druck technisch funktioniert: Beim 3D-Druck entstehen dreidimensionale Objekte, indem Schicht für Schicht Kunststoff aufgetragen wird. Das Verfahren basiert auf Computer-gesteuerten Fertigungsprozessen wie CNC-Fräsen und CNC-Drehen. Im Unterschied zu diesen Verfahren wird beim 3D-Druck das Material, das für das Objekt erforderlich ist, nicht abgetragen, sondern aufgetragen.

Am häufigsten wird das FDM-Verfahren (Fused Deposition Modelling) genutzt: Verschiedene Kunststoffe dienen als Werkstoff. Sie werden erhitzt und über einer Düse „extrudiert“, der flüssige Kunststoff wird mit hohem Druck herausgepresst.

Beim 3D-Druck lassen sich hauchdünne Schichten auftragen – mit Dicken zwischen 0,025-1,25 Millimetern. Die Vorlagen sind Computermodelle, entworfen mit CAD- oder 3D-Software.

Um zum Beispiel Textmarker zurückzukommen:

Die Hülle ließe sich herstellen, ein funktionstüchtiger Stift nicht.

Für wen eignen sich 3D-Drucker?

Es gibt aktuell drei Modelle, die 3D-Druck unter 2000 Euro ermöglichen:

Der Replicator 2 von Makerbot kann Objekte bis zu einer Größe von 28,5 x 15,3 x 15,5 Zentimetern drucken. Das Gerät selbst misst 49 x 42 x 38 Zentimeter und wiegt 11,5 Kilo.

Der 3D-Drucker Fabbster schafft Objekte mit einer maximalen Größe von 22,5 x 22,5 x 21,0 Zentimetern. Die Größe des Geräts: 59 x 47 x 54 Zentimeter. Beim Fabbster wird der Kunststoff nicht als glatte Rolle in die Extruderdüse eingespeist, sondern als gerillter Kunststoff-Stab (genannt Like-Stick, aus PLA und ABS, 200 Gramm kosten 16 Euro). Das soll weniger Verrutschen und präziseres Auftragen gewährleisten. Preis des Geräts: 1699 Euro.

Den Ultimaker kann man selbst zusammenbauen oder als fertiges Gerät bestellen. Der Bausatz kostet 1200 Euro, fertig zusammengeschraubt bekommt man das Gerät für 1700 Euro. Die Druckmaße sind 21,0 x 21,0 x 21,0 Zentimeter. Der Ultimaker misst 35 x 34 x 38,5 Zentimeter.

Allesamt faszinierende Geräte, aber ich sehe sie momentan weder im Büro noch in Privathaushalten. Die Einschränkungen sind doch beträchtlich. So kann man zum Beispiel Vinyl-Schallplatten mit einem 3D-Drucker herstellen, doch die Klangqualität ist noch weit von Hifi-Ansprüchen entfernt.

Weitere Nachteile in der Praxis:

  • Die Produktionsgeschwindigkeit ist noch recht langsam, da jede einzelne Schicht aufgetragen wird und härten muss.
  • Die recht überschaubare Auswahl an Werkstoffen: Die genannten Geräte  arbeiten alle mit Kunststoff. Die Eigenschaften dieser Thermoplaste  (zum Beispiel Polylactide) sind nicht für alle Verwendungen geeignet. Man kann sich zum Beispiel nicht ein Radiergummi ausdrucken. Und die Kunststoffe sind noch vergleichsweise teuer – 40 bis 80 Euro pro Kilogramm.

Für Architekten, Entwickler oder Ärzte gibt es durchaus schon Einsatzmöglichkeiten – etwa zum Erstellen von Modellen oder in der Zahntechnik.

Im Büroalltag werden 3D-Drucker jedoch auf absehbare Zeit wahrscheinlich kaum eine Rolle spielen. Keines der beschriebenen Geräte könnte zum Beispiel ein 30-Zentimeter-Lineal herstellen. Es wäre schlicht zu lang.

Urheber des Bildes: © www.makerbot.com

Optimales Zeitmanagement mit Harvest, Social PM & Co.

René Battmer2 Comments

Optimales Zeitmanagement mit Harvest, Social PM &Co

Nachdem ich Ihnen zuletzt im Juni 2012 iPad-Apps vorgestellt habe, mit denen es sich unterwegs effizient arbeiten lässt, setze ich meine Zeitmanagementserie dieses Mal mit Web- und Desktopanwendungen fort. Wer sich zunächst ganz grundsätzlich mit dem Thema befassen möchte, findet hier zehn Tipps, um seine (Arbeits-) Zeit effektiver zu nutzen. Die Liste nutze ich übrigens auch selbst regelmäßig als kleine Gedächtnisstütze, besonders wenn ich das Gefühl habe, mich „zu verzetteln“.

Harvest

Getharvest.com hat mit Harvest einen Dienst im Programm, der eine schnelle und einfache Zeiterfassung sowohl für Einzelnutzer als auch für Teams ermöglicht. Selbsterklärend und übersichtlich unterstützen diverse Features und Add-ons bei schnellen Auswertungen. Arbeitszeiten lassen sich flexibel erfassen, z.B. webbasiert, per iPhone und über ein Widget auf dem Windows- oder Mac-Desktop. Das Programm ist nur auf Englisch erhältlich, aber leicht verständlich. Projekte lassen sich in diversen Währungen budgetieren – natürlich auch in Euro. Die wichtigsten Funktionen sind die Zeiterfassung (time tracking), Ausgaben (Expenses), Schätzungen (Estimates), ein Reporting zum Vergleich mit dem geplanten Budget sowie eine integrierte Rechnungsstellungsfunktion. Harvest bietet einen kostenlosen Probeaccount für 30 Tage und ist danach für 12 USD monatlich für bis zu drei Nutzer oder in Varianten für 49 und 99 USD für mehr Anwender vorhanden. Wer dauerhaft allein arbeitet, findet – etwas versteckt unter den Preismodellen – den „Harvest Free Forever Plan“.

timeEdition

timeEdition läuft plattformunabhängig auf Mac OS X, Linux und Windows, ist leicht zu bedienen und sehr übersichtlich. Mit dem kostenlosen Tool lassen sich Arbeitszeiten detailliert dokumentieren, die Dauer einzelner Projekte und Kunden einzeln abrechnen. Projekte, Aufgaben, Zeiten und verschiedene Stundensätze für Tätigkeiten sind einfach anzulegen und miteinander zu verknüpfen. Erfasste Zeiten können in Excel, xml, csv und iCal exportiert werden, eine Synchronisation mit Google Kalender und Outlook ist ebenfalls möglich. Alle Funktionen, etwa die Erstellung und Pflege der Stammdaten oder der Datenexport, sind über Dialogboxen aus dem Menü einfach erreichbar. Die Mac-Version bietet außerdem ein Dashboard Widget mit den wichtigsten Funktionen.

Social PM

Für Teams die räumlich voneinander getrennt arbeiten, eignet sich social-pm.com. Das webbasierte Projektmanagement hilft, eine effektive Planung und Steuerung unabhängig von Zeit und Ort zu realisieren. Bei der Zeiterfassung werden Aufwände und Bearbeitungszeiten von Benutzern in einem Formular erfasst. Im Bereich „Tasks“ können die Anwender Aufgaben erstellen, zeitlich planen, delegieren, kommentieren und taggen. Die intuitive Benutzeroberfläche ist angelehnt an bekannte soziale Netzwerke. Anwender können etwa Profile hinterlegen, Statusmeldungen posten und kommentieren sowie in einem Activity Stream die Aktivitäten der Kollegen verfolgen. Dazu kommen E-Mail-Integration, Benachrichtigungen via RSS-Feed und eine mobile App. Social PM entry ist für bis zu 20 Nutzer kostenlos, die Pro-Version für eine unbegrenzte Nutzerzahl kostet 15 Euro pro Monat und User.

Ergänzend noch ein kurzer Hinweis zu zwei weiteren englischsprachigen Diensten: Timecop ist eine schlanke Zeiterfassung für den Mac, die sich mit Basecamp und Harvest verbinden lässt. Die Anwendung kostet im Appstore 4,99 USD. Eine schöne kostenlose To-do-Anwendung mit einfachem, übersichtlichem Design ist TeuxDeux. Hier können Aufgaben einem Wochentag zugewiesen und hin- und hergeschoben werden. Das Tool ist auch für iPhone und iPad erhältlich.

Welche Anwendungen zum Zeitmanagement empfehlen Sie? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Kommentare.

 

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QR-Codes nutzen

Carsten Voeller8 Comments

So nutzt man QR-Codes für seine Arbeit

Seit 2007 werden QR-Codes mehr und mehr in Deutschland verwendet. Der jüngere Bruder des Strich-Codes ist mittlerweile in der Werbung von keinem Plakat oder Flyer mehr wegzudenken. Aber auch im beruflichen Alltag können die quadratischen Symbole hilfreich sein.

 

Wie funktioniert ein QR-Code?

QR-Codes wurden in den 90er Jahren entwickelt – und zwar ursprünglich für die Autoindustrie, um Einzelteile zu markieren. QR steht für Quick Response (deutsch: schnelle Antwort). Ein solcher Code ist ein in quadratischer Form dargestelltes grafisches Muster, mit dem Daten encodiert werden können. Mit einem Lesegerät werden die Daten dann wieder decodiert. In Japan etablierten sich mit dem Boom von Smartphones schnell Lese-Apps für QR-Codes und die Werbung entdeckte die praktischen Quadrate. Einfach einen Code in der Ecke eines Plakats platzieren, ein interessierter Passant hält mit seinem Smartphone drauf und erhält die Infos über das Internet auf sein Gerät. In Deutschland hielten die Codes 2007 Einzug.

 

So erstellt man selbst einen QR-Code

Für QR-Codes braucht man keinen Programmierer – es geht ganz einfach. Ich habe zwei Wege ausprobiert, um eigene QR-Codes generieren:

  • Kostenlose Angebote im Internet wie http://goqr.me oder http://www.business2internet.de/qr-code-generator.html . Dort gebe ich meinen Text, eine Internet-Adresse, eine Telefonnummer oder eine digitale Visitenkarte ein. Ein Klick später kann ich einen QR-Code als Bilddatei herunterladen oder ausdrucken.
  • Freeware wie der Portable QR-Code Generator. Die kann auch offline genutzt werden und leistet dasselbe wie die Internet-Dienste. Schnell heruntergeladen, Installation nicht notwendig.

Beides ist kinderleicht. Selbst das Erstellen eines QR-Codes mit Logo klappt mit ein wenig Übung und einem Bildbearbeitungsprogramm (etwa Paint). Der Vorteil: QR-Codes mit Logo oder Bild werden viel bewusster wahrgenommen.

 

Beispiele für QR-Anwendungen im Büroalltag

Mittlerweile nutze ich QR-Codes für verschiedene Anwendungen im Büro:

  • Auf meiner Visitenkarte ist einer aufgedruckt, der eine vCard (digitale Visitenkarte) mit meinen Kontaktdaten in das Adressbuch eines Smartphones überträgt
  • Auf Einladungen setze ich einen QR-Code, der direkt zum Lageplan des Veranstaltungsortes oder Treffpunkt auf Google Maps führt
  • Termine übertrage ich aus meinem Mailprogramm auf dem Computer mittels QR-Code auf mein Smartphone.

 

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Coffice – Arbeiten im öffentlichen Büro. Ein Selbstversuch

Wer weder Platz für ein Arbeitszimmer zu Hause hat noch ein eigenes Büro anmieten will, kann in vielen Städten auch so genannte Coworking Spaces nutzen. Dort kann man Arbeitsplätze in unterschiedlicher Ausstattung auf Zeit mieten.  Ich habe mich einmal aus  meinem Büro herausgewagt, um zwei Varianten auszuprobieren.

Büroplatz samt Community-Feeling

Der hippe Freiberufler, der in den Medien oder der IT arbeitet, hat sein Büro immer unter dem Arm geklemmt und kann überall arbeiten, wo er ein WLAN-Netz hat – bevorzugt im „Coffice“, einem von Gleichgesinnten frequentierten Café wie dem „St. Oberholz“ in Berlin Mitte. So wird die digitale Boheme zumindest gerne dargestellt. Doch der Alltag ist wesentlich nüchterner. Da nutzen aufstrebende ITler oder Texter meistens einen „Coworking Space“. Die Anbieter solcher flexibler Bürogemeinschaften locken gerne mit der hippen Loft-Atmosphäre der New Economy.

Coworking Space im Betahouse in Hamburg

Um solch eine Bürogemeinschaft einmal selbst zu testen und meinen Coffice, bzw. Coworking Space-Selbstversuch zu starten, habe ich mir das Betahouse in Hamburg ausgesucht. Gleich nach dem Betreten, stehe ich gleich mitten im Gemeinschaftsraum mit Café-Theke und langem Tisch. Auf der großen Tafel über dem Tresen stehen nicht nur die Preise für Getränke und Snacks sondern auch die Zugangsdaten fürs WLAN-Netz und der Druckername. Rechts ist ein großes Gemeinschaftsbüro mit Tischen ohne weitere Ausstattung.

Habe ich einen Monatsbeitrag von zehn Euro und mindestens ein Tagesticket (17 Euro) bezahlt, kann ich mich hier mit meinem Notebook loswerkeln. Von neun Uhr morgens bis 19 Uhr abends, wann immer ich will. Zu voll sei es nie, versichert mir eine Mitarbeiterin. Will ich am Wochenende oder nachts arbeiten, muss ich den Schlüssel als Extra buchen – für 40 Euro im Monat. Weitere Extras sind Postfach (40 Euro) und der Konferenzraums, der für fünf Stunden im Monat ebenfalls 40 Euro kostet.

Links ist der Raum mit den festen Arbeitsplätzen. Der sieht weniger aufgeräumt, dafür aber viel mehr nach Arbeit aus. Denn die meisten Mieter haben ihre eigenen Computer aufgebaut, neben denen sich schon mal Aktenberge türmen.

Ich lasse mich im Gemeinschaftsbüro nieder. Es sind noch zwei weitere Plätze besetzt. Am langen Tisch im Gemeinschaftsraum sitzt ein Kunde und isst sein Mittagessen. Es ist sehr ruhig und vom auf der Internet-Seite angepriesenen Netzwerk- und Community-Feeling nicht viel zu spüren. Das sei oft ganz anders, versichert mir die Mitarbeiterin – gerade bei den wöchentlich stattfinden Frühstücks- und Lunchveranstaltungen ginge es viel reger zu.

Der Lilienhof: Virtuelles Büro samt Firmenschild

Das Lilienhof Coworking Office in der Hamburger Innenstadt spricht eher Freiberufler und Unternehmen an, die die Start-up-Phase bereits hinter sich gelassen haben. Auch hier gibt es Tages-Arbeitsplätze im Gemeinschaftsbüro, doch als ich für meinen Probetag einchecke, legt man mir gleich umfangreichere Pakete nahe. Möglich wäre sogar ein virtuelles Büro, das mir eine repräsentative Firmenadresse samt Firmenschild bieten würde. Für rund 100 Euro im Monat fast ein Schnäppchen.

Hier geht‘s wesentlich förmlicher zu. Man wird gesiezt, der Empfangsbereich sieht wie in einem Unternehmen mittlerer Größe aus. Auch das Service-Angebot ist umfangreicher: Für den Konferenzraum kann ich Beamer und Getränke buchen. Der Lilienhof hat eine eigene IT-Abteilung und es gibt einen Sekretariatsservice, der meine Anrufe entgegennehmen und meine Korrespondenz erledigen würde. Man kann auch ein eigenes, abschließbares Büro für rund 1000 Euro im Monat anmieten.

Fazit

Wer erst  in die Selbstständigkeit startet und noch an seiner Geschäftsidee feilt, ist im Betahaus gut aufgehoben – schon aus Kostengründen. Wer aber schon einen Kundenstamm hat und auch schon mal repräsentativ auftreten muss, sollte den Schritt zu einem Anbieter wie Lilienhof machen.

 

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5 PowerPoint Tipps für eine gelungene Präsentation

Carsten Voeller6 Comments

Fünf Tipps für eine gelungene PowerPoint Präsentation

Präsentationen vor Kollegen oder Vorgesetzten sind auch immer so etwas wie ein Selbst-Test: Wie gut sind Sie vorbereitet, wie sieht es sprachlich aus, wie präsentieren Sie sich vor den anderen? Damit Ihr „Referat“ im Konzert mit der begleitenden PowerPoint Präsentation kein Reinfall wird, verrate ich Ihnen diesmal meine Lieblingstipps für eine gelungene optische Aufbereitung.

Sie sind die Show, nicht die PowerPoint Folien

Gerade etwas unsichere Charaktere verstecken sich gerne hinter aufwendigen Präsentationen, die vom eigenen Vortrag ablenken können. Das ist zwar verständlich, aber letztlich kontraproduktiv. Denn der Vortragende als Person muss sein Publikum von einer Idee oder einem Projekt überzeugen und die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Die PowerPoint Folien sollen ihn dabei nur unterstützen. Mein Tipp: Bereiten Sie Ihre Präsentationen so gut vor, dass Sie sie zur Not auch bei Stromausfall halten könnten. Kennen Sie die wichtigsten Thesen, Fakten, Zahlen und Schlussfolgerungen auswendig.

Zeigen Sie Mut zum eigenen Design

Zuschauer haben ein gutes Gespür dafür, wie viel Arbeit der Redner in seine PowerPoint Präsentation gesteckt hat. Das gilt vor allem für Vorgesetzte, die in Meetings nahezu tagtäglich mit Präsentationen bombardiert werden. Auf die zugegeben ganz schicken und praktischen Standard-Layouts und Grafiken von PowerPoint zurückzugreifen ist daher keine gute Idee. Nehmen Sie sich lieber die Zeit und kreieren Sie Ihr eigenes Design – wobei Sie bei Firmen-Präsentationen aber immer nahe am Corporate Design Ihres Unternehmens bleiben sollten. Besorgen Sie sich einfach entsprechende Logos und Bildmaterial und legen Sie los. Als PowerPoint-Alternative können Sie auch einmal den Online-Dienst Prezi ausprobieren. Wie der funktioniert, habe ich hier schon einmal vorgestellt: https://blog.otto-office.com/prezi-praesentation.

Effekte – weniger ist mehr

Wie bereits oben erwähnt, soll die PowerPoint Präsentation Ihren Inhalten nicht die Schau stehlen. Ein Tabu sind daher Sound-Effekte – zumindest wenn Sie den Vortrag nicht im Kindergarten halten. Aber auch Animationen sollten Sie – wenn überhaupt – sehr sparsam einsetzen. Und nur dann, wenn es Ihre Thesen wirklicher anschaulicher macht. Auch Übergangseffekte sind oft nicht mehr als Eye-Candy und bringen die Rede nicht unbedingt voran. Im schlimmsten Falle lenken Sie von Ihnen, dem Redner, ab. Ähnliches gilt für die beliebten Einblendeffekte für einzelne Textzeilen. Die sorgen dafür, dass das Publikum wie gebannt auf die Präsentationen starrt, um bloß den nächsten Text nicht zu verpassen. Das beeinträchtigt aber die Konzentration auf Ihre Rede.

Keine langen Texte

Textlastige PowerPoint Folien sind fürs Publikum ein Gräuel. Viel Text sieht nicht nur schlecht aus, sondern zwingt das Auditorium zu langen Lesepausen. Und da die meisten Menschen (wie ich) eben doch nicht multitaskingfähig sind, können sie nicht gleichzeitig lesen und zuhören. Als Faustformel für die Textmenge gilt die „Sechser-Regel“: pro Zeile nicht mehr als sechs Wörter, auf alle PowerPoint Folien nicht mehr als sechs Zeilen pro Folie.

Grafiken und Diagramme

Gerne bauen Redner in ihre Vorträge Bildchen ein, sogenannte Cliparts. Sie sollen die oft trockenen Präsentationen etwas auflockern. Wenn Sie darauf nicht verzichten möchten, verwenden Sie aber bitte möglichst professionell gemachte Fotos oder Illustrationen. Fündig werden Sie beispielsweise auf Flickr.com, hier sollten Sie aber stets das Copyright beachten. Bei Diagrammen, die Sie mit PowerPoint selbst oder auch mit Chartle (siehe https://blog.otto-office.com/online-diagramm-erstellen) erstellen können, achten Sie auf eine klare Bildsprache. Die Grafik muss auf einen Blick verdeutlichen, um was es geht. Wie bei reinen Text-Folien gilt auch hier: Weniger ist mehr. Liniendiagramme mit drei oder mehr Linien sind auf einen Blick nicht zu erfassen und lenken zu sehr ab.

 

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Trello - Projektmanagement leicht gemacht

Carsten Voeller1 Comment

Trello: Projektmanagement leicht gemacht

Welche Aufgaben stehen an? Wer ist an welchem Projekt beteiligt und in welchem Stadium befindet es sich? Was hat aktuell Priorität? Derartige Fragen lassen sich mit dem Web-Werkzeug Trello schnell und einfach beantworten. Was dieses Projektmanagement Tool alles kann und wie Sie es perfekt einsetzen, stelle ich Ihnen dieses Mal vor.

Zugegeben – Trello setze ich nicht ganz so oft ein wie die bereits vorgestellten Online-Dienste Doodle und Tricider. Wenn aber mal wieder ein neues Projekt ansteht, ist Trello ein sehr praktisches Werkzeug für Projektmanagement, Planung, Koordinierung und Durchführung. Es bietet komplett und übersichtlich geordnet einen Überblick über alle Einzelaufgaben. Ebenfalls gut: Trello läuft komplett webbasiert im Browser, die Installation einer Software ist nicht nötig. Abstriche in Sachen Funktionalität bedeutet das nicht. Allerdings ist die Menüsprache Englisch, eine deutsche Version gibt es (noch) nicht.

Alles auf einen Blick

Die Oberfläche von Trello ist in verschiedene Listen aufgeteilt. In diese Listen lassen sich sogenannte Cards einfügen, die die einzelnen Teile des Projekts symbolisieren. Die Cards können dabei ganz verschiedene Elemente enthalten, etwa Diskussionen, Checklisten, Abstimmungen, Termine und vieles mehr. Auch Fotos und Videos lassen sich einbetten. Die einzelnen Cards lassen sich dann im Laufe des Projekts hin- und herschieben, beispielsweise um sie verschiedenen Personen zuzuweisen oder um sie in neue Listen einzuordnen. Das Ganze funktioniert herrlich einfach und intuitiv. Um die Bedienung des Projektmanagement Tools muss man sich also keine Gedanken machen und kann sich voll aufs Projekt konzentrieren. Wie Sie die ersten Schritte bewältigen, erfahren Sie weiter unten. Erwähnenswert ist, das Trello bislang vollkommen ohne Werbung auskommt und für den mobilen Zugriff Apps für iOS und Android zur Verfügung stehen – beide kostenlos. Das gefällt mir.

Da der Datenverkehr bei Trello über das Internet läuft, sollten Sie natürlich nicht Ihre einmalige „Millionen-Euro“-Geschäftsidee darüber verwirklichen.  Für einfache kollaborative Prozesse im Büroalltag ist der Webservice aber äußerst hilfreich. Dabei müssen es nicht immer Aufgaben für ein Team sein, auch wer alleine ein Projekt durchführt, wird Trello nicht missen wollen.

Trello: Die ersten Schritte

  1. Rufen Sie die Website von Trello https://trello.com auf. Klicken Sie auf „Sign up“ und melden sich mit einer gültigen E-Mail-Adresse bei dem Projektmanagement Tool an. Kurze Zeit später bekommen Sie eine E-Mail mit der Anmelde-Bestätigung. Klicken Sie in der E-Mail auf „Click here to verify your email adress“.Trello Projektmanagement - Sign up
  2. Sie landen nun automatisch auf dem „Welcome Board“ von Trello. Hier finden Sie einige (leider englischsprachige) Tipps & Tricks.Trello Projektmanagement - Dashboard
  3. Um ein eigenes Projekt zu erstellen, im Beispiel einen Prospekt, klicken Sie auf „Board“, „New Board“, tippen einen Namen für das Projekt ein, und klicken auf „Create“.Trello Projektmanagement - neues Projekt anlegen
  4. Nun erscheint Ihr noch jungfräuliches Projekt, aufgeteilt in „To do“, „doing“, „done“. Per Klick auf „Add a card“ fügen Sie neue Aufgaben hinzu. Per Klick auf eine Card lassen sie sich farblich zuordnen (Labels), ein Termin festzurren (Due Date) und bestimmte Personen einspannen (Members). Darüber hinaus lassen sich etwa Kommentare von Team-Mitgliedern verfassen, Dateien hochladen (Attach File), Checklisten erstellen (add Checklist) und Cards löschen (Archive).Trello Projektmanagement - Aufgaben hinzufügen
  5. Bislang können Sie sich aber nur selbst als Ersteller den Cards zuordnen. Um das zu ändern, klicken Sie auf „Add Members“ und tippen eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Die Empfänger bekommen daraufhin eine Einladung, am Projekt mitzuwirken.Trello Projektmanagement - Mitglieder hinzufügen
  6. Bei der Projektplanung befinden sich die Cards in der Regel allesamt im „To do“-Bereich. Der Clou ist natürlich die Möglichkeit, die einzelnen Cards zu verschieben. Dazu ziehen Sie sie einfach mit gedrückter Maustaste in die entsprechende Liste. Weitere Listen lassen sich natürlich über „Add List“ ebenfalls kreieren.Trello Projektmanagement - Karten verschieben

Sie sehen, mit Trello ist Projektmanagement wirklich ganz einfach. Aber welches Tool ist ihr Favorit für die Projektverwaltung? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

 

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Enterprise 2.0 – soziale Software für Projektkoordination

René Battmer3 Comments

Enterprise 2.0 – soziale Software für Projektkoordination und Co.

Bereits im August 2011 habe ich Ihnen einen Überblick über verschiedene Tools gegeben, mit denen Freelancer oder Projektteams schnell und einfach kommunizieren können, etwa Twitter, Yammer oder Communote. Heute möchte ich etwas theoretischer werden und darauf eingehen, wie Enterprise 2.0 – der Einsatz von sozialer Software zur Projektkoordination, zum Wissensmanagement sowie zur internen Kommunikation – das Arbeitsleben in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) vereinfachen, den Administrationsaufwand minimieren und die Kommunikation der Mitarbeiter besser strukturieren kann. Dabei geht es darum, Social Media erfolgreich und systematisch innerhalb des Unternehmens einzusetzen.

Vor allem Konzerne und große Unternehmen nutzen bereits soziale Netzwerke, Blogs, Micro-Blogs oder Wikis. Kleineren Unternehmen fehlt allerdings oft noch eine Struktur für den innerbetrieblichen Austausch auf digitalen Wegen, denn Rund-E-Mails oder Flurfunk haben doch meistens gut funktioniert. Die Schwierigkeit besteht vor allem darin, die neuen Techniken in die bisherigen Organisationsroutinen zu integrieren. Die Unternehmenskultur verändert sich weg von eher hierarchischen Formen der Kommunikation, hin zu mehr Austausch, Vernetzung und Transparenz. Im Blog von Michael L. Höfer bin ich auf einen interessanten Beitrag zum Thema gestoßen, der unter anderem anhand eines Schaubilds eine „Misstrauenskultur” und eine „Vertrauenskultur” sehr anschaulich gegenüberstellt.

Vorteile von Social Media in der internen Kommunikation

Unternehmen, die sich für Social Media in der internen Kommunikation entscheiden, können von einer ganzen Reihe von Vorteilen profitieren: So ist der Kostenaufwand gering, da oftmals Gratis-Software verfügbar ist, die noch dazu einfach zu implementieren ist. Der Wissensaustausch untereinander wird erleichtert und kann auch neuen Mitarbeitern leicht zugänglich gemacht werden, um sie schnell ins Unternehmen zu integrieren. Die Kommunikation wird schneller, transparenter und nachvollziehbarer. Außerdem lässt sich ein projekt- oder teamübergreifendes Arbeiten effizienter gestalten.

Zielorientierte Auswahl von Social Media-Tools

Um die richtigen Tools auszuwählen, sollten sich Unternehmen darüber klar sein, welche konkreten Ziele sie mit dem Einsatz verfolgen. Wenn etwa die schnelle und direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander im Mittelpunkt stehen soll, kann ein Instant Messenger implementiert werden. Für den Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank eignet sich ein Wiki. Geht es um die ausführliche Information aller Mitarbeiter über Unternehmensinterna empfiehlt sich ein nicht-öffentlicher Blog. Gerade zu Beginn gilt allerdings, dass weniger mehr ist: Konzentrieren Sie sich lieber auf nur wenige Tools, die konsequent genutzt werden und nicht brach liegen.

Neue Tools erfolgreich einführen

Allen Mitarbeitern werden Sie es nie Recht machen können. Wenn Sie aber alle Extrawünsche und Anforderungen berücksichtigen oder jedem Bedenkenträger Gehör verschaffen, wird die Einführung von Social Media entweder Jahre dauern oder garantiert ein Misserfolg. Testen Sie die implementierte Lösung vorab mit einer Pilotgruppe, um eventuelle Fehler rechtzeitig korrigieren und das Konzept noch ergänzen zu können. Wie bei allen technischen Neuerungen ergeben sich spezifische Anforderungen meistens erst in einem Praxistest.

Geben Sie den Nutzern eine übersichtliche Einführung in die Funktionsweise des neuen Tools, denn die Mitarbeiter müssen nicht nur die Vorteile für die eigenen Arbeitsplätz erkennen, sondern die Werkzeuge auch effizient benutzen können. So können Sie in der Testphase konkrete Aufgaben stellen, die eine gute Einarbeitung in die Praxis bewirken. Beobachten Sie die Anwendung nicht nur kurzfristig sondern auf Dauer und „pflegen“ Sie das System. Benennen Sie Verantwortliche innerhalb der einzelnen Teams, die erste Inhalte einstellen, Kollegen zur Mitarbeit anregen und entstehende Diskussionen moderieren.

Binden Sie alle Unternehmensebenen ein, auch das Management, um sämtliche Mitarbeiter einzubeziehen und zu erreichen. Die erfolgreiche Einführung von Social Media-Tools erfordert Planung, Fachwissen und ein gutes Projektmanagement sowie ausreichend Ressourcen innerhalb des Unternehmens.

Wer sich für den praktischen Einsatz von Social Media- und Kommunikationstools interessiert, findet hier diverse Fallstudien zu unterschiedlichen Zielsetzungen, Einsatzebenen und Anwendungsformen.

Wie sieht es mit der Nutzung von Social Media-Instrumente in Ihrem Unternehmen aus? Hat sich die interne Kommunikation verbessert? Teilen die Mitarbeiter ihr Wissen effektiver? Ich bin gespannt auf Ihre Praxisberichte.

 

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Tricider - Entscheidung finden in der Gruppe

Carsten Voeller

Tricider: Entscheidungsfindung in der Gruppe

Wohin soll der Betriebsausflug gehen, wird eine neue Kaffeemaschine benötigt und was bekommt Fred von den Kollegen zum Geburtstag? Fragen wie diese kommen im Büroalltag immer wieder auf. Sie lassen sich natürlich in endlosen Diskussionen auf dem Flur, beim Essen oder in der Kaffeepause klären, nur leider kostet die Entscheidungsfindung dafür sehr viel Zeit. Und zu einem konkreten Ergebnis, mit dem alle zufrieden sind, kommt’s dann manchmal erst in letzter Sekunde.

Hier kann mal wieder das World Wide Web bei der Entscheidungsfindung helfen. Wer meinen letzten Beitrag zu Doodle gelesen hat, könnte jetzt einwenden: „Dafür könnte doch auch Doodle nützlich sein.“ Stimmt, aber der Entscheidungs-Dienst Tricider macht’s noch besser und schneller, daher stelle ich ihn diese Woche vor.

Denn einfacher geht es wirklich kaum: Startseite von Tricider öffnen, Frage eintippen und an die entsprechenden Personen weiterleiten – das geht per E-Mail, Facebook, Twitter oder das Netzwerk LinkedIn. Fertig. Nun kann jeder Eingeladene Antworten und Lösungsvorschläge beisteuern, vorhandene Antworten kommentieren und seine Stimme zum Besten geben. So entsteht nach und nach eine Lösung, mit der die meisten einverstanden sein sollten – Demokratie in Reinkultur sozusagen. Wenn die Zeit drängt, lässt sich eine Umfrage via Tricider auch mit einer Deadline versehen. Die Möglichkeiten zur Bekanntmachung der Umfrage sind vielfältig, beispielsweise lässt sie auf der eigenen Homepage oder auf dem Facebook- oder Twitter-Profil einbinden.

Ich bin auf jeden Fall ein großer Fan des Dienstes. Nach meiner Erfahrung ist die Entscheidungsfindung  mithilfe von Tricider meist nach spätestens einem Tag abgeschlossen. Und wenn sich die Teilnehmer tatsächlich einmal zieren sollten, gibt es die Möglichkeit, unter den Teilnehmer Prämien zu verlosen, beispielsweise Amazon-Gutscheine. Das kostet natürlich Geld, es ist aber auch möglich, eigene Prämien zu verteilen.

So funktioniert Tricider

  1. Auf der Tricider Website tippen Sie einfach Ihre Frage ein und klicken auf „Los“.Frage über Tricider stellen
  2. Im nächsten Schritt geben Sie eigenen Ideen und Vorschläge ein. Dazu klicken Sie auf „Idee hinzufügen“, tippen die Idee ein und klicken auf „Speichern“. Wahlweise können Sie hier noch die Deadline ändern, Bilder hinzufügen und besonders stichhaltige Argumente bringen.Eigenen Ideen und Vorschläge bei Tricider eingeben
  3. Nun klicken Sie auf „Teilen und Einladen“. Es stehen nun verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Umfrage an die entsprechenden Personen zu verteilen, im Beispiel per E-Mail. Klicken Sie also auf „E-Mail“ und „In Deinem E-Mailprogramm öffnen“. Geben Sie den entsprechenden Verteiler an, oder tippen Sie die Adressen per Hand ein.Tricider - Teilen und Einladen
  4. Die Eingeladenen bekommen nun die Einladung zugeschickt und klicken einfach auf den in der E-Mail enthaltenen Link. Nun können sie für Ihre Vorschläge stimmen oder selbst Vorschläge zum Besten geben.Mit Tricider über Vorschläge abstimmen

Übrigens: Seit kurzem gibt es auch myTricider Plus für Firmen. Im Paket (ab 3,99 Euro pro Monat) sind Möglichkeiten für eigene Designs, Verschlüsselung und Auswertungstools enthalten, darüber hinaus ist alles werbefrei.

Schließlich und endlich ist Tricider so gut, dass es sogar bereits kopiert wurde und die Tricider-Gründer nun über die weiteren Schritte beraten.

Termine koordinieren mit Doodle

Carsten Voeller1 Comment

Termine koordinieren mit Doodle

Können Sie sich noch vorstellen, wie es war, als Sie ohne Navi mit dem Auto gefahren sind? Oder wie Sie ohne E-Mails ausgekommen sind und fleißig Briefe getippt haben? Kaum vorstellbar, dass es früher ohne die technischen Helferlein auch geklappt hat. Aber genauso wie ich Smartphone, Navi und E-Mail nicht mehr missen möchte, geht es mir mit einigen Online-Diensten. Die sind so praktisch, dass ich sie im Büro nahezu selbstverständlich nutze und gar nicht mehr wüsste, wie ich ohne sie auskommen sollte. Meine persönlichen Lieblings-Dienste stelle ich Ihnen in den nächsten Wochen vor.

Als Erstes möchte ich Ihnen Doodle zeigen, einen regelrechten Klassiker unter den praktischen Web-Diensten, den mittlerweile Millionen von Internetnutzern zu schätzen wissen. Der Service dient dazu, Termine zu organisieren und im Griff zu behalten. Wozu Sie das brauchen?  Jeder, der schon einmal versucht hat, einen Termin mit mehr als einem Teilnehmer zu organisieren, weiß, wovon ich schreibe. Laut einer Umfrage des Dienstes geht allein ein halber Arbeitstag pro Woche für die Meeting-Koordination verloren. Dabei werden im Schnitt sieben Meetings pro Woche angepeilt. Ob fürs Koordinieren ganz klassische Kalendersysteme, Online-Kalender, E-Mail oder Telefon zum Einsatz kommen, spielt dabei keine Rolle. 4,9 Stunden pro Woche nimmt die Meetingplanung in Anspruch, also rund ein Achtel der Arbeitszeit von Managern und Angestellten im Büromanagement. Keine Frage, einen passenden Termin für alle Teilnehmer zu finden, ist mitunter eine Herausforderung. In der Regel erstellt der Organisator zunächst eine E-Mail oder Kalenderanfrage und schickt sie herum, um dann im nächsten Schritt die Reaktionen (Absagen, Änderungsvorschläge) auszuwerten und wieder einen neuen Termin in die Runde zu schicken – eine lästige und wenig produktive Prozedur. Mit Doodle gleicht das Koordinieren allerdings einem Kinderspiel.

Denn besser klappt’s, so will Doodle herausgefunden haben, wenn alle Teilnehmer des Meetings zusammensitzen und darüber abstimmen. Doch dazu müsste man entweder extremes Glück haben oder ein weiteres Meeting planen – um das Meeting zu planen. Die Lösung lautet Doodle. Die Bedienung des Dienstes ist unkompliziert, die Abstimmung eines Termins erfordert nicht einmal eine Registrierung beim Dienst. Nur wer die umfangreichen Zusatzfunktionen nutzen will, muss ein kostenpflichtiges Benutzerkonto anlegen. Dann ist es etwa möglich, Doodle in den persönlichen Kalender (etwa in Outlook) einzubinden, Meetings zu archivieren und eine persönliche Kalenderseite mit eigener Internetadresse anzulegen. Für die Grundfunktionen braucht man das aber alles nicht.

So funktioniert’s: Mit Doodle eine Terminumfrage erstellen

  1. Rufen Sie die Internetseite www.doodle.com auf. Klicken Sie auf „Einen Termin finden“.

    Termin finden mit Doodle
  2. Im nächsten Schritt tippen Sie Anlass und Termin ein. Ins Feld „Beschreibung“ geben Sie ein, was bei dem Termin besprochen werden soll. Tippen Sie dann noch Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein, und klicken Sie auf „Weiter“.Doodle - Anlegen eines Termins
  3. In der Kalenderansicht wählen Sie zunächst die infrage kommenden Tage aus. Klicken Sie auf „Weiter“.

    Doodle Kalenderansicht

  4. Nun geben Sie die passenden Uhrzeiten für die verschiedenen Tage ein. Es folgt ein Klick auf „Weiter“.

    Doodle - passenden Uhrzeiten für die verschiedenen Tage

  5. Nun entscheiden Sie sich für eine „Umfrageart“: Vorausgewählt ist die einfache Ja-Nein-Abstimmung. Hier können die potenziellen Teilnehmer einfach auswählen, ob Ihnen ein Termin passt oder eben nicht. Per Klick auf „Einstellungen“ stehen aber noch weitere Optionen zur Wahl.  Haben Sie sich entschieden, geht’s weiter mit „Weiter“.

    Ja-Nein-Abstimmung mit Doodle

  6. Ohne Doodle-Konto lässt sich die Umfrage nur über das eigene E-Mail-Postfach versenden. Klicken Sie also auf „Fertigstellen“.

    Doodle Umfrage über das eigene E-Mail-Postfach versenden

  7. Sie bekommen nur einen Link angezeigt, den Sie an Ihre Kollegen verschicken. Den zweiten Link benötigen Sie für die Verwaltung, etwa um Termine zu ändern oder hinzuzufügen, oder um die Umfrage zu löschen.

    Doodle Link zum versenden

  8. Über den Teilnahme-Link können sich Ihre Kollegen mit ihrem Namen eintragen und auswählen, welcher Termin oder welche Termine ihnen am besten passen. Schnell kristallisiert sich heraus, welcher Termin für die Eingeladenen am besten passt.

    Doodle Teilnahme-Link

  9. Per E-Mail hält Sie Doodle auf dem neuesten Stand, wer alles an der Umfrage teilgenommen hat.

    Doodle - per E-Mail auf dem neuesten Stand

Die Problematik, alle unter einen Hut zu bekommen, kann Doodle Ihnen nicht abnehmen. Aber Sie erhalten schneller einen besseren Überblick darüber, von welchen Kollegen noch Rückmeldungen ausstehen und an welchem Tag zu welcher Uhrzeit die größte Schnittmenge für einen Termin besteht. Diesen Termin sollten Sie dann schnellstens im gemeinsamen Kalender blocken.

 

Urheber des Bildes: © AnsonLu – istockphoto.com

 

René Battmer15 Comments

Partnerschaftsgesellschaft: Wenn Freiberufler sich verpartnern

„Zusammen ist man weniger allein“ versprach 2007 ein französischer Film mit Audrey Tautou. Auch im Geschäftsleben stellen sich viele Freelancer die Frage, ob und wie ein Zusammenschluss mit anderen Freiberuflern nutzen kann. Bis 1995 hatten sie nur die Möglichkeit, ihre Freiberuflichkeit aufzugeben, sich einer Gesellschaftsform unterzuordnen und damit die Vorteile der freien Tätigkeit aufzugeben. Mit dem Erlass eines Gesetzes für Partnerschaftsgesellschaften, dem sogenannten PartGG, hat der Gesetzgeber Abhilfe geschaffen und ermöglicht Angehörigen der freien Berufe, sich zusammenschließen zu können. Aber welche Vor- und Nachteile bietet eine Partnergesellschaft, wie lässt sie sich gründen und rechtlich absichern, und für wen eignet sie sich besonders? Ich habe mal für alle interessierten Freiberufler ein paar Informationen zusammengetragen.

Partnerschaftsgesellschaft – soll ich oder lieber nicht?

Der entscheidende Vorteil gegenüber anderen Gesellschaftsformen ist, dass der einzelne Freelancer nach dem Zusammenschluss weiterhin als freiberuflich gilt und die vereinfachten Buchführungsvorschriften in Form einer Überschussrechnung sowie die Gewerbesteuerfreiheit nutzen kann. Grundsätzlich haften alle Partner zwar gesamtschuldnerisch und persönlich, die Haftung bei Verbindlichkeiten lässt sich aber neben dem Gesellschaftsvermögen auf das Privatvermögen eines oder mehrerer Partner beschränken.

Außerdem besteht eine Haftungskonzentration: Für berufliche Fehler haften nur die Partner, die mit der Bearbeitung des jeweiligen Auftrags befasst waren; die anderen bleiben von der Haftung befreit. Der Bundesgerichtshof hat allerdings entschieden, dass sich die Haftung für einen beruflichen Verstoß auch auf einen neu eintretenden Partner erstrecken kann. Nach Prüfung eventueller Haftungsbeschränkung empfiehlt sich deshalb unbedingt, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen.

Die Gründung einer Partnerschaftsgesellschaft

Wenn sich zwei oder mehrere Freiberufler unternehmerisch zusammenschließen möchten, sollten sie einige Punkte beachten:

Partnerschaftsvertrag: Die Partnergesellschaft ist eine Personengesellschaft, ähnlich wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR.). Sie kann nur von natürlichen Personen gegründet werden und dient ausschließlich dem Zweck der gemeinsamen Ausübung der freien Berufstätigkeit; rechtlich gesehen ist sie kein Handelsgewerbe. Ein schriftlicher Vertrag, der üblicherweise die Gewinnverteilung und Haftung regelt, ist zwingend erforderlich. Die Partnerschaftsgesellschaft muss beim zuständigen Amtsgericht in das „Partnerschaftsregister“ eingetragen werden, das – ebenso wie das klassische Handelsregister – öffentlich ist.

Namensgebung: Der Name von mindestens einem der Partner muss namentlich in der neuen Geschäftsbezeichnung auftauchen, etwa in Form von „Meier und Partner“.

Geschäftsführung: Legt der Vertrag nichts anderes fest, übernehmen alle Partner die Geschäftsleitung.

Steuer: Die Partnerschaftsgesellschaft unterliegt weder der Einkommen- noch der Körperschaftsteuer. Der erzielte Gewinn wird den jeweiligen Partnern zugerechnet, gilt als „Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit“ und ist von den einzelnen Partnern zu versteuern. Es besteht aber die Pflicht, sämtliche Geschäfte des Unternehmens so zu dokumentieren, dass sich daraus Art und Umfang des Geschäfts sowie die allgemeine Vermögens- und Erfolgslage der Partnergesellschaft ergeben.

Zu beachten ist: Verliert ein Freelancer während der Partnerschaft den Status der Freiberuflichkeit, verliert die Gesellschaft unter Umständen auch ihren Sonderstatus.

Fazit: Wann eignet sich eine Partnerschaftsgesellschaft?

Die Gesellschaftsform ist vor allem für Existenzgründer, die sich mit anderen Freiberuflern zur gemeinsamen Berufsausübung zusammenschließen wollen, eine kostengünstige und unaufwändige Alternative zu anderen Gesellschaften, die kaum etwas am Geschäftsalltag der Beteiligten ändert. Sie erfordert allerdings Vertrauen der Partner ineinander, da unter ungünstigen Umständen jeder für die Anderen mit haftet. Vor der Gründung sollte deshalb unbedingt der Rat eines fachkundigen Dritten eingeholt werden, um rechtliche Probleme im Voraus zu vermeiden.

Mehr zum Thema finden Sie zum Beispiel hier. Im Mai hat das Bundeskabinett übrigens den Entwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung beschlossen. Das Gesetz wird voraussichtlich 2013 in Kraft treten. Nähere Einzelheiten zur neuen Rechtsform gibt es hier.

Sind Sie ein „verpartneter“ Freiberufler oder stehen kurz vor der Gründung einer Partnergesellschaft? Dann freue ich mich auf Ihre Erfahrungsberichte.