Wer eine Stunde Zeit für eine Aufgabe hat, der benötigt in der Regel auch genau diese Zeit – mit dieser kurzen Beschreibung lässt sich das Phänomen beziehungsweise das Problem des Parkinsonschen Gesetzes auf den Punkt bringen. Die Lösung: Für ein effektiveres Zeitmanagement sollte man nicht bis zur letzten Minute warten.
Keine neue Erkenntnis und doch immer noch aktuell
Je mehr Zeit für eine Aufgabe zur Verfügung steht, desto länger dauert es, sie zu erledigen: Zu dieser Erkenntnis kam Cyril Northcote Parkinson bereit Mitte der 1950er Jahre. Eine Verbindung zur gleichnamigen Erkrankung hat der englische Autor und Historiker dabei übrigens nicht. Sein Prinzip fokussiert sich vielmehr auf das Zeitmanagement nach dem Prinzip „je weniger Zeit, desto höher die Produktivität“.
Parkinson formulierte dabei als Kritik an der britischen Marine folgenden Satz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maße, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist.)“ Folgendes Beispiel sollte seine Aussage veranschaulichen: Wenn eine Seniorin im Ruhestand eine Postkarte an den Enkel verschickt, dann nimmt sie sich Zeit: Für das Aussuchen und den Kauf, für die Suche der Adresse, das Formulieren des Textes und den Weg zum Briefkasten benötigt sie fast einen halben Tag. Ein Geschäftsmann mit vollem Terminkalender würde die Aufgabe in gerade mal fünf Minuten erledigen, da er nicht mehr Zeit dafür erübrigen kann.
Das Parkinsonsche Gesetz im heutigen Berufsalltag
Wer über die Theorie nachdenkt, der findet im eigenen beruflichen Alltag bestimmt mehrere konkrete Beispiele, bei denen das Prinzip von Parkinson voll zutrifft. Hier einige typische Situationen:
- Meetings: Ist eine Konferenz oder ein Meeting für 30 Minuten, eine Stunde oder auch zwei Stunden angesetzt, dann endet die Sitzung auch erst dann, wann sie gemäß Terminkalender enden soll – unabhängig vom tatsächlichen Zeitbedarf. Ist zu viel Zeit vorhanden, dann gibt es vielleicht noch Smalltalk oder die Vortragenden ziehen ihre Redebeiträge einfach (unnötig) in die Länge.
- Arbeitstag: Wer einen 9-to-5-Job hat, der arbeitet auch genau die acht Stunden, wie vom Arbeitgeber vorgegeben, und schafft sein Soll Tag für Tag unabhängig von einem schwankenden Arbeitsaufkommen.
- Projektarbeit: Für Projekte steht in der Regel meist ein längerer Zeitraum zur Verfügung. Dabei ist es sehr unwahrscheinlich, dass wir den Auftrag bereits nach zwei Wochen fertigstellen, wenn die Frist erst eine Woche später abläuft. Bei vielen Menschen fängt die arbeitsintensive Zeit sogar erst kurz vor knapp an.
Was können wir für ein besseres Zeitmanagement tun?
Um nicht unnötig viel Zeit zu „vertrödeln“, gibt es eine einfache, aber effektive Lösung: das Zeitlimit knapper festlegen. Denn tatsächlich wird unsere Produktivität deutlich höher, je größer der Zeitdruck ist. Warum daher das Meeting nicht einfach mal kürzer ansetzen oder die Abgabefrist knapp bemessen und vorziehen?
Zusätzlich sind eine gute Organisation und Selbstdisziplin gefragt. Hilfreich kann es sein, sich selbst eigene Deadlines zu setzen (auch wenn eigentlich noch ausreichend Zeit ist) und sich die Aufgaben zeitlich in mehrere Abschnitte einzuteilen. Wichtig ist zudem, nicht immer einen Grund zu finden, die To-dos vor sich herzuschieben, sondern mit einem festen Zeitplan diese auch tatsächlich anzugehen.
Geht es um die optimale zeitliche Ausnutzung des Arbeitstags, kommt die Vier-Tage-Woche dem Parkinsonschen Gesetz sehr entgegen. Hier wird die gleiche Arbeit auf weniger Tage verteilt – und sollte unter dem Strich daher mindestens genauso effektiv sein.
Tipp: Ein guter Ansporn mag das Gefühl sein, seinem Ziel bereits einen Schritt näher gerückt zu sein. Deshalb sollte der Anfang möglich schnell gemacht werden. Die Hürde zum Weitermachen ist jetzt nicht mehr unerreichbar hoch. Motivation von außen, zum Beispiel von Vorgesetzten, Kollegen und Freunden, kann ebenfalls dazu beitragen, dass Aufgaben noch vor Fristende erledigt sind.
Passend dazu: das Edwards-Gesetz
In engem Zusammenhang zum Parkinsonschen Gesetz steht das Edwards-Gesetz oder auch der Goal-Gradient-Effekt. Dieser bestätigt die Theorie von Parkinson und besagt, dass die Investition in eine Aufgabe umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Bedeutet: Die Anstrengung ist umso höher, je näher man dem Ziel kommt. Rückt die Deadline näher, strengen wir uns deutlich mehr als, als wenn noch viel Zeit übrig ist.
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