Time Blocking – die eigene Zeit effektiv managen

Wer tagtäglich von Meeting zu Meeting hetzt, an verschiedenen Projekten arbeitet und zwischendurch auch noch E-Mails beantwortet und Telefonate erledigt, verliert irgendwann den Überblick. Um die eigene Zeit effektiv zu strukturieren und zu nutzen, kann Time Blocking eine gute Möglichkeit sein. Bei dieser Form des Zeitmanagements wird die verfügbare Zeit bewusst in Blöcke eingeteilt.

Was ist Time Blocking?

Die Methode des Time Blockings sieht vor, eine Struktur in den eigenen Kalender beziehungsweise Tagesablauf zu bringen. Hierbei werden bestimmten Aufgaben beziehungsweise ganzen Aufgabenbereichen definierte Zeitfenster eingeräumt. Mit anderen Worten: Man macht Termine mit sich selbst, um zu einem vorab festgelegten Zeitpunkt eine Aufgabe anzugehen und zu erledigen. Time Blocking stellt die Erweiterung einer To-do-Liste dar – die Aufgaben werden nicht nur benannt, sondern zeitlich strukturiert aufgelistet.

Ist Time Blocking die richtige Methode für mich?

Diese Form des Zeitmanagements lohnt sich für alle Personen, die

• sich eine verlässliche Struktur im Arbeitsalltag wünschen.
• bei mehreren Aufgaben schnell den Überblick verlieren.
• häufig zwischen verschiedenen Aufgaben jonglieren.
• die kontrollieren möchten, wie viel Zeit sie mit welchen Aufgaben verbringen.
• sich schnell aus dem Konzept bringen lassen und sich nur schwer auf ein Thema konzentrieren können.
• sich mit ihren Aufgaben schnell überfordert fühlen.

Konkrete Umsetzung: Wie organisiere ich mich beim Time Blocking?

Damit das Zeitmanagement gelingt und unter dem Strich auch etwas bringt, sind folgende Tipps für die praktische Umsetzung beim Erstellen eines Plans hilfreich:

• Zunächst gilt es, alle einmaligen, aber auch regelmäßigen Aufgaben aufzulisten und diese nach Relevanz und Wichtigkeit zu ordnen.
• Ähnliche Aufgaben werden zu einem Oberthema zusammengefasst. Zum Beispiel: E-Mails, Kurznachrichten und Telefonate fallen unter die Rubrik „Kommunikation“. Zum Oberbegriff „Organisatorisches“ gehören allgemeine Erledigungen, die Ablage oder auch Terminvereinbarungen.
• Schätzen Sie den Aufwand der Aufgaben möglichst realistisch ein und planen entsprechende Zeiten. Die einzelnen Blöcke sollten zeitlich nicht zu kurz gefasst sein: Wer zehn oder mehr Blöcke pro Tag erstellt, verliert nicht nur den Überblick, sondern ist auch schnell überfordert, wenn man zu Beginn des Tages einen gefühlt fast unüberwindbaren Berg an Arbeit vor sich hat.
• Legen Sie bei der Planung größte Sorgfalt an den Tag. Werden Termine und Aufgaben vergessen und nicht eingetragen, dann existieren sie schlichtweg im Kalender nicht – und werden womöglich vergessen.
• Time Blocking sollte sich immer an den eigenen Bedürfnissen orientieren. So beginnen Frühaufsteher ihren täglichen Plan bereits um 7 Uhr morgens, während Nachteulen lieber am Abend noch einen Block einschieben. Die unliebsamen Aufgaben erledigt man zudem bestenfalls in der individuell produktivsten Zeit.
• Vergessen Sie nicht, auch Zeitblöcke für Pausen einzuplanen – und sich diese auch bewusst zu nehmen.
• Die wichtigste Voraussetzung für ein Gelingen des Time Blockings ist, sich exakt daranzuhalten. Es ist dabei empfehlenswert, einen gewissen zeitlichen Puffer einzubauen, denn nicht immer im Leben geht alles nach Plan und manchmal kommt dann doch etwas Unvorhergesehenes dazwischen.

Welche Vorteile bietet das Time Blocking?

Wer sich für das Time Blocking entscheidet und dieses auch konsequent umsetzt, profitiert von einem effektiven Zeitmanagement mit folgenden Vorteilen:

• Indem Sie Aufgaben bestimmte Zeiten zuordnen, können Sie sich auf diese gezielt fokussieren und die volle Konzentration darauf lenken. Unter dem Strich steigert dies die Produktivität sowohl in quantitativer als auch qualitativer Hinsicht.
• Die Strukturierung ermöglicht es, Prioritäten zu erkennen und zu setzen.
• Steht eine Aufgabe schwarz auf weiß im Kalender, ist das eigene Pflichtgefühl größer, diese genau zu der Zeit auch in Angriff zu nehmen, als wenn man sie nur auf der imaginären To-do-Liste hat.
• Die eigene Planung erhält Struktur. Sie bleiben so zudem immer Herr über Ihren Tagesablauf.
• Innerer Zeitdruck sowie Stress lassen sich effektiv mit dem Time Blocking verhindern. Indem wichtige Aufgaben im Kalender stehen, können diese gedanklich bereits gestrichen werden.

Was spricht schon dagegen? Das sind die Nachteile

Auch wenn viele Argumente für das Time Blocking sprechen, muss diese Form des Zeitmanagements nicht für jeden geeignet sind. Dagegen sprechend unter anderem folgende Aspekte:

• Die starre Zeitplanung lässt wenig Raum für spontane Änderungen und Anpassungen. Vor allem Berufstätige, bei denen sich beispielsweise auch spontan Meetings ergeben oder kurzfristig Gespräche geführt werden müssen, geraten mit dem Time Blocking schnell ins Straucheln.
• Wem Disziplin schwerfällt und wer sich seine eigene Zeit nur ungern vom Kalender diktieren lassen möchte, wird mit dem Time Blocking nicht nur überfordert, sondern auch schnell gestresst und unzufrieden sein.
• Bei einigen Aufgaben ist es schwierig, bereits im Vorwege die zu benötigende Zeit richtig einzuschätzen. Werden Zeitfenster zu kurz geplant und/oder Aufgaben unterschätzt, geht der gesamte Tagesplan nicht mehr auf und man gerät unter Zeitdruck.

Time Boxing: Was ist der Unterschied?

Im Rahmend des Zeitmanagements ist auch der Begriff Time Boxing geläufig. Die Ähnlichkeit der beiden Bezeichnungen legt es fast nahe, dass die Unterschiede nicht allzu groß sein dürften, dennoch gibt es einen wesentlichen: Während beim Time Blocking in einem bestimmten Zeitfenster eine bestimmte Aufgabe ansteht, geht es beim Time Boxing darum, diese in der vorab festgelegten Zeit auch mit einem festen Ziel zu erledigen.

Hier ein Beispiel:

• Time Blocking: Ich arbeite am Mittwoch von 8 bis 10 Uhr an Projekt XY.
• Time Boxing: Ich arbeite am Mittwoch von 8 bis 10 Uhr an Projekt XY und erarbeite währenddessen dafür sämtliche Strategien ODER ich schreibe mindestens zehn Seiten.

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